關(guān)于建筑工程檔案有效管理措施的探討

莎爾娜

摘 要：建筑工程檔案，建筑建設(shè)活動(dòng)中形成的原始的、圖物相符的有保存價(jià)值的真實(shí)記錄和實(shí)際反映。確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確，不僅是為企業(yè)傳承基本建設(shè)方面的文化財(cái)富，而且為企業(yè)今后工程建設(shè)的后續(xù)服務(wù)及檔案利用也提供了重要的基礎(chǔ)，本文分析了當(dāng)前建設(shè)工程檔案管理中存在的問(wèn)題并且結(jié)合作者經(jīng)驗(yàn)提出了相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；建筑工程；問(wèn)題；解決措施

一、 分析當(dāng)前建設(shè)工程檔案管理中存在的部分問(wèn)題

（一） 檔案管理制度不健全

當(dāng)前，我國(guó)的建筑市場(chǎng)在不斷的規(guī)范化，國(guó)家相關(guān)部門頒發(fā)了《房屋建筑工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗(yàn)收備案管理暫行辦法》和《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》，對(duì)加強(qiáng)建設(shè)單位和施工單位對(duì)工程檔案管理提出了重要要求，但是由于我國(guó)建筑單位的工程檔案管理水平高低不等，我國(guó)一大部分建筑單位的檔案管理人員檔案管理意識(shí)相對(duì)淡薄，常常會(huì)導(dǎo)致建筑工程在最后竣工的階段不能完整的拿出竣工檔案，最終造成了建筑工程竣工檔案不能及時(shí)的向相關(guān)部門報(bào)送工程檔案，例如：一些建設(shè)單位注重重資金管理和工程進(jìn)度，對(duì)編制工程竣工檔案管理體系沒(méi)有重視，在建筑工程驗(yàn)收完成時(shí)，建筑工程竣工檔案都無(wú)法正常完成，造成建筑工程檔案移交滯后。

（二）建筑工程竣工檔案移交不夠及時(shí)

其中一些單位之間存在著工程款拖欠的問(wèn)題，經(jīng)常會(huì)因?yàn)榇藛?wèn)題造成工期的延長(zhǎng)，導(dǎo)致了工程材料殘缺不全，工程檔案歸檔停滯的尷尬，對(duì)工程竣工檔案的編制產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響；還有部分建筑施工單位在施工期間更換檔案管理人員及進(jìn)行部門重組，導(dǎo)致了材料缺失和分散，建筑工程驗(yàn)收后不能夠收齊，這些原因的存在都會(huì)不同程度的造成了建筑工程施工檔案移交不及時(shí)的問(wèn)題；由于建筑工程施工到了后期，其中很多的技術(shù)人員會(huì)被派到別的工地，再加上很多建筑施工單位沒(méi)有根據(jù)工程竣工檔案管理的要求在施工中收集和整理重要的檔案材料，最后導(dǎo)致了建筑工程竣工后不能按時(shí)的完成工程竣工檔案，造成工程竣工檔案移交不及時(shí)的情況出現(xiàn)。

（三）建筑工程檔案材料填寫缺乏真實(shí)性

建筑工程檔案由于其本身的多樣性、特殊性和復(fù)雜性，決定了在收集整理的過(guò)程中難度比較大，容易出現(xiàn)失誤等問(wèn)題，加上有些建筑單位未建立工程竣工檔案管理體系，其中比較容易造成管理不嚴(yán)，或?qū)ㄖこ淌┕がF(xiàn)場(chǎng)不了解，根據(jù)建設(shè)單位提供不完整的資料來(lái)編寫工程項(xiàng)目的竣工檔案，這樣的檔案只是為了應(yīng)付上交檔案而做的，不能夠做到與建筑工程同步進(jìn)行，此時(shí)不少人往往使用不真實(shí)的數(shù)據(jù)，從而導(dǎo)致了建筑工程竣工檔案與事實(shí)不相符，竣工圖產(chǎn)生誤差，因?yàn)椴荒芘c工程進(jìn)度同步，造成了各種建材的合格證和質(zhì)保書不全的問(wèn)題，不能全面的反映工程的情況和質(zhì)量。

二、 探討建筑工程檔案有效管理的幾點(diǎn)措施

（一） 建筑工程單位要不斷的建立健全檔案管理制度

建筑工程單位為了加強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)各階段檔案資料進(jìn)行的全面有序的管理，確保圖紙及歸檔資料的齊全性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性，建筑工程單位在項(xiàng)目的開(kāi)始階段就需要根據(jù)國(guó)家檔案管理的相關(guān)規(guī)定，從而結(jié)合建筑工程的實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案管理措施和制度。同時(shí)要明確建設(shè)單位、招投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、勘察設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位等相關(guān)單位的工程項(xiàng)目管理人員和檔案管理人員在工程檔案形成過(guò)程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的整理、收集，以確保建筑工程自立項(xiàng)開(kāi)始與檔案跟蹤管理的同步。工程項(xiàng)目中完整的先期文件資料比較重要，在維護(hù)建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)，起到憑證的作用。

（二）及時(shí)做好變更和傳遞記錄

在管理過(guò)程中，頻繁變更和傳遞，容易使檔案的有效性、完整性發(fā)生變化，各部門只有及時(shí)的對(duì)檔案的增減變動(dòng)及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、修改情況記錄、變更情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來(lái)龍去脈，損毀、防止其丟失、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及，有效檔案資料或信息。

（三） 嚴(yán)格控制好建筑工程工竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量

建筑單位要嚴(yán)格的控制好建筑工程竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量問(wèn)題，要使工程竣工驗(yàn)收檔案充分的發(fā)揮其憑證的作用。在工程竣工驗(yàn)收時(shí)，建筑單位的檔案管理人員要會(huì)同相應(yīng)工程項(xiàng)目的管理人員，對(duì)照建筑工程檔案歸檔范圍的要求來(lái)對(duì)工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查和審核，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)的進(jìn)行解決，補(bǔ)漏補(bǔ)缺，一定要讓竣工資料達(dá)到完備、真實(shí)、及時(shí)歸檔范圍符合要求，要嚴(yán)格的按照《工程竣工驗(yàn)收備案制》和《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》的有關(guān)規(guī)定來(lái)執(zhí)行，對(duì)建筑工程竣工驗(yàn)收關(guān)要把好，把竣工檔案的驗(yàn)收、移交作為整個(gè)工程驗(yàn)收的一個(gè)重要內(nèi)容和環(huán)節(jié)，要做到工程檔案驗(yàn)收與工程竣工驗(yàn)收同步。其中移交合格工程檔案的項(xiàng)目，由建設(shè)單位發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》。如不按規(guī)定移交檔案的或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)給發(fā)證，建設(shè)單位堅(jiān)決不給結(jié)清尾款，來(lái)確保建筑工程項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。

三、總結(jié)

總而言之，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，建筑工程在施工方法、管理方法等等方面都會(huì)進(jìn)行改革，隨之建筑工程的檔案管理工作也會(huì)變得越來(lái)越困難，也需要進(jìn)行一定的改革。本文作者認(rèn)為，只有首先認(rèn)識(shí)到了檔案管理中的難點(diǎn)才有可能克服這些難點(diǎn)，其次需要建筑部門、檔案管理人員等等各方面的努力，最后切實(shí)的做到了以上提出的幾點(diǎn)措施，建筑工程的檔案管理工作才能真正的有效地完成，最終促進(jìn)建筑工程更好地發(fā)展。

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