分析事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對(duì)策

摘 要：現(xiàn)如今，我國社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，事業(yè)單位檔案的數(shù)量和種類都在急劇增加，而目前事業(yè)單位對(duì)檔案的管理存在著很多不足之處。對(duì)于事業(yè)單位而言，要清楚這些問題產(chǎn)生的原因并針對(duì)這些問題提出行之有效的解決辦法。這樣才能保證事業(yè)單位檔案管理的順利進(jìn)行和發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問題；對(duì)策

事業(yè)單位的檔案管理具有一定的專業(yè)性和復(fù)雜性，因?yàn)殡S著科技的不斷發(fā)展，人們對(duì)信息量的要求就越來越大，為了滿足人們的需求，事業(yè)單位的檔案管理就顯得尤為重要了。同時(shí)由于事業(yè)單位檔案的數(shù)量龐大，種類繁多，所以想要做好事業(yè)單位的檔案管理工作并不是一件容易的事，它需要工作人員有一定的專業(yè)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)也要有足夠的耐心。下本文就目前事業(yè)單位檔案管理所存在的問題提出相應(yīng)對(duì)策。

一、事業(yè)單位檔案管理目前所存在的問題

（一）檔案管理人員數(shù)量不足

很多事業(yè)單位在檔案管理方面至配備了一兩名工作人員，面對(duì)數(shù)量龐大的檔案，一兩名工作人員必然會(huì)顯得力不從心，在工作中也會(huì)出現(xiàn)失誤，從而影響到檔案的分類整理。

（二）檔案管理人員缺乏應(yīng)有的專業(yè)素養(yǎng)

在事業(yè)單位中，檔案管理人員缺乏管理檔案方面的專業(yè)知識(shí)，有的甚至沒有從事過這方面的工作經(jīng)驗(yàn)，意識(shí)不到檔案管理的重要性。另一方面，圖書管理人員不能夠盡職盡責(zé)的服務(wù)于工作，缺乏應(yīng)有的工作責(zé)任心，大多數(shù)持有應(yīng)付、消磨時(shí)間的心態(tài)，不能及時(shí)更新檔案，使得問題越堆越多，最終造成嚴(yán)重的影響。

（三）檔案管理的接手問題

在當(dāng)今社會(huì)，換工作跳槽屬于再正常不過的事了，這些情況對(duì)檔案管理工作來說是一個(gè)很難處理的問題，很多人辭職之后對(duì)之前檔案整理的情況沒有一個(gè)清楚的交接，導(dǎo)致好多工作只有重新開始，也正是因?yàn)檫@樣，好多檔案也不知道到底是有用還是無用，使得檔案堆積成山，雜亂無章。

（四）事業(yè)單位對(duì)檔案的管理沒有一定的思想

1.檔案不能合理有效的利用。一些事業(yè)單位因?yàn)闄n案管理常年無序，導(dǎo)致一些有利用價(jià)值的檔案卻不為人知，遇到需要時(shí)又要重新收集新檔案，這樣不光費(fèi)時(shí)費(fèi)力，也有搜集不到的可能。

2.事業(yè)單位保管檔案措施不完善。檔案的保存在檔案管理工作中尤為重要，檔案一般都比較重要，一旦損壞就是巨大的損失。

3.檔案沒有進(jìn)行定期整理和更新。檔案管理工作雖說復(fù)雜，但是主要原因還是因?yàn)闆]有堅(jiān)持整理和更新所保存的檔案，很多事業(yè)單位管理檔案時(shí)想怎么做就怎么做，毫無規(guī)律可循，在日后需要的時(shí)候有很難找到，極大的浪費(fèi)了工作時(shí)間。

4.事業(yè)單位管理方式普遍落后，缺乏使用高科技進(jìn)行管理的意識(shí)，不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，同時(shí)，也容易使檔案損壞。

二、事業(yè)單位檔案管理的對(duì)策分析

（一）增加事業(yè)單位檔案管理人數(shù)

近幾年來，我國科技高速發(fā)展，對(duì)信息量的需求越來越大，事業(yè)單位檔案管理的壓力也越來越大，如果增檔案管理人員人數(shù)，既減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)，同時(shí)也能互相監(jiān)督，互相幫助。再者，幾個(gè)人同時(shí)管理，在遇到一方離職的情況下，也能使檔案在之前的基礎(chǔ)之上繼續(xù)管理。不會(huì)發(fā)生從零開始的現(xiàn)象。

（二）培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理工作枯燥乏味，而且需要相當(dāng)強(qiáng)的責(zé)任感和耐心。事業(yè)單位應(yīng)定期培訓(xùn)檔案管理人員管理辦法和專業(yè)管理知識(shí)，培養(yǎng)檔案管理工作的專業(yè)人員，同時(shí)也提倡工作人員提高個(gè)人修養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案的高水平管理。同時(shí)單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員都應(yīng)意識(shí)到檔案管理的重要性，這樣才能更好的做好工作。

（三）對(duì)于檔案管理要有一定的規(guī)章制度

“沒有規(guī)矩，不成方圓”，事業(yè)單位應(yīng)就檔案管理工作執(zhí)行相關(guān)的員工守則已經(jīng)規(guī)章制度，要求相關(guān)工作人員必須遵守和執(zhí)行。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)定期檢查檔案的整理和更新情況，長久之下，要讓員工做到檔案心中有數(shù)，這樣，以后的檔案管理便會(huì)簡單下來。

（四）利用科技化、信息化管理檔案

在檔案室引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，檔案管理落后，影響的是一個(gè)單位的發(fā)展，所以事業(yè)單位應(yīng)積極的利用電子檔案來對(duì)檔案進(jìn)行管理，這樣就能夠避免檔案的損壞。遺失等問題，也能夠更方便的進(jìn)行分類和更新。相關(guān)工作人員應(yīng)不斷努力、不斷探究，提升檔案管理在科學(xué)技術(shù)上的水平，使檔案管理的發(fā)展越來越快。

三、結(jié)束語

改善目前事業(yè)單位檔案管理需要相關(guān)工作人員和單位領(lǐng)導(dǎo)的共同努力，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案的管理，改變舊的思想觀念，把檔案看作是單位的一個(gè)“信息庫”，工作人員也應(yīng)做好自己的本職工作，不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力，提高個(gè)人修養(yǎng)，以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度處理好檔案相關(guān)事宜，相信在以后行政單位檔案管理工作能切實(shí)的促進(jìn)事業(yè)單位更好更快的發(fā)展。

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作者簡介：馬芝玲（1976–），女，漢族，山東人，大專，助理會(huì)計(jì)師，從事文書檔案工作。