文件檔案管理一體化研究

摘 要：“文件生命周期理論”解決了檔案理論與實(shí)踐上的難題，對(duì)文檔工作影響深遠(yuǎn)；中西方文檔機(jī)構(gòu)、體制的差異，決定了我國(guó)無(wú)法照搬“文件生命周期理論”，而只能通過(guò)有選擇的借鑒，推動(dòng)我國(guó)的文檔一體化發(fā)展。

關(guān)鍵詞： 文件生命周期理論；文檔一體化

在當(dāng)代，隨著我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，社會(huì)活動(dòng)日趨呈現(xiàn)復(fù)雜、多樣的特點(diǎn)。而在此過(guò)程中，大量的活動(dòng)伴生物——文件檔案隨之產(chǎn)生?？梢灶A(yù)見，隨著社會(huì)實(shí)踐的深入，文件檔案資源將永不枯竭。而如何合理的收集、整理、保管這些文件檔案資源，不斷提高文件檔案管理的質(zhì)量與效率，進(jìn)而維系文件檔案資源的真實(shí)、完整、有序與長(zhǎng)遠(yuǎn)使用，著實(shí)是擺在文件檔案工作者面前的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。文件生命周期理論則為這一問(wèn)題的解決，提供了可供參考的范例，并為今后的文檔一體化管理，指明了理論探索與實(shí)踐探索的方向。

一、文件生命周期理論相關(guān)概念的簡(jiǎn)要評(píng)述

首先，就讓我們從基本理論層面，對(duì)“文件生命周期理論”的相關(guān)理論概念進(jìn)行初步了解。“文件生命周期理論”中的“文件”概念是一種廣義概念，較之常規(guī)意義的“文件”概念要寬泛得多。“文件生命周期理論”把文件視為“文件的集合體”，認(rèn)為“檔案”（非現(xiàn)行文件）的形成只是廣義文件運(yùn)動(dòng)的最終結(jié)果，一切的文件運(yùn)動(dòng)形態(tài)，都只是“廣義文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程中某一特定階段的代稱，都是廣義文件的組成部分”[1]。

由此，“文件生命周期理論”以“文件集合體”的形式，合理的維護(hù)了文件各階段的整體統(tǒng)一性，進(jìn)而將文件運(yùn)動(dòng)以整體的形式，跨越了從形成直至銷毀或永久保存的各階段，并且能讓管理者以一個(gè)完整、清晰的視角，觀察、界定文件運(yùn)動(dòng)的整體過(guò)程。實(shí)際上，基于這一完整過(guò)程，可以明確文件價(jià)值的階段性變化，以及在廣義文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程中文件價(jià)值形態(tài)與管理形式、保管場(chǎng)所、服務(wù)對(duì)象之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系。而在文件價(jià)值形態(tài)轉(zhuǎn)化的同時(shí)，從階段性的廣義文件運(yùn)動(dòng)視角出發(fā)，可將廣義文件依次劃分為現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件與非現(xiàn)行文件。此三種廣義文件的劃分，同樣適用于我國(guó)的文件檔案運(yùn)動(dòng)過(guò)程。

二、中西方文檔保管機(jī)構(gòu)的差異、我國(guó)文檔工作的融合以及推動(dòng)實(shí)現(xiàn)文檔工作一體化

實(shí)際上，我國(guó)的文件檔案保管機(jī)構(gòu)同國(guó)外存在較為明顯的差異。這種差異體現(xiàn)在：我國(guó)的半現(xiàn)行文件是存放在本單位檔案室或檔案館，而國(guó)外的半現(xiàn)行文件則送交文件中心保管。實(shí)際上，這種差異顯著。根據(jù)聯(lián)合國(guó)教科文組織對(duì)文件中心的定義：文件中心是在檔案行政管理機(jī)關(guān)管理之下的，對(duì)各不同行政機(jī)構(gòu)的半現(xiàn)行文件進(jìn)行經(jīng)濟(jì)地保管與提供利用，并在這些文件被銷毀或移交檔案館之前進(jìn)行系統(tǒng)處置的保管機(jī)構(gòu)。文件中心是獨(dú)立于文件形成機(jī)關(guān)和檔案館的，又處于文件形成機(jī)關(guān)與檔案館之間的過(guò)渡性機(jī)構(gòu)。

顯而易見，國(guó)外建立的“文件中心”，作為半先行文件的儲(chǔ)存、管理機(jī)構(gòu)，及其文件價(jià)值鑒定、銷毀、移交機(jī)構(gòu)，既節(jié)省了文件來(lái)源單位的空間、人力、財(cái)務(wù)資源，又避免了因單位不同，所導(dǎo)致的文件整理標(biāo)準(zhǔn)各異，以及鑒定、銷毀程序的不統(tǒng)一、不規(guī)范。再者，又提高了文件管理的整體效率，減少了移交過(guò)程中不必要的時(shí)間浪費(fèi)，極大的提升了文件管理的科學(xué)性、規(guī)范性與效益性。

此外，文件中心與形成機(jī)關(guān)檔案室存在顯著差異。其一，文件中心有的歸屬于檔案行政管理機(jī)構(gòu)，有的是獨(dú)立運(yùn)營(yíng)的商業(yè)機(jī)構(gòu)，而檔案室則明確歸屬于文件形成機(jī)關(guān)。其二，二者的保管對(duì)象存在差異。文件中心保管的對(duì)象是半現(xiàn)行文件， 而機(jī)關(guān)檔案室保管的對(duì)象包括半現(xiàn)行文件、乃至非現(xiàn)行文件。其三，二者的職能存在明顯差異。文件中心承擔(dān)文件的保管、鑒定以及提供利用的職責(zé)， 而機(jī)關(guān)檔案室則主要承擔(dān)本機(jī)關(guān)文件的收集、利用和保管工作[2]。

實(shí)際上，相較于西方的文件管理中心，我國(guó)各機(jī)關(guān)檔案室的文檔管理工作，往往存在著文檔管理質(zhì)量良莠不齊、管理效率偏低、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等諸多問(wèn)題。而要解決這些問(wèn)題，則必須要明確文件工作、檔案工作的統(tǒng)一性和整體性，統(tǒng)一制定與執(zhí)行文檔工作的管理流程與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并正確處理好兩者之間的有效融合和順暢銜接的問(wèn)題，以此真正實(shí)現(xiàn)我國(guó)文件管理與檔案管理的一體化，推動(dòng)我國(guó)整體的文檔管理工作實(shí)現(xiàn)質(zhì)的跨越。此外，筆者認(rèn)為，在符合我國(guó)文檔工作自身需求、特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，參照西方文件中心的管理模式、功能設(shè)置，對(duì)我國(guó)眾多的機(jī)關(guān)檔案室進(jìn)行有針對(duì)性的改造，是解決文檔管理工作現(xiàn)存問(wèn)題的關(guān)鍵一環(huán)。具體來(lái)講，就是要科學(xué)、合理的調(diào)整我國(guó)機(jī)關(guān)內(nèi)部的檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置與體系，將本機(jī)關(guān)辦公室的文件管理工作與檔案室的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)合并，統(tǒng)一文件檔案管理工作與職能；聯(lián)合不同機(jī)構(gòu)部門的檔案室，實(shí)現(xiàn)共同辦公與集中布局，低成本、高效率的實(shí)現(xiàn)文件、檔案的一體化管理，并制定和執(zhí)行統(tǒng)一的文件檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與操作規(guī)范，做到文檔管理的統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)與有序。

此外，基于文件生命周期理論的內(nèi)在要求，參考西方國(guó)家的文檔工作體制，總體來(lái)看，應(yīng)將我國(guó)的機(jī)關(guān)公務(wù)文書處理工作與檔案管理工作緊密聯(lián)系起來(lái)，并從業(yè)務(wù)體制上將兩者建立緊密的聯(lián)系，把文書處理與檔案管理融為一體，將檔案室工作與檔案館工作緊密結(jié)合起來(lái)，形成文書處理部門、檔案室、檔案館密切相聯(lián)的一體化業(yè)務(wù)體制[3]。實(shí)際上，基于文件生命周期理論“連續(xù)統(tǒng)一”的思想內(nèi)涵，參考相關(guān)西方國(guó)家，如法國(guó)、意大利、瑞典等國(guó)家所建立的集中式檔案管理體制及其特點(diǎn)[4]，結(jié)合我國(guó)檔案工作集中、一體化管理的現(xiàn)實(shí)情況與發(fā)展要求，筆者認(rèn)為該建議的理由有如下幾點(diǎn)：其一 ，“文件生命周期理論”根本上強(qiáng)調(diào)的文件運(yùn)動(dòng)的整體性，應(yīng)該體現(xiàn)到文書與檔案的一致性上。將文書處理與檔案管理融為一體，可以深刻體現(xiàn)文書形成的主觀意圖，從而更加明確文件檔案的長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值，有利于文件檔案價(jià)值的鑒定工作的進(jìn)行以及文件檔案潛在價(jià)值的挖掘與實(shí)現(xiàn)。其二，實(shí)現(xiàn)文書處理與檔案管理的融合，可以使文書處理工作統(tǒng)一于國(guó)家的相關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。并且，在緊密聯(lián)系文件檔案管理部門之間關(guān)系的同時(shí)，防止了管理銜接上的疏漏與責(zé)任推諉，做到協(xié)同配合、有的放矢、權(quán)責(zé)明確。其三，該措施不僅能降低成本、精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)，而且能提高文書立卷、歸檔移交的質(zhì)量與效率，同時(shí)保持文件檔案管理的連續(xù)性與一致性。

基于上述論述，筆者認(rèn)為，參照西方的文件中心，在保留我國(guó)機(jī)關(guān)部門檔案室的同時(shí)，對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的功能改造、體系調(diào)整與集中布局，同時(shí)將文件形成及處理工作與檔案工作在業(yè)務(wù)上實(shí)現(xiàn)有效融合，構(gòu)建前后銜接、連續(xù)統(tǒng)一的文檔案管理體制，進(jìn)而推動(dòng)落實(shí)文檔工作一體化。當(dāng)然，這種模式仍有待于我們?cè)趯?shí)踐中檢驗(yàn)與摸索，并使之逐步符合我國(guó)文檔工作及其一體化管理的現(xiàn)實(shí)需要。

三、結(jié)束語(yǔ)

文件生命周期理論為我們指明了文檔一體化的實(shí)踐方向。然而，完全照搬文件生命周期理論及其管理模式，又很難滿足我國(guó)文檔管理的現(xiàn)實(shí)需要。因此，只有從我國(guó)文檔工作的現(xiàn)實(shí)情況出發(fā)，有針對(duì)性、有選擇的借鑒文件生命周期理論，因地制宜的打造符合我國(guó)國(guó)情的文檔工作模式，才能最大程度的提升我國(guó)文檔管理工作的整體水平。那就讓我們共同努力，在探索具有本國(guó)特色的文檔管理一體化的未知征途上闊步前行。

參考文獻(xiàn)：

[1]馮惠玲，張輯哲.檔案學(xué)概論[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2001：212.

[2]竇曉光.努力建設(shè)具有中國(guó)特色的檔案管理體制——轉(zhuǎn)型期的檔案管理體制改革研究之二[J].檔案學(xué)通訊，2006（1）：20.

[3]王仁邦.淺談文檔一體、館室結(jié)合的業(yè)務(wù)體制[J].檔案學(xué)研究，1997（1）：40.

[4]惠玲，張輯哲.檔案學(xué)概論[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2001：212.

作者簡(jiǎn)介：杜鵬（1986–），男，天津人，天津醫(yī)科大學(xué)綜合檔案室，碩士研究生，助理館員，研究方向：檔案學(xué)基礎(chǔ)理論、高校檔案工作等。