論中學(xué)檔案管理的重要地位及加強檔案管理的有效途徑

陳傳榮

摘要：作為中學(xué)日常管理工作中最重要的一環(huán)，中學(xué)的檔案管理工作對于學(xué)校日常管理工作效率的提高以及教育教學(xué)的改革都有很重要的影響，與此同時，檔案管理工作可以對學(xué)校日常管理與教學(xué)工作水平進行全面的展現(xiàn)。在各項評優(yōu)評選活動中，檔案管理的社會效益與經(jīng)濟效益都能得到充分的體現(xiàn)。在本文中，對中學(xué)檔案管理在學(xué)校日常運營過程中的重要地位進行了分析和探討，并指出了加強檔案管理的有效途徑。

關(guān)鍵詞：中學(xué)檔案管理；地位；途徑

一、引言

學(xué)校檔案是對學(xué)校內(nèi)的各種活動進行直觀的記錄和表述，同時對校內(nèi)檔案及學(xué)校的各種 文件材料進行保管的總稱。在學(xué)校的各種檔案當(dāng)中，可以充分彰顯出學(xué)校的形象與價值觀、價值取向等，可以更好的進行學(xué)校歷史的承載與傳承。從一個方面來看，學(xué)校在形象與價值取向的構(gòu)建過程當(dāng)中，學(xué)校的檔案便起到了記述的功能，這些檔案可以為新形勢下，學(xué)校的各方面建設(shè)提供一定的基礎(chǔ)和依據(jù)；而從另一個方面來看，對于學(xué)校檔案管理工作規(guī)范性的加強是重塑學(xué)校自我形象以及學(xué)校價值觀的構(gòu)建工作的重要組成部分。[1]這兩個方面之間存在著密切的聯(lián)系，同時這兩個方面又相互依托、相互促進。

二、檔案管理在中學(xué)發(fā)展中的重要地位

作為體現(xiàn)學(xué)校形象和為學(xué)校價值價值觀建設(shè)提供歷史借鑒的主題，大部分檔案均由學(xué)校內(nèi)部產(chǎn)生，與此同時，學(xué)校可以實現(xiàn)檔案最大程度的價值與效用。在學(xué)校的形成、發(fā)展與前進的過程中都會產(chǎn)生，而且又會出現(xiàn)在學(xué)校教育教學(xué)工作的各個環(huán)節(jié)與機構(gòu)當(dāng)中。作為學(xué)校所擁有的體量巨大、包含信息量巨大的信息資源，學(xué)校檔案可以實現(xiàn)學(xué)校教育教學(xué)、管理以及運行軌跡最真實的反映。在學(xué)校的不斷發(fā)展與建設(shè)中，學(xué)校獨特價值觀以及風(fēng)尚的形成都學(xué)校的檔案，檔案在這一過程中，不斷實現(xiàn)著載體的功能。而對于學(xué)校自身形象與價值觀建設(shè)過程中，學(xué)校檔案是對其進行豐富和積累的有效手段。學(xué)校在塑造形象及價值觀建設(shè)的過程中必須從自身的實際出發(fā)，立足于學(xué)校的發(fā)展現(xiàn)狀。通過對檔案進行分析與研究，可以對學(xué)校的發(fā)展規(guī)律及特征進行更加深入的了解，通過對學(xué)校所珍藏檔案進行全面的剖析，可以對學(xué)校的日常管理工作中的改革及演變過程進行全面的掌握與更深層次的認(rèn)識，對學(xué)校在自身發(fā)展及價值取向建設(shè)中的成敗得失予以更好的總結(jié)，同時為學(xué)校管理層進行發(fā)展規(guī)劃方案的制定及修改提供一定的依據(jù)。而且在學(xué)校塑造形象與價值觀的建設(shè)過程中要是保有連續(xù)性與繼承性。在學(xué)校自身形象與價值觀的構(gòu)建過程中，必須從中國傳統(tǒng)文化的角度進行深入，對學(xué)校檔案中信息和資源進行很好的整合，不斷對教育教學(xué)工作的經(jīng)驗進行總結(jié)。[2]

將學(xué)校日常的教育教學(xué)活動進行匯總就形成了學(xué)校的檔案，它是來自實際生活的第一手資料，它們在學(xué)校自身形象的塑造與價值觀構(gòu)建的過程中，起到了十分重要的作用。如學(xué)校將本校的光榮發(fā)展歷史進行總結(jié)和分析，從中汲取相關(guān)的經(jīng)驗及進行理念的更新；對學(xué)校內(nèi)部教職員工的光榮事跡進行宣傳與報告，并要求在年終進行全面的工作總結(jié)，學(xué)校內(nèi)部的檔案的編寫工作是無法脫離學(xué)校的，學(xué)校的歷史就記錄在這些珍貴的學(xué)校檔案當(dāng)中，為學(xué)校在日后各方面的建設(shè)中提供理論依據(jù)和線索。從這樣的角度來看，學(xué)校檔案管理同樣是學(xué)校自身形象塑造與價值觀構(gòu)建的重要內(nèi)容之一。中學(xué)檔案本身就是對學(xué)校發(fā)展歷史的記錄，它從不同的維度對學(xué)校的發(fā)展歷程進行展現(xiàn)，是一所學(xué)校教育教學(xué)及管理狀況記錄與縮影。[3]

三、加強中學(xué)檔案管理的有效途徑

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是加強學(xué)校檔案管理工作的關(guān)鍵

學(xué)校檔案是對于黨政管理、教學(xué)科研等活動方面所形成的具有文字、圖標(biāo)或聲像形式的歷史記錄。學(xué)校檔案具有文書檔案、教學(xué)檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案等不同的形式，它同樣是國家檔案的有機組成部分，因此在日常使用及設(shè)計過程中，必須實行統(tǒng)一的管理，任何人或機構(gòu)都不能擅自對其進行使用和更改，這是由國家檔案法律條例中所明確規(guī)定 的。中學(xué)學(xué)校在檔案的建立與使用過程中，必須時刻關(guān)注檔案的安全性與保密性，同時要將學(xué)校的檔案功能放在學(xué)校日常管理中極為重要的位置，并且要從整體出發(fā)。在檔案的使用過程中，要有計劃性，同時要對檔案的使用過程進行檢查與監(jiān)督，并且在一段時間內(nèi)進行相應(yīng)的總結(jié)與完善。[4]學(xué)校的檔案管理工作的關(guān)鍵在于領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)學(xué)校管理層充分認(rèn)識到了學(xué)校檔案對學(xué)校的重要性，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，對檔案管理機構(gòu)的設(shè)計不斷進行完善與優(yōu)化，建立符合發(fā)展要求的條例與制度，只要時刻保持以上這些原則，才能在充分運用檔案的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)檔案的安全與良性運行。故此，檔案的管理與利用工作是離不開學(xué)校管理層的重視。

（二）健全的制度和規(guī)范的管理是學(xué)校檔案管理工作的基礎(chǔ)

作為學(xué)校日常管理工作中的一個重要組成部分，學(xué)校檔案管理工作必須通過機制與調(diào)理來進行保障。缺乏完善的運行管理機制及規(guī)章制度，是很難保證學(xué)校檔案的科學(xué)管理與充分利用的。在學(xué)校檔案的管理實踐過程中，應(yīng)當(dāng)時刻警惕：1.制定檔案案卷形成與使用及其相關(guān)過程的規(guī)范細(xì)則及使用條例。不僅要從大的角度著眼，在細(xì)節(jié)方面也要進行規(guī)范。如檔案案卷的用紙、格式到檔案內(nèi)容的收集整理與編輯都必須嚴(yán)格按照規(guī)范進行，盡最大的可能實現(xiàn)科學(xué)的分類、合理的組卷以及清晰明了的目錄編輯。2.管理方面的有序化。要根據(jù)各自的特點對學(xué)校各種不同的檔案進行分類，并構(gòu)建完整的分類體系，實現(xiàn)系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、分類化。同時在處理檔案工作中，要妥善解決“接收”和“移交”之間的關(guān)系。3.進行系統(tǒng)檢索工具的編制與開發(fā)，逐步確立完整、科學(xué)的檔案檢索體系，同時通過規(guī)章制度對其進行規(guī)范化的管理，使得中學(xué)學(xué)校的檔案管理工作逐步走向制度化與規(guī)范化并存的良性軌道。[5]

（三）人員的選配是加強學(xué)校檔案管理工作的保證

學(xué)校的任何管理工作均離不開人。但是建立不同的人員選拔制度對于檔案管理卻會產(chǎn)生迥然不同的作用效果。學(xué)校的檔案管理工作要求管理者具有極高的政治覺悟和專業(yè)素養(yǎng)，無論檔案管理者是專門的人員，還是兼職，都要求其能夠更好的貫徹檔案管理的規(guī)范，忠于職守，遵守有關(guān)方面的相關(guān)規(guī)定，同時要具有極強的責(zé)任高和甘于奉獻(xiàn)的精神。檔案工作人員必須具有從業(yè)資格證，擁有檔案管理的從業(yè)資質(zhì)，在進入管理崗位后，仍然要繼續(xù)堅持相關(guān)知識的自我學(xué)習(xí)，促進工作人員自身素質(zhì)及管理水平的提升。[6]

（四）充分利用發(fā)掘資源，是加強學(xué)校檔案管理工作的目的

學(xué)校檔案可以對學(xué)校在教育教學(xué)、行政管理以及基礎(chǔ)建設(shè)方面進行客觀的反映，它同樣是學(xué)校所有教育一線的工作者與行政管理人員共同的思想結(jié)晶，它是學(xué)校所擁有的重要資料與信息資源，它可以為學(xué)校對過去的一切管理進行總結(jié)，并將其應(yīng)用在未來學(xué)校方針策略的制定上。

四、結(jié)束語

綜述所述，中學(xué)檔案管理工作關(guān)乎到學(xué)校自身形象的塑造與學(xué)校價值觀的建設(shè)，對于學(xué)校的未來發(fā)展與教育教學(xué)水平的提高具有一定的影響。學(xué)校進行檔案管理中心改造方面的嘗試，將其逐步建設(shè)成為塑造自身形象和價值觀的文化基地，同時還應(yīng)該不斷進行檔案管理人員素質(zhì)提升與強化。（作者單位：煙臺市牟平育英藝術(shù)中學(xué)）

參考文獻(xiàn)：

[1]包世同.學(xué)校檔案管理基礎(chǔ)[M].南京：南京大學(xué)出版社，1991.

[2]傅榮校.檔案管理現(xiàn)代化[M].杭州：浙江大學(xué)出版社，2002.

[3]胡萍.實現(xiàn)學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化之我見[J].佛山檔案，2003

[4]陳毅萍.加強中學(xué)檔案管理工作的思考[J].陜西檔案，2009

[5]龐愛云.關(guān)于中學(xué)檔案管理工作創(chuàng)新的思考[J].消費導(dǎo)刊，2007

[6]萬春香.中學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀和幾點思考[J].云南檔案，2010