醫(yī)院數(shù)碼照片檔案管理要點(diǎn)探析

薛理花

摘 要：由于數(shù)碼照片可以生動(dòng)形象的將醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研等領(lǐng)域的活動(dòng)記錄展示，其直觀性明顯優(yōu)于文字，所以在現(xiàn)代醫(yī)學(xué)檔案中占有重要的地位，在數(shù)碼照片處理技術(shù)逐漸深化的刺激下，醫(yī)院數(shù)碼照片檔案的數(shù)量迅猛增加，但現(xiàn)階段對數(shù)碼照片的檔案管理并未有明確規(guī)范的規(guī)定，使醫(yī)院檔案管理工作面臨著新的難題，如何保證醫(yī)院數(shù)碼照片檔案的科學(xué)整理歸檔，最大程度的應(yīng)用其價(jià)值，成為現(xiàn)階段急需解決的問題，本文針對現(xiàn)階段醫(yī)院數(shù)碼照片檔案管理中存在的問題，對現(xiàn)階段醫(yī)院數(shù)碼照片檔案的管理工作提出幾點(diǎn)建議，為醫(yī)院數(shù)碼照片檔案管理水平的提升做出努力。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；數(shù)碼照片；檔案管理

前言：數(shù)碼相機(jī)應(yīng)用技術(shù)憑借其簡單操作、后期易處理、利于遠(yuǎn)距離傳輸、無污染、數(shù)碼影像褪色速度緩慢等優(yōu)點(diǎn)在醫(yī)學(xué)活動(dòng)中得到廣泛的應(yīng)用，已經(jīng)成為現(xiàn)階段記錄醫(yī)院日常的重要工具，但隨著數(shù)碼照片數(shù)量的增多，數(shù)碼照片檔案管理工作受到新的挑戰(zhàn)，正確認(rèn)識(shí)現(xiàn)階段醫(yī)院數(shù)碼照片檔案管理中存在的問題，并結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況解決，是現(xiàn)階段醫(yī)院數(shù)碼照片檔案管理的要點(diǎn)。

一、現(xiàn)階段醫(yī)院數(shù)碼照片檔案管理中存在的問題

（一）相關(guān)管理制度不全面。與之相匹配的管理制度是落實(shí)醫(yī)院數(shù)碼照片檔案管理工作的基本保障，但現(xiàn)階段我國醫(yī)院數(shù)碼照片檔案管理制度并不全面規(guī)范，《照片檔案管理規(guī)范》中并未對數(shù)碼照片檔案管理工作進(jìn)行明確的規(guī)定，而數(shù)碼照片與傳統(tǒng)照片在多方面都存在較大的差別，致使現(xiàn)階段醫(yī)院數(shù)碼照片檔案管理工作中所涉及的收集、歸檔手續(xù)、相關(guān)技術(shù)、預(yù)留底片等都缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，受傳統(tǒng)相機(jī)對技術(shù)水平的依賴性影響，現(xiàn)階段大部分醫(yī)院仍設(shè)置專門的攝像部門，但數(shù)碼相機(jī)操作簡單、攜帶方便、照片輸出成本低，在各科室進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)時(shí)往往會(huì)選擇自行拍攝，導(dǎo)致數(shù)碼照片誰拍攝、誰保存的現(xiàn)象非常普遍，由于拍攝人員與數(shù)碼照片檔案管理人員之間的溝通存在諸多盲點(diǎn)，使數(shù)碼照片檔案管理工作面臨照片分散、管理難度大等新的問題，所以現(xiàn)階段急需健全醫(yī)院數(shù)碼照片檔案管理制度，對數(shù)碼照片的檔案管理程序、標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行明確的規(guī)定[1]。

（二）數(shù)碼照片檔案的收集難度相對更大。造成現(xiàn)階段醫(yī)院數(shù)碼照片收集難度較大的原因主要有兩方面，一方面是現(xiàn)階段醫(yī)院并未對數(shù)碼照片歸檔的收集范圍進(jìn)行明確的規(guī)定，筆者個(gè)人認(rèn)為，醫(yī)院數(shù)碼照片檔案管理的目的是保護(hù)其記錄、反映歷史事實(shí)的價(jià)值，所以與醫(yī)院管理活動(dòng)相關(guān)，例如上級領(lǐng)導(dǎo)的視察、醫(yī)院內(nèi)部舉行的具有重要意義的會(huì)議、體現(xiàn)醫(yī)院文化氛圍的文體活動(dòng)等方面的照片；與醫(yī)院醫(yī)療工作相關(guān)，例如醫(yī)院內(nèi)部科室重要手術(shù)、患者的重要病例等照片；與醫(yī)院科研活動(dòng)相關(guān)，例如科研活動(dòng)成果展示數(shù)碼照片等；與醫(yī)院內(nèi)部杰出代表人物有關(guān)，例如其所獲獎(jiǎng)項(xiàng)、取得的最新成就等方面的數(shù)碼照片；與醫(yī)院未來發(fā)展方向有關(guān)，例如能夠展示醫(yī)院醫(yī)生風(fēng)貌、醫(yī)患關(guān)系的數(shù)碼照片等，只有數(shù)碼照片歸檔范圍明確，其收集過程才具有明確的方向。另一方面是現(xiàn)階段醫(yī)院內(nèi)部人員仍未真正認(rèn)識(shí)到數(shù)碼照片檔案管理的重要性，加大了管理人員照片收集的難度，數(shù)碼相機(jī)的優(yōu)越性導(dǎo)致數(shù)碼照片拍攝的大眾化，而醫(yī)院大部分內(nèi)部人員并未認(rèn)識(shí)到其“一圖抵千字”的重要作用，甚至有些人員并不知道數(shù)碼照片具有重要的歸檔價(jià)值，隨意刪除、科室內(nèi)部存留等現(xiàn)象極為普遍，數(shù)碼照片資源的流失，使數(shù)碼照片收集困難重重，醫(yī)院內(nèi)部的人事流動(dòng)，也在一定程度上加大其難度[2]。

（三）數(shù)碼照片檔案的整理難度大。醫(yī)院數(shù)碼照片整理難度大同樣主要由兩方面原因?qū)е?，一方面隨著數(shù)碼相機(jī)應(yīng)用技術(shù)的普及，醫(yī)院相關(guān)活動(dòng)的拍攝工作逐漸由非專業(yè)人員承擔(dān)，大部分拍攝者會(huì)在拍攝后直接將拍攝的照片利用數(shù)據(jù)線直接傳輸?shù)较嚓P(guān)的檔案管理部門，致使管理部門在一次醫(yī)院活動(dòng)中就會(huì)得到數(shù)量龐大的相關(guān)數(shù)碼照片，其在整理的過程中需要對其進(jìn)行清晰度、內(nèi)容真實(shí)性等方面的篩選，整理任務(wù)加大，而檔案管理人員對醫(yī)院各科室內(nèi)部活動(dòng)的了解并不全面，整理過程難度較大；另一方面，現(xiàn)階段對醫(yī)院數(shù)碼照片檔案管理的整理工作并未進(jìn)行明確的規(guī)范，使其在分類、組卷、編寫說明、存儲(chǔ)格式、存儲(chǔ)介質(zhì)等整理過程缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，使其保存和后期利用的實(shí)際效果受到影響，整理的時(shí)效性較差。

（四）數(shù)碼照片檔案管理的信息安全問題仍存在。由于拍攝人員非專業(yè)，未認(rèn)識(shí)到數(shù)碼照片的重要性，所以在拍攝后并不重視對照片資源的備份，而數(shù)碼照片在歸檔、保存的過程中，受到相關(guān)軟硬件設(shè)施突發(fā)故障、設(shè)備升級讀圖差異、計(jì)算機(jī)受到惡意攻擊、操作人員操作性錯(cuò)誤，人為對數(shù)碼照片的改動(dòng)等情況的影響，而存在安全隱患。

二、對現(xiàn)階段醫(yī)院數(shù)碼照片檔案的管理工作提出的建議

（一）結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況，健全數(shù)碼照片檔案管理的相關(guān)制度。直至目前我國并未形成統(tǒng)一的醫(yī)院數(shù)碼照片檔案管理制度，筆者個(gè)人認(rèn)為醫(yī)院數(shù)碼照片檔案管理制度的制定必須要結(jié)合自身的實(shí)際情況，扭轉(zhuǎn)現(xiàn)階段無序混亂狀態(tài)，向集中管理方向轉(zhuǎn)變，我國《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《照片檔案管理規(guī)范》以及南京、紹興等城市檔案局內(nèi)部制定的數(shù)碼照片檔案管理暫行辦法等相關(guān)制度的出臺(tái)和實(shí)施效果，為我國醫(yī)院數(shù)碼照片檔案管理提供了重要的參考，各醫(yī)院應(yīng)結(jié)合自身的實(shí)際情況，將數(shù)碼照片檔案管理工作落實(shí)到具體負(fù)責(zé)人，而且要求負(fù)責(zé)人具有全面的檔案管理相關(guān)知識(shí)技能，規(guī)范檔案管理程序[3]。

（二）加大宣傳，使相關(guān)人員認(rèn)識(shí)到醫(yī)院數(shù)碼照片檔案管理的重要性。醫(yī)院數(shù)碼照片檔案管理工作的落實(shí)，需要醫(yī)院內(nèi)部所有人員的積極配合，所以加大宣傳是其開展的必然選擇，通過宣傳使醫(yī)院內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)重視數(shù)碼照片檔案管理工作，使醫(yī)院大部分醫(yī)務(wù)人員理解并積極配合，必要時(shí)要針對重點(diǎn)部門、科室的相關(guān)人員在宣傳的基礎(chǔ)上，進(jìn)行教育、培訓(xùn)，為數(shù)碼照片的收集工作打下堅(jiān)實(shí)的群眾基礎(chǔ)，宣傳工作除播放宣傳視頻、展示宣傳海報(bào)外，醫(yī)院可利用醫(yī)院內(nèi)部館藏室，直接向內(nèi)部醫(yī)務(wù)人員提供有價(jià)值的數(shù)碼照片資料，使其切實(shí)感受到數(shù)碼照片檔案管理的重要性，并主動(dòng)了解數(shù)碼照片歸檔收集的范圍、具體的收集方法和途徑、數(shù)碼照片歸檔的具體要求等，例如醫(yī)院數(shù)碼照片歸檔可分為定期、不定期和同步、日常等情況，而歸檔數(shù)碼照片的文件格式、像素?cái)?shù)等都有不同的規(guī)定等，以此避免有價(jià)值數(shù)碼照片的流失。

（三）對數(shù)碼照片檔案管理的程序進(jìn)行科學(xué)合理規(guī)范。由于數(shù)碼照片的數(shù)量龐大，要在后期利用的過程中真正發(fā)揮其價(jià)值需要對其進(jìn)行科學(xué)合理的整理，首先要做到去粗取精，通過管理人員和拍攝者的共同努力，使數(shù)碼照片的質(zhì)量保持最佳，并盡可能縮減其數(shù)量；其次，通過“按時(shí)間-內(nèi)容分層分類管理”的辦法進(jìn)行科學(xué)分類，再利用統(tǒng)一編號進(jìn)行組卷，由于計(jì)算機(jī)方便數(shù)據(jù)檢索，所以可編制與數(shù)碼照片相對應(yīng)的目錄式數(shù)據(jù)庫機(jī)讀數(shù)據(jù)，并定期刻錄至光盤，在對光盤統(tǒng)一編號的基礎(chǔ)上為保證保管、使用、備份的需要，必須做到一式三份，值得注意的是，數(shù)碼照片的檔案管理并不是完全的脫離文字，要結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行。

（四）從人員和設(shè)備等方面提升醫(yī)院數(shù)碼照片檔案管理的安全性。數(shù)碼照片的自身屬性決定，除了要在硬件上加強(qiáng)其安全性，注重備份，而且對整理人員的技能也有較高的要求，其一方要盡可能降低人為失誤，一方面要準(zhǔn)確判讀照片是否受到改動(dòng)，是否具有真實(shí)性，所以其安全問題需要管理人員和設(shè)備兩方面共同努力預(yù)防。

結(jié)論：通過上述分析可以發(fā)現(xiàn)，數(shù)碼照片在醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等方面具有重要的作用，已經(jīng)成為現(xiàn)代醫(yī)院檔案的重要組成部分，對其科學(xué)合理的歸檔管理是醫(yī)院發(fā)展和醫(yī)學(xué)進(jìn)步的必然選擇，所以充分認(rèn)識(shí)現(xiàn)階段醫(yī)院數(shù)碼照片檔案管理中存在的問題并改進(jìn)和避免具有重要意義。（作者單位：福建省平潭縣醫(yī)院）

參考文獻(xiàn)：

[1] 施少欽.美國國家檔案館“Citizen Archivist”項(xiàng)目研究及其啟示[D].福州：福建師范大學(xué)，2012.

[2] 張艷欣，羅志強(qiáng)，張建惠.醫(yī)院數(shù)碼照片檔案管理研究[J].信息記錄材料，2009，02：58-61.

[3] 黃丹黎.基于雙套保存制的數(shù)碼照片檔案管理模式探析[J].檔案時(shí)空，2011，08：14-16.