人事檔案管理工作幾點(diǎn)思考

孫紅梅

【摘 要】本文針對(duì)目前一些單位人事檔案管理工作滯后，管理水平不高，管理手段落后等現(xiàn)狀，提出了推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)，及時(shí)更新管理理念，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，創(chuàng)新工作機(jī)制等改進(jìn)措施。

【關(guān)鍵詞】信息化；管理理念；制度；隊(duì)伍建設(shè)；創(chuàng)新機(jī)制

Abstracts： This paper is targeted to the hysteresis development of personal dossier management， low management level and out-dated management methods in some units at present. Thus here we put forward these measures to promote the informatization of personal dossier， update management ideas， enhance management team construction and innovate personal dossier mechanism.

Keywords： informatization， management ideas， system， team construction， innovation of mechanism

目前在一些單位人事檔案管理工作中還存在著思想觀念滯后、檔案專業(yè)管理人才匱乏、檔案信息化建設(shè)緩慢、檔案管理水平不高、管理手段落后等問(wèn)題，與當(dāng)前檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展要求和新形勢(shì)下干部人事制度改革的要求不相適應(yīng)，需要在今后工作中加以改進(jìn)和提高。

一、著力推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)，全面提高人事檔案的有效利用率。人事檔案作為檔案管理系統(tǒng)中的一部分，關(guān)系到每個(gè)人的切身利益。為充分發(fā)揮人事檔案管理工作的重要作用，我們要將信息技術(shù)與人事檔案管理技術(shù)緊密結(jié)合起來(lái)，加快推廣應(yīng)用檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，充分利用檔案信息計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)，將檔案信息檢索方式由脫機(jī)檢索和聯(lián)機(jī)檢索發(fā)展為智能檢索及網(wǎng)絡(luò)檢索，實(shí)現(xiàn)人事檔案工作信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。與傳統(tǒng)人事檔案資料相比，數(shù)字電子檔案更易于保存、查詢和修改，并且可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)快速傳遞，大大提高人事檔案利用率，降低檔案管理成本，促進(jìn)人事檔案的信息化管理，并能實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙檔與電子檔案一致，有效避免人為篡改檔案信息事件發(fā)生。在當(dāng)前現(xiàn)代信息化時(shí)代，要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理的現(xiàn)代化意識(shí)、科技化意識(shí)、計(jì)算機(jī)管理檔案意識(shí)、安全意識(shí)，加快人事檔案從人工管理向計(jì)算機(jī)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理轉(zhuǎn)變。要積極組織檔案管理人員參加計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)，不斷更新檔案管理人員的管理理念，從重管理輕利用的傳統(tǒng)工作模式中解脫出來(lái)，變“封閉型”為“開(kāi)放型”。要努力打造一支專業(yè)化檔案干部隊(duì)伍，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)以及計(jì)算機(jī)知識(shí)和人事檔案管理軟件知識(shí)的學(xué)習(xí)，拓寬檔案管理人員的知識(shí)面，提高文字能力、綜合分析能力，要把人事檔案管理人員培養(yǎng)成為熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，懂得計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才。

二、及時(shí)更新管理理念，切實(shí)重視人事檔案管理工作。由于人事檔案跨度期長(zhǎng)，結(jié)合不同時(shí)期的特點(diǎn)，對(duì)人事檔案的收集、整理等管理制度有著不同的要求。有一部分單位忽視人事檔案管理工作，檔案工作沒(méi)有計(jì)劃，檔案管理沒(méi)有安排，人事檔案管理工作得不到應(yīng)有的保障。同時(shí)個(gè)別檔案管理工作人員責(zé)任心淡薄，檔案管理工作常常處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，嚴(yán)重制約著人事檔案工作服務(wù)功能的正常發(fā)揮。為此要進(jìn)一步更新領(lǐng)導(dǎo)的工作理念，從傳統(tǒng)的認(rèn)識(shí)誤區(qū)中走出來(lái)，充分認(rèn)識(shí)人事檔案管理的重要性，把人事檔案管理作為干部人事工作的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作來(lái)抓，不斷強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，把握人事檔案的社會(huì)價(jià)值，本著對(duì)組織和個(gè)人高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案管理工作。要不斷完善人事檔案工作責(zé)任制和獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)于工作完成出色的給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)工作不力者給予相應(yīng)懲罰，不斷強(qiáng)化人事檔案工作人員的責(zé)任心，提高工作積極性。

三、完善人事檔案工作制度，加強(qiáng)人理檔案基礎(chǔ)建設(shè)。目前一些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作重視不夠，管理制度不健全，檔案保管場(chǎng)所、經(jīng)費(fèi)和人員投入不夠，檔案管理工作得不到應(yīng)有的保障，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的正常開(kāi)展。為切實(shí)加強(qiáng)人事檔案管理工作，必須建立完善檔案管理規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范指導(dǎo)體系。人事檔案管理工作是一個(gè)動(dòng)態(tài)發(fā)展過(guò)程，在人事檔案材料的收集整編、檔案材料的鑒別利用、檔案移交和轉(zhuǎn)遞、檔案登記借閱和檢查等各個(gè)環(huán)節(jié)中都要建立相關(guān)的管理制度，并在實(shí)際工作中不斷修訂完善，確保人事工作的政策性和紀(jì)律性、人事檔案內(nèi)容的連續(xù)性和完整性、歸檔材料的真實(shí)性和科學(xué)性。要加大現(xiàn)代化管理進(jìn)程中軟硬件的投入力度，嚴(yán)格按照《干部檔案工作條例》規(guī)定，建立高標(biāo)準(zhǔn)的、防火防潮防盜專用檔案庫(kù)房，配置鐵質(zhì)檔案柜，要在庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)置空調(diào)、通風(fēng)、去濕、滅火等設(shè)備，庫(kù)房設(shè)施要做到“六防”，即防火、防光、防潮、防盜、防蛀、防高溫，做到“三室分開(kāi)”，即庫(kù)房、閱檔室、辦公室三室分開(kāi)。要加快檔案保護(hù)的現(xiàn)代化，為社會(huì)提供高速快捷和全方位的專業(yè)服務(wù)。

四、加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提升人事檔案管理人員素質(zhì)。人事檔案信息化建設(shè)的一個(gè)關(guān)鍵因素就是建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案信息化管理人才，優(yōu)秀的檔案管理人才是人事檔案信息化建設(shè)的重中之重。目前個(gè)別單位缺乏高素質(zhì)的人事檔案管理專業(yè)隊(duì)伍，人事檔案管理人員大多年齡偏大、專業(yè)素質(zhì)不高、信息技術(shù)能力較差，不能適應(yīng)人事檔案信息化建設(shè)發(fā)展的要求。一些單位把人事檔案管理工作片面化、簡(jiǎn)單化，不把優(yōu)秀專業(yè)人才放在檔案管理工作崗位，也不根據(jù)人事檔案的特點(diǎn)來(lái)配備合適的檔案人員，專職人員相對(duì)短缺，并且多采用兼職這種形式來(lái)應(yīng)付，嚴(yán)重影響了人事檔案管理水平的提高。為適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要，必須大力加

強(qiáng)檔案管理專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)，要認(rèn)真按照《干部檔案工作條例》的有關(guān)規(guī)定，進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案工作的隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治素質(zhì)高、事業(yè)心責(zé)任心強(qiáng)、作風(fēng)公道正派的黨員干部從事人事檔案管理工作，要根據(jù)長(zhǎng)遠(yuǎn)的需要，以發(fā)展的眼光選用合適的管理人員負(fù)責(zé)人事檔案工作。檔案工作者不僅要具有豐富的檔案管理專業(yè)知識(shí)能力，更要具有創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新能力及熟練應(yīng)用現(xiàn)代化管理設(shè)備的能力。既要熟悉人事工作、檔案管理，又要具備熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力。要加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，構(gòu)建吸納、留住優(yōu)秀人才的工作激勵(lì)機(jī)制，加大培訓(xùn)力度，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，發(fā)揮他們的工作積極性和創(chuàng)造性。確保檔案工作者的素質(zhì)與現(xiàn)代化檔案工作要求相適應(yīng)。

五、創(chuàng)新工作機(jī)制，規(guī)范人事檔案收集利用工作。人事檔案管理需要有一套完備的檔案收集歸檔和整編工作管理制度。然而一些單位沒(méi)有這樣的制度，收集歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí)的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，人事檔案管理形同虛設(shè)。同時(shí)人事檔案利用存在著一定的局限性，人事檔案內(nèi)容過(guò)于單一，人事檔案履歷表的填寫(xiě)過(guò)于簡(jiǎn)單，內(nèi)容過(guò)于程序化，缺乏全方位了解每位干部的個(gè)性化檔案材料，難以全面反映干部的真實(shí)狀況，在干部人事任免、工作調(diào)動(dòng)、職務(wù)晉升、職稱評(píng)聘等工作中的參考價(jià)值不高，影響力不強(qiáng)、執(zhí)行力不夠，人事檔案應(yīng)有的考察依據(jù)功效不能得到充分的發(fā)揮，檔案信息資源在服務(wù)社會(huì)發(fā)展的功能和作用沒(méi)有很好的顯現(xiàn)出來(lái)。另外干部人事檔案管理和利用的方式和手段存在著一定的局限性，檔案管理的信息化水平較低，人事檔案管理工作效率低下。為此，我們要進(jìn)一步完善人事檔案材料收集的長(zhǎng)效機(jī)制，把普通收集與定向收集、長(zhǎng)期性收集與突擊性收集結(jié)合起來(lái)，完善科學(xué)、合理、有效的檔案收集機(jī)制。收集材料是基礎(chǔ)，隨著干部制度改革的不斷深化，考察考核、學(xué)歷培訓(xùn)、職務(wù)聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來(lái)了新的要求。要發(fā)揮人事檔案工作者的主動(dòng)性，進(jìn)一步疏通和拓展人事檔案材料的來(lái)源渠道，將各種材料及時(shí)收集歸檔，確保檔案資料的真實(shí)性和收集過(guò)程的規(guī)范性。要充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，及時(shí)處理不符合歸檔要求的材料，利用現(xiàn)代技術(shù)手段及時(shí)督促監(jiān)管檔案材料的辦理進(jìn)程。同時(shí)創(chuàng)新檔案利用方法，充分挖掘檔案功能的發(fā)揮，提高人理檔案的利用價(jià)值，不斷豐富人理檔案內(nèi)涵，在人事檔案中增加全面的反映干部真實(shí)情況的內(nèi)容。要合理開(kāi)發(fā)利用干部人事檔案資源優(yōu)勢(shì)，建立健全檔案資源的系統(tǒng)化管理與利用的運(yùn)作機(jī)制，發(fā)揮人事檔案提供考察依據(jù)的有效作用。要?jiǎng)?chuàng)新干部人事檔案管理的方式方法，積極構(gòu)建以現(xiàn)代信息技術(shù)為依托的干部人事檔案信息平臺(tái)，提高檔案的管理與利用的效率，實(shí)現(xiàn)全面、動(dòng)態(tài)化管理，不斷提高人事檔案工作的效率和質(zhì)量。

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