對(duì)《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》的認(rèn)識(shí)和思考

常浩

【摘 要】本文重點(diǎn)介紹了建設(shè)電子檔案的概念和屬性，建設(shè)電子檔案的管理，歸檔范圍、時(shí)間、歸檔方式、以及建設(shè)電子檔案的保管。

【關(guān)鍵詞】建設(shè)電子檔案；概念和屬性；管理

引言：

2008年1月1日實(shí)施的《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》為城建檔案館的業(yè)務(wù)發(fā)展又增添了一項(xiàng)全新的、與時(shí)俱進(jìn)的業(yè)務(wù)內(nèi)容，為城建檔案館開展建設(shè)電子檔案業(yè)務(wù)提供了完整的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，使我們從事城建檔案管理工作的人員在對(duì)建設(shè)電子檔案一片茫然中找到了可以遵循的依據(jù)。《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》就是我們今后開展建設(shè)電子檔案各項(xiàng)工作的指路明燈。雖然我們館還沒有開展建設(shè)電子檔案的收集、整理、鑒定、驗(yàn)收、移交和管理工作，但隨著社會(huì)現(xiàn)代化的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷滲透，開展建設(shè)電子檔案的管理工作已經(jīng)提上了我們城建檔案管理人員的工作日程。通過對(duì)《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》的學(xué)習(xí)，我對(duì)建設(shè)電子檔案產(chǎn)生了幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)和思考。

一、建設(shè)電檔案的概念和屬性。

首先，建設(shè)電子檔案涉及建設(shè)單位眾多，范圍廣泛，產(chǎn)生的部門廣泛分布在建設(shè)系統(tǒng)各行各業(yè)。有城鄉(xiāng)規(guī)劃、城市建設(shè)、村鎮(zhèn)建設(shè)、市政公用事業(yè)、供水、排水、環(huán)衛(wèi)、勘察、抗震、人防、公共客運(yùn)等等眾多行業(yè)?？梢?，建設(shè)電子檔案就在我們身邊，它是社會(huì)進(jìn)步，計(jì)算機(jī)飛速發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化的產(chǎn)物。一句話，建設(shè)電子檔案是具有參考和利用價(jià)值并能夠作為檔案保存的建設(shè)電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理、并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件，具有真實(shí)、完整、有效性。由于建設(shè)電子檔案要求各種不同類別電子文件的存儲(chǔ)應(yīng)采用通用格式，所以又賦予了建設(shè)電子檔案的通用性。這就為電子檔案今后的利用打下了基礎(chǔ)，不會(huì)因?yàn)楦袷降牟粚?duì)而產(chǎn)生不能利用的結(jié)果。

二、建設(shè)電子檔案的管理

1、歸檔范圍：兩個(gè)“凡是”。

凡是在城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)及其管理等活動(dòng)中形成的具有重要憑證、依據(jù)和參考價(jià)值的電子文件和數(shù)據(jù)；凡是記錄與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)，記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀的具有重要憑證、依據(jù)和 價(jià)值的電子文件和相關(guān)數(shù)據(jù)。都是建設(shè)電子檔案要?dú)w檔的范疇。

2、歸檔時(shí)間和要求

由于建設(shè)電子文件具有階段性和設(shè)計(jì)修改的動(dòng)態(tài)性，決定了建設(shè)單位檔案部門要定期把鑒定合格的電子文件進(jìn)行歸檔（本單位檔案室）。對(duì)于工程竣工驗(yàn)收向城建檔案館進(jìn)行歸檔時(shí)應(yīng)遵循與紙質(zhì)檔案相同的歸檔時(shí)間，即工程竣工后三個(gè)月內(nèi)隨紙質(zhì)檔案一起向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交。

3、歸檔方式

建設(shè)電子檔案的歸檔方式包括在線式歸檔和離線式歸檔。在線式歸檔是指建設(shè)單位在開通網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的前提下，建設(shè)單位的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人向城建檔案管理部門傳輸電子文件。這種方式需要通過互聯(lián)網(wǎng)來傳輸，方便快捷，辦事效率高。離線式歸檔是指不通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將建設(shè)電子文件拷貝到介質(zhì)上移交到城建檔案管理部門。

4、建設(shè)電子檔案的保管

建設(shè)電子檔案和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比有更大的易損性，所以保管要求更加嚴(yán)格。為安全和妥善的保管建設(shè)電子檔案應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

①脫機(jī)建設(shè)電子檔案的載體按保存壽命的長短和可靠程度的強(qiáng)弱排序?yàn)椋阂淮螌懝獗P、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。我認(rèn)為作為長期保存的建設(shè)電子檔案的存貯介質(zhì)應(yīng)選擇高質(zhì)量的一次寫光盤。因?yàn)楣獗P通用性很強(qiáng)，容量大，成本低，壽命長，讀取數(shù)據(jù)速度快，是長期保存建設(shè)電子檔案的最佳介質(zhì)選擇。

②控制好溫濕度防止不適宜的溫濕度對(duì)載體的危害。環(huán)境溫度應(yīng)保持在17℃—20℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在35%—45%之間

③存放位置應(yīng)遠(yuǎn)離磁場，做到“八防”，即防火、防蟲、防鼠、防盜、防塵、防濕、防高溫、防光。避免擠壓，防止劃傷載體。

④脫機(jī)建設(shè)電子檔案載體一式三套，一套封存保管、一套異地保存、一套提供利用。

5、建設(shè)電子檔案的安全保密

建設(shè)電子文件和檔案是計(jì)算機(jī)生成和讀取的且用數(shù)字代碼記錄信息的，其歸檔和生成的檔案也同樣依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，包括計(jì)算機(jī)硬件，操作系統(tǒng)和軟件，離開了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，人既無法識(shí)讀更無法對(duì)建設(shè)電子檔案進(jìn)行傳遞和管理。這也決定了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全保密工作是非常重要的，要針對(duì)非法訪問、非法操作、病毒侵害等采取系統(tǒng)安全和保密等級(jí)相符的防范措施。比如：網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全保證、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、操作身份驗(yàn)證、系統(tǒng)防火墻等安全保證手段。

6、建設(shè)電子檔案的驗(yàn)收與移交

①建設(shè)電子檔案的驗(yàn)收與紙質(zhì)檔案的驗(yàn)收，均采用預(yù)驗(yàn)收制度，即建設(shè)單位在組織工程竣工驗(yàn)收前，提請(qǐng)城建檔案管理機(jī)構(gòu)在對(duì)紙質(zhì)檔案預(yù)驗(yàn)收時(shí)，同時(shí)提請(qǐng)對(duì)工程電子檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。唯一變化的一點(diǎn)是，建設(shè)單位已經(jīng)向城建檔案館移交了工程電子檔案的，紙質(zhì)檔案依據(jù)建設(shè)單位需要可適當(dāng)延緩移交的時(shí)間。

②與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案比較，建設(shè)電子檔案是紙質(zhì)檔案的本體，紙質(zhì)檔案來源于電子檔案。因此建設(shè)電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件應(yīng)建立關(guān)聯(lián)，在內(nèi)容、相關(guān)說明即描述上應(yīng)保持一致。作為城建檔案管理機(jī)構(gòu)不可能對(duì)擁有30多棟高層的住宅小區(qū)、上萬頁的電子文件與紙質(zhì)文件進(jìn)行比對(duì)，那樣會(huì)浪費(fèi)大量的人力和物力，拖慢了辦事效率。為保證一致性，這就要求建設(shè)電子檔案的驗(yàn)收與移交應(yīng)建立移交責(zé)任書制度，明確雙方權(quán)利與義務(wù)，雙方簽字、蓋章，保證建設(shè)電子文件內(nèi)容與紙質(zhì)文件一致性。為建設(shè)電子檔案日后的提供利用，充費(fèi)發(fā)揮檔案的憑證作用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

7、建設(shè)電子檔案的人員配備需要復(fù)合型的人才

由于建設(shè)電子檔案是基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳輸，需要通過電子設(shè)備生成，計(jì)算機(jī)設(shè)備讀取的特性，決定了從事建設(shè)電子檔案的人員既要懂得城建檔案方面的專業(yè)知識(shí)，還要掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全和防護(hù)以及各種電子設(shè)備的使用方法。這就要求我們從事建設(shè)電子檔案的人員要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，朝復(fù)合型人才方面發(fā)展。

三、建設(shè)電子檔案的提供利用和法律憑證地位及效力

建設(shè)電子檔案的保存就是為了今后的再利用，讓其服務(wù)大眾。如果沒有今后的利用，檔案就沒有價(jià)值，也沒有保存它的必要?，F(xiàn)如今社會(huì)因?yàn)榉康禺a(chǎn)建設(shè)糾紛訴諸到法院的案子比比皆是，不是因?yàn)殚_發(fā)商和施工單位為合同價(jià)款或施工規(guī)模、質(zhì)量打到法院，就是業(yè)主不滿意開發(fā)商的售房承諾（比如開發(fā)商不按規(guī)劃建設(shè)、承諾不到位）而告到法院，筆者就曾多次接觸為打房地產(chǎn)官司而查閱城建檔案的人員，事實(shí)也充分證明了建設(shè)檔案的價(jià)值。由此聯(lián)想到建設(shè)電子檔案可否當(dāng)作法律憑證呢？

依據(jù)我國訴訟法的規(guī)定憑證效力取決于該電子文件是直接證據(jù)還是間接證據(jù)，這就涉及到了建設(shè)電子文件定性的問題。通俗一點(diǎn)也就是要證明建設(shè)電子檔案是否具有原始性和真實(shí)性的問題。我國《民事訴訟法》第69條規(guī)定：人民法院對(duì)視聽資料，應(yīng)辨明真?zhèn)?，并結(jié)合本案其他證據(jù)審查確定能否作為認(rèn)定事實(shí)的根據(jù)?？梢娨暵犢Y料是不能單獨(dú)單獨(dú)作為證據(jù)的，需要有其他證據(jù)相一致，共同指向同一事實(shí)，方能作為定案的證據(jù)。如果把建設(shè)電子文件歸入視聽資料，那可以判定電子文件是一種間接證據(jù)，不能直接、單獨(dú)證明待證事實(shí)，應(yīng)和其他文件或證據(jù)結(jié)合在一起來證明事實(shí)活動(dòng)。

建設(shè)電子檔案還有一個(gè)非常明顯的特點(diǎn)就是銷毀、更改、補(bǔ)充非常容易，并且很難發(fā)現(xiàn)有更改的痕跡。紙質(zhì)書面的檔案則不然，一旦形成，就注定了其內(nèi)容和形式的統(tǒng)一不可分性，其內(nèi)容的原始性和真實(shí)性更加依附于載體——紙張，如果是紙質(zhì)原件那它的真實(shí)性很容易被論證。即便是被更改過的復(fù)印件也很容易看出破綻，僅從這點(diǎn)上來講，建設(shè)電子檔案也不易單獨(dú)作為證據(jù)，需要有其它證據(jù)的幫助，來共同實(shí)現(xiàn)建設(shè)電子檔案的證據(jù)效力。

可見，建設(shè)電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比它的法律憑證作用要弱于紙質(zhì)檔案。