淺談基層單位檔案工作信息化建設(shè)

陳艷華

摘 要：檔案記錄了企業(yè)單位發(fā)展的信息來(lái)源與存根，檔案管理工作是基層單位管理中一個(gè)重要的組成部分，檔案是否能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，與提高檔案工作者的工作水平和服務(wù)能力，直接關(guān)系到基層單位的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)的命脈。隨著社會(huì)科學(xué)水平的不斷發(fā)展，檔案管理越來(lái)越趨于信息化規(guī)范，建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理信息化已經(jīng)成為基層單位檔案管理的重要內(nèi)容。因此，基層單位應(yīng)加快檔案信息系統(tǒng)化建設(shè)，通過(guò)規(guī)范檔案管理制度，提高檔案管理者素質(zhì)，加大硬件投入等措施來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)整體功能，以此促進(jìn)基層單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展。該文首先闡述了基層單位開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)的重要性，從而分析了當(dāng)前我國(guó)基層單位檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題，并提出相應(yīng)解決措施實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：基層單位 檔案管理 信息化建設(shè)

中圖分類(lèi)號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2015）03（a）-0157-02

檔案是基層單位基本面貌和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)全過(guò)程的綜合反映，近些年來(lái)，社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越發(fā)激烈，檔案管理工作在企業(yè)管理中顯得越來(lái)越重要?；鶎訂挝槐仨氄J(rèn)清現(xiàn)代化發(fā)展的形式，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，必須跟上時(shí)代的步伐，加快檔案信息化建設(shè)，確保提升檔案管理在基層單位建設(shè)中的作用。在檔案信息化建設(shè)中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息的采集，側(cè)重檔案管理與服務(wù)，實(shí)現(xiàn)整個(gè)過(guò)程的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，利用一體化的信息接收、傳遞、利用與存儲(chǔ)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，以滿足基層單位對(duì)檔案信息的直接需求。

1 基層單位檔案工作信息化建設(shè)的重要性

檔案工作是基層單位的重要組成部分，是單位基本面貌和工程發(fā)展全過(guò)程的綜合反映，確保檔案的安全管理，提高檔案工作的質(zhì)量和效率是非常必要的。檔案管理工作中普遍存在的問(wèn)題是工作量大、操作繁瑣、易出錯(cuò)等，缺乏采用信息化、網(wǎng)絡(luò)化等現(xiàn)代科技手段。這些傳統(tǒng)的基層檔案載體都是以紙質(zhì)為主，不僅成本高，對(duì)于檔案的維護(hù)與查閱也非常的不方便。紙質(zhì)的檔案容易受潮、受到蟲(chóng)蝕及火災(zāi)等災(zāi)害的威脅，每年所投入的保管經(jīng)費(fèi)較高，而且文檔沒(méi)有備份，容易造成文檔損失。同時(shí)，紙質(zhì)文檔經(jīng)常反復(fù)的查閱會(huì)讓原件受損或遺失，從而在檔案管理工作帶來(lái)一定困難。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展與應(yīng)用，越來(lái)越多的基層單位開(kāi)始使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，檔案信息化應(yīng)運(yùn)而生。檔案管理信息化是通過(guò)將原來(lái)的以檔案保管為重點(diǎn)的模式轉(zhuǎn)為以檔案信息化形式來(lái)為社會(huì)服務(wù)。通過(guò)對(duì)檔案的信息資源進(jìn)行整理、分類(lèi)，并進(jìn)而分析與提取來(lái)提高檔案管理的質(zhì)量與效率。信息化檔案多種多樣，其以辦公軟件為載體，同時(shí)又以錄像、錄音、多媒體、網(wǎng)絡(luò)等各種形式來(lái)呈現(xiàn)，電子檔案更加容易保存于修改，便利查詢，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，與傳統(tǒng)檔案管理相比，不僅提高了檔案的利用效率，也同時(shí)降低了檔案的管理成本。檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)性與規(guī)范性也是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一，在推進(jìn)數(shù)字化、信息化檔案建設(shè)的同時(shí)必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化管理，這樣才能使檔案管理工作水平得到整體提高。

2 基層單位檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)檔案信息化建設(shè)不重視

在當(dāng)今信息社會(huì)，經(jīng)濟(jì)建設(shè)各項(xiàng)工作都離不開(kāi)信息化手段的有效推進(jìn)，信息化不僅是基層單位檔案管理工作的發(fā)展方向，更是提升檔案管理工作水平的一種有效手段。但是從目前看來(lái)，許多基層單位檔案管理部門(mén)的計(jì)算機(jī)水平比較落后，軟硬件設(shè)備都需要更新，與現(xiàn)代化發(fā)展不協(xié)調(diào)，這主要是因?yàn)閱挝粚?duì)檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足，對(duì)于基層檔案工作仍然只注重保管而忽視利用。有些檔案管理員由于長(zhǎng)期使用傳統(tǒng)的手工管理模式，對(duì)于手工管理雖然比較熟練，但是卻自以為是，認(rèn)為熟練了就不需要進(jìn)步，不愿意推進(jìn)檔案工作信息化建設(shè)。同時(shí)，由于其思想保守、文化素質(zhì)不高也難以適應(yīng)單位信息化發(fā)展的需要，更多的是安于現(xiàn)狀，對(duì)信息化知識(shí)與管理知識(shí)的認(rèn)知甚少，不思進(jìn)取的現(xiàn)象十分普遍，整體業(yè)務(wù)素質(zhì)很低，這些都在一定程度上阻礙了單位檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)。

2.2 檔案信息化專(zhuān)業(yè)人員匱乏

大多數(shù)基層單位的檔案管理人員都是半路出家，很少有機(jī)會(huì)參加專(zhuān)門(mén)的檔案管理、信息技術(shù)培訓(xùn)和在職學(xué)習(xí)，對(duì)于檔案管理工作并不熟悉，加上很多檔案管理員都是由于身體或者年齡原因從其他部門(mén)調(diào)來(lái)的，所以年齡結(jié)構(gòu)也趨于老齡化，缺乏工作熱情。而檔案信息系統(tǒng)是多種學(xué)科知識(shí)的集結(jié)，需要運(yùn)用多種知識(shí)與專(zhuān)業(yè)配合，是通過(guò)多部門(mén)的相互協(xié)作和多環(huán)節(jié)配套所構(gòu)成的系統(tǒng)工程，這就需要高素質(zhì)的檔案從業(yè)人員來(lái)進(jìn)行協(xié)調(diào)和運(yùn)作。然而，縱觀基層單位檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)都偏低，具備信息化、檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人員寥寥無(wú)幾，很多都是沒(méi)有檔案技術(shù)理論功底，科班出生的檔案管理人員幾乎沒(méi)有，檔案信息化專(zhuān)業(yè)人員匱乏，當(dāng)前在職的檔案管理人員結(jié)構(gòu)老化，思維調(diào)整較慢，從而對(duì)檔案信息化的開(kāi)發(fā)力度有深度有很大的影響。

2.3 檔案信息化建設(shè)投入不足

我國(guó)基層單位普遍的存在著檔案信息化投入不足，硬件建設(shè)滯后等問(wèn)題，從而制約了檔案管理工作的發(fā)展?；鶎訂挝粚?duì)檔案管理工作不重視，認(rèn)為檔案管理就是文檔材料的保管，并給檔案利用者提供查詢即可，認(rèn)為檔案工作非常簡(jiǎn)單。同時(shí)，許多單位認(rèn)為沒(méi)有必要單獨(dú)設(shè)立一個(gè)專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，檔案管理工作可有可無(wú)，檔案信息化建設(shè)投入不足，認(rèn)為單位經(jīng)費(fèi)沒(méi)有必要投入到檔案管理工作，只要確保單位主要工作順利進(jìn)行就行，因而沒(méi)有為開(kāi)展檔案管理工作編制預(yù)算經(jīng)費(fèi)，更別說(shuō)實(shí)行統(tǒng)一規(guī)范的單位檔案管理應(yīng)用軟件，從而造成了檔案管理部門(mén)連最為基本的保管與管理都不具備，檔案信息化工作無(wú)法開(kāi)展。

3 如何加強(qiáng)基層單位檔案信息化建設(shè)

3.1 加強(qiáng)對(duì)檔案工作信息化建設(shè)的重視度

重視檔案管理信息化建設(shè)，通過(guò)各種渠道擴(kuò)展檔案管理重要性宣傳教育，讓單位充分認(rèn)識(shí)到檔案是當(dāng)今社會(huì)及未來(lái)發(fā)展的重點(diǎn)，是單位發(fā)展的重要組成部分，尤其是單位領(lǐng)導(dǎo)，更要提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度，必須要將數(shù)字化檔案建設(shè)工作作為單位長(zhǎng)期目標(biāo)規(guī)劃的重點(diǎn)之一，并給予全面支持。同時(shí)，檔案管理者應(yīng)樹(shù)立檔案信息觀，革新觀念，自覺(jué)提高專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)與技能，充分汲取與補(bǔ)充檔案信息化建設(shè)知識(shí)，逐步改變守舊觀念，從傳統(tǒng)的檔案保管人員變?yōu)闄n案信息資源管理者與傳播者，積極發(fā)揮主觀能動(dòng)性，求實(shí)探索，適應(yīng)檔案信息化管理模式，深刻理解檔案，充分反應(yīng)檔案的價(jià)值，并擴(kuò)大檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用，不僅做檔案的收集者和管理者，更要充當(dāng)檔案信息建設(shè)的開(kāi)發(fā)者，從而將檔案轉(zhuǎn)化為單位可利用的信息。

3.2 加大檔案信息化建設(shè)的投入

基層單位檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)規(guī)范規(guī)定，結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)與單位工作實(shí)際來(lái)制定，逐步完善軟硬件投入，單位每年可以拿出一定經(jīng)費(fèi)來(lái)更新檔案信息化軟硬件，并設(shè)有一名專(zhuān)職檔案員來(lái)全權(quán)負(fù)責(zé)檔案管理工作。同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案應(yīng)用系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，可以購(gòu)買(mǎi)市場(chǎng)占有率高的檔案系統(tǒng)。為了更好的適應(yīng)實(shí)際工作的需要，檔案系統(tǒng)應(yīng)結(jié)合單位實(shí)際來(lái)調(diào)整參數(shù)，減少單位各部門(mén)獨(dú)立開(kāi)展不必要的人、物、財(cái)支出。單位也可根據(jù)需要自主研發(fā)，采用現(xiàn)代技術(shù)實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)信息與相關(guān)單位檔案數(shù)據(jù)的鏈接處理，從而可以改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)了檢索速度快、查詢便捷、可靠性高、存儲(chǔ)容量大、成本低等優(yōu)勢(shì)。

3.3 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)技術(shù)管理

3.3.1 電子檔案信息化管理

在單位發(fā)展各個(gè)階段都會(huì)形成的大量電子文件，電子文件的產(chǎn)生和應(yīng)用，使得基層單位檔案快速向數(shù)字化方面發(fā)展，為檔案信息化管理注入了新的活力。電子文件是通過(guò)復(fù)雜的編碼和解碼過(guò)程才得以利用，其不同于傳統(tǒng)的檔案文件，通過(guò)權(quán)限設(shè)置，利用者只要獲得權(quán)限，或在自己的權(quán)限范圍內(nèi)允許利用，就可以隨時(shí)調(diào)出自己所需的檔案信息，并可復(fù)制和存儲(chǔ)，可以說(shuō)，電子文件是適應(yīng)現(xiàn)代管理制度的全新的管理形式，因此，必須加強(qiáng)規(guī)范電子文件，檔案管理部門(mén)要嚴(yán)格歸檔電子文件，可以通過(guò)圖文掃描、網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)及光盤(pán)等形式將電子文件信息制定部門(mén)要求統(tǒng)一集中管理，并存儲(chǔ)于檔案部門(mén)存儲(chǔ)介質(zhì)中，檔案管理部門(mén)進(jìn)行分類(lèi)、整理與編目，形成電子檔案，提高檔案信息的實(shí)效性和檢索的便捷性。為了確保檔案的完整與安全，檔案利用者必須通過(guò)檔案部門(mén)進(jìn)行用戶確認(rèn)才能調(diào)閱檔案。

3.3.2 檔案信息化安全管理

檔案信息化建設(shè)除了要確保歸檔文件真實(shí)、完整、有效，同時(shí)還應(yīng)保證檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全。對(duì)此，必須要提高檔案信息化安全防范，加強(qiáng)系統(tǒng)管理維護(hù)，可以實(shí)行身份認(rèn)證來(lái)保護(hù)檔案安全。在使用中，給用戶分別授權(quán)，讓用戶在授權(quán)范圍內(nèi)操作。此外，為了確保檔案數(shù)據(jù)安全，檔案系統(tǒng)應(yīng)實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)機(jī)專(zhuān)用，對(duì)電子檔案的保護(hù)要注意防毒，安裝防火墻與殺毒軟件，并做好電子檔案?jìng)浞?，?duì)重要電子檔案的信息內(nèi)容進(jìn)行加密處理，以提高電子檔案的可靠性，推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，從而為在單位各部門(mén)之間實(shí)現(xiàn)資源共享奠定數(shù)字信息基礎(chǔ)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜合上述，檔案信息化建設(shè)在一定程度上體現(xiàn)了基層單位的管理水平，基層單位應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，找準(zhǔn)信息化切入點(diǎn)，以檔案保管和利用為重心向信息采集、管理與服務(wù)轉(zhuǎn)變，才能確保檔案為單位整體所利用。同時(shí)，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，要解決對(duì)檔案建設(shè)投入不足、專(zhuān)業(yè)人員缺乏等問(wèn)題，科學(xué)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，通過(guò)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息化建設(shè)來(lái)服務(wù)單位。加強(qiáng)檔案信息化安全防范意識(shí)，提高數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性及電子文件的可靠性，以達(dá)到提高基層單位檔案管理工作的質(zhì)量和效率的目的，最終促進(jìn)單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

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