如何改善民營(yíng)企業(yè)的檔案管理工作

楊婷

關(guān)鍵詞：檔案管理；民營(yíng)企業(yè)；改善

隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，民營(yíng)企業(yè)的檔案管理顯得尤為重要起來(lái)。但當(dāng)代多數(shù)民營(yíng)企業(yè)由于檔案管理工作起步較晚，檔案基礎(chǔ)工作薄弱，看著如此龐大的遺留檔案和不斷增加的新進(jìn)檔案，往往不知從何下手。筆者所在企業(yè)正是存在這樣的情況，下面筆者以自己的親身經(jīng)歷，與大家共同探討、總結(jié)如何改善民營(yíng)企業(yè)的檔案管理工作。首先要盡快做好新進(jìn)檔案的建檔工作，不讓新進(jìn)檔案又變?yōu)檫z留檔案，再逐步、有計(jì)劃的清理、規(guī)范遺留檔案，最終建立起規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行科學(xué)管理。

2012年12月17日國(guó)家檔案局令第10號(hào)文正式發(fā)布，這對(duì)民營(yíng)企業(yè)的檔案管理工作具有指導(dǎo)性意義，便于企業(yè)正確界定文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，促進(jìn)企業(yè)檔案規(guī)范管理。10號(hào)令是一個(gè)指導(dǎo)方向，是一個(gè)大框，我們還需要豐富內(nèi)容，細(xì)化相關(guān)條款滿(mǎn)足實(shí)踐需要。對(duì)于不知道哪些文件應(yīng)該歸檔的企業(yè)，結(jié)合自身實(shí)際情況編制本企業(yè)的《歸檔范圍和保管期限表》是非常重要的一步，它讓檔案的收集、銷(xiāo)毀工作有章可循。

那么具體到工作中我們又應(yīng)該怎么去建立起本企業(yè)的《歸檔范圍和保管期限表》呢？一般企業(yè)檔案有以下幾大類(lèi)：管理類(lèi)、科技類(lèi)、會(huì)計(jì)檔案類(lèi)、職工檔案類(lèi)、特殊載體類(lèi)、電子文件類(lèi)等，但每一類(lèi)檔案具體都有些什么文件呢，每個(gè)企業(yè)都不盡相同，這就需要我們實(shí)際到企業(yè)的各個(gè)部門(mén)去調(diào)研、考察一段時(shí)間，觀察、收集每個(gè)部門(mén)在日常工作中都會(huì)產(chǎn)生哪些文件，由檔案部門(mén)結(jié)合10號(hào)令，根據(jù)文件的重要程度，與企業(yè)職能部門(mén)共同核實(shí)、細(xì)化需要?dú)w檔的文件及文件對(duì)應(yīng)保管期限。形成本企業(yè)《歸檔范圍和保管期限表》的初稿，為什么說(shuō)是初稿呢，因?yàn)槠髽I(yè)產(chǎn)生的文件材料會(huì)伴隨企業(yè)的發(fā)展而有所變化，這時(shí)就需要結(jié)合實(shí)際及時(shí)地對(duì)《歸檔范圍和保管期限表》做出相應(yīng)的修改、補(bǔ)充和完善，通過(guò)這樣反復(fù)操作最終才能形成一份符合本企業(yè)實(shí)際情況的《歸檔范圍和保管期限表》。有了《歸檔范圍和保管期限表》，在接收、收集檔案時(shí)就能保證檔案的齊全，在整理檔案時(shí)，減少主觀意識(shí)，準(zhǔn)確對(duì)照保管期限表對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)。

從編制好的《歸檔范圍和保管期限表》上我們可以很清楚的看出本企業(yè)目前檔案的產(chǎn)生情況，幫助我們充分了解掌握企業(yè)檔案的基本情況，為下一步制訂企業(yè)《檔案管理制度》提供了依據(jù)和可操作性。在制訂《檔案管理制度》時(shí)企業(yè)可參照國(guó)家、地方檔案管理相關(guān)政策和規(guī)定，加強(qiáng)與地方檔案局的溝通聯(lián)系，還可邀請(qǐng)地方檔案局業(yè)務(wù)科老師到企業(yè)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)和交流，避免瞎子摸象，再結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況，制訂出適合本企業(yè)的《檔案管理制度》，對(duì)企業(yè)的檔案實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。

量身訂做的《歸檔范圍和保管期限表》和《檔案管理制度》對(duì)企業(yè)新進(jìn)檔案的規(guī)范化管理提供了保障，同時(shí)對(duì)遺留檔案也提供了分類(lèi)清理的依據(jù)。下面筆者對(duì)遺留檔案的清理總結(jié)一些經(jīng)驗(yàn)供讀者參考。首先我們要對(duì)遺留檔案做到心中有數(shù)，有多少量，有哪些門(mén)類(lèi)的檔案，制訂一個(gè)整理計(jì)劃，再按照計(jì)劃分階段地整理各類(lèi)遺留檔案。由于大多數(shù)民營(yíng)企業(yè)對(duì)檔案的規(guī)范化管理較晚，在龐大的“遺留檔案”中常會(huì)存有一些魚(yú)目混珠不屬于檔案文件摻雜其中，這在民營(yíng)企業(yè)來(lái)說(shuō)是普遍存在的現(xiàn)象，我們需要做的第一步就是將“遺留檔案”分門(mén)別類(lèi)的同時(shí)鑒定出不屬于檔案的那部分文件，這需要成立由企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)職能部門(mén)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和檔案人員共同參與的檔案鑒定小組來(lái)對(duì)“遺留檔案”進(jìn)行鑒定剔除和分類(lèi)，在整個(gè)遺留檔案的清理過(guò)程當(dāng)中這是最花時(shí)間和工夫的一步，也是最重要的一步，它關(guān)系遺留檔案最終規(guī)范化管理質(zhì)量，也為下一步對(duì)各類(lèi)檔案的清理掃清了障礙、提供了保證。我們可以從以下兩個(gè)原則來(lái)加以判別：一是看文件的歸屬，這份文件是否與本企業(yè)有關(guān)，企業(yè)所存檔案應(yīng)以“我”為主，若是外單位發(fā)的普發(fā)性文件，我們不用存檔。二這份文件與本企業(yè)有關(guān)就需要結(jié)合多方面考慮判斷該份文件是否需要?dú)w檔，首先我們可以根據(jù)編制的《歸檔范圍和保管期限表》來(lái)加以判斷，但新編制的《歸檔范圍和保管期限表》未必適合企業(yè)早期發(fā)展產(chǎn)生的檔案，這時(shí)我們需要依據(jù)企業(yè)文件材料的定義同時(shí)結(jié)合企業(yè)發(fā)展歷程對(duì)文件加以辨識(shí)。若有檔案范圍、類(lèi)別增加，《歸檔范圍和保管期限表》和《檔案管理制度》需做相應(yīng)變化。

對(duì)遺留檔案做了檔案分類(lèi)處理后，就可以按照《檔案管理制度》對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行分類(lèi)、排序、編目、裝盒、編號(hào)的工作了。其中編目、裝盒、編號(hào)的工作都是有章可循的既定程序，這里就不做詳解了。分類(lèi)和排序是比較靈活的，需要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行選取。以基建檔案為例，企業(yè)基建檔案的屬類(lèi)劃分，可以依據(jù)基建檔案成套性的特點(diǎn)，結(jié)合企業(yè)建設(shè)規(guī)模和項(xiàng)目多少等實(shí)際情況來(lái)對(duì)本企業(yè)基建檔案進(jìn)行分類(lèi)。一般非建設(shè)性企業(yè)基建活動(dòng)較少，項(xiàng)目不多，通常選取工程項(xiàng)目分類(lèi)法對(duì)基建檔案進(jìn)行分類(lèi)，小型項(xiàng)目按項(xiàng)目組卷，大中型項(xiàng)目可按子項(xiàng)、階段、專(zhuān)業(yè)進(jìn)行組卷?；n案的形成是具有規(guī)律可循的，基建項(xiàng)目一般要經(jīng)過(guò)四個(gè)階段，立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工和竣工驗(yàn)收，因此結(jié)合時(shí)間先后順序即可輕松分出階段，再按問(wèn)題進(jìn)行排序組卷。

企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料，它是企業(yè)發(fā)展的見(jiàn)證，是企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)，也為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理提供了依據(jù)，大部分民營(yíng)企業(yè)已經(jīng)開(kāi)始意識(shí)到檔案對(duì)一個(gè)企業(yè)的重要性，正逐步對(duì)企業(yè)檔案資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)，建立規(guī)范、科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，讓企業(yè)檔案充分發(fā)揮其經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，改善民營(yíng)企業(yè)的檔案管理工作勢(shì)在必行。

參考文獻(xiàn)

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