試論信息時(shí)代電視臺(tái)電子檔案的歸檔與利用

摘 要：計(jì)算機(jī)的信息技術(shù)給廣播電視臺(tái)的檔案管理帶來(lái)了良好的機(jī)遇，同時(shí)也使其面臨了一定的挑戰(zhàn)，廣播電視臺(tái)需要積極的完善電子化檔案的設(shè)施設(shè)備，加強(qiáng)對(duì)檔案人才的管理，更加完善電子化檔案的管理制度，從而加快檔案數(shù)字化、電子化、信息化的進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：廣播電視臺(tái)；信息化；檔案業(yè)務(wù)；電子化；數(shù)字化；信息化

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)日新月異的發(fā)展及互聯(lián)網(wǎng)的不斷普及，廣播電視臺(tái)的檔案管理工作也逐漸進(jìn)入信息化的發(fā)展階段，近些年來(lái)取得了跨越式的發(fā)展。相應(yīng)地，傳統(tǒng)的檔案管理模式在保管、成本、效率、便捷等方面已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)信息化的發(fā)展要求。因此，在信息時(shí)代的大背景下，探索檔案的電子化管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 信息時(shí)代電視臺(tái)電子檔案管理的現(xiàn)狀

總所周知，電子檔案在管理和使用時(shí)具有很大的優(yōu)越性，但是在真正操作上卻給我們帶來(lái)了一些的麻煩。一方面，一些檔案管理工作人員無(wú)法擺脫對(duì)傳統(tǒng)檔案管理觀念的束縛，在檔案管理工作中存在一定的誤區(qū)，而另外一方面對(duì)檔案管理制度上以及管理培訓(xùn)上的創(chuàng)新具有一定的困難。

1.長(zhǎng)期以往，對(duì)紙質(zhì)檔案的長(zhǎng)期使用中，很多人都始終對(duì)紙質(zhì)文件非常重視，并沒(méi)有積極的意識(shí)到運(yùn)用電子檔案的方便與快捷，檔案管理工作人員已經(jīng)非常熟悉紙質(zhì)文件的歸檔工作，如果讓他們做有關(guān)電子文件的工作他們會(huì)存在一定的畏難情緒。電子檔案的管理主要依賴(lài)于計(jì)算機(jī)，一些檔案管理工作者不熟悉計(jì)算機(jī)，對(duì)于他們來(lái)說(shuō)電子文件歸檔工作是非常大的挑戰(zhàn)；

2.檔案工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的發(fā)展已經(jīng)形成了相對(duì)完善的管理制度與工作流程，電子文件歸檔的實(shí)行會(huì)使原有的運(yùn)作模式發(fā)生轉(zhuǎn)變，要經(jīng)過(guò)很長(zhǎng)一段時(shí)間才能得到協(xié)調(diào)，在對(duì)電子檔案的管理過(guò)程中，都是需要通過(guò)檔案的管理人員在日常對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行復(fù)印、掃描、歸檔等日常炒作進(jìn)行不斷的系統(tǒng)維護(hù)以及更新。但是，由于檔案管理工作人員經(jīng)常會(huì)因?yàn)橐恍┕ぷ魃系氖д`以及漏洞導(dǎo)致電子檔案信息被盜或是丟失。

3.紙質(zhì)檔案與電子檔案相比更加安全。一些資料可能因負(fù)責(zé)的人缺乏相關(guān)知識(shí)在網(wǎng)上傳輸時(shí)，極易泄密，無(wú)法證明電子檔案文件是否來(lái)源于某個(gè)人或者某個(gè)機(jī)構(gòu)，收發(fā)件人的身份一時(shí)無(wú)法確認(rèn)，互相猜疑；黑客如果對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行篡改，電子檔案就會(huì)失去其真實(shí)性、可靠性，其憑證效力不能發(fā)揮，而無(wú)法被利用。另外計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒的惡意入侵。網(wǎng)絡(luò)病毒種類(lèi)繁多，任何病毒都可通過(guò)多種途徑感染計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)，以網(wǎng)絡(luò)感染為最多，輕者文件不能正常閱讀，重者檔案系統(tǒng)不能正常工作。

通過(guò)上面的介紹我們了解到，電子檔案實(shí)行起來(lái)存在的困難很多，但是從大局著眼，檔案管理電子化是一種潮流與趨勢(shì)，尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷完善以及光盤(pán)穩(wěn)定性的不斷發(fā)展，電子文件管理實(shí)行的條件將會(huì)越來(lái)越成熟。

2 電視臺(tái)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

目前信息技術(shù)已經(jīng)得到了快速的發(fā)展，這對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生了至關(guān)重要的影響，為電視臺(tái)檔案管理工作的發(fā)展創(chuàng)造了良好的機(jī)遇。但是電視臺(tái)檔案管理中始終存在一系列的問(wèn)題。

1.過(guò)于重視節(jié)目的制作與拍攝，嚴(yán)重忽視了一些檔案資料的保存工作。很多編輯和記者接到工作任務(wù)之后只重視怎樣盡快將節(jié)目拍攝、制作、播出等任務(wù)完成，嚴(yán)重忽視了對(duì)一些文字和圖像的保存。

2.很多作業(yè)人員注重對(duì)相關(guān)資料的珍藏，但是卻忽視了對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保存。很多記者和編輯因?yàn)楦鞣N各樣的原因?qū)σ恍┯袃r(jià)值的文字與圖像只注重個(gè)人保存，不能按照規(guī)定進(jìn)行上交，嚴(yán)重忽視了保存的問(wèn)題。

3.重視對(duì)硬件設(shè)施的保存，忽視了對(duì)軟件的管理，很多電視臺(tái)已經(jīng)基本配備了檔案硬件設(shè)施，但是在資料內(nèi)容的收藏方面是嚴(yán)重欠缺的，在分類(lèi)整理、保存查詢(xún)等方面存在嚴(yán)重的缺陷。

4.忽視了對(duì)一些資料的開(kāi)發(fā)和利用，

電視臺(tái)與社會(huì)單位之間的資料很多都是無(wú)償使用的，但是在這些資料之中有很多存在較大的開(kāi)發(fā)價(jià)值，電視臺(tái)可以根據(jù)一些資料進(jìn)行主題定位，通過(guò)精心的剪輯完全可以作為新節(jié)目播出。

3 電視臺(tái)電子檔案管理的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)和體會(huì)

電子檔案的管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理有所不同，不論在形式或載體上都存在很大的差別。電子檔案是將接收到的文件按要求進(jìn)行分類(lèi)、編制文號(hào)后轉(zhuǎn)到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)或記有歸檔的標(biāo)識(shí)。然后由檔案部門(mén)統(tǒng)一管理歸檔。

（一）確定范圍

確定歸檔范圍是歸檔的首要任務(wù)，也是保證電子檔案管理的關(guān)鍵。凡是依據(jù)國(guó)家規(guī)定、能夠反映實(shí)際情況、具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。將屬于同一種類(lèi)、同一格式，具有歷史聯(lián)系的文件相對(duì)集中到一起，便于操作者查詢(xún)讀取文件，也便于計(jì)算機(jī)尋找文件。

（二）電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件歸檔保存

一是紙張的穩(wěn)定性高，字跡的顏色、染料也相對(duì)穩(wěn)定，所以，紙質(zhì)檔案中的數(shù)據(jù)比電子檔案更加真實(shí)；二是紙質(zhì)文件在提供利用時(shí)，不需要依靠任何設(shè)備，便可實(shí)現(xiàn)調(diào)卷、查閱功能；三是紙質(zhì)文件在完成分類(lèi)、整理、裝 訂等程序后，便可直接歸檔，相對(duì)簡(jiǎn)單、便捷，沒(méi)有電子檔案關(guān)于設(shè)備、格式等方面的要求。由于上述原因，因此可以將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件歸檔保存，這樣就形成了雙套歸檔的局面，各自發(fā)揮其優(yōu)點(diǎn)、互避缺點(diǎn)。

（三）制定規(guī)范

及時(shí)收集、積累電子文件，確保不丟失，保證其完整性、準(zhǔn)確性、原始性。對(duì)于草稿文件，考慮到以后紙質(zhì)文件逐步數(shù)字化，建議對(duì)其進(jìn)行積累、鑒定、歸檔；對(duì)于起輔助作用或正式使用的電子文件，應(yīng)及時(shí)收集、整理、歸檔；對(duì)于電子文件生成的軟硬件環(huán)境和原數(shù)據(jù)，也應(yīng)加強(qiáng)管理，一并進(jìn)行歸檔管理；對(duì)于歸檔電子文件格式盡可能的通用、標(biāo)準(zhǔn)；這樣可以大大提高檔案的真實(shí)性和可靠性。

（四）選擇載體

紙質(zhì)文件檔案管理的載體比較穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，如利用磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等，在脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式上極其容易造成數(shù)據(jù)丟失。因此，利用網(wǎng)絡(luò)移交較為安全。一是借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開(kāi)通電子文件歸檔專(zhuān)遞網(wǎng)線(xiàn)?，F(xiàn)在大多數(shù)單位都已建立了計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)，可以借助本單位的網(wǎng)絡(luò)與檔案部門(mén)之間開(kāi)通電子文件歸檔專(zhuān)線(xiàn)，將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)此線(xiàn)傳輸?shù)綑n案管理部門(mén)。二是選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，由單位指定一個(gè)管理部門(mén)負(fù)責(zé)本單位的數(shù)據(jù)傳輸、資料鑒定、內(nèi)容審核、編目整理后，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門(mén)進(jìn)行保存。以保證電子文件形成部門(mén)對(duì)其數(shù)據(jù)的原始性、準(zhǔn)備性、真實(shí)性負(fù)責(zé)。通過(guò)計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)收集與管理電子文件，是實(shí)施前端控制的有效手段。任何電子文件一經(jīng)產(chǎn)生，電子文件管理系統(tǒng)就自動(dòng)進(jìn)行跟蹤管理，檔案部門(mén)可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)其進(jìn)行檔案管理和控制，對(duì)電子文件的生成、遷移、歸檔、利用等各個(gè)階段設(shè)置完善的功能管理，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施邏輯管理。

4 總結(jié)

總之，要積極探索電子檔案獨(dú)特的歸檔利用服務(wù)功能，拓展服務(wù)領(lǐng)域，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，延伸服務(wù)范圍，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，最大限度地開(kāi)發(fā)檔案信息資源。使電子檔案歸檔利用效果得到充分發(fā)揮，推動(dòng)電子檔案建設(shè)快速發(fā)展。努力實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享。為電子檔案建設(shè)云服務(wù)開(kāi)創(chuàng)新局面。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

鄧嵐（1982-）女，湖南衡陽(yáng)，湖南廣播電視臺(tái)辦公室，初級(jí)職稱(chēng)。