淺談電子檔案管理問題和策略

周忠東

摘 要：檔案工作是經(jīng)營和管理的基礎(chǔ)工作的重要組成部分。檔案工作以統(tǒng)一管理為原則，堅(jiān)持資源整合和開發(fā)的一種行為。 檔案管理工作對我國現(xiàn)代管理制度的健康發(fā)展起著重要的作用。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入，檔案管理也發(fā)生了一些轉(zhuǎn)變。本文立足于我國現(xiàn)代管理的現(xiàn)狀，研究在不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢下，如何做好檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：檔案管理；電子檔案管理

檔案由檔案信息和記錄檔案信息的載體組成。有時(shí)也稱之為檔案實(shí)體。對國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)團(tuán)體以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、文化、宗教等活動(dòng)具有歷史性的保存價(jià)值，我國從殷商時(shí)代就有對檔案的記載，甲骨檔案是我國迄今為止有實(shí)物留存的最古老檔案。此外，還有石刻檔案、簡牘檔案、金文檔案、縑帛檔案、紙張檔案等。隨著科技發(fā)展的日新月異，計(jì)算機(jī)時(shí)代不斷發(fā)展。檔案的數(shù)字化管理趨勢越來越明顯。

1 電子檔案的優(yōu)勢

檔案有多種記錄形式，主要包括文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄，而電子檔案的載體則是用磁帶和光盤，即電子檔案文件可以存儲(chǔ)在磁盤、光盤等介質(zhì)中。與傳統(tǒng)檔案管理工作模式相比，電子文件的管理在檔案管理工作中的優(yōu)勢非常明顯。

1. 電子檔案是存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中的，電子檔案海量信息，使得未來的數(shù)字檔案存儲(chǔ)可能存儲(chǔ)在本地，本國也可以儲(chǔ)存在外地。我們現(xiàn)有的檔案都是固定在某一載體上的，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案一旦損壞，就不能恢復(fù)。電子檔案，為了防止意外會(huì)備份兩份以上，，也可能會(huì)異地備份數(shù)據(jù)。

2. 過去傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的全是手工操作，數(shù)字檔案則不然。電子檔案從資料的采集、整理到加工直至歸檔都是通過網(wǎng)絡(luò)收集并收集到的載體信息進(jìn)行數(shù)字化處理。利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)將文本、圖片、音頻、視頻融于一體，就其內(nèi)容和展示手段而言，電子檔案文件的形式也更多樣化，除文字、圖片以外還有錄音、影像、三維動(dòng)畫等多媒體文件。有了這種新形式的電子檔案的加入，會(huì)將我們的檔案記錄的更加完整，其次電子文件檔案的的壽命比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案要長得多。

3. 效率高，速度快。電子檔案能快速查閱相關(guān)檔案資料，大大提高了工作效率。檔案管理需要耗費(fèi)大量的人力物力，是一個(gè)浩大的工程。而數(shù)字檔案采用新的手段和方式，新的技術(shù)手段減輕了勞動(dòng)強(qiáng)度，大大縮短了檔案整理的周期。另外，電子化的檔案，使得修正更新資料都十分方便，數(shù)字化的編輯可以收集到大量的資料，避免了過去由于編撰時(shí)間太長遺漏過多的現(xiàn)象。電子檔案是智能化的，在檢索技術(shù)上，檢索系統(tǒng)能夠自動(dòng)分析檢 索條件，提供同義詞、主題詞或相似詞的擴(kuò)展檢索，實(shí)現(xiàn)多語言混合檢索為用戶提供最為滿意的信息。

4. 電子檔案的文稿是將提供者與用戶緊密地聯(lián)系在一起，用戶之間都可以十分便利地溝通，具有很強(qiáng)的交互性。

2 電子檔案管理過程中存在的問題

電子檔案的出現(xiàn)一方面使人們在保管、開發(fā)與利用手段上更加方便，另一方面我國出現(xiàn)電子檔案的時(shí)間不長導(dǎo)致電子檔案在管理方面存在諸多不安全因素，導(dǎo)致電子檔案的不真實(shí)、不完整，影響著其效力的發(fā)揮。

2.1 電子檔案的保存和安全

在電子檔案進(jìn)行管理過程中，都是由檔案管理人員操作完成的， 并且要實(shí)時(shí)地對系統(tǒng)維護(hù)、更新，參與人員較多，因此經(jīng)常會(huì)有一些管理上的漏洞，導(dǎo)致電子檔案信息泄密或者丟失。電子檔案打破了原有的方式，一些資料可能因負(fù)責(zé)的人缺乏相關(guān)知，在網(wǎng)上傳輸時(shí)，收發(fā)件人的身份一時(shí)無法確認(rèn)，極易泄密，其次，電子檔案的管理是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行的操作，如果計(jì)算機(jī)感染病毒或者黑客入侵，如果對檔案內(nèi)容進(jìn)行篡改，電子檔案就會(huì)失去其可靠性和真實(shí)性。

2.2 檔案管理人員因素

有的管理人員安全意識不強(qiáng)，或者對軟件不進(jìn)行保密，甚至將自己的賬號隨意轉(zhuǎn)借與別人共享文檔內(nèi)容，允許他人隨意拷貝文檔。由于受到利益驅(qū)使，個(gè)別人員出現(xiàn)一些違法行為，有的檔案管理人員有意泄露文檔內(nèi)容。檔案管理人員不嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理法規(guī)制度的相關(guān)規(guī)定，違規(guī)操作出現(xiàn)錄入數(shù)據(jù)隨時(shí)消失。

3 檔案是國家的寶貴財(cái)富，各門類檔案本身具有重要的性質(zhì)，為了在檔案管理中更好的服務(wù)單位，建議采取以下措施：

3.1 加強(qiáng)對檔案管理工作重要性的認(rèn)識

加強(qiáng)的檔案管理工作人員自身對檔案管理工作重視，養(yǎng)成良好的職業(yè)道德，對工作充滿熱情，培養(yǎng)高度的工作責(zé)任感和辦事細(xì)心的工作態(tài)度。吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，指導(dǎo)我國的檔案管理工作，達(dá)到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感感和使命感，進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。

3.2 完善檔案管理和保管工作

在原有的檔案保管條例基礎(chǔ)上，逐步完善健全電子檔案的使用和保管制度。我們可以借鑒外國對檔案管理的做法，檔案管理是按照檔案工作要求制定“文件保管期限表”，即檔案管理的要求從文件生成文件檔案，并且編制了通用軟件包，實(shí)現(xiàn)了電子文件與紙質(zhì)文件的統(tǒng)一管理。 保管過程中，應(yīng)及時(shí)登記設(shè)備環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)以確保電子文件歸檔的質(zhì)量，對已歸檔的電子文件的管理，應(yīng)有嚴(yán)格的制度和有效的技術(shù)措施確保其信息的原始性、真實(shí)性和完整性。定期檢查周邊網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，妥善保管備份資糧。將需長期保管的電子文件檔案與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件一同歸檔；在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上集中，應(yīng)當(dāng)從電子文件形成起，就進(jìn)行妥善的管理；確保電子文件的完整性和有效性，具有保密要求的電子文件，要有必要的安全保密措施，對涉密電子文件嚴(yán)禁在網(wǎng)絡(luò)上開放。

3.3 完善相關(guān)的法律法規(guī)和規(guī)章制度

由于電子文件涉及的技術(shù)環(huán)境較復(fù)雜，采用標(biāo)準(zhǔn)化的方法進(jìn)行管理會(huì)更細(xì)致。周全，易于操作。例如，別國都有自己的檔案登記簿標(biāo)準(zhǔn)”等，都是在ICA的檔案著錄規(guī)則基礎(chǔ)上針對電子文件管理的要求制定的規(guī)范。

我國也應(yīng)該制度相關(guān)的電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求。對電子文件的光盤存儲(chǔ)和保管進(jìn)行規(guī)范?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

4 結(jié)語

科學(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個(gè)單位的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。在我國經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，要不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實(shí)地反映企業(yè)整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營成果。因此，做好檔案管理工作對于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)中競爭力具有重要意義。

參考文獻(xiàn)

[1]屈一平.中國規(guī)劃電子文件管理[J].瞭望，2011（29）