淺談高校檔案信息化管理現(xiàn)狀及對(duì)策研究

摘 要：檔案信息化建設(shè)是檔案工作適應(yīng)信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)，是提升檔案工作為社會(huì)服務(wù)能力的不可缺少的手段。本文分析了現(xiàn)代高校檔案信息化管理現(xiàn)狀，提出了相應(yīng)的探究思路與工作對(duì)策。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；對(duì)策；信息資源

檔案信息化是指在檔案管理活動(dòng)中，以數(shù)字化建設(shè)為核心，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)、管理和提供利用的過程。20世紀(jì)以來，隨著電子計(jì)算機(jī)的問世和電子信息技術(shù)不斷革新和進(jìn)步，社會(huì)發(fā)展以電子信息化作為其時(shí)代標(biāo)志，信息化的發(fā)展也漸漸融入到高校檔案中，以加快各高校的工作效率。與此同時(shí)也引起了高校檔案工作的高度變革。高校檔案信息化管理是時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，其發(fā)展和產(chǎn)生是必然的。

1 高校檔案信息化管理的必然性

1.1 適應(yīng)高校檔案劇增的需要

隨著高校規(guī)模的擴(kuò)張以及高校管理體制改革，檔案數(shù)量急劇增加，檔案載體類型也由過去單一的紙質(zhì)檔案發(fā)展為圖片、音像、磁盤、光盤、移動(dòng)硬盤等多種載體檔案，載體信息容量加大，不穩(wěn)定因素增加。傳統(tǒng)的管理紙質(zhì)檔案的方法已經(jīng)很難適應(yīng)巨量檔案的保管和及時(shí)提供利用。檔案數(shù)字化錄入并通過信息化平臺(tái)提供服務(wù)，是適應(yīng)高校檔案存量劇增的需要，是優(yōu)化高校檔案管理的必然趨勢(shì)。

1.2 提高檔案管理和使用效率的需要

當(dāng)今時(shí)代，人們的時(shí)間意識(shí)越來越強(qiáng)，許多重大決策的做出需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門工作查考要求快速及時(shí)；社會(huì)廣大公眾要求檔案部門提供及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的信息，這就迫使檔案部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時(shí)、方便地提供給各方面的需求者。

1.3 保護(hù)檔案原件的需要

檔案信息化管理是利用信息化的手段將檔案原件掃描到計(jì)算機(jī)，然后以電子文件的方式分類、管理和保存和提供利用，避免了檔案原件的損壞，大大降低了檔案原件丟失的的風(fēng)險(xiǎn)。

1.4 高校檔案建設(shè)自身發(fā)展的需要

信息時(shí)代的到來，知識(shí)和信息越來越成為比資產(chǎn)更重要的資源，以現(xiàn)代通信技術(shù)和電子計(jì)算機(jī)技術(shù)引起的信息革命不斷沖擊，推動(dòng)著信息業(yè)的變革和發(fā)展。檔案信息化建設(shè)要求檔案管理模式從實(shí)體管理轉(zhuǎn)向數(shù)字化信息服務(wù)的模式。其根本目的是服務(wù)于檔案管理現(xiàn)代化。由此可見，檔案信息化建設(shè)是適應(yīng)檔案工作自身發(fā)展需要的重要措施。

2 高校檔案信息化管理存在的問題

2.1 信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施薄弱

檔案的信息化建設(shè)，應(yīng)以完備的硬件設(shè)備與相應(yīng)的軟件為基礎(chǔ)，這也是信息管理工作的基礎(chǔ)性要求。但是就目前來說，我國(guó)高校的數(shù)字化設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)普遍較為落后，雖然各高校均配置了計(jì)算機(jī)、掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)備，但大規(guī)模的數(shù)據(jù)庫(kù)與網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)都十分匱乏，檔案網(wǎng)站管理運(yùn)行和維護(hù)與應(yīng)用軟件的升級(jí)工作較為落后，多數(shù)檔案管理工作都僅僅涉及日常的簡(jiǎn)單管理方面。這一系列的問題，都與信息化時(shí)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的要求背道而馳。

2.2 高校檔案管理部門的保密意識(shí)較差

在進(jìn)行檔案日常處理的過程中，常常會(huì)遇到不同的保密問題處理不當(dāng)?shù)那闆r。究其原因來看，主要是工作人員的保密意識(shí)不足和保密措施不到位，導(dǎo)致信息嚴(yán)重丟失。高校保存的檔案多是學(xué)生、教職工的關(guān)鍵信息，安全問題不可忽視。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，部分資料從紙質(zhì)檔案經(jīng)電子信息化處理后轉(zhuǎn)移到互聯(lián)網(wǎng)，在提升檔案效率的同時(shí)也增加了檔案丟失的危險(xiǎn)性。由于一些工作人員對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠，工作中常會(huì)出現(xiàn)泄密，這都在不同程度影響檔案的管理工作效率，增加了工作的難度。

2.3 高校檔案人員的能力有所欠缺

在檔案館現(xiàn)代化建設(shè)中，人是最重要的因素，檔案信息化的管理和利用、網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)和管理都離不開人，各種技術(shù)以及軟件和硬件都必須通過檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對(duì)檔案人員提出了更高的要求：不僅要掌握檔案知識(shí)，精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，而且必須掌握自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)。目前高校檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)仍普遍較低，館內(nèi)嚴(yán)重缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，以適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和高校檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

2.4 標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范體系需健全

高校的檔案信息化建設(shè)，需要有一套規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，它是指導(dǎo)檔案信息化建設(shè)的保障。由于我國(guó)各地區(qū)的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的不平衡以及各種歷史原因，造成各地區(qū)信息化建設(shè)發(fā)展水平不同。另外，全國(guó)各高校所在地的行政主管機(jī)關(guān)不同，統(tǒng)一性的建設(shè)規(guī)劃較為缺乏，高校在實(shí)際建設(shè)工作中存在著較大的隨意性與分散性。標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一直接影響了信息資源的共享，也不利于高校檔案工作的經(jīng)驗(yàn)借鑒與相互交流。

3 高校檔案信息化管理的對(duì)策

3.1 高校要加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的投入

檔案是一種具有特殊價(jià)值的信息資源，高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到其重要性。作為信息資源的重要組成部分，檔案信息資源對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展具有重要的、不可替代的作用。學(xué)校應(yīng)予以高度重視，加大人力、財(cái)力、物力的投入，要盡力滿足檔案信息化建設(shè)所需經(jīng)費(fèi)，給予檔案信息化建設(shè)提供充足的資金保障，為檔案部門提供良好的工作條件，支持檔案部門的建設(shè)和發(fā)展。

3.2 培養(yǎng)創(chuàng)新型專業(yè)化人才，加強(qiáng)高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育

作為檔案管理工作的主體，檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接影響到檔案管理工作的實(shí)際效果。為了適應(yīng)信息技術(shù)的快速發(fā)展，高校檔案管理信息化建設(shè)需要一批事業(yè)心強(qiáng)、具備豐富專業(yè)知識(shí)、精通業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才。這種人才可通過在職學(xué)習(xí)、脫產(chǎn)培訓(xùn)和外出進(jìn)修等各種方式培養(yǎng)。同時(shí)，要充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，使他們的知識(shí)、結(jié)構(gòu)及業(yè)務(wù)水平適應(yīng)高校檔案管理信息化建設(shè)和發(fā)展的需要。

3.3 提高檔案人員的保密意識(shí)、完善檔案硬件設(shè)施、采取有效防護(hù)措施

保證檔案信息的安全性、真實(shí)性、完整性是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。但隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)上的一些安全隱患也可能使檔案信息化成為最不安全的檔案保管方式，所以必須要加強(qiáng)高校檔案信息的安全保障。第一，非公開的檔案信息一律不得上網(wǎng)。第二，要保護(hù)上網(wǎng)的信息安全，從進(jìn)口、傳輸、使用三個(gè)方面采取安全保密措施，增強(qiáng)安全意識(shí)，防止失密、泄密事件的發(fā)生。第二，對(duì)已有的防護(hù)措施，如防火墻技術(shù)、殺毒軟件系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全檢測(cè)、電子身份認(rèn)證系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等進(jìn)行綜合運(yùn)用，并及時(shí)升級(jí)。第三，結(jié)合存貯介質(zhì)使用物理隔離和

邏輯隔離等多種安全防范手段，積極采取措施對(duì)抗“病毒”和“黑客”等行為，確保檔案的保密和安全。

3.4 制定和完善相關(guān)的法律法規(guī)

從制度層面上說，政府制定相關(guān)的制度和法律法規(guī)也是保證高校檔案信息化建設(shè)合理合法的一個(gè)重要方面，也是保障了高校檔案信息資源的安全和檔案人員的權(quán)益。21世紀(jì)是科學(xué)技術(shù)的年代，也是法制的年代。倘若沒有法制的保障，高校檔案信息化建設(shè)必將混亂和危機(jī)重重，尤其在政務(wù)信息公開的背景下，電子文件的真實(shí)性和憑證性是電子檔案管理的一個(gè)重要方面，制定電子檔案的鑒定定標(biāo)準(zhǔn)以及建立健全電子檔案管理法是不可或缺的。

參考文獻(xiàn)

[1]陳晶 《高校建設(shè)》2014年第313期

[2]葛桂珍《科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)》2005年第5期

[3]馬志波 《教育管理與評(píng)價(jià)》 2010年第3期

作者簡(jiǎn)介

錢小燕（1978-），女，漢，，安徽省本科，研究方向：學(xué)生檔案管理利用。