試論創(chuàng)新開展檔案管理工作

何耀雄

摘 要：隨著全球一體化的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等新技術(shù)、新手段在社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域中廣泛應(yīng)用，辦公自動(dòng)化和無(wú)紙辦公已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)，辦公自動(dòng)化迫切需要檔案管理工作自動(dòng)化，提高工作效率，檔案工作必須適應(yīng)新形勢(shì)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化。檔案管理現(xiàn)代化是檔案事業(yè)不斷發(fā)展、不斷創(chuàng)新、不斷實(shí)現(xiàn)的過(guò)程，是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。本文主要從檔案管理現(xiàn)代化的重要性、我國(guó)現(xiàn)階段的檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展中存在的問(wèn)題、以及實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基本措施這三個(gè)方面來(lái)分析新形勢(shì)下檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容，以期為后來(lái)的鎮(zhèn)區(qū)檔案管理工作的現(xiàn)代化研究提供一些參考和建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來(lái)說(shuō)，是一項(xiàng)管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富，檔案主要也不由檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史資料的一種專業(yè)，所以檔案管理工作是一項(xiàng)管理性的工作。但是，檔案管理系統(tǒng)不是孤立的。它通過(guò)提供檔案信息來(lái)為運(yùn)營(yíng)提供實(shí)踐服務(wù)，這是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點(diǎn)之一。檔案部門雖然也研究檔案、進(jìn)行編著等活動(dòng)，但其目的還是為了使機(jī)構(gòu)的發(fā)展更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，它具有一定的服務(wù)性。

檔案管理現(xiàn)代化是檔案事業(yè)不斷發(fā)展、不斷創(chuàng)新、不斷實(shí)現(xiàn)的過(guò)程，是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是檔案事業(yè)生存和發(fā)展的內(nèi)在要求，也是擺在全體檔案人面前的一個(gè)緊迫的課題。檔案管理現(xiàn)代化包含多方面的內(nèi)容，就檔案管理現(xiàn)代化的一些問(wèn)題進(jìn)行探討。

1 檔案管理現(xiàn)代化的含義

檔案管理現(xiàn)代化的含義，是指用科學(xué)的思想、組織、方法和手段對(duì)檔案工作進(jìn)行有效的管理，使之獲得最佳工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的工作方法。概括起來(lái)主要有三方面的工作：一是運(yùn)用成熟的新技術(shù)，科學(xué)地保管好檔案，延長(zhǎng)檔案壽命。二是利用計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)，開發(fā)檔案信息資源為社會(huì)各界服務(wù)。三是收集、積累、整理電子文件。

2 實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是形勢(shì)所需

2.1 檔案管理現(xiàn)代化是自身發(fā)展的必然趨勢(shì)

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等新技術(shù)、新手段在社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域中廣泛應(yīng)用，辦公自動(dòng)化和無(wú)紙辦公已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)，辦公自動(dòng)化迫切需要檔案管理工作自動(dòng)化，提高工作效率，檔案工作必須適應(yīng)新形勢(shì)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化。

2.2 加強(qiáng)對(duì)檔案的保護(hù)和利用，需要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

由于年代久遠(yuǎn)，檔案的載體材料質(zhì)量差，保護(hù)手段落后，有些已經(jīng)出現(xiàn)褪色現(xiàn)象，嚴(yán)重的甚至出現(xiàn)了“無(wú)字”現(xiàn)象。傳統(tǒng)檔案管理工作信息利用共享性差，一旦某一利用者查閱，同一時(shí)段內(nèi)就會(huì)被一人獨(dú)占，不能與他人同享檔案信息，這都迫切需要采用現(xiàn)代化管理手段以提高管理質(zhì)量。

3 如何實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

3.1 解放思想，強(qiáng)化檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)

要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，首先要解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，樹立創(chuàng)新意識(shí)。更新思想觀念首先要從提高檔案工作者的社會(huì)意識(shí)開始。要提高整個(gè)社會(huì)的檔案意識(shí)，檔案工作者自身素質(zhì)的提高是關(guān)鍵。首先要求檔案工作者樹立起社會(huì)意識(shí)。檔案工作者由于長(zhǎng)期處于封閉、半封閉的工作環(huán)境，不少人觀念陳舊、思想保守，社會(huì)活動(dòng)能力和社會(huì)協(xié)調(diào)能力較弱。近年來(lái)，檔案部門人才流失現(xiàn)象比較嚴(yán)重。改變這些現(xiàn)象，一是要改變檔案工作長(zhǎng)期無(wú)聲無(wú)息的封閉局面，為檔案工作的開展創(chuàng)造良好的社會(huì)環(huán)境，為整個(gè)社會(huì)服務(wù)；二是要廢除舊的用人機(jī)制，提高工作人員的積極性，把檔案的作用充分發(fā)揮出來(lái)，千方百計(jì)擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域，只有這樣才能打開檔案工作的新局面，帶動(dòng)檔案事業(yè)的全面發(fā)展；三是加強(qiáng)訓(xùn)練，對(duì)檔案工作者分層次進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)教育、高級(jí)理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育，培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕的檔案生力軍，培養(yǎng)和選拔優(yōu)秀人才，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具有較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識(shí)。這是提高我國(guó)檔案工作水平的一項(xiàng)帶有戰(zhàn)略性的措施。只有這樣才能提高檔案工作者的社會(huì)意識(shí)，更好地為檔案工作服務(wù)。

3.2 推行檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

在檔案工作領(lǐng)域內(nèi)，由檔案事業(yè)主管機(jī)關(guān)或會(huì)同標(biāo)準(zhǔn)化的主管機(jī)關(guān)以及有關(guān)部門共同協(xié)商對(duì)檔案工作的管理原則、方法、質(zhì)量、概念、設(shè)施等制定出科學(xué)和統(tǒng)一的規(guī)則、技術(shù)規(guī)范，并予以貫徹執(zhí)行，這就是檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化工作。檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)，是對(duì)檔案管理工作的技術(shù)方法和設(shè)備等實(shí)行統(tǒng)一的規(guī)范。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家關(guān)于各類檔案的著錄標(biāo)準(zhǔn)，是適應(yīng)電子技術(shù)發(fā)展所必需。對(duì)檔案的收藏、整理、編目、檢索、安全保管等基礎(chǔ)工作，只有嚴(yán)格按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范管理，才能加快檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。

3.3 提高檔案工作者的總體素質(zhì)

建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍是奠定檔案事業(yè)長(zhǎng)足進(jìn)步，持續(xù)發(fā)展的根基。不能否認(rèn)這支隊(duì)伍文化層次參差不齊，專兼職隊(duì)伍不穩(wěn)定的現(xiàn)狀。檔案人才是知識(shí)管理人才，信息的知識(shí)性及檔案工作的專業(yè)性決定了檔案工作者的勞動(dòng)是知識(shí)性勞動(dòng)。當(dāng)前，檔案現(xiàn)代化管理的主要內(nèi)容和核心，就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，即檔案計(jì)算機(jī)管理。一些專家認(rèn)為：計(jì)算機(jī)的產(chǎn)生和應(yīng)用，就好像紙張的發(fā)明一樣，對(duì)人類科學(xué)文化的發(fā)展產(chǎn)生巨大的推動(dòng)作用。為了保證電子時(shí)代人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄得以長(zhǎng)期保存和利用，檔案管理者必須學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代化檔案管理手段———檔案計(jì)算機(jī)管理及電子文件的歸檔與管理的知識(shí)與技能，這就要求每一個(gè)檔案管理者都必須及早適應(yīng)電子信息技術(shù)革命給檔案工作帶來(lái)的影響和變革。檔案工作人員必須掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)以及各類現(xiàn)代化辦公設(shè)備來(lái)進(jìn)行電子文件的制作、使用和維護(hù)。要保證檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理工作有序、正常、持續(xù)的發(fā)展，必須做到：a.在現(xiàn)有基礎(chǔ)上積極創(chuàng)造條件，想方設(shè)法引進(jìn)急需人才；b.從提高整支隊(duì)伍素質(zhì)著手，對(duì)檔案工作者分層次進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)教育、高級(jí)理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育，培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕的檔案生力軍，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具有較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識(shí)。

3.4 加快檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程

信息化是新世紀(jì)檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，檔案信息是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要保證，在以知識(shí)和信息為主要特征的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案信息存儲(chǔ)和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已勢(shì)在必行，檔案中蘊(yùn)藏的豐富信息將在新世紀(jì)發(fā)展的各個(gè)領(lǐng)域中發(fā)揮不可替代的作用，所以我們必須加快檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程。

3.5 實(shí)行嚴(yán)格監(jiān)督，是加快和推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化步伐的根本保障

我國(guó)目前已初步建立了一個(gè)以《檔案法》為核心的，由檔案法律、檔案行政法規(guī)、地方檔案法規(guī)和地方檔案行政規(guī)章等組成的相互聯(lián)系、相互協(xié)調(diào)的檔案法規(guī)體系。其中，從各級(jí)人民政府的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任到社會(huì)各方面的職責(zé)，從檔案行政主管部門到各級(jí)各類檔案機(jī)構(gòu)，從檔案管理的各個(gè)方面到違法行為的法律責(zé)任等方面都作了明確的、具體的規(guī)定，其目的在于加強(qiáng)檔案法制建設(shè)，以保障檔案事業(yè)健康、有序地發(fā)展。

3.6 正確處理手工操作與現(xiàn)代化管理的關(guān)系，重視檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不可能一蹴而就，需要一個(gè)過(guò)程，在這個(gè)過(guò)程中，手工操作與現(xiàn)代化管理將是并存的。檔案管理的基礎(chǔ)工作，例如建檔管理和檔案文件搜集的鑒定、驗(yàn)收、案卷整理等，主要靠的還是手工操作。我們必須正視這個(gè)現(xiàn)實(shí)，不能講檔案管理現(xiàn)代化就放棄傳統(tǒng)的手工操作。因此，我們既要積極引進(jìn)現(xiàn)代化新技術(shù)，又要重視傳統(tǒng)技術(shù)地研究和改造，使傳統(tǒng)技術(shù)與現(xiàn)代化技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來(lái)。

另外，為了預(yù)防檔案工作中出現(xiàn)無(wú)章可循、無(wú)法可依、重復(fù)、繁雜的混亂局面，檔案管理現(xiàn)代化必須要實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)化就沒(méi)有現(xiàn)代化管理。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是建立最佳檔案工作秩序的有效保障。

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