淺析學(xué)校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理

李方

摘 要：學(xué)校檔案包括學(xué)校行政和黨務(wù)管理文件、教職員工檔案、學(xué)生檔案、教學(xué)和考評(píng)資料、財(cái)務(wù)資金報(bào)表等，忠實(shí)記錄了學(xué)校行政管理、教職工聘用、學(xué)生招錄、教育教學(xué)、學(xué)生成長和經(jīng)費(fèi)開支等方面的基本情況，是教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的積累與總結(jié)，也是學(xué)校成長和發(fā)展的反映與見證，在改進(jìn)管理決策、完善教學(xué)活動(dòng)、優(yōu)化考核評(píng)估、審計(jì)經(jīng)費(fèi)開支等方面，具有不可替代的價(jià)值和作用。但是，當(dāng)前我國學(xué)校檔案管理事業(yè)發(fā)展緩慢，很難適應(yīng)信息化背景下大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求。而且，由于長期以來學(xué)校檔案的開發(fā)和利用不夠，使得學(xué)校檔案的價(jià)值和作用未能得到充分發(fā)揮，造成了嚴(yán)重的資源浪費(fèi)。

關(guān)鍵詞：學(xué)校；檔案管理；網(wǎng)絡(luò)化

1 前言

就現(xiàn)如今社會(huì)而言，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)已是一項(xiàng)促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的重要“基礎(chǔ)設(shè)施”。隨著學(xué)校辦公自動(dòng)化的全面應(yīng)用，各學(xué)校要求建立數(shù)字化檔案室將檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理的呼聲越來越高，數(shù)字化檔案室的建立會(huì)給學(xué)校檔案管理開啟了新的里程碑，標(biāo)志著檔案事業(yè)從傳統(tǒng)手工管理進(jìn)化為計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理。檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，

就是依附于網(wǎng)絡(luò)而存在，通過不同類型的網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案收集、管理、利用、移交等，也能將藏在“深宮”中的文書、照片、錄音、錄像等各式歷史檔案通過數(shù)字化后，以動(dòng)態(tài)方式在網(wǎng)絡(luò)上為使用者提供利用。檔案網(wǎng)絡(luò)化管理不但能活化檔案，同時(shí)也提高了檔案工作人員的工作效率。在過去包括現(xiàn)在，許多學(xué)校的檔案工作還處于手工操作階段：手工記錄與保存，這樣不但浪費(fèi)了大量時(shí)間人力物力，又使檔案的內(nèi)在價(jià)值難以深入開發(fā)，導(dǎo)致許多有價(jià)值的檔案資料一直在“沉睡”中。檔案網(wǎng)絡(luò)化管理后，只需將檔案業(yè)務(wù)流程、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范固化在系統(tǒng)中，通過檔案工作人員發(fā)布操作，檔案就根據(jù)需要呈現(xiàn)在特定的網(wǎng)絡(luò)上，檢索查詢準(zhǔn)確快捷，利用者更不必再親自“登門造訪”，直接在家就可以機(jī)讀檔案，從而加快信息交流與反饋的速度，達(dá)到檔案資源共享、主動(dòng)提供服務(wù)和利用的目的。這些，既是深化檔案服務(wù)的需要，又是新時(shí)代對(duì)檔案工作提出的客觀要求。

2 學(xué)校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的必要性

目前，人們都能通過網(wǎng)絡(luò)隨意查詢世界各地的數(shù)據(jù)、圖表、文獻(xiàn)等信息，互聯(lián)網(wǎng)已滲透到國家政治、經(jīng)濟(jì)、文化、教育等的各個(gè)領(lǐng)域 ， 成為人們生活中不可缺少的一部分。學(xué)校檔案走向網(wǎng)絡(luò)化管理，注定是一種必然性的趨勢。學(xué)校檔案是學(xué)校反映教學(xué)水平、教研、黨政管理等活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的歷史記錄，它真實(shí)而客觀地記載著學(xué)校的運(yùn)行軌跡，既是認(rèn)識(shí)和把握學(xué)校發(fā)展客觀規(guī)律，又是體現(xiàn)學(xué)校管理，改進(jìn)教學(xué)教研的重要依據(jù)。檔案網(wǎng)絡(luò)化管理為檔案的發(fā)布與呈現(xiàn)提供了方便，學(xué)校宣傳的信息量肯定會(huì)隨而之增加，令到有需要的家長能夠全面了解到學(xué)校情況，學(xué)子在網(wǎng)上可以直接參訪學(xué)校，學(xué)校教研教改等檔案資料的開放對(duì)教師而言，不但是檔案的提供，更是學(xué)識(shí)的交流，學(xué)校檔案工作會(huì)為學(xué)校發(fā)展添加濃墨重彩的一筆，在促進(jìn)學(xué)校發(fā)展占有一份天地。

2.1 制定標(biāo)準(zhǔn)，加快學(xué)校檔案室網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)

檔案的價(jià)值大多數(shù)是不能即時(shí)能體現(xiàn)出來的，是需用現(xiàn)在的眼光去評(píng)估資料在日后的作用。在筆者實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)人對(duì)檔案認(rèn)識(shí)還是不足的，缺乏評(píng)估資料的遠(yuǎn)期作用的眼光，同時(shí)，一項(xiàng)工作的開展會(huì)涉及多個(gè)部門，在過往，紙質(zhì)是檔案資料的主流介質(zhì)，不重視、評(píng)估難、易丟失，難齊集等眾多綜合因素，往往會(huì)發(fā)生幾年后某一項(xiàng)工作出成績了，但因諸種原因，基礎(chǔ)資料卻丟失了，非常遺憾無法形成一套完整的檔案。如果檔案實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理，各個(gè)環(huán)節(jié)制定相同的標(biāo)準(zhǔn)，電子資料流轉(zhuǎn)到各個(gè)部門都能環(huán)環(huán)相扣，一項(xiàng)工作無論歷時(shí)多久，都能根據(jù)進(jìn)展蹤跡收納完整。

2.2 提升檔案服務(wù)利用功能，創(chuàng)造網(wǎng)絡(luò)化檔案效益

通過檔案服務(wù)利用，創(chuàng)造效益是檔案生命力所在。但從目前檔案現(xiàn)狀來看，檔案的“年利用率”從人次到卷次都是不能令人滿意的，主要是傳統(tǒng)的檔案管理在信息處理方面存在信息流通不暢、查詢繁瑣等問題。檔案實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理后，檔案人員可以將學(xué)校開放性檔案資料共享在計(jì)算機(jī)上，如規(guī)章制度，政策法規(guī)，科研成果、教師相關(guān)職稱評(píng)定資料、學(xué)生學(xué)習(xí)實(shí)習(xí)畢業(yè)情況等。我們以利用者為中心設(shè)立多途徑的檢索系統(tǒng)，并且將掃描的文件及電子文件直接與系統(tǒng)掛接，利用者不僅可以查閱所需的信息，還可以下載原件。不必再到檔案室一卷卷閱覽或提曬底圖。這樣，既提升了服務(wù)，也提高了檔案工作的利用率。同時(shí)，檔案室應(yīng)做好相關(guān)查閱登記工作，通過點(diǎn)擊次數(shù)，反饋信息，定期在網(wǎng)上開討論帖等方式收集信息，分析哪些檔案有實(shí)際需求，把重要的，利用率較高的相關(guān)檔案資料盡快進(jìn)行數(shù)字化處理，以產(chǎn)生最大的效益。

2.3 突出學(xué)校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的特點(diǎn)

學(xué)校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化是學(xué)校充分走向社會(huì)、宣傳自己的一種手法。把自己的有關(guān)信息存入某一服務(wù)器，供有興趣的使用者來查詢，這種介紹方式的影響要比到檔案室實(shí)地查閱文字資料影響大得多，甚至不亞于電視廣告的影響。因此，要突出自己的教育色彩，真正使自己具有教育與文化性質(zhì)，在指導(dǎo)觀念上要由為少數(shù)人服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榇蟊姺?wù)，也就是說應(yīng)多一些“平民”色彩、“百姓”色彩。

2.4 有利于研究學(xué)校檔案網(wǎng)絡(luò)管理的新模式

人事檔案一直是檔案管理范疇中的一類，在新的檔案管理載體下必須要有新的管理模式，對(duì)此檔案界的有識(shí)之士一直予以密切關(guān)注，積極支持對(duì)學(xué)校人事檔案管理體制和管理模式的各種探索。

3 實(shí)行檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的對(duì)策

3.1 有效開展電子檔案的管理和利用

基于辦公自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的深入發(fā)展，產(chǎn)生了大量具有檔案保存價(jià)值的電子文件，這種客觀形勢，以及電子檔案所具有的節(jié)省存儲(chǔ)空間、檢索快捷、便于管理、展示方式多樣化等優(yōu)勢功能，使得電子檔案管理成為當(dāng)前學(xué)校檔案管理的主要工作內(nèi)容。但是電子文件在形成、處理、歸檔、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能，即使擁有完善的信息安全技術(shù)，也需要有相應(yīng)的管理措施來保證其得以正常利用和開發(fā)，從每一個(gè)環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，以此來維護(hù)電子檔案的原始性和真實(shí)性。當(dāng)前信息安全技術(shù)整體上還不成熟，嚴(yán)重限制了學(xué)校檔案管理工作，使其落后于時(shí)代發(fā)展的需要，極大地影響了對(duì)檔案價(jià)值的開發(fā)利用。

3.2 將傳統(tǒng)實(shí)物檔案與新生的電子檔案進(jìn)行整合，統(tǒng)一管理和利用

在過去的數(shù)十年中，很多學(xué)校檔案館積累了大量的實(shí)物檔案，由于其實(shí)物形態(tài)的限制，使其長期得不到有效利用。在當(dāng)前信息化背景下的大數(shù)據(jù)時(shí)代，如何充分發(fā)掘這些歷史財(cái)富的價(jià)值，并將其與電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一存儲(chǔ)和管理，成為客觀需要。由于其數(shù)量龐大，形制并不統(tǒng)一，識(shí)別存在困難，在當(dāng)前技術(shù)條件下將其全部進(jìn)行數(shù)字化基本上是不可能的，因此在未來一定時(shí)期內(nèi)，傳統(tǒng)實(shí)物檔案與電子檔案的雙套歸檔、雙軌管理成為必然。在這種二元體制下，如何對(duì)此二者進(jìn)行整合，跨校、跨區(qū)域地開展統(tǒng)一管理和利用，成為解決手工檔案管理向現(xiàn)代化檔案管理過渡的新問題

3.3 有效推進(jìn)學(xué)校檔案的利用和價(jià)值開發(fā)

開發(fā)利用程度不高，價(jià)值不能得到充分發(fā)揮，是長期以來困擾我國學(xué)校檔案管理事業(yè)的基本問題，但一直未能得到有效解決。這就要求學(xué)校要加強(qiáng)檔案價(jià)值利用的意識(shí)，建立推動(dòng)學(xué)校檔案系統(tǒng)開發(fā)與利用的工作機(jī)制。

4 結(jié)束語

總之，在信息化高速發(fā)展的今天，只有檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理才能更好的為教育，為學(xué)校發(fā)展服務(wù)。

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