新形勢下醫(yī)院檔案管理工作探究

摘 要：檔案管理工作是當(dāng)前醫(yī)院管理的重要組成部分，面對當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生體制改革以及現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展的新形勢，醫(yī)院的檔案管理也遇到了新的問題和面臨新的挑戰(zhàn)。本文中，筆者針對醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀就新形勢下應(yīng)如何開展醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行嘗試性的探究。

關(guān)鍵詞：新形勢；醫(yī)院檔案管理；探討

醫(yī)院檔案，是醫(yī)院在從事醫(yī)療、科研、教學(xué)、預(yù)防保健、藥品管理、衛(wèi)生行政管理以及其它各項(xiàng)活動中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄。是醫(yī)院工作計(jì)劃和決策的可靠依據(jù)，是提高醫(yī)務(wù)工作者醫(yī)療技術(shù)、開展科研教學(xué)的重要參考資料。如今，醫(yī)療衛(wèi)生體制改革日益深化，現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)日新月異并得到普遍應(yīng)用。因此，醫(yī)院管理工作被賦予了新的內(nèi)容，面臨新的挑戰(zhàn)。那么新形勢下的醫(yī)院檔案工作該如何開展才能更好地為醫(yī)療服務(wù)呢？這是當(dāng)前亟待解決的問題。

1 醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題

1.1 檔案管理制度建設(shè)不足

醫(yī)院制定了較為健全的醫(yī)院管理制度和各級各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)、考核標(biāo)準(zhǔn)卻不夠完善并且存在很多的問題，缺乏統(tǒng)一規(guī)范的醫(yī)院檔案管理模式。醫(yī)院檔案管理工作的職權(quán)分配不夠明確，檔案管理部門職位分布雜亂且沒有嚴(yán)密性，由于管理制度不完善，有價(jià)值的文件材料得不到足夠的重視和統(tǒng)一收集，造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，失去了檔案工作的完整性，醫(yī)院信息資源缺乏整合性，跟不上新時(shí)期發(fā)展的需要，不利于科學(xué)管理。

1.2 檔案管理工作硬件投入不足

雖然計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理工作及治療過程中被廣泛運(yùn)用，然而，它們卻較少被用于檔案管理工作上，醫(yī)院在檔案管理的硬件建設(shè)方面投入嚴(yán)重不足。因?yàn)槿狈ο嚓P(guān)的檔案管理輔助設(shè)備和新技術(shù)，檔案管理基本還停留在手工收集、檢索，造成檔案信息量小、耗費(fèi)大量人員工作精力和查閱檔案不方便等問題，不利于檔案的收集利用和開發(fā)。

1.3 缺乏專業(yè)的檔案管理人才

目前，管理醫(yī)院檔案的從業(yè)人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊。具體表現(xiàn)為人員配備隨意、流動性大，檔案管理人員多是從行政、護(hù)理等部門轉(zhuǎn)崗過來，而檔案專業(yè)出身的人員較少，且存在著專業(yè)知識老化，知識面較窄，知識結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷偏低，思想觀念和管理水平相對滯后等問題。

雖然有一些醫(yī)院也開始使用現(xiàn)代化的科技手段加強(qiáng)對于檔案的管理工作，但是由于檔案管理工作者自身并不具備相應(yīng)的技術(shù)知識，而導(dǎo)致其在管理工作中不能有效地使用科技手段。既阻礙了檔案管理工作的效率提高，也阻礙了醫(yī)院檔案管理工作的高速發(fā)展。醫(yī)院檔案管理人員不能清楚意識到自身在檔案管理工作中的不足，并且對于出現(xiàn)的問題也不能及時(shí)、有效地解決，在解決問題時(shí)墨守成規(guī)，僅憑經(jīng)驗(yàn)去處理問題，缺乏創(chuàng)新意識。

凡此種種，均與時(shí)代發(fā)展的要求懸殊較大，難以適應(yīng)甚至在一定程度上阻礙了新形勢下的檔案事業(yè)的發(fā)展。

2 對新形勢醫(yī)院檔案管理工作的探究

2.1 建立并完善醫(yī)院檔案管理機(jī)制

無規(guī)矩不成方圓，管理工作，機(jī)制先行。十八屆四中全會提出了要“依法治國”，具體落實(shí)到作為事業(yè)性單位的醫(yī)院，也就要依靠制定各項(xiàng)規(guī)章制度來管理醫(yī)院各項(xiàng)工作。要解決如今醫(yī)院檔案管理工作中的各種問題，首先要建立健全醫(yī)院檔案管理機(jī)制。完善且得到有效執(zhí)行的檔案管理機(jī)制是指導(dǎo)醫(yī)院檔案管理工作的重要方式，使檔案管理中的各項(xiàng)工作有法律法規(guī)的支撐。此外，醫(yī)院的檔案管理工作人員要遵守相關(guān)部門的規(guī)章制度。醫(yī)院也可以建立適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲制度與考核機(jī)制來起到監(jiān)督作用。對檔案管理工作者進(jìn)行定期的機(jī)制內(nèi)容考核，并且依據(jù)其在日常工作中的表現(xiàn)，對表現(xiàn)優(yōu)異者給予獎(jiǎng)勵(lì)；對并不能嚴(yán)格執(zhí)行管理機(jī)制并且未能通過考核的工作者給予一定的懲罰，以提高管理工作人員的積極性，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范性。

制度的建立和完善一方面可以提高醫(yī)院檔案管理人員的管理意識，在另一方面也加強(qiáng)了檔案管理工作的規(guī)范性。為保障醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量提供了制度支撐。

2.2 加大硬件投入，創(chuàng)新管理方法

巧婦難為無米之炊，醫(yī)院檔案管理工作除了有制度支持外，硬件建設(shè)也不可缺。檔案管理設(shè)備陳舊、檔案現(xiàn)代化管理水平不高嚴(yán)重影響了檔案管理工作的開展，制約著檔案管理事業(yè)的良性發(fā)展。加強(qiáng)資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理必要的條件。充分發(fā)揮電子計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用，利用計(jì)算機(jī)管理檔案不但能幫助檔案管理人員檢索統(tǒng)計(jì)，而且能幫助檔案人員整理、組卷、編制各種目錄，其速度與效果是人工無法相比的。用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，按年度、科室進(jìn)行分類排序，根據(jù)各種歸類的標(biāo)準(zhǔn)，保管、編寫目錄。條理清晰，簡捷實(shí)用。另外，計(jì)算機(jī)存儲簡單，根據(jù)需要進(jìn)行光盤或軟盤存儲，增大了存放空間并且查找閱讀方便靈活、直觀性強(qiáng)。計(jì)算機(jī)管理儲存檔案，具有檢索快捷、方便、高效等優(yōu)點(diǎn)，非常方便使用者及時(shí)查找、閱讀、既節(jié)省時(shí)間也節(jié)省人力、物力和財(cái)力，更使檔案管理工作產(chǎn)生質(zhì)的飛躍。只有加大硬件投入，創(chuàng)新管理方法，使醫(yī)院的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)專業(yè)化，才能適應(yīng)我國新形勢下對于醫(yī)院檔案管理工作提出的嚴(yán)格要求，才能促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的健康發(fā)展，才能更好地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的真正價(jià)值。

2.3 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)工作人員專業(yè)素養(yǎng)

醫(yī)院檔案管理工作人員的水平高低直接決定了檔案管理工作的質(zhì)量好壞。因此，醫(yī)院必須加強(qiáng)檔案管理的人才隊(duì)伍建設(shè)，一是引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才，二是加強(qiáng)對檔案管理人員的培養(yǎng)力度。針對醫(yī)院檔案管理人員的具體工作情況，定期的進(jìn)行培訓(xùn)，能夠提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，提高工作者對檔案管理工作的認(rèn)知程度，增強(qiáng)工作者的工作熱情，提高其對管理工作的責(zé)任感與使命感。使他們更好地完成檔案管理工作，能夠順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢，在管理工作中做到時(shí)刻創(chuàng)新，緊跟時(shí)代發(fā)展的脈搏。

在新形勢下，醫(yī)院檔案管理工作作為醫(yī)院整體管理工作的重要組成部分，必須要找出其在現(xiàn)實(shí)中存在的不足，提高對其的管理水平，并且在實(shí)踐中不斷探索、創(chuàng)新，在適應(yīng)社會發(fā)展新形勢提出的嚴(yán)格要求下不斷使之發(fā)展。這就要求醫(yī)院對檔案管理工作進(jìn)行改革：要求醫(yī)院完善其檔案管理機(jī)制；要求醫(yī)院在檔案管理上加大硬件設(shè)施建設(shè)；要求醫(yī)院加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)及轉(zhuǎn)變?nèi)藛T的檔案管理意識。醫(yī)院進(jìn)行檔案管理工作改革，能有效促進(jìn)醫(yī)院事業(yè)，為社會帶來改革紅利。

參考文獻(xiàn)

[1]劉麗莉，《醫(yī)院檔案管理中的問題與對策》.現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2010年（15）期.

[2]鄭國萍，《新形勢下醫(yī)院檔案工作的思考》.中華現(xiàn)代醫(yī)院管理雜志，2008年（04）期

作者簡介

陶紅梅（1970-），女， 滿族，籍貫吉林遼源，遼源市中心醫(yī)院，本科，檔案專業(yè)。