也論我國檔案整理工作的基本原則

嚴(yán)永官

摘??要：不同類型的檔案機構(gòu)和不同類型的檔案具有不同的整理工作內(nèi)容，需要遵循不同的整理原則;“全宗原則”在我國檔案學(xué)理論中已經(jīng)得到發(fā)展，關(guān)于全宗補充形式的論述為檔案整理工作實踐提供了理論依據(jù);隨著檔案種類的日益豐富和整理工作實踐的不斷充實，“來源原則”已經(jīng)無法容納檔案整理工作的全部內(nèi)容，所以“來源原則才是檔案整理工作的基本原則”既沒有實踐意義也不合科學(xué)。

關(guān)鍵詞：檔案;整理;原則;商榷

黃世喆、歸吉官在《論我國檔案整理工作的基本原則》一文（見刊于《檔案管理》2014年第4期，以下簡稱“原則”一文）中對我國檔案整理工作的基本原則表述了自己的觀點，認(rèn)為“來源原則才是檔案整理工作的基本原則”。筆者認(rèn)為該文所立的論點無法包括檔案整理工作的全部內(nèi)容，將“來源原則”作為檔案整理工作的基本原則既無實踐意義，也不合科學(xué)。故特撰此文與之商榷。

1??不同類型的檔案機構(gòu)和不同類型的檔案具有不同的整理工作內(nèi)容，需要遵循不同的整理原則。

1.1??不同類型的檔案機構(gòu)有其各自的整理工作內(nèi)容和需要遵循的整理原則。從檔案保管機構(gòu)來看，有基層檔案室的檔案整理和各級各類檔案館的檔案整理。各級綜合檔案館在整理工作的第一層級中除了對文書檔案的區(qū)分全宗外，還會包括對由于征集等特殊渠道收集進(jìn)館檔案的分類整理;還有對音像等專門檔案和重大活動、重大工程項目、重大科研項目等目前較為普遍使用“專題檔案”稱謂的檔案的分類整理。由于檔案館第一層級檔案整理工作相對原則而籠統(tǒng)，所以其中對于文書檔案的整理遵循的是“全宗原則”;而對于其他各種檔案的整理則是以檔案館管理為整體需要，并遵循既符合檔案學(xué)理論要求又便于實際工作掌握需要的原則。因此，各檔案館的整理原則有所不同，其整理結(jié)果自然也不盡一致。在檔案館檔案整理工作的第二層級存在許多繁瑣的整理工作內(nèi)容，所以不同的整理內(nèi)容也會需要遵循各自不同的具體原則。并且這些繁瑣的整理工作，部分內(nèi)容又會如檔案室對全宗內(nèi)檔案的整理一樣，需要遵循“應(yīng)該充分利用原有的整理基礎(chǔ)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用”的現(xiàn)行檔案整理工作原則。

機關(guān)檔案室的整理主要是全宗內(nèi)檔案的整理。盡管某些檔案室也保存有原先形成的其他全宗的檔案，但在正常情況下目前整理的均為本立檔單位形成的本全宗的檔案。所以其在文書檔案的整理中便不宜籠統(tǒng)采用遵循“全宗原則”或是“來源原則”這些基本原則，而只能是以符合檔案整理工作根本目的要求的標(biāo)準(zhǔn)，即目前對檔案整理工作中利用原有基礎(chǔ)、保持歷史聯(lián)系和便于保管利用的原則來檢驗。而在對其他類型檔案的整理時，則是放在全宗這個總體概念之下來進(jìn)行的分類整理，而不會像檔案館一樣將對這些檔案的整理作為與區(qū)分全宗同一層次上的問題來處理的，所以其同樣適用現(xiàn)在表述的針對全宗內(nèi)檔案整理的原則。

1.2??不同類型的檔案有其各自的整理工作內(nèi)容和需要遵循的整理原則。從檔案的類型來看，有文書檔案整理、科技檔案整理、專門檔案整理等;按檔案的載體分，有紙質(zhì)檔案整理與電子檔案整理等。各類檔案都有其整理工作的具體內(nèi)容，也需要遵循不同的基本原則。如文書檔案整理中第一層級是區(qū)分全宗;而科技檔案整理中第一層級是區(qū)分工程項目與區(qū)分產(chǎn)品等;而在專門檔案整理中則又有針對不同檔案內(nèi)容的不同整理方法，如音像檔案的第一層級往往是按照內(nèi)容，區(qū)分為會議、領(lǐng)導(dǎo)活動、區(qū)容區(qū)貌等類別。

2??檔案整理“三大原則”及其在我國的發(fā)展

自19世紀(jì)中后期，歐美檔案學(xué)形成之后，檔案學(xué)在國際范圍內(nèi)發(fā)展較快，其中圍繞檔案整理曾先后提出過“事由原則”、“全宗原則”和“來源原則”等“三大原則”。

2.1??檔案整理“三大原則”

2.1.1??“事由原則”。“事由原則??檔案館將檔案按其內(nèi)容主題而不按來源機關(guān)和原有次序進(jìn)行整理和分類的原則。它的特點是以相關(guān)事由為依據(jù)建立檔案文件之間的邏輯聯(lián)系，故又被稱為相關(guān)原則。”[1]“事由原則??……要求按文件內(nèi)容涉及的問題整理檔案?！?841年被尊重全宗原則取代?！盵2]

2.1.2??“全宗原則”?！叭谠瓌t??全宗是檔案館（室）對檔案進(jìn)行科學(xué)管理的基本單位，按全宗管理不僅是檔案部門按來源區(qū)分檔案的一種整理方法，也是國家規(guī)定的管理原則，稱為全宗原則?！盵3]“全宗既是一定數(shù)量檔案的實體概念，也是整理檔案原則的重要體現(xiàn)和方法，在檔案學(xué)中有時稱為全宗原則和全宗理論?！盵4]

2.1.3??“來源原則”?！吨袊蟀倏迫珪鴻n案學(xué)分冊》在“來源原則”條目下講：“檔案館將檔案按其來源和形成單位進(jìn)行整理和分類的原則。”并指出：“按其起源和形成過程，法國的尊重全宗原則是它的發(fā)端，德國的登記室原則延伸了它的內(nèi)涵，荷蘭人給予理論論證。”“來源原則??外國檔案學(xué)術(shù)語。即按照文件的形成機構(gòu)劃分和管理檔案。起源于1841年法國提出的尊重全宗原則。1881年普魯士在提出登記室原則時正式使用了‘來源一詞。”[5]

2.2??“三大原則”的關(guān)系

2.2.1??檔案整理工作“三大原則”的產(chǎn)生和發(fā)展過程。從形成先后來看，“事由原則”早“在19世紀(jì)中葉之前，歐洲各國廣泛用于劃分和整理檔案及編制檢索工具”;繼而于1841年，由法國提出了“尊重全宗原則”，后為許多國家采用;再后起源于“尊重全宗原則”，于1881年普魯士提出登記室原則時正式使用了“來源”一詞。

“事由原則”盡管早在19世紀(jì)中葉之前，就被歐洲各國廣泛運用，但經(jīng)過“半個世紀(jì)的實踐證明事由原則不適用于近代綜合性國家檔案館檔案的整理和分類，促使法國于1841年提出了一個相反的檔案整理原則——尊重全宗原則，從而否定了事由原則在檔案整理和分類上的應(yīng)用?！盵6]然而我們不難發(fā)現(xiàn)，隨著檔案門類的增加，正是這個曾經(jīng)被否定過的原則，在當(dāng)今的檔案整理實踐面前又顯現(xiàn)出了它的可行性。

2.2.2??“三大原則”的特性。在這“三大原則”中既有針對分類對象的不同，也有概念命名方式的不同?！笆掠稍瓌t”是依據(jù)檔案所記載內(nèi)容的不同來分類，即按照客體來進(jìn)行的;“來源原則”是依據(jù)檔案形成者來分類整理，即按照主體來進(jìn)行的。而“全宗原則”盡管也是按照主體來整理的，但這一名稱卻是檔案學(xué)理論中的一個專用術(shù)語，有其特指的含義即：“機關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位或著名人物在社會活動中形成的檔案的有機體。是檔案館（室）對檔案進(jìn)行科學(xué)管理的基本單位?！盵7]“全宗??一個國家機構(gòu)、社會組織、個人形成的具有有機聯(lián)系的文件整體。由案卷及卷內(nèi)文件構(gòu)成。檔案館檔案的第一層分類、管理單位。”[8]

由上分析可以看出：“全宗”不管是與依據(jù)“來源”原則整理的“形成機構(gòu)”，還是依據(jù)“事由”原則整理形成的“內(nèi)容主題”都能組配成一個完整的名稱。而“事由原則”和“來源原則”卻既不能形成一個獨立的名稱，又無法包括部分檔案的整理工作。

2.3???“三大原則”在我國的發(fā)展。隨著我國檔案學(xué)于上世紀(jì)30年代形成起，在檔案整理方面對于“三大原則”的發(fā)展也做出了應(yīng)有的貢獻(xiàn)。如《中國大百科全書檔案學(xué)分冊》一書第262頁在“全宗”詞條下講：“全宗既是一定數(shù)量檔案的實體概念，也是整理檔案原則的重要體現(xiàn)和方法，在檔案學(xué)中有時稱為全宗原則和全宗理論?！痹摃?63頁又講：“全宗的形式??主要分為常規(guī)全宗和特殊形式的全宗兩種類型：常規(guī)全宗即一般情況下的獨立全宗……在難以區(qū)分或不必要區(qū)分獨立全宗的情況下，則采用聯(lián)合全宗、匯集全宗和檔案匯集等辦法，作為全宗的特殊形式?！?/p>

我國檔案學(xué)者馮惠玲、何嘉蓀也曾提出了“主體全宗與客體全宗”的觀點，認(rèn)為“有些檔案不是以同一形成者為核心，而是以同一項工程、同一種產(chǎn)品、同一項科研課題為核心，即以同一活動內(nèi)容或事由為核心而形成的，如果仍然千篇一律地以形成者為依據(jù)組織館藏檔案，在有些情況下就難以行得通”。[9]進(jìn)而又指出，這些檔案“必然真實地反映活動客體的狀態(tài)及其運動過程，因而可簡稱為客體全宗。這種全宗往往出現(xiàn)在科技檔案等專門檔案中”。[10]這一觀點的闡述也正是兼顧到了檔案整理工作中涌現(xiàn)出來的新情況而對“全宗理論”做出的深入和發(fā)展。

3??“來源原則才是檔案整理工作的基本原則”既沒有實踐意義也不合科學(xué)

3.1??“來源原則才是檔案整理工作的基本原則”并沒有實踐意義。任何理論的產(chǎn)生都源于工作實踐，而任何理論的意義又在于其對工作實踐的引領(lǐng)和指導(dǎo)。檔案整理工作的基本原則自然只有在指導(dǎo)檔案整理工作的實踐中發(fā)揮作用，其理論才是科學(xué)的、實在的、管用的，反之就失去了意義。

那么，作為對“原則”一文具有根本意義的主要論點“來源原則才是檔案整理工作的基本原則”對檔案整理工作的實踐是否具有指導(dǎo)意義呢？筆者以為答案應(yīng)當(dāng)是否定的。所謂“原則”，是“觀察問題、處理問題的準(zhǔn)繩?！瓌t是從自然界和人類歷史中抽象出來的，只有正確反映事物的客觀規(guī)律的原則才是正確的”。[11]而“來源原則才是檔案整理工作的基本原則”在規(guī)范檔案整理工作實踐上并無多大實際意義。試想，如果我們在檔案整理工作實踐中僅僅用“來源原則”作為檢驗標(biāo)準(zhǔn)的話，那么各機關(guān)檔案室對檔案的整理都是符合這一基本原則的。所以從實踐角度來檢驗“來源原則才是檔案整理工作的基本原則”并沒有實踐意義。

3.2??在檔案館的檔案整理工作中有些內(nèi)容并不適用“來源原則”。如前所述，各級各類檔案館尤其是綜合檔案館，在其館藏檔案資源中，除了文書檔案這個主體之外，還都保存有多種類型的檔案，而其中有的類型的檔案其實是無法、在實際中也無人按照來源原則整理的。如果接受“來源原則才是檔案整理工作的基本原則”的話，這些檔案就會在經(jīng)過整理之后變得非常零散。如對音像檔案的整理，在實踐中往往先要區(qū)分照片、錄音、錄像、磁帶等載體，然后再對各種載體的檔案進(jìn)行分類整理。如照片檔案，一般檔案館都會依據(jù)照片所反映的內(nèi)容先區(qū)分為會議、領(lǐng)導(dǎo)活動、區(qū)容區(qū)貌等一級類目;隨后再在會議類中按照黨代會、人代會、政協(xié)會議以及全區(qū)域性的重要會議等設(shè)置二級類目。這種整理方法是無法遵循“來源原則”的，因為就照片的來源而論可能是多個機關(guān)和單位形成的，但通過整理則又會將照片所反映的內(nèi)容信息如會議、領(lǐng)導(dǎo)活動、區(qū)容區(qū)貌等集中排列。

還有如印章等實物檔案（關(guān)于“實物檔案”的名詞目前在學(xué)界還說法不一，但由于其不屬于本文討論的內(nèi)容，故暫且這樣沿用）也是無法依照來源原則進(jìn)行整理的。

總之，隨著檔案種類的日益豐富和檔案整理工作實踐的不斷充實，“來源原則”已經(jīng)無法容納檔案整理工作的全部內(nèi)容，所以目前檔案整理工作的基本原則已經(jīng)不再是只用“全宗原則”或“來源原則”所能概括得了的。

3.3??“來源原則才是檔案整理工作的基本原則”不合科學(xué)。也許“原則”一文的本意是不想讓目前其實是機關(guān)檔案室的全宗內(nèi)檔案的整理原則被誤解為我國檔案整理工作的基本原則。如果確實如此的話，那么作者只需要用極為簡潔的文字，告訴大家我國檔案整理工作的原則其實有基本原則和具體原則之分，現(xiàn)在各種教材上講的檔案整理工作的原則只是適用于檔案形成單位進(jìn)行整理的具體原則，而并非是能夠涵蓋我國整個檔案整理工作的基本原則。當(dāng)然，如果作者一定要在這個具體原則之上冠以極為簡練的語言，從總體上來論述我國檔案整理工作的基本原則也無可厚非。但結(jié)論為“來源原則才是檔案整理工作的基本原則”則是不合科學(xué)的。

3.3.1??論述偏離了駁論的對象。作者首先在導(dǎo)語部分指出：“按照國內(nèi)有關(guān)《檔案管理學(xué)》課程的權(quán)威教材的說法，我國檔案整理工作的原則是：‘整理檔案應(yīng)該充分利用原有的整理基礎(chǔ)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。”并通過對檔案整理工作內(nèi)容的分析，認(rèn)為“如此表述檔案整理工作的原則是存在欠缺的”。

從這種論述方式可以看出，“原則”一文是一篇駁論性的論文，即先列出一種觀點作為駁論的對象，經(jīng)過自己的論述來說明原有論點的不合理性，然后提出正確的論點。然而遺憾的是，全文在展開論述時卻偏離了駁論的對象。如第一部分從“關(guān)于全宗的概念”、“關(guān)于全宗理論”兩個方面論述的是“全宗理論既是整理方法和理論，也是整理原則”;第二部分又將現(xiàn)有的檔案整理工作原則的三個部分歸納為“現(xiàn)在檔案整理工作原則的表述是全宗理論的內(nèi)容之一”?。

3.3.2??論述中有前后矛盾之處。其實“原則”一文在其論述中也曾肯定過“全宗原則”是檔案整理的原則。如第一個大問題的標(biāo)題是“全宗理論既是整理方法和理論，也是整理原則”，而且在第一點最后又講“即便是全宗理論得到極大發(fā)展的今天，全宗理論實質(zhì)并沒有改變，仍是檔案整理必須恪守的原則”。而不知為何在第三部分中卻又說“來源原則才是檔案整理工作的基本原則”。

4??結(jié)語

筆者認(rèn)為，如果一定要提煉出一個檔案整理工作基本原則的話，是否可以從以下兩個方面來考慮：一是直接將現(xiàn)在對于全宗內(nèi)檔案整理的原則上升為檔案整理工作的基本原則。試想一下，從檔案資源的組織、科學(xué)管理一直到檔案工作的根本目的來考量，何種檔案保管機構(gòu)、何種類型的檔案，在整理中可以不遵循“充分利用原有的整理基礎(chǔ)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用”這個原則呢？

二是如果確實要用幾個字來概括檔案整理工作基本原則的話，那么我們通過對現(xiàn)有“三大原則”的比較，便會發(fā)現(xiàn)采用“全宗原則”比“來源原則”更為合適。因為“全宗”是一個超越檔案形成機關(guān)和檔案具體內(nèi)容的檔案學(xué)專用名詞，它不管是與“形成機構(gòu)”還是“內(nèi)容主題”都能組配成一個完整的名稱;何況全宗理論通過不斷的充實，已經(jīng)歸納出一些補充形式來滿足檔案整理工作實踐的需要。

參考文獻(xiàn)：

[1]?[4]?[6]?大百科全書檔案學(xué)分冊[M].北京：中國大百科全書出版社，1993：288～289、262、289.

[2]?[3]?[5]?[7]?檔案學(xué)詞典[M].上海：上海辭書出版社，1994：163、165、163、165.

[8]?大辭海?文化新聞出版卷[M].上海：上海辭書出版社，2013：275.

[9]?馮惠玲、何嘉蓀.全宗理論的實質(zhì)[J].檔案學(xué)通訊.1988（5）：9.

[10]?何嘉蓀、馮惠玲.關(guān)于更新全宗概念的設(shè)想[J].檔案學(xué)通訊.1988（6）：6.

[11]?辭海[M].上海.上海辭書出版社，1999：178～179.

（作者單位：上海市奉賢區(qū)檔案館??來稿日期：2015-04-08）