利用信息化手段助力項目管理工作

石舟

北京市朝陽區(qū)現(xiàn)代教育技術(shù)信息網(wǎng)絡(luò)中心是朝陽區(qū)教育系統(tǒng)推廣和發(fā)展信息化工作的主管部門，每年在承擔(dān)著大量的信息化項目的同時，需要執(zhí)行大量財政性資金。在實際工作中，項目負(fù)責(zé)人需要明確自己負(fù)責(zé)哪些項目，這些項目對應(yīng)著哪些資金，并且項目中大部分會出現(xiàn)跨年度的資金，這就使項目負(fù)責(zé)人在關(guān)注項目實施的同時還要花費大量時間關(guān)注項目資金問題。同時，會計沒有對項目和資金的統(tǒng)籌信息，也很難對項目負(fù)責(zé)人提供的付款信息進行核對和支付，導(dǎo)致項目資金付錯項目和超過預(yù)算批復(fù)資金等問題時有出現(xiàn)。為了更好地解決實際出現(xiàn)的問題和貫徹教委領(lǐng)導(dǎo)提出的充分認(rèn)識《教育系統(tǒng)進一步加強項目管理監(jiān)督工作的重要意義》、深刻把握項目管理與監(jiān)督的“一個意見、兩個辦法”的內(nèi)涵、明確項目管理與監(jiān)督工作的“三個轉(zhuǎn)變”等工作要求，朝陽區(qū)現(xiàn)代教育技術(shù)信息網(wǎng)絡(luò)中心通過信息化手段，實現(xiàn)項目與資金之間的精細化管理，確保項目流程、資金使用、檔案留存等工作有序進行，為項目負(fù)責(zé)人、會計、中心領(lǐng)導(dǎo)提供以項目和資金為維度的數(shù)據(jù)采集統(tǒng)計分析功能，提高工作效率，以便為信息網(wǎng)絡(luò)中心在項目預(yù)算、項目執(zhí)行、支付管理、進度控制等方面提供依據(jù)，開發(fā)了“北京市朝陽區(qū)現(xiàn)代教育技術(shù)信息網(wǎng)絡(luò)中心項目管理系統(tǒng)”。

業(yè)務(wù)理解和需求概述

朝陽區(qū)現(xiàn)代教育技術(shù)信息網(wǎng)絡(luò)中心所管理的項目和資金是比較復(fù)雜的。比如，從項目資金的來源來看，分為市級資金、區(qū)級資金；從項目資金的類別來看，分為年初預(yù)算、往年結(jié)轉(zhuǎn)、追加資金；從項目的類別來看，分為新增項目、保障項目、發(fā)展項目、延續(xù)項目；從項目的執(zhí)行方式來看，分為政府采購招投標(biāo)方式、邀標(biāo)方式、協(xié)議供貨方式、單一來源方式等；從資金的執(zhí)行方式來看，分為授權(quán)支付、直接支付；從項目的執(zhí)行階段來看，分為項目預(yù)算、用款計劃、項目立項、招投標(biāo)、合同簽訂、資金支付、初驗、試運行、終驗、審計、資產(chǎn)調(diào)撥、資料存檔等。

如何在實際工作中通過信息化系統(tǒng)幫助項目負(fù)責(zé)人、會計區(qū)分和記錄每個項目和資金的執(zhí)行方式和使用方法，避免項目負(fù)責(zé)人使用錯誤的方式執(zhí)行項目，避免會計使用錯誤的方式使用資金，成了 “項目管理系統(tǒng)”的核心需求。

主要模塊和功能明細

1. 資金管理模塊

通過該系統(tǒng)可以實現(xiàn)對項目的資金管理，通過資金管理可以導(dǎo)入項目的資金，并且能夠?qū)Y金進行添加和刪除、更新操作（如圖1）。

主要功能包括批量導(dǎo)入、手動添加資金、資金刪除、資金更新、未匹配資金列表。

2. 項目管理模塊

通過項目管理模塊可將項目信息添加或?qū)氲较到y(tǒng)中，并按照北京市朝陽區(qū)現(xiàn)代教育技術(shù)信息網(wǎng)絡(luò)中心的工作流程和對項目的管理方式實現(xiàn)對項目的全生命周期管理。

該模塊主要功能包括批量導(dǎo)入、手動添加項目、項目刪除、項目更新、添加資金來源、項目分配、項目列表、立項、上傳文件、立項審核、查看上傳文件、打印立項申請表、打印項目審批表、添加用款計劃、打印用款計劃、選擇項目執(zhí)行方式（如圖2、圖3）。

3. 項目執(zhí)行模塊

通過系統(tǒng)所開發(fā)的項目執(zhí)行模塊，可實現(xiàn)對項目執(zhí)行的管理，將與項目有關(guān)的合同、資金、審計等信息統(tǒng)一管理起來，使項目管理更加完善。

項目執(zhí)行模塊的主要功能包括項目節(jié)點、文件上傳、追加專家費、合同添加、追加合同資金、更新合同、刪除合同、合同節(jié)點、申請支付、履約保證金、審計金額。

4. 資金支付模塊

項目負(fù)責(zé)人、會計可以通過資金支付模塊填寫每個項目中的每筆資金支付情況，查看支付申請，填寫相關(guān)信息，完成資金支付（如圖4）。

5. 查詢統(tǒng)計分析模塊

通過項目管理系統(tǒng)可快速、便捷、準(zhǔn)確地實現(xiàn)對項目的統(tǒng)計分析功能。通過統(tǒng)計分析，可以生成項目信息的統(tǒng)計表，并能夠?qū)Y金進行對比或者對項目資金進行統(tǒng)計（如圖5）。

主要功能包括項目查詢、項目信息統(tǒng)計表、資金對比、資金統(tǒng)計分析、高級查詢。

項目查詢：查看相關(guān)權(quán)限下的項目信息和操作日志。

項目信息統(tǒng)計表：采用三級菜單的形式，查看對應(yīng)權(quán)限的項目詳細信息。

資金對比：查看相關(guān)權(quán)限下的資金信息。

資金統(tǒng)計分析：采用三級菜單的形式，查看對應(yīng)權(quán)限的資金詳細信息。

高級查詢：根據(jù)查詢條件，查詢相關(guān)項目、資金的信息。

6. 操作日志模塊

系統(tǒng)通過該模塊可自動記錄與項目有關(guān)的操作信息。

使用情況與感想

“北京市朝陽區(qū)現(xiàn)代教育技術(shù)信息網(wǎng)絡(luò)中心項目管理系統(tǒng)”經(jīng)歷了3個月的開發(fā)時間，已經(jīng)導(dǎo)入所有項目和資金數(shù)據(jù)，并進行了全體員工的培訓(xùn)，現(xiàn)在處于試用階段。

通過信息化手段，朝陽區(qū)現(xiàn)代教育技術(shù)信息網(wǎng)絡(luò)中心實現(xiàn)了項目與資金之間的精細化管理，確保項目流程、資金使用、檔案留存等工作有序進行。為項目負(fù)責(zé)人、會計、中心領(lǐng)導(dǎo)提供了以項目和資金為維度的數(shù)據(jù)采集統(tǒng)計分析功能，切實提高了工作效率。

（作者單位：北京市朝陽區(qū)現(xiàn)代教育技術(shù)信息網(wǎng)絡(luò)中心）