淺談原始地質(zhì)資料的收集和歸檔

蔡智慧

摘要：原始地質(zhì)資料是國(guó)家投入巨大資金和地質(zhì)工作者辛勤付出獲得的第一手地質(zhì)資料，做好原始地質(zhì)資料歸檔工作是實(shí)現(xiàn)地質(zhì)資料科學(xué)管理和有效利用的基礎(chǔ)。文章介紹了原始地質(zhì)資料歸檔的范圍和類(lèi)別，分析了實(shí)際工作中出現(xiàn)的原始地質(zhì)資料收集難問(wèn)題及立卷歸檔應(yīng)注意的事項(xiàng)，提出加強(qiáng)原始地質(zhì)資料歸檔的建議。

關(guān)鍵詞：原始地質(zhì)資料；收集；歸檔

原始地質(zhì)資料顧名思義即地質(zhì)工作中產(chǎn)生的最初始的地質(zhì)科技文件材料，承載著地質(zhì)工作者通過(guò)汗水和勞動(dòng)獲得的珍貴地質(zhì)信息。我國(guó)地質(zhì)工作中大量的原始地質(zhì)資料是在新中國(guó)成立以后獲得的，主要由各地勘單位保管。2008年，國(guó)家檔案局頒布的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》給出準(zhǔn)確而詳盡的定義：原始地質(zhì)資料是在進(jìn)行地質(zhì)工作時(shí)直接形成或采集的，反映地質(zhì)現(xiàn)象或地質(zhì)體的，以各種載體類(lèi)型存在的原始記錄、中間性解譯資料、最終地質(zhì)工作成果原稿及地質(zhì)工作過(guò)程中的相關(guān)文件、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)材料等。隨著《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》的出臺(tái)及2012年，國(guó)土資源部發(fā)布了《國(guó)土資源部辦公廳關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)原始地質(zhì)資料管理的通知》（國(guó)土資廳發(fā)[2012]57號(hào)），近年，地質(zhì)資料匯交工作中貫徹落實(shí)應(yīng)匯交的原始地質(zhì)資料復(fù)制件和目錄信息部分，進(jìn)一步加強(qiáng)了各地勘單位原始地質(zhì)資料立卷歸檔及檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化。

原始地質(zhì)資料是國(guó)家投入巨大資金和地質(zhì)工作者辛勤的付出獲得的珍貴檔案，是項(xiàng)目工作中編制最終成果地質(zhì)資料的憑借，是國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)重要的基礎(chǔ)信息，可被反復(fù)利用、挖掘從而避免重復(fù)的地質(zhì)工作。加強(qiáng)原始地質(zhì)資料管理的前提在于抓好原始地質(zhì)資料立卷歸檔工作，以便更好地服務(wù)于地質(zhì)資料的利用和社會(huì)化共享。

結(jié)合地勘單位檔案管理工作實(shí)際，文章從以下幾個(gè)方面對(duì)原始地質(zhì)資料立卷歸檔過(guò)程中的重點(diǎn)、難點(diǎn)進(jìn)行討論。

1.原始地質(zhì)資料歸檔的范圍和類(lèi)別

從一個(gè)項(xiàng)目籌劃立項(xiàng)開(kāi)始直至任務(wù)書(shū)下達(dá)，從開(kāi)展野外工作到報(bào)告送審、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)，期間環(huán)環(huán)相扣、源源不斷地會(huì)產(chǎn)生繁雜的科技文件材料，哪些是應(yīng)歸檔的？又該怎樣收集？通常，項(xiàng)目技術(shù)人員能夠想到將野外工作草圖，野外觀(guān)察記錄，鉆探（坑探、槽探）記錄班報(bào)表，采樣化驗(yàn)單據(jù)報(bào)告，階段性總結(jié)及成果報(bào)告等資料收集歸檔，而忽略了應(yīng)歸檔的項(xiàng)目技術(shù)管理類(lèi)文件，包括前期的礦權(quán)相關(guān)文件，立項(xiàng)材料，設(shè)計(jì)書(shū)及其批復(fù)意見(jiàn)，項(xiàng)目任務(wù)書(shū)、野外驗(yàn)收及報(bào)告評(píng)審意見(jiàn)，實(shí)物資料清單及后續(xù)的申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)材料等，無(wú)法完全實(shí)現(xiàn)一個(gè)地質(zhì)項(xiàng)目原始資料歸檔的齊全、連貫、系統(tǒng)。

地質(zhì)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》的頒布對(duì)地質(zhì)項(xiàng)目原始資料歸檔原則和類(lèi)別進(jìn)行界定，使得在實(shí)際的資料收集、整理過(guò)程中有據(jù)可依，共細(xì)分為十個(gè)大類(lèi)：（1）底/D（成果底稿、底圖類(lèi)）；（2）測(cè)/C（測(cè)繪資料類(lèi)）；（3）觀(guān)/G（野外地質(zhì)觀(guān)測(cè)類(lèi)）；（4）探/T（勘探工程及現(xiàn)場(chǎng)試驗(yàn)類(lèi)）；（5）樣/Y（采樣測(cè)試鑒定類(lèi)）；（6）試/S（試油、試采、采油類(lèi)）；（7）錄/L（儀器記錄及動(dòng)態(tài)資料類(lèi)）；（8）像/X（遙感影像類(lèi)）；（9）綜/Z（中間型綜合資料類(lèi)）；（10）文/W（技術(shù)管理文件類(lèi)）。

2.原始地質(zhì)資料的收集

原始地質(zhì)資料歸檔的一個(gè)難點(diǎn)在于收集。由于地勘單位資料管理部門(mén)的相對(duì)封閉和邊緣，加上地質(zhì)資料管理、利用信息化程度不高，地質(zhì)資料開(kāi)發(fā)、利用程度不高，地質(zhì)項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中對(duì)日常的地質(zhì)資料收集、立卷歸檔工作沒(méi)有足夠的重視。《地質(zhì)資料管理?xiàng)l例》《地質(zhì)資料管理?xiàng)l例實(shí)施辦法》及《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》等相關(guān)政策、規(guī)范的貫徹落實(shí)及監(jiān)督約束力度不夠，致使原始地質(zhì)資料的收集不及時(shí)、不齊全、不規(guī)范等問(wèn)題長(zhǎng)時(shí)間存在，影響后續(xù)的立卷、歸檔工作和資料利用，尤其在依法履行地質(zhì)資料匯交過(guò)程中帶來(lái)困難，阻礙了匯交工作的順利進(jìn)行。為促進(jìn)原始地質(zhì)資料收集的質(zhì)量和效率，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：

2.1加強(qiáng)溝通抓落實(shí)

資料管理人員應(yīng)主動(dòng)與項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門(mén)勤加溝通，及時(shí)宣傳當(dāng)下資料立卷歸檔工作及依法匯交的相關(guān)政策、規(guī)范，取得直管領(lǐng)導(dǎo)的重視與配合，強(qiáng)力抓好前期的資料收集環(huán)節(jié)，具體項(xiàng)目中落實(shí)到辦事細(xì)致、認(rèn)真、有耐心的個(gè)人負(fù)責(zé)，對(duì)其進(jìn)行資料收集范圍、質(zhì)量的認(rèn)真指導(dǎo)。

2.2嚴(yán)格登記勤收集

對(duì)地質(zhì)工作活動(dòng)中形成的文件材料逐件登記建賬，以便做到“家底清楚”，有據(jù)可查。嚴(yán)格登記是確保原始地質(zhì)資料立卷歸檔質(zhì)量的關(guān)鍵。此舉看似“多余”，但有利于資料收集的齊全、有序、高效。在屬歸檔材料事務(wù)辦結(jié)時(shí)應(yīng)及時(shí)收集，避免資料散失、破損，這考驗(yàn)著資料收集人員具備的耐性和勤快。

2.3適時(shí)跟進(jìn)抓監(jiān)督

資料管理人員應(yīng)掌握進(jìn)展中地質(zhì)項(xiàng)目性質(zhì)和實(shí)施流程，必要時(shí)與資料收集人員協(xié)同配合，對(duì)其收集工作予以細(xì)致指導(dǎo)的同時(shí)能夠起到監(jiān)督作用，避免指定收集的項(xiàng)目技術(shù)人員對(duì)資料收集范圍理解不全面、不深入導(dǎo)致收集過(guò)程中該收集的沒(méi)收集，不該收集的又收集之類(lèi)的問(wèn)題產(chǎn)生。

3.原始地質(zhì)資料的立卷歸檔

在原始地質(zhì)資料收集基本齊備的過(guò)程中，項(xiàng)目技術(shù)人員應(yīng)著手進(jìn)行地質(zhì)資料立卷歸檔工作，立卷環(huán)節(jié)一般在項(xiàng)目成果評(píng)審驗(yàn)收之前開(kāi)始，于地質(zhì)工作結(jié)束后3個(gè)月內(nèi)完成，向地質(zhì)檔案部門(mén)移交。地質(zhì)資料的整理、分類(lèi)、組卷、排序、編目、裝訂、裝盒等操作方法嚴(yán)格按照《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》進(jìn)行。原始地質(zhì)資料立卷歸檔過(guò)程必須注意：

（1）資料組織系統(tǒng)。卷內(nèi)文件材料必須真實(shí)反映地質(zhì)工作全過(guò)程，反映出其內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，按時(shí)間先后，先主要后次要，先文字后附表、附件、附圖等方式整理排列。每件內(nèi)容要素構(gòu)成應(yīng)完整并符合地質(zhì)工作規(guī)范要求，其格式和規(guī)格大小符合地質(zhì)工作規(guī)范和歸檔保存要求。每一案卷內(nèi)首位必附有地質(zhì)檔案文件目錄。案卷內(nèi)每個(gè)類(lèi)別中一件一號(hào)，不重件編號(hào)。

（2）歸檔資料整飾。原始地質(zhì)資料應(yīng)字跡工整醒目，圖面清晰美觀(guān)。成冊(cè)的原始地質(zhì)資料應(yīng)有封面、扉頁(yè)、目錄頁(yè)及頁(yè)碼，扉頁(yè)應(yīng)包含題名、責(zé)任人及完成時(shí)間等。成冊(cè)的資料不應(yīng)使用易銹蝕及易老化材料，去除金屬、塑料裝訂物，用線(xiàn)裝訂好，制作統(tǒng)一的歸檔封面裱貼好。

4.加強(qiáng)原始地質(zhì)資料歸檔的建議

為改進(jìn)當(dāng)前原始地質(zhì)資料歸檔存在的問(wèn)題和薄弱環(huán)節(jié)，提高資料收集、立卷歸檔的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，文章結(jié)合地勘單位實(shí)際提出如下幾點(diǎn)建議：

（1）健全歸檔制度，強(qiáng)化監(jiān)督機(jī)制。針對(duì)《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》的頒布，結(jié)合地勘單位實(shí)際應(yīng)及時(shí)健全原始地質(zhì)資料收集、立卷歸檔制度，確定歸檔范圍，規(guī)定歸檔時(shí)間，明確責(zé)任主體，并將原始地質(zhì)資料歸檔工作納入工作計(jì)劃和考核指標(biāo)。單位要把地質(zhì)檔案的收集工作做到有計(jì)劃、有布置、有檢查、有考核、有總結(jié)、對(duì)那些歸檔率高的項(xiàng)目組進(jìn)行表彰，歸檔率低的項(xiàng)目組進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。

（2）主動(dòng)交流宣傳，把關(guān)檔案驗(yàn)收。資料管理人員應(yīng)主動(dòng)介入日常項(xiàng)目工作活動(dòng)中，與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、專(zhuān)職資料收集人員進(jìn)行交流，并在項(xiàng)目組中積極指導(dǎo)，強(qiáng)化資料歸檔的責(zé)任意識(shí)和規(guī)范措施，將相關(guān)政策、規(guī)范普及到每個(gè)項(xiàng)目技術(shù)人員手中。在每一個(gè)項(xiàng)目原始地質(zhì)資料歸檔驗(yàn)收環(huán)節(jié)，資料管理員要嚴(yán)格把關(guān)，多作指導(dǎo)，對(duì)驗(yàn)收不合格的應(yīng)責(zé)其改進(jìn)，對(duì)歸檔合格的要多予肯定。從資料驗(yàn)收情況可反映出資料歸檔過(guò)程的完善與紕漏，掌握改進(jìn)資料歸檔的指導(dǎo)性建議。

5.結(jié)語(yǔ)

加強(qiáng)原始地質(zhì)資料的收集和歸檔是地勘單位應(yīng)予以重視的問(wèn)題，也是地質(zhì)資料管理各個(gè)環(huán)節(jié)中最基礎(chǔ)、最重要的一環(huán)。最為關(guān)鍵的是地質(zhì)資料收集要實(shí)現(xiàn)源頭把控、及時(shí)收集。地質(zhì)資料管理員平時(shí)要多溝通、宣傳、指導(dǎo)、監(jiān)督，發(fā)揮主觀(guān)能動(dòng)作用，使得大量產(chǎn)生原始地質(zhì)資料的日常項(xiàng)目活動(dòng)中做到有效、有質(zhì)、有序地完成資料收集工作，及時(shí)進(jìn)行資料立卷和歸檔。一套完整、系統(tǒng)的原始地質(zhì)資料不僅反映出相關(guān)地質(zhì)工作的程度，同時(shí)反映出地質(zhì)工作的技術(shù)方法，承載著珍貴的原始數(shù)據(jù)，具有長(zhǎng)久的保存價(jià)值和反復(fù)利用，對(duì)后續(xù)或相關(guān)的地質(zhì)工作有重要的參考價(jià)值。因而，相關(guān)地質(zhì)人員必須將做好原始地質(zhì)資料的收集和歸檔視為一種神圣的使命，為地質(zhì)工作的基礎(chǔ)信息服務(wù)于國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。endprint