淺談如何做好總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理工作

孫艷華

（唐山職業(yè)技術(shù)學(xué)院 財(cái)經(jīng)系，河北 唐山 063000）

淺談如何做好總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理工作

孫艷華

（唐山職業(yè)技術(shù)學(xué)院 財(cái)經(jīng)系，河北 唐山 063000）

本文結(jié)合高職高專學(xué)生特點(diǎn)和用友財(cái)務(wù)軟件的實(shí)際操作情況，從如何進(jìn)行總賬系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理工作、日常業(yè)務(wù)處理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題及解決辦法等方面進(jìn)行探討，以便提高學(xué)生分析問(wèn)題和解決問(wèn)題的能力，為學(xué)生可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

總賬系統(tǒng)；日常業(yè)務(wù)處理；解決辦法

總賬系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理工作是會(huì)計(jì)電算化工作的核心，它直接關(guān)系到整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸出的準(zhǔn)確與完整。因此，我們必須做好這項(xiàng)工作。

1 總賬系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理工作的程序和步驟

總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理工作主要包括：填制憑證、審核憑證、記賬。

1.1 填制憑證

記賬憑證是登記賬簿的依據(jù)，是總賬系統(tǒng)的唯一數(shù)據(jù)源。在實(shí)現(xiàn)運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行賬務(wù)處理后，電子賬簿的準(zhǔn)確與完整完全依賴于記賬憑證，因而必須確保準(zhǔn)確完整地輸入記賬憑證。

（1）增加憑證。記賬憑證一般包括兩部分：一是憑證頭部分，包括憑證類別、憑證編號(hào)、憑證日期和附件張數(shù)等；二是憑證正文部分，包括摘要、科目、借貸方向和金額等。憑證正文部分是填制憑證的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)根據(jù)具體經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容，正確填制憑證，而且每張憑證要求借貸平衡。

（2）修改憑證。記賬憑證的錯(cuò)誤必然影響系統(tǒng)的核算結(jié)果，因此必須對(duì)錯(cuò)誤憑證進(jìn)行修改。

（3）作廢及刪除憑證。日常操作過(guò)程中若遇到非法憑證需要作廢時(shí)，可以使用“作廢/恢復(fù)”功能，將這些憑證作廢，再通過(guò)“整理憑證”功能將其刪除。

1.2 審核憑證

審核憑證包括出納簽字、主管簽字和審核憑證3個(gè)方面。

（1）出納簽字。為加強(qiáng)企業(yè)現(xiàn)金收入與支出的管理，出納人員要通過(guò)“出納簽字”功能對(duì)制單員填制的帶有現(xiàn)金或銀行科目的憑證進(jìn)行檢查核對(duì)。

（2）主管簽字。為了加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)人員制單的管理，填制的憑證應(yīng)經(jīng)主管簽字后才能記賬。

（3）審核憑證。審核人員可直接根據(jù)原始憑證，對(duì)屏幕上顯示的記賬憑證進(jìn)行審核，對(duì)正確的記賬憑證發(fā)出簽字命令，計(jì)算機(jī)在憑證上填入審核人的名字。

1.3 記賬

記賬憑證經(jīng)出納簽字及審核無(wú)誤后，即可登記總賬、明細(xì)賬、日記賬及往來(lái)賬等賬簿。

2 出現(xiàn)的問(wèn)題及解決辦法

高職高專學(xué)生雖然對(duì)會(huì)計(jì)電算化課程有濃厚的學(xué)習(xí)興趣，對(duì)問(wèn)題的理解能力和分析能力較強(qiáng)，但由于會(huì)計(jì)知識(shí)和計(jì)算機(jī)有關(guān)知識(shí)掌握得不夠牢固，經(jīng)常遇到操作方面的問(wèn)題，對(duì)此筆者提出了以下解決方法。

2.1 填制憑證過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題及解決辦法

（1）填制記賬憑證時(shí)，填制月初日期系統(tǒng)顯示“日期不能超前建賬日期”。原因是系統(tǒng)啟用日期沒(méi)有設(shè)為啟用會(huì)計(jì)期間的1日，應(yīng)該將系統(tǒng)啟用日期設(shè)為啟用會(huì)計(jì)期間的1日。

（2）填制記賬憑證時(shí)，填制憑證日期后系統(tǒng)顯示“日期不能滯后系統(tǒng)日期”。原因是系統(tǒng)日期不是當(dāng)前日期，雙擊屏幕右下角的系統(tǒng)日期，按照正確的日期更正即可。

（3）填制憑證過(guò)程中，錄入“庫(kù)存商品”“主營(yíng)業(yè)務(wù)收入”等具有數(shù)量核算的明細(xì)科目金額時(shí)，系統(tǒng)提示“借方金額和貸方金額不能同時(shí)為0或不為0”。原因是錄入具有數(shù)量核算的明細(xì)科目金額時(shí)，錄入數(shù)量和單價(jià)后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)計(jì)算金額，如果方向不對(duì)，按空格鍵換方向。而不能刪除金額再在正確的方向處輸入金額。

2.2 審核憑證過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題及解決辦法

（1）出納簽字時(shí)，系統(tǒng)提示“沒(méi)有符合條件的憑證”。出現(xiàn)這個(gè)問(wèn)題有兩種情況：一是沒(méi)有指定科目；二是沒(méi)有涉及現(xiàn)金或銀行存款的會(huì)計(jì)科目，不用出納簽字。如果是沒(méi)有指定科目，到“會(huì)計(jì)科目”窗口打開(kāi)“編輯”菜單下的“指定科目”子菜單，將“庫(kù)存現(xiàn)金”科目指定為“現(xiàn)金科目”，將“銀行存款”科目指定為“銀行科目”。

（2）審核憑證時(shí)，系統(tǒng)出現(xiàn)“制單人與審核人不能同為一人！”。這種情況需要重新注冊(cè)，更換為另一個(gè)具有審核權(quán)限的操作員進(jìn)行審核即可。

2.3 記賬過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題及解決辦法

（1）單擊了“記賬”選項(xiàng)，但不能記賬。有以下幾種情況：①期初余額試算不平衡。②上月未結(jié)賬。③未審核、未經(jīng)出納簽字的憑證不能記賬。

（2）記賬后不能直接修改憑證。這是因?yàn)橐炎觥坝涃~”“審核”“主管簽字”“出納簽字”的憑證，是不能直接修改的，必須取消記賬、審核、主管簽字、出納簽字后才能交由制單人進(jìn)行修改。具體解決辦法：更正錯(cuò)賬是正常記賬順序的逆序，即：取消記賬→取消審核→取消主管簽字→取消出納簽字→制單人修改憑證。具體操作步驟如下：

①取消記賬。先用賬套主管注冊(cè)，進(jìn)入總賬系統(tǒng)，打開(kāi)“期末——對(duì)賬”界面，按下“Ctrl+H”復(fù)合鍵，松手后出現(xiàn)“恢復(fù)記賬前狀態(tài)功能被激活”對(duì)話框，單擊“確定”按鈕，關(guān)閉對(duì)賬界面。再雙擊“憑證——恢復(fù)記賬前狀態(tài)”菜單，根據(jù)情況選擇“月初狀態(tài)”或“最近一次狀態(tài)”選項(xiàng)，單擊“確定”按鈕，輸入主管口令，單擊“確定”按鈕。即取消“記賬”簽字。②取消審核簽字。用審核人重新注冊(cè)，進(jìn)入“審核憑證”界面，單擊“取消”按鈕，即取消了審核簽字。③取消主管簽字。用賬套主管重新注冊(cè)，進(jìn)入“主管簽字”界面，單擊“取消”按鈕，即取消了主管簽字。④取消出納簽字。用出納重新注冊(cè)，進(jìn)入“出納簽字”界面，單擊“取消”按鈕，即取消了出納簽字。⑤制單人修改憑證。用制單人重新注冊(cè)，進(jìn)入“填制憑證”界面，直接修改憑證，修改完畢單擊“保存”按鈕。若要?jiǎng)h除憑證，單擊“制單——作廢/恢復(fù)”按鈕，先蓋上“作廢”戳記，再單擊“制單——整理憑證”按鈕，按提示進(jìn)行操作，即刪除了憑證。

總之，為了保證會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確與完整，必須做好總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理工作。

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.05.047

F232

A

1673-0194（2015）05-0087-02

2014-12-21

孫艷華（1964-），女，唐山職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)經(jīng)系教授，主要研究方向：會(huì)計(jì)電算化。