興安盟檔案信息化的思考

徐長安

信息與信息技術(shù)在國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中扮演著越來越重要的角色。檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心也開始向信息化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)移，檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)，是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。為抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，興安盟檔案部門積極準(zhǔn)備，科學(xué)應(yīng)對(duì)，按照上級(jí)要求，結(jié)合自身實(shí)際，在抓好檔案信息化建設(shè)方面作了一系列卓有成效的工作。

檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

近幾年來，檔案信息化建設(shè)越來越多地得到盟旗兩級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和重視，不斷加大了對(duì)檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)的投入。從2000年以來，在各級(jí)檔案部門的共同努力下，爭取財(cái)政投入，配置了計(jì)算機(jī)33臺(tái)、服務(wù)器1臺(tái)、復(fù)印機(jī)7臺(tái)、掃描儀5臺(tái)、打印機(jī)7臺(tái)、數(shù)據(jù)采編機(jī)1臺(tái)，還購置了錄音筆、數(shù)碼攝像機(jī)和投影儀等設(shè)施設(shè)備，安裝了檔案管理軟件。盟檔案局和部分縣市開通了寬帶，在政府門戶網(wǎng)站上開通了檔案信息網(wǎng)，并圍繞盟委、行署的工作大局，開設(shè)了多個(gè)欄目宣傳檔案工作，點(diǎn)擊率逐年上升，為社會(huì)利用檔案信息提供了更加快捷的條件，也加大了對(duì)我盟檔案工作的宣傳。

據(jù)統(tǒng)計(jì)，全盟各級(jí)各類檔案館中，專職人員98人，具有大專以上學(xué)歷的有74人，占75.5%。全盟共有副研究館員3人，僅占全盟各級(jí)各類檔案館中專職人員的3.1%；館員16人，占16%；助理館員10人，占28.40%；50歲以上18人，占18%，35—49歲有55人，占56%，34歲以下15人，占15%。中級(jí)以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)人員大部集中在檔案局（館）。從2000年開始，盟檔案局開展計(jì)算機(jī)管理檔案操作技術(shù)知識(shí)培訓(xùn)工作，全盟大多數(shù)檔案局（館）的領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)骨干受過培訓(xùn)。各級(jí)檔案干部對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)不斷提高，計(jì)算機(jī)知識(shí)不斷豐富，但也只是停留在能簡單操作上，計(jì)算機(jī)專業(yè)本科以上畢業(yè)的專業(yè)人才廖若晨星，現(xiàn)職檔案人員中熟悉計(jì)算機(jī)操作的仍不多，尤其是既懂檔案業(yè)務(wù)、又懂計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才更少。部分市縣檔案部門由于沒有人才，現(xiàn)有設(shè)備的潛能沒有得到充分發(fā)揮。

興安盟檔案局在長期的檔案工作中，按國家檔案局統(tǒng)一的國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求開展檔案工作。在嚴(yán)格執(zhí)行的基礎(chǔ)上，還根據(jù)自身需要，完善本地區(qū)的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，很好地規(guī)范和保證了全盟檔案工作的開展。特別是近兩年來，根據(jù)檔案信息化建設(shè)發(fā)展的形勢需要，盟檔案局制訂了《興安盟2010—2012年檔案信息化規(guī)劃及實(shí)施方案》，但從總體上看，在檔案信息化方面的仍存在很大不足，使檔案業(yè)務(wù)和信息化之間產(chǎn)生脫節(jié)，影響了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

制約檔案信息化建設(shè)主因

目前，檔案工作尚處在各項(xiàng)基礎(chǔ)工作有待完善和提高的建設(shè)時(shí)期，信息化建設(shè)對(duì)檔案管理與建設(shè)提出了新要求，而客觀條件上的先天不足和主觀上的諸多因素，嚴(yán)重地制約著檔案信息化建設(shè)工作。

（一）檔案信息化投入力度小，結(jié)構(gòu)不合理?？傮w上看，各級(jí)政府對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)檔案信息化建設(shè)工作給予一定支持，增加了一些投入，但經(jīng)費(fèi)短缺、資金不足仍是困擾檔案事業(yè)發(fā)展的主要原因，尤其是旗縣市級(jí)檔案部門顯得格外突出。

（二）檔案信息開發(fā)的成效大小與人們的文化素質(zhì)高低有極大關(guān)系。當(dāng)前，在檔案工作隊(duì)伍中有相當(dāng)一部分人的總體素質(zhì)較低，對(duì)檔案信息資源開發(fā)利用的深度、廣度及產(chǎn)生的效益仍會(huì)帶來一定的影響和限制。

（三）服務(wù)方式、手段落后。檔案部門的服務(wù)方式特別是基層檔案室的服務(wù)方式多以傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)為主，服務(wù)手段仍脫離不了手工操作，這遠(yuǎn)遠(yuǎn)地滿足不了現(xiàn)代信息傳播所要求的容量大、范圍廣、效率高、速度快和準(zhǔn)確率高等要求。

（四）缺乏檔案信息化建設(shè)復(fù)合型人才。就各縣（市）檔案局（館）調(diào)研情況來看，缺乏計(jì)算機(jī)管理人才，是制約檔案信息化發(fā)展的重要因素。我盟檔案部門干部真正畢業(yè)于檔案專業(yè)的人才極少，計(jì)算機(jī)管理人才寥寥無幾，懂檔案管理又精通信息技術(shù)的復(fù)合型人才相當(dāng)缺乏。

（五）檔案信息化建設(shè)缺乏法規(guī)政策及業(yè)務(wù)規(guī)范。近幾年，國家出臺(tái)了檔案信息化建設(shè)的規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)，自治區(qū)也制定了檔案信息建設(shè)實(shí)施方案，但還沒有形成的完整的法規(guī)、政策和業(yè)務(wù)規(guī)范體系。因此，在實(shí)際工作中，沒有相關(guān)政策作為依據(jù)，對(duì)各部門沒有說服力，影響了檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)與發(fā)展。

實(shí)施檔案信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要慎重選擇，在具體實(shí)施的定位中，應(yīng)該多做調(diào)查、分析、研究。要加快檔案管理現(xiàn)代化、信息化的建設(shè)，應(yīng)主要做好幾方面的工作：

（一）加大檔案宣傳力度，開發(fā)檔案意識(shí)，引發(fā)人們利用檔案的興趣。第一，檔案是社會(huì)的寶貴財(cái)富，要通過多種形式的檔案宣傳，讓人們了解檔案記錄歷史、承載文化的巨大作用。第二，檔案工作發(fā)展依賴于社會(huì)，只有通過檔案宣傳，使人們認(rèn)識(shí)到其重要性，才能獲得人們對(duì)檔案工作的支持。第三，檔案工作的目的是服務(wù)社會(huì)，應(yīng)當(dāng)通過檔案宣傳，提高人們利用檔案的興趣，促使人們學(xué)會(huì)利用檔案，引導(dǎo)人們不斷提高利用檔案增長知識(shí)，解決問題的能力，增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)。

（二）加強(qiáng)干部隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵是檔案工作者素質(zhì)的全面提高，檔案信息化建設(shè)需要一大批既懂信息化、電子政務(wù)知識(shí)、又懂檔案管理、信息組織與計(jì)算機(jī)操作的復(fù)合型人才。要強(qiáng)化對(duì)現(xiàn)有人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，為信息化建設(shè)培養(yǎng)出過硬的業(yè)務(wù)骨干和技術(shù)人才，造就一支政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)素質(zhì)強(qiáng)、工作作風(fēng)硬、思想創(chuàng)新、團(tuán)結(jié)進(jìn)取、掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的檔案干部隊(duì)伍。

（三）加大投入、增配軟、硬件設(shè)施。要加快檔案信息化的建設(shè)。首先，要舍得投入財(cái)力，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件。作為上級(jí)檔案主管部門，也可以與相關(guān)部門溝通協(xié)商、共同提出解決問題的辦法在政策上給下級(jí)部門創(chuàng)造條件，使檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展。

（四）進(jìn)一步規(guī)范現(xiàn)行文件閱覽中心的管理?，F(xiàn)行文件閱覽中心工作是檔案部門加強(qiáng)黨和人民群眾的血肉聯(lián)系、維護(hù)群眾的合法權(quán)益、推進(jìn)政府信息公開、構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)的一項(xiàng)創(chuàng)新工作。力爭在各級(jí)現(xiàn)行文件閱覽中心配置專用計(jì)算機(jī)實(shí)行機(jī)讀閱檔，對(duì)各單位紙質(zhì)文件和電子文件同時(shí)收集，以減少信息錄入的工作量，避免重復(fù)勞動(dòng)，降低數(shù)據(jù)處理成本，滿足社會(huì)各方面的需求。

（五）把好切入口，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)最終目標(biāo)。其中，計(jì)算機(jī)應(yīng)用及適合檔案工作特點(diǎn)的軟件開發(fā)，是檔案信息化建設(shè)的切入口，也是我們稱之為檔案的數(shù)字化建設(shè)。把握好這個(gè)切入口，是實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。

總之，加快檔案信息化建設(shè)，要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、提高認(rèn)識(shí)。認(rèn)真研究，合理規(guī)劃，爭取支持，加大投入，配備人才；要抓住機(jī)遇，努力把檔案信息化建設(shè)作為政府電子政務(wù)建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容，逐步構(gòu)建起各地檔案信息平臺(tái)，提高工作水平、工作效率，提升服務(wù)質(zhì)量；要制定信息化建設(shè)的中期規(guī)劃和短期目標(biāo)，爭取政府和上級(jí)部門的支持，打好工作基礎(chǔ)，使檔案的管理水平邁上一個(gè)新臺(tái)階，為社會(huì)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。