淺談醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新

董婉婷+++郭金菊

【摘 要】醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作中一個重要組成部分，是研究和借鑒醫(yī)院發(fā)展歷史經(jīng)驗的重要參考資料，對研究醫(yī)院的學(xué)術(shù)、技術(shù)進步經(jīng)驗，推動醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展都有重要參考價值。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案管理 工作創(chuàng)新

【Abstract】Archives management is an important part of hospital management， is an important reference to study and learn from historical experience of hospital development， technological progress， academic experience of research hospital， promote the development of medical and health undertakings have important reference value.

【Key words】The management of hospital archives； The work of innovation

引 言

當前，隨著社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展及目前正在進行的醫(yī)療衛(wèi)生體制改革和社會醫(yī)療保險制度的改革，醫(yī)院檔案管理工作也步入了一個新的階段。當前，準確把握新時期醫(yī)院發(fā)展的特點，加強醫(yī)院檔案管理，是醫(yī)院檔案實行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。

1.醫(yī)院檔案管理中存在的問題

1.1檔案管理機制不健全 醫(yī)院各種規(guī)章制度、各級人員的崗位職責比較健全，但涉及檔案管理的制度和職責較少，檔案管理機構(gòu)不健全，職能不明確。醫(yī)院沒有賦予職能科室管理科室檔案的義務(wù)，而綜合檔案室隸屬于醫(yī)院辦公室，不具備管理職能，使得科室檔案處于脫管狀態(tài)。醫(yī)院也沒有對文書檔案質(zhì)量監(jiān)管的質(zhì)控小組，在質(zhì)量方面得不到保障，科室檔案缺乏必要的督導(dǎo)管理。

1.2檔案意識不強，檔案利用率低 科室檔案是醫(yī)院各科室在日常工作中形成的檔案，對科室管理有重要作用，然而科室檔案管理是醫(yī)院檔案工作的薄弱環(huán)節(jié)，收集、整理、存儲和檢索等管理工作很不到位。醫(yī)院醫(yī)護人員和職能科室大部分職工檔案意識淡薄，認為檔案管理不是自己的本職工作，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。由于檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

1.3檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高 在醫(yī)院管理中，只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，尚未將提高檔案管理人員的素質(zhì)納入計劃和要求，檔案管理人員專業(yè)出身較少，知識結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷偏低，現(xiàn)代科學(xué)知識貧乏，甚至于有些檔案管理人員是從別的崗位轉(zhuǎn)調(diào)過來的，且平時檔案管理人員學(xué)習的機會不多，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn)，致使許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上形勢的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。

1.4檔案管理分散 由于醫(yī)院行業(yè)管理的要求，醫(yī)院綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案和部分實物檔案、音像檔案等，而醫(yī)療文書檔案、X 線膠片檔案、病理切片檔案等都分屬各個科室分散管理，形成了多部門管理檔案的格局，不利于檔案的完整和安全。

1.5檔案現(xiàn)代化管理水平不高 近年來，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中得到了廣泛運用，醫(yī)院管理手段不斷現(xiàn)代化，然而運用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的醫(yī)院卻很少，檔案工作停滯在手工收集、手工檢索，信息量小、工作量大，不利于檔案的利用和開發(fā)。

2.實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的途徑

2.1管理機構(gòu)的創(chuàng)新 醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作中一個重要組成部分，因此醫(yī)院檔案管理要改變各自為政的固有觀念，設(shè)立專門檔案機構(gòu)，變成檔案管理的職能部門，配備由專職、兼職檔案工作人員組成的檔案隊伍，克服檔案分散管理的弊端，保證檔案的完整率，使醫(yī)院的歷史能在檔案中得到全面涵蓋。針對醫(yī)療、護理、醫(yī)技和科研四類檔案成立檔案質(zhì)量專家督導(dǎo)小組，每月提出整改意見，并對檔案工作的優(yōu)劣進行獎懲，對存在的問題及時提出整改意見。

2.2實現(xiàn)檔案管理理念現(xiàn)代化 正確的現(xiàn)代化檔案管理理念對于檔案資源利用和醫(yī)院信息化全局均具有重要的指導(dǎo)意義。檔案事業(yè)面臨著電子檔案的出現(xiàn)、信息技術(shù)的應(yīng)用、新型檔案載體的保管等諸多的挑戰(zhàn)，都亟待檔案工作者不斷學(xué)習、不斷創(chuàng)新。以新的觀念去迎接新的挑戰(zhàn)，努力從過去長期封閉、半封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，從過去傳統(tǒng)的手工型向現(xiàn)代化管理型轉(zhuǎn)變，建立資源優(yōu)勢、公共文化等檔案管理新理念。

一方面，檔案管理人員必須著眼于現(xiàn)實，不斷創(chuàng)新檔案管理理念，提高自身素質(zhì)和工作水平，自覺加強檔案資源的存儲、加工、傳遞和共享工作，并且在資源優(yōu)勢理念的作用下充分發(fā)揮檔案資源在管理、創(chuàng)新中的巨大潛能。另一方面，廣大醫(yī)務(wù)工作者應(yīng)提高對醫(yī)院檔案管理的認識，尤其是病案室、信息科、醫(yī)務(wù)部、護理部、人力資源部等職能科室的兼職檔案管理人員，要具備一定的檔案管理意識和技能。

2.3促進管理技術(shù)現(xiàn)代化 傳統(tǒng)的檔案手工管理很難適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的需要，應(yīng)投入必需的基礎(chǔ)設(shè)施和辦公設(shè)備，實現(xiàn)電子化、自動化管理，發(fā)揮現(xiàn)代科技的優(yōu)勢，提高工作質(zhì)量和效率。同時，選擇適合醫(yī)院檔案管理的軟件，并在檔案工作人員中開展計算機培訓(xùn)，以掌握檔案計算機管理運用技術(shù)，提高檔案現(xiàn)代化管理水平。

在為醫(yī)院檔案管理努力營造良好的管理環(huán)境的基礎(chǔ)上，還應(yīng)積極構(gòu)建規(guī)范的管理體系，充分利用現(xiàn)代科技的優(yōu)勢，用科學(xué)發(fā)展的眼光來對原有的體系進行完善和改革。

2.4管理模式創(chuàng)新 長期以來，由于檔案部門缺少統(tǒng)一的標準化、規(guī)范化，醫(yī)院檔案管理基本沿用了達標升級的管理模式，致使醫(yī)院檔案管理的滯后。我國的一些三級醫(yī)院根據(jù)檔案管理國家法律法規(guī)及本單位實際，結(jié)合ISO9000質(zhì)量管理體系運行模式，按照ISO“八項原則”明確檔案管理目標，落實科室和個人責任，操作性評比性更強。醫(yī)院檔案管理引入全面質(zhì)量管理體系是完全可行的。檔案室作為醫(yī)院的一個部門，要參與到ISO9000國際質(zhì)量管理體系的建設(shè)中，結(jié)合科技事業(yè)單位檔案管理的有關(guān)文件、制度，編寫質(zhì)量體系文件，融合標準，實現(xiàn)管理程序文件化，定期接受全院內(nèi)審和外部評審，使檔案管理逐步走上正規(guī)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化軌道。

2.5創(chuàng)新管理手段，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理 醫(yī)院檔案科學(xué)化管理，不是各門類檔案簡單集中保管，而是一項實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、制度化、現(xiàn)代化的高標準系統(tǒng)工程，是檔案工作人員面臨的新課題。計算機是現(xiàn)代化管理手段必不可少的工具。用計算機管理醫(yī)院檔案方便利用者及時查找、利用和閱讀，節(jié)省人力、物力和財力，提高工作效率，又可以減少檔案的有效占用空間，保存信息方便簡單，也提高了保密工作水平。計算機的儲存量大而且可以編排文件分類、主題等目錄，檢索系統(tǒng)方便快捷。

2.6服務(wù)工作的創(chuàng)新 醫(yī)院檔案管理的最終目的就是利用、挖掘其潛在的經(jīng)濟價值和社會價值，使之轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實的經(jīng)濟效益和社會效益。醫(yī)院檔案部門必須由被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域、擴大服務(wù)范圍、創(chuàng)新服務(wù)方式。通過網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，擴大信息來源，及時準確的收集和整理各類信息，注意各種信息的積累，使醫(yī)院檔案內(nèi)容得到進一步豐富，從而實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化。

結(jié) 語

此外，諸如檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、檔案展覽服務(wù)、檔案文化休閑服務(wù)等服務(wù)方式正在不斷涌現(xiàn)。醫(yī)院檔案部門，也可在一定范圍內(nèi)采取有效的措施，挖掘檔案信息資源，為全院各項工作主動提供信息服務(wù)，利用檔案積極開展編研工作，為臨床、科研、領(lǐng)導(dǎo)決策提供主動服務(wù)，收集利用反饋信息，了解檔案信息發(fā)揮作用的情況，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提高檔案利用率，以此提高醫(yī)院各項工作的效率，提高醫(yī)院社會效益和經(jīng)濟效益。

[1] 郝培來 三級醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新研究.中國醫(yī)院管理，2010，30（12）：62-63.

[2] 韋川江 陳薇 醫(yī)院檔案管理工作及創(chuàng)新.中外健康文摘，2010，7（13）：348-349.endprint