淺談醫(yī)院檔案的信息化管理

閆東海

【摘 要】信息化管理已經(jīng)成為企事業(yè)單位日常經(jīng)營活動的重要管理手段。本文主要闡述醫(yī)院檔案管理信息化的重要性，分析醫(yī)療檔案信息化建設(shè)過程中的問題和不足，提出加強(qiáng)檔案信息化管理的有效措施。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案 信息化管理 措施

【Abstract】Information management has become an important means for enterprises to manage daily business activities. This paper mainly expounds the importance of the information management of hospital archives， analysis of the process of informatization construction in archives of medical problems and shortcomings， puts forward effective measures to strengthen the archives information management.

【Key words】words]The hospital archives； Information management； Measures

引 言

隨著醫(yī)院信息系統(tǒng)在醫(yī)療部門管理中的廣泛應(yīng)用，其發(fā)揮著巨大的作用有效促進(jìn)了相關(guān)部門的發(fā)展壯大。但是，我國大多數(shù)醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)相對還比較落后，這在很大程度上影響和制約了對醫(yī)院檔案資源的開發(fā)和利用。因此，相關(guān)部門要加強(qiáng)對醫(yī)療檔案的信息化管理，從而促進(jìn)醫(yī)療部門的不斷發(fā)展、壯大。

1. 醫(yī)院檔案管理信息化的重要性

檔案的信息化管理是發(fā)展醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的必然要求。隨著我國各級醫(yī)院的信息化建設(shè)的不斷深入和發(fā)展，電子病歷的廣泛使用，以及辦公自動化的實現(xiàn)，檔案的信息化建設(shè)已成為醫(yī)院檔案工作發(fā)展的必然趨勢和工作重點。另外，檔案信息化是加強(qiáng)醫(yī)療衛(wèi)生工作的需要。醫(yī)院各種門類的檔案資料不僅能為廣大醫(yī)務(wù)人員提供豐富、詳實的信息資源，同時也可為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理提供完整、可靠的歷史數(shù)據(jù)和資料等。檔案信息化可為醫(yī)療業(yè)務(wù)工作提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)?？傊?，對于承擔(dān)著日益繁重的醫(yī)療衛(wèi)生任務(wù)的醫(yī)院而言，實現(xiàn)檔案信息化是適應(yīng)醫(yī)療業(yè)務(wù)工作需要和時代發(fā)展的必然要求。

2. 醫(yī)療檔案信息化建設(shè)過程中的問題和不足

2.1 醫(yī)院檔案管理格局較為混亂

目前，我國大多數(shù)醫(yī)療部門的檔案管理基本都是多部門管理檔案的格局。醫(yī)院的綜合檔案室一般只管理一些文書檔案、科技檔案和財務(wù)檔案等，隸屬行政辦公室管理。而由于這些管理部門所采用的管理方式不同，其在管理職責(zé)上也不明確，沒有納入醫(yī)院的綜合目標(biāo)管理的考核中，這種多頭管理，各有政策的現(xiàn)象，在很大程度上造成了管理標(biāo)準(zhǔn)化的難以進(jìn)行。

2.2 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)重視程度不夠

隨著互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用和發(fā)展，計算機(jī)的應(yīng)用已經(jīng)成為醫(yī)院日常經(jīng)營和發(fā)展不可缺少的重要部分，從最簡單的管理信息系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)到完善的醫(yī)院信息系統(tǒng)、放射科信息系統(tǒng)、影像存檔和通訊系統(tǒng)、實驗室信息系統(tǒng)以及局域網(wǎng)管理和辦公自動化等，都已經(jīng)開始在醫(yī)院中使用并運(yùn)行。但仍存在一些領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)的作用和迫切性的認(rèn)識不夠，導(dǎo)致醫(yī)院的信息化建設(shè)進(jìn)程中未沒有將檔案信息化管理納入工作的重點，對檔案信息化建設(shè)的重視程度不夠。

2.3 檔案管理軟件系統(tǒng)開發(fā)相對落后

目前，我國關(guān)于檔案管理軟件方面的開發(fā)速度和水平還明顯落后于計算機(jī)硬件技術(shù)的發(fā)展，尤其是在醫(yī)院檔案管理軟件方面顯得更為欠缺。隨著醫(yī)療檔案數(shù)量和種類的快速增長，以及對檔案信息化的利用需求的不斷增加，單版機(jī)計算機(jī)檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前形勢的發(fā)展，缺乏可兼容性和可擴(kuò)張性，急需升級和更新。

2.4 檔案專業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)有待提高

目前醫(yī)院現(xiàn)有的檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)比較單一，尤其是在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用能力方面的技術(shù)水平較低，專業(yè)知識匱乏。缺乏專業(yè)的檔案信息管理人員，員工工作的主動性和創(chuàng)新性不夠，不符合現(xiàn)代化醫(yī)療行業(yè)對檔案管理的高要求。

3. 加強(qiáng)檔案信息化管理的有效措施

3.1 建立規(guī)范化的醫(yī)療檔案管理體系

醫(yī)院應(yīng)該依據(jù)國家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的規(guī)定和規(guī)范，建立規(guī)范化的檔案管理軟件，適應(yīng)多種文件存儲格式、支持實時瀏覽，具有互聯(lián)網(wǎng)及內(nèi)聯(lián)網(wǎng)檢索功能。能夠?qū)崿F(xiàn)收集整理、數(shù)據(jù)存儲、借閱管理、權(quán)限控制、檢索瀏覽、統(tǒng)計報表、數(shù)據(jù)輸入（輸出）及格式轉(zhuǎn)換的控制與管理，滿足醫(yī)院檔案的一體化管理、業(yè)務(wù)流程管理和信息資源開發(fā)利用的需要，從而保證醫(yī)院內(nèi)部信息網(wǎng)、衛(wèi)生系統(tǒng)網(wǎng)和檔案系統(tǒng)網(wǎng)之間的檔案信息存儲、交換工作的順利進(jìn)行。

3.2 加強(qiáng)醫(yī)療檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化，充分實現(xiàn)資源共享

醫(yī)院可以利用內(nèi)部網(wǎng)建立專門的檔案信息網(wǎng)站，實行新信息上網(wǎng)發(fā)布、聯(lián)機(jī)公共目錄查詢服務(wù)和光盤遠(yuǎn)程檢索服務(wù)等，同時還可開展檔案信息的咨詢服務(wù)，為患者提供定向、定題的交互式信息咨詢，同時運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)對醫(yī)療檔案信息進(jìn)行深度的加工、提煉和開發(fā)，不斷拓展醫(yī)院檔案的各項服務(wù)功能，提高醫(yī)療檔案的服務(wù)質(zhì)量。

利用信息技術(shù)強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理質(zhì)量，主動開發(fā)和開放檔案信息資源，達(dá)到院內(nèi)資源共享的目的，這是適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展和社會信息化建設(shè)的必然勢趨。

過去我們沒有足夠意識到檔案信息資料的重要性，對隨時產(chǎn)生各種門類和載體的檔案資料，比如醫(yī)療、護(hù)理、科研、人事、文秘、基建、財務(wù)、榮譽(yù)、聲像等，認(rèn)為存放在檔案室就完成歷史使命，其實不然，正是那些被束之高擱、無人問津的檔案資料，對醫(yī)院各部門及醫(yī)院的可持性發(fā)展都有著非常積極的借簽作用。endprint

目前，我院正在大膽嘗試，開拓創(chuàng)新，利用計算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備收集整理各種檔案信息，建立局域網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，在采取有效保密措施的基礎(chǔ)上，達(dá)到一方收集、多方享用的目標(biāo)，打破傳統(tǒng)的管理理念和模式。同時進(jìn)行檔案資源科學(xué)應(yīng)用的培訓(xùn)，引導(dǎo)員工轉(zhuǎn)變觀念、積極參與、多出成果，從而適應(yīng)醫(yī)療市場激烈竟?fàn)幍男枰?/p>

3.3檔案資料收集和整理

我們把收集在檔案室的信息資料進(jìn)行分類、細(xì)化，整理為兩大類：一是原始手段形成的紙質(zhì)檔案，它分三部分組成，第一是日常應(yīng)用溝通的文書檔案、照片檔案、人事檔案；第二是具有法律效力需專門保管的病歷檔案和司法簽定檔案；第三是數(shù)據(jù)精確相對專業(yè)的財務(wù)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、藥品目錄檔案以及最近才納入檔案管理的醫(yī)療保險、新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案。二是在利用現(xiàn)代化設(shè)備基礎(chǔ)上產(chǎn)生的高新成果檔案，主要包括科研檔案、X光膠片檔案、病理切片檔案、各種設(shè)備檢查圖文檔案、實物檔案、聲像檔案和利用計算機(jī)磁盤、數(shù)據(jù)等形成的電子檔案。

收集和整理要按照及時、齊全、完整的原則，確保檔案收集渠道的暢通和信息靈敏。檔案資料收集要靈活掌握，一般分為平時收集、定期收集和年終匯總收集三種方法。

整理方法要按照檔案資料分類進(jìn)行，建立歸檔資料目錄，便于檢索使用，醫(yī)院局域網(wǎng)建設(shè)的要求目的是整合醫(yī)院全部檔案資料為醫(yī)院各部門的科學(xué)管理、編研、開發(fā)、利用提供先進(jìn)實用的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，實現(xiàn)檔案信息資源共享服務(wù)。醫(yī)院檔案管理信息數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)和應(yīng)用與臨床各科的緊密結(jié)合、融入和發(fā)展，必將帶動醫(yī)院新一輪觀念的變革，從而開拓視野，在提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的同時，更加注重學(xué)術(shù)探討和學(xué)術(shù)研究，起到百家爭鳴、百花齊放的積極性作用，為醫(yī)院整體素質(zhì)的飛躍注入活力。

結(jié) 語

總而言之，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化是確保我國醫(yī)療事業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的需要，是醫(yī)院現(xiàn)代化信息管理的重要組成部分。醫(yī)療檔案管理工作者要充分認(rèn)識到加強(qiáng)檔案信息化管理的重要性的同時，不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)和技術(shù)水平，熟練掌握和運(yùn)用現(xiàn)代設(shè)備和信息技術(shù)，創(chuàng)造性地開展檔案管理工作，從而促進(jìn)醫(yī)院的檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展。

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