淺談基層單位檔案移交工作存在的問題及處理建議

李沁娟

中圖分類號：G271.6 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-02-00-01

任何單位的檔案管理工作都會產(chǎn)生檔案交接問題。檔案管理人員的新老交替、工作變動、崗位調(diào)整、機(jī)關(guān)合并或企事業(yè)兼并重組等事項發(fā)生時也就必然要涉及到工作的交問題，然而在實際工作中，有一部分單位或檔案人員卻對檔案交接工作不太重視，始終未建立檔案交接工作規(guī)定，忽視了這一重要而又必要的工作環(huán)節(jié)，由此造成一些單位檔案交接工作走過場，只是一把鑰匙由原檔案人員手中交到新檔案人員手中這么簡單，更有甚者，在原檔案人員從工作崗位調(diào)離后，幾個月、甚至更長的時間都沒有配備檔案人員。檔案交接是一件極為嚴(yán)肅、責(zé)任心極強(qiáng)的工作，根據(jù)《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的規(guī)定：“機(jī)關(guān)檔案人員調(diào)動工作時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開崗位?！比欢趯嶋H工作中，尤其是在基層單位中，有一部分單位或檔案人員卻忽視了這一工作環(huán)節(jié)，檔案移交工作存在著許多不規(guī)范做法，具體表現(xiàn)如下：

一是檔案交接不及時。一些基層單位對檔案交接工不夠重視，領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴(yán)，老檔案人員離了崗，新檔案人員進(jìn)了崗，而檔案交接手續(xù)未辦妥，以致出現(xiàn)檔案數(shù)量等問題責(zé)任不明、界限不清。甚至有的基層單位檔案交接只是一串鑰匙的交接，從而使得一部分基層單位檔案工作前后脫節(jié)。

二是檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密。按工作性質(zhì)和崗位職責(zé)要求，檔案人員交接應(yīng)是一項認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密，責(zé)任重大的工作，而在一些基層單位檔案人員離崗或調(diào)動工作時，移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，從而出現(xiàn)一些基層單位檔案交接只有一串鑰匙的現(xiàn)象，忽視了檔案交接工作中的重要內(nèi)容，忽視了檔案交接工作的基本要求，從而使檔案工作前后脫節(jié)。

三是檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格。一部分基層單位的領(lǐng)導(dǎo)把檔案交接當(dāng)作事務(wù)性的工作，看成是檔案人員之間的事情，從而對檔案交接準(zhǔn)備工作很少過問，甚至不問。更不用說檔案監(jiān)交了，使得基層單位檔案沒有監(jiān)交工作，工作程序也不完整。

做好檔案交接工作，不僅是明確檔案人員責(zé)任，維護(hù)檔案安全完整，確保檔案工作連續(xù)不斷有高性能進(jìn)行的需要，而且也是《檔案法》及《檔案法實施辦法》賦予檔案人員的職責(zé)。如何做好檔案交接工作，應(yīng)該做好下列工作，采取如下措施：

一是檔案交接要納入基層單位的議事日程、工作程序和規(guī)章制度之中，檔案交接是基層單位檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)引起基層單位的重視，尤其是基層單位負(fù)責(zé)人應(yīng)把檔案交接工作擺上重要議事日程，在檔案人員離崗或調(diào)動工作單位時要把好關(guān)，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續(xù)，然后再辦理調(diào)動手續(xù)，對未辦理檔案交接手續(xù)的檔案人員，不得簽發(fā)調(diào)動工作通知，不得辦理工作轉(zhuǎn)移手續(xù)，不得離開原工作崗位，并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關(guān)人員的崗位職責(zé)之中。當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門要加強(qiáng)基層單位檔案交接工作的監(jiān)督檢查，對那些明知檔案交接手續(xù)未辦理妥，仍然隨意簽發(fā)調(diào)令的人員，要查明原因，分清責(zé)任，依法進(jìn)行處理。

二是檔案人員離崗離職之前要認(rèn)真做好檔案移交準(zhǔn)備工作。檔案交接分為移交和接收兩個方面，而認(rèn)真做好檔案移交前的準(zhǔn)備工作，是確保檔案交接工作順利進(jìn)行的前提。對于移交方來說在正式移交之前主要做好幾項工作：

1、對所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到賬物相符、心中有數(shù)；

2、對借出的檔案要及時催還，一時歸還不了的要問明原因，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況；

3、對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序，做到系統(tǒng)有序；

4、按檔案移交要求編制移交文據(jù)及表格；

5、撰寫檔案移交說明。

對于接收方來說，在接收之前要做好三項工作：

1、了解移交單位職能活動內(nèi)容和工作活動情況；

2、向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作情況；

3、必要時要了解或檢票檔案移交準(zhǔn)備工作情況。只有交接準(zhǔn)備充分，才能保證交接工作順利進(jìn)行。

三是認(rèn)真做好檔案監(jiān)交工作。檔案監(jiān)交工作對檔案交接起著鑒證和監(jiān)督作用，因此無論是檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人交接，還是一般檔案人員，特別是負(fù)責(zé)檔案保管接待人員的交接，都必須安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)交，檔案監(jiān)交人員要認(rèn)真履行職責(zé)，堅持原則，按程序辦理。一般檔案人員交接，可由檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人監(jiān)交；檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人交接，可由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)或檔案行政管理部門派人監(jiān)交。交接雙方在監(jiān)交人員的監(jiān)督之下認(rèn)真做好移交、接收工作，做到賬物相符，手續(xù)齊全，并要在交接文據(jù)上注明交接時間、地點和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊、頁數(shù)等。移交文據(jù)一式3份，移交人、接收人各執(zhí)一份，單位存檔一份，交接工作結(jié)束之后，移交人、接收人、監(jiān)交人應(yīng)在移交文據(jù)上簽字蓋章，以示對交接工作負(fù)責(zé)。

四是加強(qiáng)檔案交接中的思想教育工作。檔案交接工作中出現(xiàn)的問題，不單純是基層檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問題，其中一個十分重要的原因就是近幾年來，一些基層單位忽視了對檔案人員的思想教育工作，使得一些基層單位檔案人員工作責(zé)任心不強(qiáng)。因此在檔案交接的過程中要補(bǔ)上這一課，教育交接雙方端正思想、提高認(rèn)識、明確責(zé)任，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感，從而保證檔案交接工作嚴(yán)格按照規(guī)定辦理，使基層檔案工作前后銜接起來。

由此看來，基層單位檔案信息資源的管理和利用是一個不容忽視的問題，必須加強(qiáng)檔案工作人員的培訓(xùn)和再教育工作，增強(qiáng)其工作的責(zé)任心，鼓勵他們不斷地摸索和認(rèn)識檔案管理的規(guī)律，結(jié)合基層單位的自身特點，采用既先進(jìn)又靈活的工作方法。