創(chuàng)新檔案服務(wù)，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)

徐淑香

摘 要：檔案事業(yè)的發(fā)展在于創(chuàng)新，只有通過檔案工作的創(chuàng)新，才能使檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會各項事業(yè)，才能使檔案工作充滿生機(jī)和活力，才能推進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；創(chuàng)新服務(wù)；信息化；

文章編號：1674-3520（2015）-02-00-01

創(chuàng)新是時代的必然要求，也是做好檔案工作的根本動力，信息化建設(shè)是檔案工作的重要途徑，是檔案工作的創(chuàng)新需要。當(dāng)前檔案工作者的重要使命就是開發(fā)和利用檔案信息資源，創(chuàng)新檔案服務(wù)，特別是當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案創(chuàng)新服務(wù)是與時俱進(jìn)的必然要求。檔案工作者要更好地開發(fā)和利用檔案信息資源，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為用戶提供服務(wù)，促使檔案管理現(xiàn)代化，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，積極主動地為全面建設(shè)小康社會服務(wù)。

一、抓好信息檔案前沿的過程收集和整理，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)歸檔使之科學(xué)化

司法行政檔案在形成過程中具有參與人員多、涉及面廣、時間跨度長等特點(diǎn)，很多法治檔案跨越幾個年度、涉及多個部門，收集困難，這就要求司法行政工作者除了落實(shí)已制定的相關(guān)制度和具體責(zé)任外，要著重抓好基層司法所的檔案收集和整理，加強(qiáng)對基層司法所檔案人員的培訓(xùn)和管理，實(shí)現(xiàn)基層司法所全部檔案電子化。隨著計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的不斷深入，需要?dú)w檔的不僅有印刷性的文件材料，更多的將是以計算機(jī)存儲介質(zhì)的電子檔案，如基層人民調(diào)解檔案、法律援助檔案，在其利用和開發(fā)中，他們具有紙質(zhì)檔案無可比擬的優(yōu)越性。實(shí)行檔案管理電子化、信息化后，通過對歸檔材料屬性的管理，可以幫助檔案人員進(jìn)行準(zhǔn)確地分類，較好地解決檔案分類、歸檔隨意性大的問題，也可以通過計算機(jī)編目將檔案信息一次性輸入，隨時生成我們需要的各種目錄和索引，為檔案的管理和查詢利用提供了便利。

二、通過網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案服務(wù)的創(chuàng)新提高工作效率

在傳統(tǒng)的檔案服務(wù)中，檔案管理人員往往充當(dāng)了“倉庫保管員”的角色，大多是根據(jù)檔案查詢者和利用者的具體咨詢要求，來查閱其保管范圍內(nèi)的紙質(zhì)檔案。隨著科技的進(jìn)步，這種傳統(tǒng)的檔案查詢、利用方式愈顯弊端，信息化已不可避免地進(jìn)入了檔案管理的領(lǐng)域，因此，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案服務(wù)的最重要的特點(diǎn)即是檔案信息化建設(shè)，這也是歷史發(fā)展的必然趨勢，檔案管理和服務(wù)現(xiàn)代化的道路通過檔案管理網(wǎng)絡(luò)化創(chuàng)新改善了檔案工作管理手段和信息環(huán)境，提高了工作效率。如：我局為進(jìn)一步推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理步伐，實(shí)現(xiàn)檔案管理、查詢系統(tǒng)化、科學(xué)化，充分發(fā)揮檔案為社會服務(wù)、為經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)的作用，把近年來司法行政檔案通過掃描紙質(zhì)檔案的形式形成電子檔案，并錄入易初檔案管理系統(tǒng)，全部實(shí)現(xiàn)了檔案電子化。同時保證了檔案的圖像清晰，內(nèi)容完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。更加便捷地為市經(jīng)濟(jì)建設(shè)、落實(shí)政策、工作查考、調(diào)解糾紛等方面提供查詢服務(wù)，大大提高了查詢服務(wù)工作的效率，有力地促進(jìn)了經(jīng)濟(jì)建設(shè)和和諧社會建設(shè)，增強(qiáng)了社會檔案意識，提高了檔案工作的社會知曉度。

三、推進(jìn)檔案信息服務(wù)的社會化

信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動變得越加復(fù)雜，越離不開信息服務(wù)。檔案部門既要面對黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務(wù)，這就要求我們促進(jìn)社區(qū)檔案規(guī)范化管理，通過建立社區(qū)檔案，使檔案資料在宣傳教育群眾、排除矛盾糾紛、推進(jìn)和諧社區(qū)建設(shè)中發(fā)揮積極作用。傳統(tǒng)的到檔案部門利用檔案原件的方式，已不再適應(yīng)檔案社會化的要求，人們更加注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時準(zhǔn)確地獲得多種信息。檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案管理部門利用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速通訊，進(jìn)行信息交流，回答服務(wù)對象對檔案材料真實(shí)性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務(wù)。

四、檔案信息化是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案創(chuàng)新服務(wù)的必然要求

全面實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化、實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享，是一個長期的發(fā)展過程，在這一過程中，要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門，加快硬件設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化，要及時配備檔案管理現(xiàn)代化所必須得計算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，充分利用現(xiàn)代科技，利用縮微技術(shù)、光盤技術(shù)在檔案管理中的作用，加速實(shí)用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理的步伐。檔案信息化管理不僅涉及大量技術(shù)問題，而且也涉及許多過去從未碰到過的管理問題，在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化，發(fā)展檔案事業(yè)的過程中，檔案工作人員要更新觀念，建立與時俱進(jìn)的檔案管理意識，把檔案服務(wù)方式從傳統(tǒng)的被動式服務(wù)改變?yōu)橹鲃臃?wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)化為開放式服務(wù)，使檔案工作適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)時代的需要，今后需要在實(shí)踐中不斷摸索，通過檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化創(chuàng)新，將更好的開發(fā)利用檔案信息資源，將檔案服務(wù)工作由被動變?yōu)橹鲃?，更好的為?jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場服務(wù)，為全面建設(shè)小康社會服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙寧燕《論數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化對檔案信息資源共享的影響》檔案2011年第2期 。

[2]李洪合 丁志超：《檔案工作科學(xué)發(fā)展研究》，中國文史出版社，2008.12。