新形勢(shì)下加強(qiáng)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理的思考

李峰

摘 要：房產(chǎn)檔案管理是房產(chǎn)管理的基礎(chǔ)和核心。近幾年，為遏制部分城市房?jī)r(jià)的過(guò)快上漲，國(guó)務(wù)院出臺(tái)了一系列調(diào)控政策。新政給房地產(chǎn)市場(chǎng)帶來(lái)了沖擊，也引發(fā)了檔案工作者對(duì)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理的新思考。怎樣使房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的管理更加規(guī)范，增強(qiáng)新政的執(zhí)行力度，使檔案工作更好地服務(wù)于社會(huì)，成為檔案人面臨的新課題。

文章編號(hào)：1674-3520（2015）-02-00-01

一、房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理存在的主要問(wèn)題

房地產(chǎn)權(quán)屬檔案是房屋產(chǎn)權(quán)權(quán)屬信息的重要載體，涉及房產(chǎn)登記、產(chǎn)權(quán)交易、法律糾紛、舊城改造等諸多方面，與人們的生活息息相關(guān)，其重要程度不言而喻。由于房地產(chǎn)權(quán)屬管理信息量大、變動(dòng)關(guān)系復(fù)雜，這就使得房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的數(shù)量大、跨度大，存在的問(wèn)題也較為突出。

（一）對(duì)于房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的管理，缺乏統(tǒng)一的規(guī)范性文件

1、現(xiàn)行文件過(guò)于籠統(tǒng)，缺乏操作性。隨著房地產(chǎn)業(yè)和住房商品化的迅猛發(fā)展，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案變得越來(lái)越重要，檔案數(shù)量也越來(lái)越多，單靠傳統(tǒng)的管理方式和管理手段已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要。利用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備、服務(wù)手段和科學(xué)的管理方法，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理現(xiàn)代化已是必然趨勢(shì)。而標(biāo)準(zhǔn)化是現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，在房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作中推行標(biāo)準(zhǔn)化，是房地產(chǎn)權(quán)屬檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的首要前提，也是做好房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作的必要條件。

2、保管期限不明確，致使檔案庫(kù)房緊張。《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》規(guī)定：房地產(chǎn)權(quán)屬檔案應(yīng)以丘為單元建檔，以房地產(chǎn)權(quán)利人為全宗立卷。但在實(shí)際工作中是以房號(hào)為單元建檔，將權(quán)利人的所有權(quán)登記檔案、所有權(quán)轉(zhuǎn)移登記檔案、他項(xiàng)權(quán)登記檔案、他項(xiàng)權(quán)注銷登記檔案都集中在一起，合并組成一卷。由于房地產(chǎn)權(quán)屬檔案保管期限的不明確，無(wú)法開展鑒定、銷毀工作。如他項(xiàng)權(quán)注銷登記、拆遷房屋注銷登記、房改房注銷登記等利用率不高的注銷檔案材料也會(huì)占用一定的空間。

（二）房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理專用軟件功能不完善，不能滿足實(shí)際工作需要

從2006年起，我市逐步推行房屋買賣網(wǎng)簽工作，即將各種不同類型的房屋登記業(yè)務(wù)內(nèi)容上傳到我市權(quán)屬交易網(wǎng)。我市權(quán)屬交易網(wǎng)搭建了一個(gè)覆蓋全市房屋信息的平臺(tái)，為有效執(zhí)行國(guó)務(wù)院房地產(chǎn)新政，抑制炒房行為，嚴(yán)格控制二套房貸款等政策提供了可靠的信息源。目前，通過(guò)產(chǎn)權(quán)人姓名、產(chǎn)權(quán)人身份證號(hào)、坐落等條件均可到權(quán)屬交易網(wǎng)查詢到相關(guān)的信息，但是我市權(quán)屬交易網(wǎng)只是符合權(quán)屬登記流程的一個(gè)系統(tǒng)，與各區(qū)縣的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案實(shí)體管理缺乏關(guān)聯(lián)，不能作為房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理專用軟件。因此，加強(qiáng)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化工作十分必要。

在提高房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化水平的工作中需要注意兩個(gè)問(wèn)題：一是房地產(chǎn)權(quán)屬紙質(zhì)檔案和電子檔案內(nèi)容要一致。由于房地產(chǎn)權(quán)屬檔案形成后，房產(chǎn)的買賣、贈(zèng)與、交換、繼承與遺贈(zèng)、分割與合并等變更不斷發(fā)生，房屋拆除、翻新、擴(kuò)建等變更日趨頻繁，房屋的抵押、查封等產(chǎn)權(quán)受限制的情況不斷形成，因而房地產(chǎn)權(quán)屬檔案處于不斷的轉(zhuǎn)移和變更之中，具有極強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性。而房地產(chǎn)權(quán)屬檔案則要隨產(chǎn)權(quán)人變化而變化，隨房屋現(xiàn)狀變更而變更。二是檔案管理軟件要統(tǒng)一，不能因業(yè)務(wù)不同而使用不同的管理軟件。由于歷史原因，不同業(yè)務(wù)往往由不同的部門負(fù)責(zé)，這就造成在房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化初期各部門使用了不同的檔案管理軟件，致使在實(shí)際工作中存在著檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)分散、查詢繁瑣、數(shù)據(jù)易丟失等問(wèn)題。因此，研發(fā)適合房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理的專用軟件，提高房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化管理水平，勢(shì)在必行。

二、加強(qiáng)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理的措施

（一）有關(guān)部門盡快制定統(tǒng)一的、科學(xué)的、切實(shí)可行的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理規(guī)范

目前，針對(duì)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作可參照?qǐng)?zhí)行的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范不多，我們同行同系統(tǒng)之間也有類似的困惑。一方面我們要加強(qiáng)學(xué)習(xí)和研究，結(jié)合實(shí)際工作不斷創(chuàng)新；另一方面，相關(guān)的行政主管部門應(yīng)積極協(xié)調(diào)有關(guān)部門盡快制定出房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理實(shí)施辦法，并出臺(tái)操作性強(qiáng)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。規(guī)范應(yīng)包括具體每項(xiàng)業(yè)務(wù)所需文件的歸檔范圍、文件材料的具體規(guī)格、保管期限、鑒定銷毀制度等內(nèi)容，以便于檔案工作人員在實(shí)際工作中參照?qǐng)?zhí)行，在接收檔案時(shí)有據(jù)可查，確保房地產(chǎn)權(quán)屬檔案收集齊全、整理規(guī)范。對(duì)于不符合要求的檔案能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、糾正錯(cuò)誤，避免在檔案利用環(huán)節(jié)中產(chǎn)生不必要的糾紛。

（二）完善并推行房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理專用軟件

根據(jù)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作需要，按照檔案管理相關(guān)要求，研發(fā)出符合房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作需求的檔案管理專用軟件，成為現(xiàn)實(shí)工作中較為迫切的一項(xiàng)工作。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理專用軟件必須實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)同一卷檔案中所包含的檔案材料的統(tǒng)一，并且根據(jù)檔案中任一信息記錄可找到該案卷，查看到該卷全部的業(yè)務(wù)過(guò)程，達(dá)到檔案管理專用軟件中的數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容完全統(tǒng)一。比如利用者只提供了產(chǎn)權(quán)人姓名、產(chǎn)權(quán)人身份證號(hào)、房屋坐落、產(chǎn)權(quán)證號(hào)、房地產(chǎn)權(quán)屬檔案號(hào)等主要信息中的一條簡(jiǎn)單信息就可以查找出所需的全部信息內(nèi)容。

（三）加強(qiáng)對(duì)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理人員的培訓(xùn)工作

數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理是一項(xiàng)跨學(xué)科、專業(yè)性、技術(shù)性較強(qiáng)的工作。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，只懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)和紙質(zhì)等載體檔案管理知識(shí)的人無(wú)法勝任此項(xiàng)工作。因此，建設(shè)一支以管理型人才為基礎(chǔ)，以復(fù)合型人才為重點(diǎn)的人才隊(duì)伍，是建立檔案數(shù)字化至關(guān)重要的關(guān)鍵，如檔案收集、處理與數(shù)據(jù)庫(kù)加工人才；信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)與開發(fā)人才。數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理人才應(yīng)具備有較全面的知識(shí)結(jié)構(gòu)以及敏銳的信息意識(shí)、良好的信息道德、較強(qiáng)的信息能力，以適應(yīng)數(shù)字檔案建設(shè)和正常運(yùn)行。

總之，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案是全社會(huì)的財(cái)富，它與人們的生活密切相關(guān)，而房地產(chǎn)權(quán)屬檔案作為房屋的“身份證”，其唯一性、憑證性、公正性在房地產(chǎn)行政管理、司法協(xié)助、產(chǎn)權(quán)交易等工作中發(fā)揮著不可替代的重要作用，對(duì)穩(wěn)定房地產(chǎn)市場(chǎng)，保護(hù)老百姓的合法權(quán)益起著關(guān)鍵性作用。加強(qiáng)專業(yè)人才的培養(yǎng)和培訓(xùn)工作，使房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理有法可依、有章可循，為百姓提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展。