關(guān)于如何加強(qiáng)園林檔案管理的探討

杜虹云

摘 要：園林綠化在城市中有著美化環(huán)境，凈化空氣，調(diào)節(jié)氣候，減少噪音等方面的作用，是城市建設(shè)的一個(gè)重要組成部分，園林綠化檔案，是記述或反映某一單位或個(gè)人在園林綠化科技活動(dòng)中形成的具有保存和利用參考價(jià)值的原始記錄。實(shí)踐證明，園林綠化檔案在城市建設(shè)和發(fā)展中，發(fā)揮著重要的作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；園林；

文章編號(hào)：1674-3520（2015）-02-00-01

一、園林工程資料檔案的價(jià)值

綠化工程資料檔案是指園林綠化工程施工過程中形成的各種工程信息記錄，并按一定原則分類、組卷、最后移交業(yè)主單位歸檔的整個(gè)過程的歷史記錄。它包括園林綠化工程建設(shè)過程形成的文件資料、園林綠化工程物資資料、工程施工過程中形成的施工資料、圖紙資料以及在施工過程中的影像資料，是對(duì)施工情況的記錄，真實(shí)反映了工程施工的全過程，反映了工程的內(nèi)在質(zhì)量，特別是對(duì)于隱蔽工程和建成后不易檢測(cè)的項(xiàng)目更具有唯一的、不可替代的重要價(jià)值。

園林綠化工程資料的質(zhì)量和園林綠化工程質(zhì)量緊密結(jié)合在一起，是工程竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)。沒有合格的工程資料就不可能順利地通過工程竣工驗(yàn)收，更不可能交付使用。二是為工程的檢查、維護(hù)、改造、擴(kuò)建提供可靠依據(jù)。當(dāng)計(jì)劃對(duì)園林工程進(jìn)行改造時(shí)，則需要根據(jù)原始設(shè)計(jì)文件統(tǒng)一園林綠化景觀工程主題思想，達(dá)到更佳的設(shè)計(jì)效果。三是一個(gè)質(zhì)量合格的工程必須要有一份內(nèi)容齊全、原始技術(shù)資料完整、文字記載真實(shí)可靠的技術(shù)資料檔案。

二、園林工程檔案資料的收集和整理

在大多數(shù)施工單位中散存著豐富的檔案，但大都沒有加以分類、整理、匯總，這樣既不便于開發(fā)，又不利于共享和利用。同時(shí)，由于對(duì)工程資料不重視，造成一系列的不良后果：其一是拖延了工程交工時(shí)間。其二是耗費(fèi)大量人力、物力、財(cái)力。其三是給項(xiàng)目檔案資料歸檔帶來較大難度。工程建設(shè)檔案資料的整理、立卷、歸檔是整個(gè)工程建設(shè)工作中的一項(xiàng)重要工作，必須認(rèn)真做好。首先，要清理檔案資料，把不歸檔的資料予以剔除；其次，按照工程項(xiàng)目程序整理檔案資料；三是按檔案資料的具體內(nèi)容進(jìn)行歸類立卷，整理出目錄和全部檔案資料的總目錄，最后把檔案資料按要求分類編號(hào)、立卷。立卷所用的卷宗、卷宗目錄、立卷說明等用品要使用統(tǒng)一規(guī)格的用品，做到檔案資料的規(guī)范、統(tǒng)一、并具可操作性和可使用性。

三、對(duì)現(xiàn)階段檔案存儲(chǔ)方式問題的分析

人類自從發(fā)明紙張以后，紙質(zhì)檔案逐步取代其他載體的檔案而成為館藏檔案的主體。紙質(zhì)檔案的普遍存在和廣泛應(yīng)用。充分證明了它自身的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和無紙化辦公的進(jìn)程的推進(jìn)，產(chǎn)生了大量的電子檔案，海量電子檔案的產(chǎn)生帶來的實(shí)際結(jié)果會(huì)怎樣呢？

（一）海量電子檔案必須及時(shí)歸檔。電子檔案集中歸檔，必然構(gòu)成電子檔案集群，成為一個(gè)相對(duì)于傳統(tǒng)檔案館的電子檔案館。

（二）電子檔案的虛擬性決定了人們不能像讀紙質(zhì)檔案那樣無須借助現(xiàn)代設(shè)施設(shè)備來讀取電子檔案。人們對(duì)紙質(zhì)檔案的閱讀習(xí)慣決定了他在相當(dāng)長的時(shí)間內(nèi)還有頑強(qiáng)的生命力。

（三）產(chǎn)生和存儲(chǔ)電子檔案的設(shè)施設(shè)備不斷更新?lián)Q代是一個(gè)不爭的事實(shí)。人們不能保證以往條件下產(chǎn)生和存儲(chǔ)電子檔案能永久地適應(yīng)新的設(shè)施設(shè)備要求，因此保存必要的紙質(zhì)檔案是一種可以信賴的保證。

（四）電子檔案的不穩(wěn)定性，包括信息容易被篡改、復(fù)制、網(wǎng)絡(luò)成為黑客攻擊的目標(biāo)，自然或人工環(huán)境對(duì)于存儲(chǔ)電子檔案的設(shè)施設(shè)備的潛在影響，以及軟硬件的多樣性、差異性、周期性和能否互融溝通等。相對(duì)紙質(zhì)檔案，人們保存和保管電子檔案需要付出更多心血和更高代價(jià)。人們對(duì)于電子檔案的適應(yīng)性還不可避免地存在一個(gè)漫長的過程，人們?cè)谑占捅９茈娮訖n案的同時(shí)，還必須保存和保管和紙質(zhì)檔案。

可見，無紙化辦公雖然是對(duì)傳統(tǒng)辦公方式的一次革命，但在一個(gè)相當(dāng)長的時(shí)期內(nèi)，紙質(zhì)檔案與電子檔案并存是一種必然趨勢(shì)。從電子檔案方面分析，一是現(xiàn)代計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)工具的普遍應(yīng)用已成現(xiàn)實(shí)。伴隨產(chǎn)生大量的電子檔案必須及時(shí)歸檔，成為增加電子檔案的重要來源；二是普遍開展的館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化，必然產(chǎn)生大量的電子檔案。

四、電子化管理真實(shí)性的認(rèn)定

所謂電子文件是指人們?cè)谏鐣?huì)生活中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的組合。一般情況下，通過歸檔時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行全面、細(xì)致的檢查，電子檔案與相應(yīng)的紙質(zhì)檔案內(nèi)容應(yīng)該是一致的。如果出現(xiàn)不一致的情況，人們會(huì)懷疑電子檔案的原始性、真實(shí)性。其主要原因是紙質(zhì)文件一旦形成，原件中所包含的內(nèi)容和形式特征就不會(huì)再發(fā)生變化。人們可以從這些信息上確認(rèn)文件的原始性；而電子檔案本身存在著技術(shù)手段難以克服的缺陷，電子文件由于沒有固定的載體，并且尚未找到杜絕被偽造刪改和抵御病毒侵略的最終方案，人們對(duì)其原始性、真實(shí)性認(rèn)定的難度較大。因此，根據(jù)紙質(zhì)檔案的內(nèi)容來認(rèn)定電子檔案的真實(shí)性，是有一定道理的。但這種認(rèn)定電子文件內(nèi)容真實(shí)性的方法還不全面。

五、檔案信息的安全保障

（一）檔案信息安全思想保障。樹立和堅(jiān)持全面的、科學(xué)的、發(fā)展的檔案信息安全觀，是保障信息安全的思想基礎(chǔ)。

（二）檔案信息安全策略保障。檔案信息安全策略是檔案信息安全保障體系的核心和綱要，是檔案信息安全保障的總體規(guī)劃和具體措施。

（三）檔案信息安全技術(shù)保障。先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)研究和應(yīng)用是保障檔案信息安全的重心所在。

（四）檔案信息安全人才保障。檔案信息安全保障體系中，人才的教育和培養(yǎng)是關(guān)鍵因素之一。檔案信息化的推進(jìn)和檔案事業(yè)的發(fā)展，對(duì)檔案人員的要求越來越高。樹立現(xiàn)代化人才觀念，堅(jiān)持依法治教，有計(jì)劃、有重點(diǎn)、分層次、多形式、多途徑地開展檔案信息安全人才的培養(yǎng)和教育。增強(qiáng)檔案信息意識(shí)是檔案信息安全事故預(yù)防與控制的一個(gè)重要手段。通過教育培訓(xùn)、媒體宣傳、政策導(dǎo)向等途徑，宣傳貫徹檔案信息安全法規(guī)。培養(yǎng)和強(qiáng)化檔案信息安全意識(shí)。

綜上所述，園林綠化工程檔案資料涉及諸多方面，它與園林綠化工程建設(shè)全過程環(huán)環(huán)相扣，工作中要要加強(qiáng)管理和督促，結(jié)束園林綠化工程檔案資料不規(guī)范的歷史，為今后園林綠化工程建設(shè)積累大量資料和技術(shù)。檔案工作者必須具備比以往更強(qiáng)的鑒定評(píng)估能力，對(duì)檔案信息進(jìn)行判斷、鑒選、綜合分析，從中捕捉到與特定利用者密切相關(guān)的部分為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。