檔案管理中存在問題及其對策研究

鄭萍 李曉雪

摘 要：伴隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理工作受到了越來越多的關(guān)注，文書檔案管理工作質(zhì)量的高低是評價一個單位檔案管理水平的重要因素，想要做好檔案資料的整理和保存工作就必須重視文書檔案管理工作、規(guī)范文書檔案管理工作。但是就目前我國檔案管理工作的現(xiàn)狀，特別是文書檔案管理工作面臨著很大的挑戰(zhàn)。本文將針對文書檔案管理工作的特點(diǎn)和當(dāng)前文書檔案管理工作中存在的問題，開展具體的分析。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理；新形勢；問題；措施；

中圖分類號：G472.4 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-02-00-01

改革開放以來，我國經(jīng)濟(jì)水平發(fā)生了較大的變化，受經(jīng)濟(jì)全球化和政治民主化的影響，人們對于檔案管理的水平要求越來越高，傳統(tǒng)的文書檔案管理模式已經(jīng)無法滿足人們對于檔案管理的需求，也無法解決當(dāng)前檔案工作中面臨的各種各樣的問題，做好文書檔案管理工作既是時代發(fā)展的要求又是提升檔案管理的重要手段。

一、新形勢下文書檔案管理工作中存在的問題

（一）文書檔案管理工作制度不健全。新的發(fā)展形勢下，大部分國企、事業(yè)單位制度創(chuàng)新力度很大，大的制度建設(shè)有分管領(lǐng)導(dǎo)主抓，而具體到檔案規(guī)制修編就很少有人問津，這嚴(yán)重地影響了檔案管理的科學(xué)化、法制化、規(guī)范化。

（二）文書檔案管理工作手段落后，與高效便捷的時代要求不適應(yīng)。大多數(shù)單位的文書檔案部門往往是匆忙地配備上微機(jī)，進(jìn)行電子文件接收保存，再脫網(wǎng)單機(jī)編目或提供檢索。這種被動、孤立的檔案信息化過程，充其量僅能使檔案成為信息化“孤島”，而無法成為基礎(chǔ)性、知識性的資源被便捷利用。

（三）缺乏大局意識，機(jī)制變革遲緩，與新的外部環(huán)境不適應(yīng)。文書檔案管理工作基本上是幾十年一貫制，帶有明顯的黨政機(jī)關(guān)檔案管理的色彩。同時，實(shí)際工作中一直存在“重藏輕用”的傳統(tǒng)思維方式，檔案人員將大部分精力都集中在檔案的收集、整理、鑒定、保管等業(yè)務(wù)上，而忽視了對其他工作的滲透及體現(xiàn)現(xiàn)實(shí)價值的服務(wù)，使得檔案工作機(jī)制發(fā)展的大環(huán)境變化，文書檔案工作的價值大打折扣。

（四）文書檔案管理人才隊伍素質(zhì)參差不齊，與豐富的人文需求不適應(yīng)。在顯性價值標(biāo)準(zhǔn)體系下，文書檔案部門往往成為機(jī)構(gòu)改革、機(jī)關(guān)精簡的對象，成為職稱評聘、薪酬改革、閑雜人員安置的“災(zāi)區(qū)”。這種與新環(huán)境、新技術(shù)、新要求背離的隊伍狀況，將會給檔案工作本身或單位的發(fā)展帶來無法彌補(bǔ)的損失。

二、當(dāng)前加強(qiáng)文書檔案管理工作面臨的機(jī)遇

企業(yè)和事業(yè)單位的不斷改革和發(fā)展是文書檔案工作面臨的新問題，在瞬息萬變的信息社會，人們對企事業(yè)單位信息的運(yùn)轉(zhuǎn)效率提出了更高的要求；國企及事業(yè)單位改革破題攻堅，伴有大量的深層次歷史問題，需要文書檔案工作提供佐證；激烈的市場竟?fàn)?，使得信息的收集、整理和利用比任何一個時期都更加重要，檔案部門理應(yīng)承擔(dān)起這些重任。

另一方面就是信息時代的到來，使得文書檔案工作面臨著新的技術(shù)環(huán)境。伴隨著我國信息化建設(shè)的不斷加快，每個企事業(yè)單位在局域網(wǎng)和遠(yuǎn)程互動平臺建設(shè)以及產(chǎn)品資料的數(shù)據(jù)化生成、流轉(zhuǎn)、利用、共享等方面均取得了不同程度的進(jìn)展。而文書檔案管理部門作為企事業(yè)單位各種信息歸集、編研、提供利用的部門，這就要對于文書檔案管理的工作必須做到與時俱進(jìn)，不能落后于當(dāng)前技術(shù)環(huán)境的發(fā)展。最后就是企業(yè)事業(yè)單位的管理工作也是文書檔案工作面臨著新的組織環(huán)境，企業(yè)和事業(yè)單位為了適應(yīng)改革，無論是產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整還是業(yè)務(wù)鏈條的完善，其間必然有資源權(quán)屬的變化和相應(yīng)組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整。為了適應(yīng)這種情況，在文書檔案工作層面必須對原有的相關(guān)檔案資料進(jìn)行分析、界定，在保持統(tǒng)一、齊全、完整的前提下，就檔案資料的分拆、移交和繼承作出相應(yīng)安排。

三、完善文書檔案管理工作的有效措施

（一）做好文書檔案的基礎(chǔ)工作，調(diào)整文書檔案的結(jié)構(gòu)與內(nèi)容。收集、鑒定、保管、統(tǒng)計工作是文書檔案的物質(zhì)基礎(chǔ)和前提條件，因此，不僅要善于收集本單位與上下級形成的有關(guān)紅頭文件及各種材料，更要善于收集整理本機(jī)關(guān)在公務(wù)活動中形成的鮮活和生動的，能揭示細(xì)節(jié)的檔案資料，用心整合檔案資源，對其進(jìn)行分析、篩選、研究和綜合整理，積極推進(jìn)檔案信息功能的發(fā)揮，不斷豐富綜合檔案的資源建設(shè)。要努力把握不同時期機(jī)關(guān)工作的重點(diǎn)任務(wù)，明確主題，找準(zhǔn)位置，自覺以服務(wù)大局來安排和考慮檔案工作，形成服務(wù)大局的強(qiáng)大合力。

（二）加快復(fù)合型人才培養(yǎng)。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不僅需要檔案管理人員具有檔案方面豐富的理論和實(shí)踐知識，還必須具有一定的經(jīng)濟(jì)、信息技術(shù)和寫作等綜合方面的知識。要始終提高檔案工作人員的素質(zhì)，人力加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)，從選拔優(yōu)秀檔案管理人才為起點(diǎn)，把具有復(fù)合知識型人才充實(shí)到檔案現(xiàn)代化管理中。還要加強(qiáng)繼續(xù)教育培訓(xùn)，采用多種形式、實(shí)施全方位的培訓(xùn)，優(yōu)化檔案現(xiàn)代化管理人員的知識結(jié)構(gòu)，培育現(xiàn)代化管理急需的技術(shù)操作、維修及科學(xué)管理人才。逐步開展多層次、復(fù)合型、一專多能、一專多才的教育培訓(xùn)，加快檔案管理現(xiàn)代化的步伐，促進(jìn)檔案事業(yè)的健康迅速發(fā)展。

（三）實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化

增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識，管理理念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理人員如果沒有這種管理現(xiàn)代化的意識，就會人人影響檔案現(xiàn)代化的發(fā)展步伐。在現(xiàn)代化進(jìn)程中，檔案管理工作人員要樹立科學(xué)實(shí)踐觀，依靠先進(jìn)的科技手段，前沿的管理方法，切實(shí)改變輕利用、等客上門、封閉保守等觀念，實(shí)現(xiàn)主動式服務(wù)、開放式服務(wù)。引進(jìn)現(xiàn)代管理的理論和方法，使檔案管理從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理和現(xiàn)代管理邁進(jìn)。

四、小結(jié)

文書檔案管理在企業(yè)檔案管理中占有非常重要作用，也是檔案存在的基礎(chǔ)與重要的資源發(fā)生地，檔案管理水平的高低會直接影響到檔案資料的完整性，做好文書檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，全面提高文化檔案利用率，為事業(yè)單位和企業(yè)的建設(shè)提供有效的保證。

參考文獻(xiàn)：

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