檔案管理服務(wù)創(chuàng)新的舉措

武曉燕

摘 要：隨著社會迅速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)日新月異，檔案管理的發(fā)展面臨著空前的機(jī)遇和嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。這就對檔案管理的服務(wù)創(chuàng)新的要求也更高了，如何應(yīng)對這種局面，本文著重從多方面加以探究。

關(guān)鍵詞：檔案管理；服務(wù)創(chuàng)新；舉措；

中圖分類號：G271.6 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-02-00-01

新時(shí)期新形勢下，檔案管理服務(wù)創(chuàng)新是社會發(fā)展和檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，是高科技發(fā)展的必然結(jié)果。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理工作也應(yīng)緊跟時(shí)代步伐，通過尋找科學(xué)的管理規(guī)律和成功的管理經(jīng)驗(yàn)，有效利用更多更有價(jià)值檔案信息資源為社會發(fā)展提供高質(zhì)量、高水平的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案工作科學(xué)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化，有力推動檔案工作向更高層次邁進(jìn)。

一、全方位提供服務(wù)

以科學(xué)的原則和方法管理檔案，用獨(dú)特的方式在各種思想之間建立起獨(dú)特的聯(lián)系，是突破傳統(tǒng)的“實(shí)體保管”的檔案管理方式所必須的。針對以收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用管理數(shù)據(jù)及內(nèi)容為主體的檔案來說，為發(fā)掘其中的信息功能必須創(chuàng)新檔案的服務(wù)模式。檔案管理模式創(chuàng)新包括信息計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化、新型載體電子檔案以及檔案管理模式創(chuàng)新面臨的問題。抓重點(diǎn)、求突破，確保及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地提供檔案利用是保證檔案信息資源開發(fā)利用的途徑。因而為了實(shí)現(xiàn)全方位的管理模式，必須有強(qiáng)有力的物質(zhì)、技術(shù)保障。建立和完善單位信息開放利用中心，實(shí)現(xiàn)檔案開放，深化已經(jīng)公開現(xiàn)行文件，是必不可少的。而現(xiàn)在各單位，往往以紙質(zhì)模式進(jìn)行管理的現(xiàn)存檔案與單位日常運(yùn)營產(chǎn)生的電子文檔日益增加的狀況并不適應(yīng)。面對這種現(xiàn)狀，必須實(shí)行對檔案資源全方位的服務(wù)，進(jìn)一步加深數(shù)據(jù)信息，提取出單位發(fā)展所需的資源。例如為加強(qiáng)檔案的信息化進(jìn)程，發(fā)揮電子文檔的優(yōu)勢，對于檔案管理可以提供快速查詢搜索的功能。與此同時(shí)，還需要進(jìn)行科學(xué)的編目。為實(shí)現(xiàn)全方位的檔案管理服務(wù)，加強(qiáng)科學(xué)管理檔案資料。在定期完善檔案信息存儲的同時(shí)，必須對數(shù)據(jù)資源的質(zhì)量與準(zhǔn)確率加以控制。首先，單位必須要樹立改革、開放，服務(wù)大局，競爭、協(xié)作的理念。同時(shí)，應(yīng)建立與市場經(jīng)濟(jì)相適應(yīng)的檔案工作運(yùn)行管理機(jī)制。建立健全電子文件整理標(biāo)準(zhǔn)，軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)；其次依靠一定合理適用的政策和物質(zhì)保障，以提高單位利潤，從而保證單位穩(wěn)步而良好的運(yùn)行。

二、構(gòu)建信息開放中心

隨著信息社會的日益發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息資源的日益豐富，以人力和傳統(tǒng)的“實(shí)體保管”的檔案管理方式已不適應(yīng)今天檔案資源的管理與服務(wù)。提供全方位開展單位檔案的開發(fā)利用工作，是提高檔案資源效率的重要手段。針對檔案資源的開放利用和回收，越來越多的單位通過構(gòu)建信息開放中心的方式來推動單位適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。為優(yōu)化傳統(tǒng)檔案服務(wù)方式，利用信息化手段發(fā)揮新的服務(wù)方式，單位檔案開發(fā)可以積極地探索檔案宣傳的內(nèi)容、重點(diǎn)和方式上的問題。

而實(shí)現(xiàn)信息開放的多元化有多種途徑：首先，需要通過網(wǎng)絡(luò)資源的形式建立支持用戶通過登錄系統(tǒng)的信息查詢方式。其次，針對客戶的實(shí)際需要，單位在對檔案信息管理的問題，可以通過電子郵件等多媒體方式進(jìn)行遠(yuǎn)程服務(wù)。與此同時(shí)，為延伸檔案資料的服務(wù)時(shí)間和空間，單位應(yīng)該適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，建立高效的信息系統(tǒng)。最后，為方便用戶檢索信息資料，利用資源網(wǎng)定期發(fā)布檔案服務(wù)數(shù)據(jù)包、構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫。當(dāng)然，我們不能忽視對單位檔案資源的編研與利用。而針對這一方面所出現(xiàn)的問題，信息開放中心還可以在分析檔案原始信息的基礎(chǔ)之上，為形成信息含量高、具備針對性的檔案產(chǎn)品，以保證單位得到充分發(fā)展，對檔案原件的價(jià)值進(jìn)行開發(fā)。

三、進(jìn)行深化層次編研

充分優(yōu)化檔案原始信息，是檔案資料的編研工作的重要內(nèi)容。同時(shí)，我們必須要注意到的是檔案資料主要是針對單位的日常工作以及實(shí)際的數(shù)據(jù)和運(yùn)行需要等諸多方面，必須對原有數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，根據(jù)現(xiàn)實(shí)工作的實(shí)際需要，對所需信息進(jìn)行處理，根據(jù)單位現(xiàn)有館藏經(jīng)所需信息根據(jù)實(shí)際工作種類和單位運(yùn)行的各個(gè)階段，進(jìn)行分類處理。但同時(shí)，要保證信息的真實(shí)性，對于有價(jià)值的信息進(jìn)行匯總。而這些步驟都是為保障單位的檔案編研符合單位的利益需要。可以為單位良好、穩(wěn)定的發(fā)展提供有力的依據(jù)。

四、大力開發(fā)檔案的服務(wù)領(lǐng)域

（一）信息服務(wù)的社會化、多主體。由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會全方位服務(wù)，已成為檔案管理者的共識。這是因?yàn)闄n案部門既要面對黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個(gè)人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動變得越加復(fù)雜，越離不開信息服務(wù)。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報(bào)檢索資料的綜合需求所代替。

（二）興辦服務(wù)實(shí)體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。處于信息化社會的今天，從信息資源開發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財(cái)富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機(jī)構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案館（室）的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實(shí)體。

（三）加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的文獻(xiàn)情報(bào)，任何一個(gè)文獻(xiàn)部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報(bào)等部門各自為政的局面，建立一個(gè)完整的社會信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。

面對企事業(yè)檔案部門“生存”的現(xiàn)狀，不能坐等機(jī)會，必須用改革發(fā)展的思路來解決前進(jìn)中的困難。要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案資源建設(shè)在檔案服務(wù)創(chuàng)新中的基礎(chǔ)地位，把檔案收好、管好、用好。用是根本，管是手段，收是基礎(chǔ)。因此，立館之基在于檔案資源建設(shè)，檔案服務(wù)之基更在于檔案資源建設(shè)。

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