淺談新形勢下如何做好縣級國土資源檔案管理工作

張萍萍

摘 要：本文結(jié)合夏津縣國土資源檔案管理工作中存在的一些問題，提出了解決這些問題的建議。

關(guān)鍵詞：國土資源；檔案管理；問題；建議；

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-02-00-01

一、存在的問題

（一）電子檔案出現(xiàn)后管理經(jīng)驗不足。隨著計算機(jī)的應(yīng)用，電子檔案大量地出現(xiàn)，但與之相適應(yīng)的管理卻嚴(yán)重滯后。在社會逐步向信息化社會邁進(jìn)的同時，檔案管理工作者如果繼續(xù)沿用低效率的傳統(tǒng)手工管理模式，國土資源管理工作就會受到較大影響。比如，目前夏津縣國土資源2000年之前的大部分業(yè)務(wù)檔案沒有電子版的歸檔文件目錄，對先前的宗地信息查詢就較為麻煩，大大降低了工作效率；而近年來，為進(jìn)一步推進(jìn)電子信息檔案發(fā)展進(jìn)程，對歷年來的檔案進(jìn)行了電子掃描，完善各項業(yè)務(wù)檔案的電子檔案，截至目前，僅完成了兩類2634卷的檔案掃描。

（二）缺乏轉(zhuǎn)變觀念，超前管理的創(chuàng)新意識。長期以來，人們從思想上對國土資源檔案管理工作沒有引起足夠的重視，更談不上對此項工作進(jìn)行創(chuàng)新。各類業(yè)務(wù)檔案的管理工作普遍缺乏一種超前管理的意識，沒有將國土檔案工作滲透到各個環(huán)節(jié)之中。導(dǎo)致各類業(yè)務(wù)和檔案管理長期以來各自為政、檔案資料積累殘缺不全、給檔案的整理歸檔帶來了困難。

（三）國土資源檔案管理工作者的素質(zhì)有待進(jìn)一步提高。新形勢下，一方面，新技術(shù)應(yīng)用到國土資源檔案管理部門后，國土資源檔案管理工作者有了利用新技術(shù)施展個人才華的機(jī)會，另一方面也對國土資源檔案管理工作者的素質(zhì)提出了更高的要求。新時期的國土資源檔案管理工作者要具備三個方面的基本知識。一要具備基本的檔案管理專業(yè)知識，二要具備計算機(jī)、外語、管理學(xué)等基礎(chǔ)知識，三要具備國土資源管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識。

二、建議

（一）建立集中統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。加強(qiáng)對國土檔案工作的集中統(tǒng)一管理是國土檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。在實際工作中，縣級國土資源檔案管理工作要遵照統(tǒng)-領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一管理的原則，成立國土檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作。同時，要不斷完善檔案制度建設(shè)，修訂檔案崗位責(zé)任制及檔案管理制度，對于上一級國土資源部門下發(fā)的文件，要保證文件材料不疏漏、不散失、使檔案管理工作實現(xiàn)系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的目標(biāo)。

（二）結(jié)合國土檔案特點，拓寬檔案收集渠道。從實際情況看、國土資源檔案是比較復(fù)雜的。根據(jù)國土資源檔案的實際情況，要制定《檔案管理規(guī)定實施細(xì)則》，建立起檔案管理分類大綱、歸檔范圍、保管期限、檔號分類方法等。目前，夏津縣國土檔案共分為十大類：1、綜合類；2、計劃財務(wù)類；3、地籍管理類；4、土地利用規(guī)劃類；5、建設(shè)用地類；6、執(zhí)法監(jiān)察類；7、宣傳、科技、信息類；8、電子、聲像材料、實物檔案類；9、地質(zhì)、礦產(chǎn)資源管理類；10、測繪科技管理類。針對這十大類的每個部分的內(nèi)容比較來說又層次不齊。其中有兩類文件要引起足夠重視。一是建設(shè)用地類的報批，這類報批因為經(jīng)歷時間長，所以很容易被遺漏。另一類就是聲像材料類形成的文件，這類文件數(shù)量不多，檔案人員往往會忽視。檔案管理人員要將需要存檔的文件建立檔案收件簿，了解各類業(yè)務(wù)工作存檔的分類程序和流程，一定要在每一類中確定基本的歸檔范圍，把應(yīng)該收集歸檔的文件資料進(jìn)行分類整理，及時完整地將這些文件材料裝訂成正規(guī)卷，以便業(yè)務(wù)人員查閱，從而使檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化的科學(xué)軌道。

（三）努力提高從業(yè)人員素質(zhì)，大力提高國土資源檔案管理水平。國土資源檔案管理要想實現(xiàn)規(guī)范化的要求，就必須下大力氣努力提高國土檔案管理工作者的素質(zhì)，而要實現(xiàn)這一目標(biāo)，不僅要對在崗的正式檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，與此同時還要對兼職檔案管理人員進(jìn)行正規(guī)的培訓(xùn)，在具體培訓(xùn)中，要對檔案管理工作者系統(tǒng)講解在整個國土檔案工作中，文件材料有幾種類型，哪些是具有保存價值的檔案，哪些是今后需要歸檔的材料，具體材料的歸檔范圍是什么等等。同時，還要按照國土檔案管理要求，對文件的起草、書要求和制成材料的規(guī)范化做進(jìn)一步的詳細(xì)講解。通過培訓(xùn)，要讓大家對國土檔案內(nèi)容提前了解，在工作中做到有的放矢，為今后建檔工作打好基礎(chǔ)，確保今后的國土資源檔案實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。

（四）做好檔案利用過程中的保密工作。首先要在制度建設(shè)上下功夫。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。國土資源檔案管理部門要根據(jù)實際情況，有針對性地對不同的檔案使用人員、檔案使用范圍進(jìn)行不同層次的劃分，規(guī)定不同的審批手續(xù)，確保使用檔案的工作有章可循。在實際工作中，要嚴(yán)格遵守檔案管理保密制度，確保在檔案使用工作中檔案不失密、不泄密，做到文件的完整無缺。其次是恪盡職守。在檔案使用的整個過程中，要對不同使用對象進(jìn)行有效監(jiān)督，使用檔案的人員查閱檔案后，檔案管理人員要仔細(xì)查閱此人使用過的案卷和文件，一旦發(fā)現(xiàn)問題，要及時解決問題，將問題消除在萌芽狀態(tài)。

（五）積極探索檔案管理的新方法。在國土資源檔案管理工作中，逐步實現(xiàn)檔案“四化”目標(biāo)：一是要實現(xiàn)檔案形成規(guī)范化，二是要實現(xiàn)檔案整理系統(tǒng)化，三是要實現(xiàn)檔案保護(hù)科學(xué)化，四是要實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。要想實現(xiàn)這個目標(biāo)，一方面要積極探索新形勢下電子檔案管理的新辦法，將電子檔案的形成、積累、歸檔、保管和提供利用等各環(huán)節(jié)貫穿起來，統(tǒng)一納入到檔案管理的全過程，進(jìn)而實現(xiàn)檔案系統(tǒng)的有效管理。同時還要充分利用計算機(jī)存儲、網(wǎng)絡(luò)、計算的功能，加快檔案信息系統(tǒng)建設(shè)。另一方面，國土資源檔案管理工作者要主動學(xué)會開發(fā)一些好的管理軟件，同時要引進(jìn)世界上最先進(jìn)的管理軟件，及時配置最新的檔案現(xiàn)代化管理所必須的計算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)，探索對國土資源檔案進(jìn)行掃描、光盤存儲管理等新的辦法，認(rèn)真學(xué)習(xí)國內(nèi)外先進(jìn)的技術(shù)，積累豐富的檔案管理經(jīng)驗，大力開創(chuàng)檔案管理工作新局面。

（六）加強(qiáng)學(xué)習(xí)和宣傳，推進(jìn)依法治檔工作。國土資源檔案管理者要充分利用多種形式，認(rèn)真學(xué)習(xí)和宣傳《檔案法》等檔案法規(guī)。在學(xué)習(xí)和宣傳中要注重實效，不走過場。要認(rèn)真學(xué)習(xí)，深刻領(lǐng)會，確保提高。同時在國土資源檔案管理工作中要強(qiáng)調(diào)依法治檔，把依法治檔工作真正落實到檔案工作的各個環(huán)節(jié)。在信息化建設(shè)的過程中，技術(shù)含量要求高，國土資源檔案管理者要有計劃地通過繼續(xù)教育、培訓(xùn)、自學(xué)等方式學(xué)習(xí)檔案管理、計算機(jī)等相關(guān)知識，提高自己對國土資源檔案管理的管理水平，逐步適應(yīng)國土資源管理信息化建設(shè)的需求，從而為更好地管理好國土資源檔案奠定良好基礎(chǔ)。

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