淺談檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢與弊端

俞娜

摘 要：隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的日益普及，檔案的數(shù)字化管理勢在必行。然而事有利弊，檔案數(shù)字化管理既有其優(yōu)勢，也有其弊端。這就要求在實(shí)施檔案的數(shù)字化管理時(shí)要充分地了解其優(yōu)勢和弊端，有效的措施解決其障礙，使檔案數(shù)字化管理能夠更好地發(fā)揮其優(yōu)勢。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化管理；優(yōu)勢；弊端；

中圖分類號：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-02-00-01

隨著時(shí)代的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸被檔案數(shù)字化管理模式所取代。檔案數(shù)字化是信息時(shí)代的必然要求，是檔案管理的主要發(fā)展方向。值得注意的是檔案數(shù)字化管理具有其優(yōu)勢，又有其弊端，就需要在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理時(shí)對其充分的了解，制定行之有效的措施，揚(yáng)長避短、發(fā)揮優(yōu)勢。

一、檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

（一）能夠更好地落實(shí)部門立卷制度。盡管有關(guān)部門反復(fù)強(qiáng)調(diào)部門立卷制度的重要性，然而現(xiàn)在仍然有很多單位使用檔案室來代替部門立卷。甚至一些立卷單位使用檔案員來代替立卷，每年分幾次向檔案室報(bào)送零散的材料。這樣就無法使檔案管理員了解該部門的工作，無法判斷檔案是否完整和齊全，對歸檔案卷的質(zhì)量造成了直接的影響。通過檔案數(shù)字化管理可以直接將文件材料輸入網(wǎng)絡(luò)，對所有的檔案材料進(jìn)行統(tǒng)一的立卷編碼保存，使部門立卷制度得到了更好的落實(shí)[1]。

（二）提高工作效率。檔案數(shù)字化管理能夠提高工作效率的作用是毋庸置疑的。在傳統(tǒng)的管理模式中，檔案管理工作受到了時(shí)間、地點(diǎn)和環(huán)境的限制，而使用檔案數(shù)字化管理則可以突破這些限制?，F(xiàn)在主要的辦公工具為電腦、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和單位網(wǎng)，單位各部門之間可以通過編碼和解碼對大量的電子文件和檔案進(jìn)行存儲，并且在不同介質(zhì)之間進(jìn)行復(fù)制和存儲。使用者也可以隨時(shí)隨地地查閱檔案，極大地提高了工作效率。立卷部門在計(jì)算機(jī)中輸入本部門的文件材料并按時(shí)將其交至檔案室，檔案室可以直接利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來進(jìn)行立卷、打印和編目，整個(gè)工作流程更加迅速。

（三）能夠更好地開發(fā)檔案內(nèi)容信息。應(yīng)用傳統(tǒng)的檔案管理模式只能夠?qū)崿F(xiàn)單個(gè)文件的查找利用和檔案的完整保管，而檔案數(shù)字化管理能夠?qū)n案內(nèi)容信息進(jìn)行更好的開發(fā)利用，在計(jì)算機(jī)硬盤上儲存各類檔案，并且通過檢索工具來對各種有關(guān)的電子文件進(jìn)行查找，使用者可以更好的對事件的來龍去脈進(jìn)行了解，使檔案內(nèi)容發(fā)揮了更大的作用。

二、檔案數(shù)字化管理的弊端

（一）存在不安全因素。由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的復(fù)雜性，電子文件利用的保密和安全工作具有一定的難度。使用電子編碼技術(shù)來處理電子文件無法對載體進(jìn)行固定，而且不會留下編輯修改的痕跡，甚至能夠更改電子文件的原始憑證性關(guān)鍵信息，造成難以準(zhǔn)確地辨別電子文件的原始憑證性[2]。

（二）受到載體的較大制約。在檔案數(shù)字化管理的過程中，電子文件受到載體的較大制約。盡管當(dāng)前計(jì)算機(jī)存儲設(shè)備已經(jīng)具有了較大的容量，然而電子文件的增長速度非常迅速，已經(jīng)超過了寄存處設(shè)備容量的增加速度。由于軟件的更新，在新的硬件環(huán)境下一些早期形成的文件難以讀取，或者出現(xiàn)了應(yīng)用軟件不兼容的情況。與此同時(shí)，病毒侵害、數(shù)據(jù)丟失的隱患也造成了數(shù)字化管理的不穩(wěn)定性，威脅到了電子檔案的長期保管和安全保管。

（三）紙質(zhì)文件和電子文件并存造成資源浪費(fèi)。當(dāng)前很多單位都實(shí)行檔案的“雙套制”保存，也就是既要保存電子文件，又要保存紙質(zhì)文件。這就造成了相同內(nèi)容的文件卻需要用兩種形式進(jìn)行保存，浪費(fèi)了大量的資源，造成工作量加大。

（四）檔案管理系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化，難以兼容。在單位中各部門沒有對應(yīng)用軟件進(jìn)行統(tǒng)一，例如機(jī)關(guān)部室、財(cái)務(wù)部門和人事部門分別使用不同的管理系統(tǒng)，這些辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，與檔案管理系統(tǒng)不兼容。由于較大的軟件環(huán)境差異，難以進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，造成不能對各科室的電子檔案文件進(jìn)行直接歸檔。

三、推行數(shù)字化檔案管理的注意事項(xiàng)

（一）通過信息工程的建設(shè)來實(shí)現(xiàn)信息的共享。檔案的電子化建設(shè)包括了安全措施、查詢管理、光盤備份、系統(tǒng)管理、掃描錄入、檔案整理、軟件開發(fā)、設(shè)備選型和總體設(shè)計(jì)等內(nèi)容[3]。由于每個(gè)部門都會在工作中產(chǎn)生大量需要錄入的文字檔案，因此應(yīng)該使用光盤和磁帶雙備份、高速掃描儀集中掃描、磁盤陣列存儲、雙服務(wù)器等。與此同時(shí)還要，設(shè)置查詢系統(tǒng)，以提高其利用效率。為了達(dá)到資源共享的目的，還應(yīng)該實(shí)現(xiàn)文檔的網(wǎng)上傳輸和觸屏查詢。

（二）與辦公系統(tǒng)進(jìn)行銜接。要做好檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的連接，可以將查詢檔案資料的功能設(shè)置在查詢接口程序中，從而使各部門的系統(tǒng)能夠形成無縫集成。與此同時(shí)還應(yīng)該在電子文件和紙質(zhì)文件之間建立通道，來應(yīng)對紙質(zhì)文件和電子文件的“雙套制”保存問題。也就是紙質(zhì)文件作為映像、電子文件作為文本。要制定一套行之有效的管理規(guī)章制度，包括網(wǎng)絡(luò)安全管理制度、數(shù)字檔案建立制度、保密制度、歸檔制度、文檔一體化工作制度。電子檔案安全管理制度是檔案數(shù)字化管理規(guī)章制度的關(guān)鍵。檔案具有其特殊性，有一部分檔案是需要保密的，這就要求做好檔案保管的安全工作。要實(shí)行軟件和硬件的雙重安全管理。在硬件方面把握信息存儲載體的質(zhì)量，使電子文件載體有更長的保存壽命，選派專人管理存儲電子文檔的設(shè)備，避免文件丟失。在軟件方面要實(shí)行密碼管理和多級權(quán)限管理，通過防火墻、加密通訊和多層結(jié)構(gòu)等各種安全控制手段，對系統(tǒng)的保密性進(jìn)行維護(hù)，避免非法訪問和來自網(wǎng)絡(luò)的破壞和修改。

（三）提高檔案管理的水平。當(dāng)前的檔案管理工作是一種技術(shù)密集型工作，要求檔案管理人員提高自身的檔案管理水平，例如要求檔案管理人員具備一定的分析能力，精確的把握行業(yè)性檔案，并且能夠?qū)Υ罅康臄?shù)據(jù)檔案信息進(jìn)行處理，切實(shí)提高自身的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)水平。有關(guān)部門要定期組織檔案管理人員，對電子文檔的新管理知識進(jìn)行學(xué)習(xí)，使其不斷提高檔案數(shù)字化管理的能力。

四、結(jié)語

事物皆有利有弊，檔案數(shù)字化管理也不例外。檔案數(shù)字化管理具有其優(yōu)勢，又有其弊端，然而檔案管理現(xiàn)代化離不開檔案數(shù)字化管理，這就要求單位針對當(dāng)前檔案數(shù)字化進(jìn)程中存在的問題進(jìn)行深入的分析，采取切實(shí)有效的措施來應(yīng)對檔案數(shù)字化管理的弊端，發(fā)揮檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢，推進(jìn)我國的檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)：

[1]支秀蓮.淺析檔案數(shù)字化管理中應(yīng)注意的幾個(gè)問題[J].中國科技信息. 2011（03）

[2]黃宏.檔案數(shù)字化在數(shù)字城建系統(tǒng)中的開發(fā)與利用[J].今日科技. 2012（06）

[3]米曉霞.企業(yè)檔案數(shù)字化存在的問題及對策[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版）. 2011（11）