制度

張智鋒

摘要：每個(gè)企業(yè)都有制度，但是由于制度的一些缺陷，導(dǎo)致企業(yè)執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)不同的偏差，本文試圖通過(guò)闡述制度和業(yè)務(wù)流程之間的關(guān)系，并利用流程的程式化修正制度的不足。

關(guān)鍵詞：制度化管理；制度——流程匹配；制度審計(jì)；制度發(fā)展

制度就是生產(chǎn)力，科學(xué)、合理的企業(yè)管理制度能夠調(diào)動(dòng)企業(yè)員工的勞動(dòng)積極性和集體榮譽(yù)感，能夠合理規(guī)范企業(yè)管理中的各種經(jīng)濟(jì)行為，提高公司效益；而混亂、不合理的企業(yè)管理制度則可能使員工積極性下降，工作效率低下，造成經(jīng)濟(jì)損失。每個(gè)企業(yè)都有自己的企業(yè)管理制度，但是并不是每個(gè)企業(yè)的制度化都能成功的，究其原因主要有兩點(diǎn)：

（一）制度制定不合理。首先，沒(méi)有經(jīng)過(guò)協(xié)商的制度，是強(qiáng)加在相關(guān)部門(mén)和業(yè)務(wù)管理人員身上的義務(wù)，有可能激發(fā)相關(guān)人員的抵觸心理。其次，缺乏對(duì)實(shí)際業(yè)務(wù)了解制定的制度。制度存在缺陷，就會(huì)受到抵觸，而且，有缺陷的制度，如果執(zhí)行力越強(qiáng)，可能犯的錯(cuò)誤越深。因此在制定制度的過(guò)程中需要采用科學(xué)的方法，協(xié)商的態(tài)度，多角度，全方位的考慮，當(dāng)制度合理的時(shí)候，制度才有執(zhí)行的意義，如果制度本身是有缺陷的，那么制度化管理就一定不會(huì)成功。

（二）制度執(zhí)行不力。 有些企業(yè)制定了完美的制度，幾十頁(yè)，甚至上百頁(yè)的管理制度，但是，這些繁多的管理制度執(zhí)行者卻無(wú)法正確的把握，最終無(wú)法合理執(zhí)行，導(dǎo)致全員對(duì)制度的漠視，最終制度成為形式上的美。

一、制度的特點(diǎn)

“制”原意為“裁”，意為制作衣裳，后引申為規(guī)定，限定等，“度”原意為“計(jì)算長(zhǎng)短的器具或單位”，后引申為法則、標(biāo)準(zhǔn)等。從“制度”二字的本意對(duì)制度加以理解，則制度的意思是“制定標(biāo)準(zhǔn)”。結(jié)合企業(yè)制度化管理的目的，則可以發(fā)現(xiàn)，企業(yè)制度具有以下特點(diǎn)：

（一）標(biāo)準(zhǔn)化，企業(yè)制度化管理的前提是標(biāo)準(zhǔn)化。制定企業(yè)管理制度，就是制定一個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)行為的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定企業(yè)組織結(jié)構(gòu)，職能部門(mén)，崗位分工，產(chǎn)品質(zhì)量等。只有當(dāng)企業(yè)管理制度具有良好的標(biāo)準(zhǔn)性，不論什么時(shí)候，什么人從事某個(gè)崗位，完成某個(gè)工作，都可以保證這個(gè)業(yè)務(wù)是合理，正確的，標(biāo)準(zhǔn)化保證了企業(yè)員工的行為符合企業(yè)管理要求。但是標(biāo)準(zhǔn)化又具有其天生的弱點(diǎn)，標(biāo)準(zhǔn)的制定不能夠非常詳細(xì)，因?yàn)槠髽I(yè)是發(fā)展變化的，企業(yè)管理是動(dòng)態(tài)的管理，如果標(biāo)準(zhǔn)制定過(guò)于詳細(xì)，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)生變化時(shí)，制度則可能和具體業(yè)務(wù)不能完全相符，制度的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定了員工的責(zé)任和業(yè)務(wù)的流程，但是不能對(duì)此進(jìn)行過(guò)于明細(xì)化的要求，因此，造就了制度的一個(gè)弱點(diǎn)——執(zhí)行力差。

（二）意志性，企業(yè)制定管理制度。是管理者意志的體現(xiàn)，管理者的思想，目標(biāo)決定了制度的制定，管理制度的制定方法是否科學(xué)，管理思想是否正確，決定了管理制度是否合理，如果不能制定合理的管理制度，即使具有良好的執(zhí)行能力，也不能實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理制度化的成功。從企業(yè)管理制度的這個(gè)特點(diǎn)也反應(yīng)出企業(yè)制度的一個(gè)要求，制度的制定必須科學(xué)、合理。

（三）發(fā)展性企業(yè)是發(fā)展變化的。企業(yè)管理是個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，在企業(yè)發(fā)展不同的生命階段，需要不同的管理制度，如果制度一成不變，則可能導(dǎo)致公司管理滯后于企業(yè)發(fā)展；如果超前制定企業(yè)管理制度，則可能在實(shí)際管理中因人員，部門(mén)，設(shè)備等不相匹配而導(dǎo)致管理方式不適用，制度顯得空而浮，缺乏操作性。企業(yè)發(fā)展理論上是個(gè)永續(xù)發(fā)展的過(guò)程，因此，企業(yè)管理制度也應(yīng)該與企業(yè)協(xié)同發(fā)展。

二、流程的特點(diǎn)

企業(yè)流程管理主要是對(duì)企業(yè)內(nèi)部規(guī)范，改變企業(yè)職能管理機(jī)構(gòu)重疊、中間層次多、流程不閉環(huán)等，使每個(gè)流程可從頭至尾由一個(gè)職能機(jī)構(gòu)管理，做到機(jī)構(gòu)不重疊、業(yè)務(wù)不重復(fù)，達(dá)到縮短流程周期、節(jié)約運(yùn)作資本的作用。企業(yè)由很多個(gè)流程組成，企業(yè)的運(yùn)作就是各流程共同作用的結(jié)果。流程具有如下幾個(gè)特點(diǎn)：

（一）管理明細(xì)化。在整個(gè)流程中，每個(gè)工作單位的管理責(zé)任，管理任務(wù)，工作內(nèi)容都有明確的劃分。各個(gè)工作單位根據(jù)自己的工作內(nèi)容要求，具體實(shí)施每個(gè)工作內(nèi)容，因此，流程具有良好的可執(zhí)行性，這點(diǎn)正是管理制度的弱點(diǎn)。

（二）執(zhí)行靈活性。在工作流程中，每個(gè)單位根據(jù)具體的工作內(nèi)容，按照流程的要求，完成工作，每個(gè)工作內(nèi)容可能性質(zhì)相似，但又不完全相容，具體的工作單位可以根據(jù)工作內(nèi)容合理的選擇方法，做出流程調(diào)整等工作。執(zhí)行的靈活性增強(qiáng)了流程的可執(zhí)行性。

（三）發(fā)展性。企業(yè)在理論上是動(dòng)態(tài)永續(xù)發(fā)展的，當(dāng)企業(yè)的發(fā)展致使現(xiàn)有工作流程無(wú)法解決的問(wèn)題的時(shí)候，具體的實(shí)施單位可以將該問(wèn)題作為一個(gè)單獨(dú)的案例來(lái)分析解決，并且在此基礎(chǔ)上制定新的流程。并且，可以將該案例發(fā)展，并形成企業(yè)的管理制度。

三、制度——流程匹配理論

總結(jié)企業(yè)管理中制度和流程的特點(diǎn)，可以發(fā)現(xiàn)制度和流程互為表里，相互作用，制度規(guī)定流程的工作目的，工作方向以及工作標(biāo)準(zhǔn)，流程在制度的框架下完成工作內(nèi)容，但是，流程又可以反作用于制度，當(dāng)工作中出現(xiàn)新的情況，流程處于解決問(wèn)題的第一線，因此能夠最早發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并作出相應(yīng)的調(diào)整，當(dāng)具有一定管理意義時(shí)，就可以針對(duì)該現(xiàn)象制定相應(yīng)的管理制度。制度——流程匹配理論就是指每個(gè)相應(yīng)的管理制度可以制定一個(gè)與之對(duì)應(yīng)的管理流程，制度規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，方向，目的，流程解決實(shí)際問(wèn)題，當(dāng)工作流程中發(fā)現(xiàn)新的問(wèn)題，可以將該問(wèn)題反應(yīng)并上升為企業(yè)的管理制度，實(shí)現(xiàn)制度的發(fā)展。

四、制度——流程的發(fā)展

企業(yè)的流程化管理是不盡完美的，企業(yè)根據(jù)目前的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況制定管理流程可能存在一定的缺陷，通過(guò)優(yōu)化流程管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)這些缺陷，控制企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，提高工作效率，并從整體上提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，如何發(fā)現(xiàn)企業(yè)流程缺陷，優(yōu)化管理流程，并且使該優(yōu)化反作用于企業(yè)管理制度，實(shí)現(xiàn)制度與企業(yè)的協(xié)調(diào)發(fā)展？可以借助企業(yè)內(nèi)部審計(jì)。通過(guò)企業(yè)內(nèi)部審計(jì)可以發(fā)現(xiàn)企業(yè)管理中存在問(wèn)題，查找造成該管理漏洞，就可以發(fā)現(xiàn)某些工作流程出現(xiàn)缺陷，比如缺乏相互檢查，缺乏監(jiān)督，設(shè)備落后等各種原因，將這些原因歸納總結(jié)，并以企業(yè)管理目標(biāo)和管理制度為準(zhǔn)繩，優(yōu)化企業(yè)管理流程，如果某些業(yè)務(wù)現(xiàn)象具有獨(dú)立特征，需要單獨(dú)做相應(yīng)的管理制度，則可以該業(yè)務(wù)流程為標(biāo)本，制定新的企業(yè)管理制度，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理制度和企業(yè)流程的更新和優(yōu)化。如果某些工作流程因?yàn)樯a(chǎn)經(jīng)營(yíng)環(huán)境等發(fā)生變化，不再需要，可以將該流程取消，并相應(yīng)的檢查相關(guān)的管理制度，如果相應(yīng)的制度也已經(jīng)落后于企業(yè)發(fā)展，則可以廢除相應(yīng)的管理制度，實(shí)現(xiàn)制度的撤銷(xiāo)和流程改進(jìn)。通過(guò)內(nèi)部審計(jì)，可以發(fā)現(xiàn)企業(yè)管理制度與流程是否匹配，實(shí)現(xiàn)企業(yè)制度流程的更替，使制度的發(fā)展跟上企業(yè)發(fā)展的步伐，保證企業(yè)的正常發(fā)展運(yùn)行，不至于因?yàn)橹贫鹊穆浜蠡蛘吡鞒倘毕?，?dǎo)致企業(yè)出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)損失。內(nèi)部審計(jì)是制度和流程的粘合劑，也是新制度或者新流程的催化劑。

五、信息化時(shí)代下的制度——流程匹配

21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，企業(yè)可以根據(jù)自己經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)和目標(biāo)，采用不同的信息化系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的程式化，結(jié)合企業(yè)制度，形成自己的管理流程。實(shí)現(xiàn)制度流程化，流程自動(dòng)化的目標(biāo)。在設(shè)置企業(yè)自動(dòng)化流程的過(guò)程中，一定要首先對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)進(jìn)行調(diào)研，采用復(fù)合企業(yè)特點(diǎn)的管理模塊，其次，在調(diào)研基礎(chǔ)之上，注意風(fēng)險(xiǎn)控制，對(duì)不兼容崗位采用分離原則，嚴(yán)格劃分。

當(dāng)然，不是所有的企業(yè)管理制度都適用制度——流程理論，有對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)流程的管理制度可以適用這一理論，如資產(chǎn)管理制度；但是，有些是不適用本理論的，如一些公司規(guī)定員工本公司員工不能談戀愛(ài)等。因此，在實(shí)際應(yīng)用中企業(yè)管理人員應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，具體分析，使制度和流程更加匹配，增強(qiáng)企業(yè)活力，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。（作者單位：北京龍?jiān)喘h(huán)保工程有限公司）