高等學校二級學院辦公室工作人員工作能力的培養(yǎng)

黃艷輝

【摘要】辦公室人員的工作能力，決定著辦公室的工作效率，對教學、科研、學科建設及學生工作等起著重要作用。本文通過對高等學校二級學院辦公室機構(gòu)設置、崗位職責及工作效率分析，提出來加強辦公室工作人員服務意識、業(yè)務學習和執(zhí)行力等工作能力培養(yǎng)的建議。

【關鍵詞】辦公室 ?工作能力

【中圖分類號】G647 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標識碼】A ? ? ?【文章編號】2095-3089（2015）05-0250-01

至1999年6月黨中央國務院召開第三次全國教+育工作會議以來，我國的高等教育事業(yè)取得了巨大發(fā)展，招生規(guī)模急劇擴大，也存在許多繼續(xù)解決的問題。高等教育工作者在學科建設、培養(yǎng)方案及教學方法等方面進行了大量的研究，也取得了一定的進展[1-3]。辦公室工作是一個單位運轉(zhuǎn)的樞紐和龍頭，承擔著承上啟下、綜合協(xié)調(diào)、參謀助手、督導檢查、服務保障等職責和作用[4]。提高辦公室人員工作效率，對于高等教育來說也起著十分重要的作用。本文通過對高等學校二級學院辦公室工作效率分析，提出了提高辦公室人員工作能力的幾點建議。

一、辦公室組織機構(gòu)和職責

我國的高等學校，以重慶郵電大學為例，二級學院一般下設學院辦公室和學生工作辦公室，學院辦公室一般兼具行政管理、教學和科研管理等職責，負責學院的日常行政管理、人事、財務、圖書、教務、科研項目及固定資產(chǎn)管理等工作，一般的院辦工作人員還兼任工會工作人員等。學生工作辦公室則負責學生管理等工作。因此，院辦的工作是非常的紛繁復雜，兼具多樣性、復雜性、開放性等特點。

由于我國高校屬于事業(yè)單位，還保留部分計劃經(jīng)濟時代的行政機構(gòu)特征。主要表現(xiàn)在：第一，辦公室人員素質(zhì)不高;其次，分工不合理;另外，考核機制也不太合理。這些都直接造成辦公室人員工作積極性不高。

二、提高辦公室工作人員能力的幾點建議

辦公室不僅是二級學院下屬的一個行政部門，也是學院組織形式中不可或缺的重要一環(huán)。擔負著承上啟下的重任，其工作規(guī)則和基本要求是：按照學院領導的指令安排部署工作，并抓好貫徹落實，當好領導的參謀，并為各三級教學單位起到協(xié)調(diào)作用。

辦公室工作雖然雜亂，但樣樣不可小視，每一個細小的失誤，都有可能影響全盤。因此，辦公室人員應當人人敬業(yè)，在平凡的崗位上做出不平凡的貢獻。為此，建議辦公室人員加強以下方面的修養(yǎng)：

第一，提高服務意識

百度百科說：服務意識的內(nèi)涵是發(fā)自服務人員內(nèi)心的一種本能和習慣。中國社會科學院編、商務印書館出版的《現(xiàn)代漢語詞典》對“服務”的解釋是“為集體（或別人的）利益或為某種事業(yè)而工作”。 我們生活在社會中，就是處于一個大的社會系統(tǒng)中，相互依存，相互服務。教師為學生服務，辦公室人員為師生服務，人人都在服務。辦公室人員首先要對自己的角色定位為服務，而不是“命令”。服務意識必須存在于每個人的思想認識中，只有大家提高了對服務的認識，增強了服務的意識，激發(fā)起人在服務過程中的主觀能動性，搞好服務才有思想基礎。

第二，增強業(yè)務學習能力

目前大多數(shù)辦公室人員非文秘專業(yè)出身，加強自身業(yè)務學習就顯得特別重要。一方面， 增強“筆桿子”能力。辦公室是出謀略、出思路、出主意，尤其是出材料的地方。因此，辦公室人員要力爭成為“筆桿子”，才能勝任辦公室工作。當今社會處于大數(shù)據(jù)時代，知識更新很快，數(shù)據(jù)量大，辦公室人員如只有不斷學習新的知識，提高自己的知識水平，才能寫出好的材料。辦公室人員也要及時了解國際、國內(nèi)以及本地和本單位發(fā)生的重要事件，始終掌握最新信息，尤其重要的是對領導決策有重要參考價值的信息要及時提供。

第三，增強執(zhí)行力

執(zhí)行力是指有效利用資源、保質(zhì)保量達成目標的能力，指的是貫徹戰(zhàn)略意圖，完成預定目標的操作能力。是把企業(yè)戰(zhàn)略、規(guī)劃轉(zhuǎn)化成為效益、成果的關鍵[5]。辦公室工作主要是上傳下達，執(zhí)行貫徹學院領導下達的任務。因此，執(zhí)行力是首位的，而所謂的創(chuàng)新是次要的。執(zhí)行力是一個變量，不同的執(zhí)行者在執(zhí)行同一件事情的時候常常會得到不一樣的結(jié)果。執(zhí)行力不但因人而異，而且還會因時而變。執(zhí)行力既反映了辦公室人員的整體素質(zhì)，也反映出學院領導的角色定位。學院領導如何培養(yǎng)辦公室人員的執(zhí)行力，是學院執(zhí)行力提升的關鍵。

參考文獻：

[1] 孫敬澤.中國大眾化高等教育的存在和問題[J]. 高等教學論壇，2015，2：221-222.

[2] 李默.個性化教育理念在高等教育中華應用分析[J].現(xiàn)代企業(yè)教育，2014，8：293.

[3] 周婷.高等教育與社會需求相結(jié)合-淺談中國高等教育改革[J].經(jīng)濟管理， 2014，9：259-260.

[4] 姚海燕.論提高西部高校二級學院辦公室工作效率[J].新西部，2014，18：38.

[5] http：//baike.baidu.com/

基金項目：

本研究由重慶市教改項目（143011、yjg132030）和重慶郵電大學教改項目（2013YL-13、XJG1317）的支持。