人事檔案管理的問題及對策研究

劉靜

[摘要]本文闡述了人事檔案管理的意義，對當前我國人事檔案管理中存在的問題進行了分析研究，并在此基礎上，提出了一些具有針對性的應對措施。

[關鍵詞]人事檔案；檔案管理；問題與對策

人事檔案管理是為社會人力資源管理提供人事數(shù)據(jù)和信息支持的一種管理活動。對于人事檔案的定義，國內(nèi)外有著不同的表述，但就具體內(nèi)容來說，大多是指各種機構、組織在人事活動中形成的，能夠反映人員經(jīng)歷、德行、才能以及工作表現(xiàn)的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧⒈砀竦刃问降脑加涗?。隨著我國經(jīng)濟體制以及人事制度改革的深化，自主用人、自主擇業(yè)已經(jīng)成為了當今社會人力資源調(diào)配的一種常態(tài)，在新的形勢下，人事檔案的管理也面臨著新的挑戰(zhàn)，存在著一些新情況與新問題，應當予以重視。

1、人事檔案管理的意義

真實、準確、完整的人事檔案能夠全面的反映一個人的經(jīng)歷、德行、能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等，是用人單位選賢任能的重要參考工具。人事檔案是反映個人成長歷史的憑證和依據(jù)，對一個人的就職、晉升、調(diào)職等起著舉足輕重的作用。

隨著我國人事制度改革的不斷推進與深化，人們在就業(yè)選擇上有了很高的自由度，人才的流動頻率不斷加快，過往人事檔案對人才流動造成的制約作用呈現(xiàn)逐步弱化的趨勢。在這種狀態(tài)下，很多人對于人事檔案的重要性產(chǎn)生了質(zhì)疑，以至于一些人產(chǎn)生了錯誤的“檔案無用論”的思想，不但使人事檔案管理工作陷入被動，也使得個人的發(fā)展受到了影響。二十一世紀的競爭是人才的競爭，對于人才的管理是現(xiàn)代人力資源管理的核心，而人事檔案是對人才進行管理的最基本的信息來源與依據(jù)，它真實地記述了檔案人的個人經(jīng)歷、德行才能以及工作表現(xiàn)等信息，是歷史地、全面地考察人的重要依據(jù)，因此，加強人事檔案管理工作，充分認識到人事檔案及其管理工作的重要性，對于個人、單位以及社會整體發(fā)展來說，都具有重要的意義。

2、當前人事檔案管理中存在的問題

2.1人事檔案內(nèi)容失真

人事檔案內(nèi)容的真實性可以說是其存在價值的根本，而就我國現(xiàn)有人事檔案來說，其真實性卻并不是很高，檔案內(nèi)容失真問題較為嚴重。具體表現(xiàn)為對檔案材料中需要填寫時間的地方表現(xiàn)隨意，公歷、陰歷不分隨意填寫，重要事件日期如參加工作時間、入黨、入團時間等填寫不夠準確，經(jīng)常只填寫大致時間且每次填寫不一致；填寫姓名時不填寫曾用名也不加以說明；很多人事檔案中的考核鑒定往往只有優(yōu)點，只表現(xiàn)成績，對于缺點與工作中的差錯往往不加以說明。這些問題的存在致使人事檔案不能如實反映檔案人的真實情況，給人事檔案的利用帶來較大的影響。

2.2人事檔案的材料不夠完整

人事檔案的一些基本材料的不完整，使得人事檔案的利用價值大打折扣。如一些基本材料如履歷表、年度考核表及學歷、職稱、工資等材料的不完整，對人事檔案的利用價值來說是具有重要影響的。這種問題的產(chǎn)生究其原因，一方面是檔案人對人事檔案的認識不夠全面，對于人事檔案材料的完整性不夠重視，填寫時能省則省；另一方面是在單位或組織機構的人事部門在對人事檔案材料進行歸檔時沒有收集完整，導致個人檔案中材料內(nèi)容不全，更嚴重的是當人員調(diào)離時也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中。

2.3人事檔案利用率較低

對人事檔案進行充分的利用是人事檔案價值的具體體現(xiàn)，也是人事檔案工作的主要目的。從我國人事工作的現(xiàn)狀來看，對于人事檔案的利用率比較低，利用范圍狹窄是主要原因。按照我國傳統(tǒng)的人事檔案管理制度，人事檔案的利用范圍主要集中在了黨政機關、國有企事業(yè)單位。隨著我國經(jīng)濟體制的改革不斷深入，非公有制經(jīng)濟發(fā)展迅速，這種人事檔案利用范圍的狹窄在很大程度上制約了人事檔案價值的發(fā)揮，對社會經(jīng)濟以及人才的發(fā)展與流動都造成了一定程度的影響。

2.4人事檔案管理不規(guī)范

對人事檔案進行規(guī)范的管理，是確保其準確、完整、真實有效的重要保障。但在實際工作中，對于人事檔案，很多時候并沒有進行規(guī)范的管理，一些檔案管理部門只知道照搬《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，沒有形成適合自身特點的實話細則與制度規(guī)范，在管理過程中存在著隨意性大、不嚴格等現(xiàn)象，造成了材料收集、歸檔工作被動不及時等問題；一些檔案管理人員在人事檔案的管理工作上流于形式，往往只是一個保管員或是接收者的角色，對于檔案內(nèi)容的齊全完整沒有進行甄別鑒定，不規(guī)范的操作導致了很多人事檔案管理上的混亂問題，影響了人事檔案管理工作的嚴肅性，降低了人事檔案工作效率。

2.5人事檔案管理手段落后

目前，我國檔案管理部門在人事檔案管理手段上還比較落后，對于現(xiàn)代化的計算機技術、信息技術等的應用相對較低，計算機在管理中的應用還僅僅限于將名字與檔案號輸入、輸出與檢索的管理，科學與技術的優(yōu)勢在管理中并沒有得到充分的發(fā)揮，并沒有從根本上改變手工操作運轉慢、效率低的問題。

3、應對策略

3.1提高檔案管理人員的素質(zhì)

人是一切活動的根本，人的素質(zhì)往往是決定工作好壞的關鍵。對于人事檔案管理工作來說，人員素質(zhì)也決定著工作的好壞。因此，提高檔案管理人員的素質(zhì)，對于人事檔案的管理來說是十分重要的內(nèi)容。對于人員素質(zhì)的提高，要體現(xiàn)出“以人為本”的原則，要體現(xiàn)人事檔案管理工作的嚴肅性，人員應具備的素質(zhì)包括了原則性、紀律性、保密性。此外，還需要人員具備高度的責任心，盡量避免工作中的失誤與差錯；要注重人員專業(yè)水平的提高，應掌握科學的管理方式與原則，從而提高工作效率及檔案質(zhì)量；要積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發(fā)展的社會提供有利的人事資源。

3.2提高對人事檔案管理工作的重視程度

在人事檔案管理工作中出現(xiàn)的很多問題，都與管理者對人事檔案工作的重視程度不夠有很大關系。因此，應加強人事檔案管理工作重要性的宣傳與培訓，提高對人事檔案管理工作的重視程度。隨著社會的發(fā)展與進步，人事檔案管理機制的滯后使人事檔案的管理工作陷入的被動的局面，很多的觀念與思想發(fā)生了變化。面對形勢的變化，轉變觀念與意識是十分有必要的，但對于根本性的原則問題，還是應加強宣傳與重視。當前出現(xiàn)的“檔案無用論”思想，對于人事檔案管理工作也帶來了負面的影響。加強人事檔案管理人員的思想教育，提高對人事檔案管理工作重要性的認識，提高對工作的重視程度，在當前環(huán)境下具有十分重要的作用。應根據(jù)形勢的變化，合理引導，正確應對變化，才能確保人事檔案管理工作的高效順暢。

3.3創(chuàng)新檔案管理模式

在人事檔案管理模式上，要具備創(chuàng)新精神與意識。在這一點上，可以通過借鑒國外人事檔案管理的經(jīng)驗，取他人之長，補自身之短，再結合我國當前人事檔案管理中的現(xiàn)實問題來著手。檔案工作者在實際工作也要善于思考，從不同角度，不同側面針對工作中發(fā)現(xiàn)的問題來尋求解決之道。

3.4加強檔案管理的現(xiàn)代化、信息化

我國傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容較為簡單，用人單位無法從中對檔案人的潛在能力與發(fā)展趨勢做出評估，利用價值有限。在當前的社會環(huán)境中，個人的業(yè)績、成果可以以文本、聲音、影像等各種新載體形式產(chǎn)生，如果這些動態(tài)的多媒體信息，利用微縮技術、聲像技術、光學技術、自動化技術、通訊技術等現(xiàn)代化手段及時補充進人事檔案，則可以大大豐富人事檔案信息量，極大的提高人事檔案利用價值，可以為用人單位選拔人才、聘用人才提供更高效的信息服務。