事業(yè)單位檔案管理常見問題分析

馮建華

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)和城市的不斷發(fā)展，人們?cè)絹碓疥P(guān)注公用事業(yè)的效率和進(jìn)步，居民的日常生活和日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)都離不開公用事業(yè)的發(fā)展和推動(dòng)，它正在慢慢成為城市進(jìn)步的標(biāo)志。而作為國(guó)家機(jī)關(guān)的其中一個(gè)重要分支——事業(yè)單位，其發(fā)展的進(jìn)程好壞與社會(huì)的科技文化、醫(yī)療衛(wèi)生、教育管理等方方面面都息息相關(guān)，而作為國(guó)家機(jī)關(guān)重中之重的部門之一便是檔案管理部門，檔案管理是事業(yè)單位的核心工作，是社會(huì)重要信息的綜合存儲(chǔ)器，檔案管理的水平直接關(guān)系到事業(yè)單位運(yùn)作效率，對(duì)事業(yè)單位的進(jìn)步起到很大的作用。因此，本文將從當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際出發(fā)，針對(duì)實(shí)際存在的問題進(jìn)行剖析，找出能夠有效解決問題的對(duì)策和措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；事業(yè)單位；管理現(xiàn)狀；對(duì)策舉措

1 引言

我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和城市的進(jìn)步促使事業(yè)單位也不斷發(fā)展和革新，同時(shí)新時(shí)代經(jīng)濟(jì)的發(fā)展對(duì)事業(yè)單位也提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案管理作為其中的核心所在，及時(shí)的革新?lián)Q代顯得更為重要，因?yàn)檫@不僅是時(shí)代的驅(qū)動(dòng)，也是人民群眾利益的保障。根據(jù)現(xiàn)有事業(yè)單位檔案管理工作的分配，主要包括四個(gè)方面的檔案管理：人事檔案、行政檔案、業(yè)務(wù)檔案以及財(cái)務(wù)檔案管理。

2 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題

2.1 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

隨著檔案管理工作的不斷發(fā)展和深化，事業(yè)單位的檔案管理工作也受到越來越高的重視度，并做到定期檢測(cè)和維護(hù)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，確保工作的順利進(jìn)行。有些較為先進(jìn)和正規(guī)的事業(yè)單位會(huì)配備專業(yè)的管理人員，組建專門的研究小組，專人負(fù)責(zé)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。事業(yè)單位按照國(guó)家相關(guān)要求制定并遵守檔案管理的相關(guān)準(zhǔn)則制度，確保檔案信息的保密和安全。另外，有些地區(qū)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、電子化，進(jìn)入了數(shù)字科技時(shí)代。

2.2 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

第一是管理人員知識(shí)儲(chǔ)備不足。在我國(guó)，很多檔案管理部門存在兼職人員比例大于專職人員比例的現(xiàn)象，因而檔案管理人員流動(dòng)性過大，這將直接影響到檔案信息的保密性和安全性。除此之外，很多上崗人員沒有經(jīng)過專業(yè)的崗前培訓(xùn)，對(duì)管理流程不熟悉，遇到管理過程中出現(xiàn)的問題不能正確或有效地處理，造成檔案管理效率低下，管理工作不能順利進(jìn)行，也就制約了事業(yè)單位的進(jìn)步和發(fā)展。

第二是檔案管理作用沒有落到實(shí)處。檔案管理工作的作用并沒有完全彰顯出來，從檔案管理的本質(zhì)來看，之所以要進(jìn)行信息的歸檔、收集整理，就是為了供以后有需要者進(jìn)行查閱和求證。但從當(dāng)前的使用情況來看，并沒有落到實(shí)處，檔案管理工作者大多重視其保密和安全問題，檔案的查閱和瀏覽都并不容易，沒能起到信息的本質(zhì)作用。即使是能夠查閱，但查閱的范圍也很有限，多是工作簡(jiǎn)歷、自然概況等基礎(chǔ)信息的查閱，更多的信息都沒有公開過。這樣的管理現(xiàn)象雖然對(duì)檔案的安全有一定的保障，但其利用價(jià)值沒有得到體現(xiàn)。

第三是管理人員職責(zé)分工不明確。由于目前仍然有很多單位不重視檔案的管理工作，對(duì)于檔案管理沒有匹配充足的人員和設(shè)備，兼職人員比例過大導(dǎo)致人員調(diào)動(dòng)頻繁，進(jìn)而導(dǎo)致人員分工不科學(xué)，職責(zé)不明確。這會(huì)使得管理人員總是在換不同的工作，總是在接手生疏的工作，對(duì)工作不熟練，當(dāng)然會(huì)出現(xiàn)更多的工作問題。

3 針對(duì)事業(yè)單位檔案管理問題的對(duì)策建議

3.1 提高對(duì)檔案管理工作的重視度

任何工作想要做好，首先要重視這門工作，檔案管理也不例外。檔案是部門各種信息的綜合和記載，是部門發(fā)展的見證和基礎(chǔ)，能夠?yàn)椴块T的發(fā)展提供有效歷史信息，滿足發(fā)展的信息需要。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作，重視部門規(guī)范的要求，結(jié)合有關(guān)檔案的歷史信息并參考戰(zhàn)略發(fā)展需要作出決策。

3.2 加強(qiáng)對(duì)管理人員的專業(yè)培訓(xùn)

首先是在進(jìn)行人員招聘時(shí)，應(yīng)當(dāng)聘用具有專業(yè)知識(shí)的管理人員，具有相當(dāng)?shù)奈幕胶蛯I(yè)水平，因?yàn)闄n案管理的專業(yè)化首先是人員的專業(yè)化。其次是在崗位安排時(shí)，需要認(rèn)真觀察每位上崗人員的性格、能力，根據(jù)不同的能力安排相應(yīng)的崗位，并進(jìn)行崗前培訓(xùn)，旨在讓每位管理人員接手合適的工作并能盡快熟悉工作環(huán)境和工作內(nèi)容。除此之外，應(yīng)當(dāng)針對(duì)不同的事業(yè)單位對(duì)相關(guān)人員提出的不同的能力知識(shí)要求，以及當(dāng)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新要求，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，使其不斷適應(yīng)新的要求。

3.3 提高檔案管理的科技水平

隨著經(jīng)濟(jì)和網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，管理的無紙化、網(wǎng)絡(luò)化是新時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)也是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求。在檔案管理工作中，也應(yīng)當(dāng)做到管理入網(wǎng)、信息共享，如此不僅方便需要者進(jìn)行查閱和調(diào)動(dòng)，也能避免檔案管理的遺失和保存問題。因此，應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)事業(yè)單位采購相應(yīng)的應(yīng)用軟件，軟件的備份功能可以保障檔案不會(huì)遺失，而且電子信息更加容易查詢和記錄。此外，掃描儀、打印機(jī)等儀器設(shè)備也可以引入到檔案管理工作中，幫助檔案管理人員進(jìn)行檔案的日常管理工作，提高管理的科學(xué)性和技術(shù)水平。相信電子技術(shù)的引入會(huì)使得檔案管理進(jìn)入一種全新的模式，并大大提高檔案管理工作的效率。

4 結(jié)語

隨著事業(yè)單位對(duì)信息量的要求越來越高，需求量越來越大，以往檔案管理的模式已經(jīng)不能較好地適應(yīng)工作的正常運(yùn)行，檔案管理模式的革新勢(shì)在必出。在實(shí)際的工作中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合不同部門的不同需求進(jìn)行改革，不斷完善檔案管理流程，提高檔案管理水平，促使事業(yè)單位更好地發(fā)展。

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