檔案信息資源老化實(shí)證分析——以本溪市檔案館為例

康勝利

（遼寧大學(xué)歷史學(xué)院,遼寧沈陽(yáng),110036）

本溪市檔案館是省一級(jí)檔案管理先進(jìn)單位，成立于1960年8月1日，現(xiàn)保存207 個(gè)全宗，檔案和資料共計(jì)15 萬(wàn)卷（冊(cè)）。本溪市檔案館信息資源按照載體與保管方式的不同，主要可分為實(shí)體檔案信息資源和數(shù)字檔案信息資源；根據(jù)檔案信息資源邏輯老化和物理老化機(jī)理，可以分別對(duì)實(shí)體檔案信息資源和數(shù)字檔案信息資源老化情況進(jìn)行研究。

1 實(shí)體檔案信息資源老化情況

1.1 實(shí)體檔案信息資源的邏輯老化情況

實(shí)體檔案信息資源的邏輯老化主要是指它所包含的信息內(nèi)容逐漸失效或已經(jīng)被廣泛接受因而較少被利用等情況［4］。筆者以最為常見(jiàn)和典型的紙質(zhì)檔案作為研究對(duì)象，以利用頻次作為測(cè)度指標(biāo)，對(duì)不同類(lèi)別和不同時(shí)期的檔案信息資源進(jìn)行考察、對(duì)比來(lái)說(shuō)明其老化情況，并對(duì)其編研成果進(jìn)行普賴(lài)斯指數(shù)測(cè)度。

（1）利用頻次測(cè)度。如表1 所示，從被利用檔案所屬時(shí)期和類(lèi)別兩個(gè)方面對(duì)所收集數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，結(jié)論如下：

a.按時(shí)期劃分，在被查詢(xún)利用的12 卷（冊(cè)）檔案中，僅有1 卷（冊(cè)）屬于建國(guó)前形成，占8%；其余11卷（冊(cè)）均為建國(guó)后形成，占92%。相對(duì)于建國(guó)前檔案，建國(guó)后檔案被利用頻繁，查閱次數(shù)也更多，其對(duì)利用者的價(jià)值相對(duì)較大，老化速度就相對(duì)較慢。然而，由于建國(guó)前檔案具有特殊的歷史文化價(jià)值，特別是對(duì)于歷史研究發(fā)揮著不可替代的作用，因此雖然歷史檔案中的大部分信息并不為人們所使用，已經(jīng)處于老化狀態(tài)，但是仍應(yīng)當(dāng)作為高齡檔案妥善保管。

b.按類(lèi)別劃分，在這12 份檔案中，黨群、行政共8 份，人事、會(huì)計(jì)、人物、綜合各1份。由此可見(jiàn)，相比于人事、會(huì)計(jì)等類(lèi)別檔案，黨群、行政檔案被利用頻繁，是出具檔案證明、維護(hù)個(gè)人權(quán)益的重要憑證，因此其老化速度緩慢，半衰期較長(zhǎng)。

（2）普賴(lài)斯指數(shù)測(cè)度。普賴(lài)斯認(rèn)為，可以把5年作為劃分文獻(xiàn)情報(bào)利用的標(biāo)準(zhǔn)，出版年小于5年的文獻(xiàn)稱(chēng)為“現(xiàn)時(shí)有用”的文獻(xiàn)，出版年限超過(guò)5年的稱(chēng)為“檔案性”文獻(xiàn)。出版年限不超過(guò)5年的文獻(xiàn)數(shù)量與文獻(xiàn)總量之比，可作為研究對(duì)象的普賴(lài)斯指數(shù)（PI）［6］。人們利用檔案信息資源的目的各不相同，或是為了工作需要，或是為了證明某項(xiàng)事項(xiàng)，或是為了撰寫(xiě)著作、出版學(xué)術(shù)論文?，F(xiàn)通過(guò)知網(wǎng)數(shù)據(jù)庫(kù)檢索出利用本溪市檔案館信息資源編研出版的學(xué)術(shù)論文共20篇，對(duì)其進(jìn)行普賴(lài)斯指數(shù)分析。

經(jīng)筆者統(tǒng)計(jì)在20 篇文獻(xiàn)中出版年限不超過(guò)5年的共有5 篇文獻(xiàn)，代入普賴(lài)斯計(jì)算公式可得：

表1 本溪市檔案館檔案利用情況統(tǒng)計(jì)表［5］

即在限定范圍內(nèi)，本溪市檔案館信息資源普賴(lài)斯指數(shù)（PI）為0.25，數(shù)值較小，而普賴(lài)斯指數(shù)越小則說(shuō)明檔案信息資源老化速度越慢，相應(yīng)的利用價(jià)值衰減也越慢。顯而易見(jiàn)，檔案信息資源作為人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的原始記錄，與其他文獻(xiàn)資料相比，其憑證價(jià)值和參考價(jià)值是最為突出的，其老化速度較慢。

1.2 實(shí)體檔案信息資源的物理老化情況

實(shí)體檔案信息資源的物理老化表象特征明顯，在實(shí)地調(diào)研過(guò)程中通過(guò)肉眼即可觀(guān)察到其老化現(xiàn)象。根據(jù)載體性質(zhì)不同，可將物理老化情況歸納為以下幾個(gè)方面：

（1）紙質(zhì)檔案。在本溪市檔案館館藏的紙質(zhì)檔案中，最古老的檔案已經(jīng)有100多年歷史。雖然在保管過(guò)程中采取了各種技術(shù)性措施，也已被限制直接利用原件。但是，這一類(lèi)年份較遠(yuǎn)的檔案仍然出現(xiàn)了老化現(xiàn)象，最明顯的就是字跡已經(jīng)模糊不清，難以辨認(rèn)，紙張還出現(xiàn)了不同程度的發(fā)黃、變脆。由于老化，這部分檔案已經(jīng)被密閉封存，不再提供利用，有些檔案在接收進(jìn)館時(shí)已經(jīng)不能清晰地辨認(rèn)出其所記錄的內(nèi)容，也無(wú)法提供利用。

（2）縮微膠片檔案。為了節(jié)省庫(kù)存空間，提高檢索效率，本溪市檔案館館藏縮微膠片的數(shù)量?jī)H次于紙質(zhì)檔案。由于最開(kāi)始對(duì)新技術(shù)應(yīng)用不熟練以及在保管和利用過(guò)程中不斷發(fā)生的機(jī)械磨損，部分縮微膠片檔案由于片基材料變形、污損或者影像消退等原因已經(jīng)無(wú)法讀取，喪失了利用價(jià)值。

（3）照片檔案。由于各種原因，部分照片檔案只有照片而無(wú)原底片；又因年代久遠(yuǎn)，出現(xiàn)影像變黃、退色、污損、乳劑層脫落等老化現(xiàn)象，這嚴(yán)重影響了照片檔案的保管壽命和利用價(jià)值的發(fā)揮。

（4）光盤(pán)檔案。本溪市檔案館的光盤(pán)檔案一般都收納在專(zhuān)用的光盤(pán)盒或光盤(pán)塔內(nèi)，保存完好，避免了陽(yáng)光直射及高溫、高濕環(huán)境的影響，但由于部分光盤(pán)檔案反復(fù)讀取造成光盤(pán)記錄面發(fā)生污損和劃痕，影響了其耐久性；在使用過(guò)程中手上的油性物質(zhì)和汗?jié)n也在一定程度上侵蝕了光盤(pán)表面導(dǎo)致灰塵粘附，出現(xiàn)了壞道，部分光盤(pán)檔案尤其是保存年限較久的光盤(pán)檔案已經(jīng)無(wú)法讀取。

2 數(shù)字檔案信息資源老化情況

2.1 數(shù)字檔案信息資源的邏輯老化情況

本溪市檔案館數(shù)字檔案信息資源包括兩部分，一是將館藏紙質(zhì)檔案或聲像檔案經(jīng)過(guò)數(shù)字化加工后形成的，是數(shù)字檔案信息資源的主要組成部分；另一是其產(chǎn)生、收集直到保管整個(gè)環(huán)節(jié)都是以數(shù)字檔案的形式存在的，這種類(lèi)型的數(shù)字檔案信息資源只占很小一部分。本溪市檔案館建設(shè)有本溪市檔案信息網(wǎng)，涵蓋了館藏可供公開(kāi)和利用的部分檔案，自2004年上線(xiàn)以來(lái)，總訪(fǎng)問(wèn)量已達(dá)35萬(wàn)人次。本文選取本溪市檔案信息網(wǎng)“政策法規(guī)”和“規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)”兩項(xiàng)信息資源對(duì)其邏輯老化進(jìn)行比較研究。鑒于“規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)”最新數(shù)據(jù)為2010年，為保證數(shù)據(jù)具有可比性，故選取時(shí)間段統(tǒng)一為2004—2010年，隨機(jī)選取15個(gè)樣本數(shù)據(jù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

為便于對(duì)比分析，將統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)利用EXCEL 表格工具制作成折線(xiàn)圖，如圖1所示。

這里需要說(shuō)明兩個(gè)問(wèn)題：第一，以上統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)來(lái)源于本溪市檔案信息網(wǎng)，2004—2010年為“政策法規(guī)”或“規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)”上傳到網(wǎng)頁(yè)時(shí)間，可能與該文件發(fā)布或批準(zhǔn)生效時(shí)間存在不一致。但是，作為信息資源主體，其存在于同一個(gè)環(huán)境（本溪檔案信息網(wǎng)）、具備相同的利用條件（可直接瀏覽使用）以及相同的上傳時(shí)間，它們即具備了進(jìn)行訪(fǎng)問(wèn)量對(duì)比的同等條件。第二，雖然本溪檔案信息網(wǎng)2004年就已經(jīng)建立并開(kāi)放訪(fǎng)問(wèn)，但是由于前期網(wǎng)絡(luò)并未普及、人們網(wǎng)上查檔用檔意識(shí)薄弱等客觀(guān)原因，網(wǎng)站和信息訪(fǎng)問(wèn)量均不高，但即使在這個(gè)階段仍然可以清晰地看出相比于“規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)”類(lèi)檔案信息資源，“政策法規(guī)”類(lèi)檔案信息資源的利用需求較大，訪(fǎng)問(wèn)量較高。

圖1 “政策法規(guī)”、“規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)”訪(fǎng)問(wèn)量對(duì)比折線(xiàn)圖（2004-2010）

結(jié)論：對(duì)于網(wǎng)站訪(fǎng)問(wèn)用戶(hù)來(lái)說(shuō)，“政策法規(guī)”類(lèi)檔案信息資源比“規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)”類(lèi)檔案信息資源利用價(jià)值更高，瀏覽頻繁，因此其老化速度較慢，半衰期較長(zhǎng)。在該統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)中，訪(fǎng)問(wèn)量最高的是“政策法規(guī)”類(lèi)中的“行政審批許可”，共7227次，該信息內(nèi)容主要為日常行政工作中許可登記表，相比于其它已歸檔文件或法規(guī)性文件，其現(xiàn)行價(jià)值較高，對(duì)日常工作仍具有很高的利用價(jià)值，因此其利用頻次相對(duì)較高，老化速度緩慢。這也從側(cè)面反映了利用需求的高低對(duì)檔案信息資源邏輯老化具有重要影響。

2.2 數(shù)字檔案信息資源的物理老化情況

數(shù)字檔案信息資源的物理老化主要是受其形成、傳輸、利用過(guò)程中計(jì)算機(jī)環(huán)境中的各種設(shè)備、設(shè)施的安全和數(shù)字檔案物理歸檔后制成材料的耐久性等因素的影響。由于數(shù)字檔案可以實(shí)現(xiàn)在不同存儲(chǔ)系統(tǒng)之間的遷移，數(shù)字檔案存儲(chǔ)載體壽命一般都超過(guò)了讀寫(xiě)它的計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)生命周期。技術(shù)進(jìn)步導(dǎo)致的系統(tǒng)升級(jí)，使原有系統(tǒng)過(guò)時(shí)而被淘汰，而基于原有系統(tǒng)的數(shù)字檔案信息資源就有可能因無(wú)法識(shí)讀而變得毫無(wú)意義，發(fā)生不可逆轉(zhuǎn)的老化。而且，這種因系統(tǒng)升級(jí)而造成的信息無(wú)法識(shí)讀是全面性的，它可能導(dǎo)致所保管的全部數(shù)字檔案信息資源在其系統(tǒng)內(nèi)無(wú)法讀取。因此，數(shù)字檔案信息資源物理老化除了需要考慮存儲(chǔ)載體之外，更要重點(diǎn)考慮信息的長(zhǎng)期可讀性問(wèn)題。

由于檔案數(shù)字化工作多是近幾年才啟動(dòng)，考慮到成本和技術(shù)成熟性等因素，本溪市檔案館數(shù)字檔案大多采用縮微膠片進(jìn)行保管。因此，數(shù)字檔案信息資源老化現(xiàn)象并不明顯，只有少部分光盤(pán)文件由于頻繁使用造成表面出現(xiàn)劃痕，使得內(nèi)部部分?jǐn)?shù)據(jù)無(wú)法讀??；另有較早歸檔的電子文件由于所使用軟件和系統(tǒng)版本較低，現(xiàn)在已被淘汰，從而造成這部分檔案信息資源無(wú)法讀取。然而，由于網(wǎng)絡(luò)信息的不斷更新，本溪檔案信息網(wǎng)老化問(wèn)題較為突出。主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是網(wǎng)頁(yè)信息更新不及時(shí)，大多數(shù)信息內(nèi)容的更新時(shí)間都滯后于實(shí)體信息的發(fā)布時(shí)間，造成網(wǎng)頁(yè)信息內(nèi)容陳舊，大多為幾年之前的信息；二是網(wǎng)站建成之后，運(yùn)營(yíng)和維護(hù)工作不佳，造成部分鏈接已經(jīng)失效，經(jīng)核查這些信息鏈接已經(jīng)消失。

3 結(jié)語(yǔ)

檔案信息資源老化是不可避免的，同時(shí)又是一個(gè)復(fù)雜的現(xiàn)象和過(guò)程。一方面，社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、科技的進(jìn)步導(dǎo)致檔案信息資源不斷增長(zhǎng)，從而使新舊信息更替，檔案信息資源老化；另一方面，檔案信息資源的類(lèi)型不同、性質(zhì)不同，其老化的速率、特點(diǎn)也不相同。檔案信息資源增長(zhǎng)的越快，其半衰期就越短，老化速度也相應(yīng)加快。當(dāng)今社會(huì)，人們?cè)谏a(chǎn)和生活中產(chǎn)生的信息數(shù)量急劇增長(zhǎng)，現(xiàn)有的檔案人員編制與庫(kù)房建設(shè)的規(guī)模明顯不能滿(mǎn)足需求，這就使得檔案信息資源老化研究愈發(fā)重要。具體來(lái)說(shuō)，對(duì)檔案館信息資源老化狀況進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)，不僅有助于延長(zhǎng)其保管壽命，而且可以及時(shí)進(jìn)行剔舊處理，釋放館庫(kù)空間，緩解庫(kù)容危機(jī)。

本文是基于對(duì)本溪市檔案館檔案信息資源保管及利用數(shù)據(jù)的全面統(tǒng)計(jì)來(lái)研究檔案信息資源老化的一次嘗試，在統(tǒng)計(jì)上努力做到準(zhǔn)確，方法上努力做到科學(xué)，對(duì)研究結(jié)果的判斷也盡量做到全面客觀(guān)。然而因?yàn)闂l件所限，目前僅實(shí)現(xiàn)對(duì)本溪市檔案館的實(shí)證研究，并且在分析檔案信息資源老化情況時(shí)，也只能選取部分較具代表性的對(duì)象進(jìn)行比較研究，其結(jié)論推斷可能具有一定的局限性。但另一方面，本文亦具有一定的現(xiàn)實(shí)和理論意義，作為理論聯(lián)系實(shí)踐的一次嘗試，它不僅能夠指導(dǎo)實(shí)踐工作，改善和提高檔案信息資源管理工作的水平和質(zhì)量；而且它還可以檢驗(yàn)該理論是否科學(xué)、有效，以實(shí)證分析的形式進(jìn)一步豐富和完善檔案信息資源研究體系。

［1］冷靜，康勝利.檔案信息資源實(shí)體老化機(jī)理的分析［J］.遼寧科技學(xué)院學(xué)報(bào)，2014(1):41-42.

［2］康勝利，黎華.檔案信息資源老化機(jī)理和測(cè)度指標(biāo)界定［J］.云南檔案，2014(4):52-55.

［3］［4］康勝利.論檔案信息資源的邏輯老化［J］.蘭臺(tái)世界，2014(29):7-8.

［5］注:因原始數(shù)據(jù)量較多，不便展示，筆者從2012年檔案利用情況中選取了代表性信息以作示例說(shuō)明，但相關(guān)結(jié)論均是基于全年數(shù)據(jù)驗(yàn)證得出.

［6］邱均平主編.信息計(jì)量學(xué)［M］.武漢:武漢大學(xué)出版社，2007:73.