知識管理背景下的檔案價(jià)值重構(gòu)

楊 琛

（聊城大學(xué)東昌學(xué)院，山東聊城，252000）

檔案價(jià)值是檔案這一客體對從事社會實(shí)踐活動的主體所具有的憑證和情報(bào)作用而表現(xiàn)出來的有用性及有用程度，檔案的用途是檔案價(jià)值的最重要體現(xiàn)?？梢哉f檔案價(jià)值由三部分要素構(gòu)成：實(shí)踐活動、主體和客體，客體即檔案本身，主體則是檔案的管理人員或者檔案信息的處理者，實(shí)踐活動則是檔案的使用過程，而決定檔案價(jià)值的正是實(shí)踐活動。20 世紀(jì)80年代電子計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)和21 世紀(jì)電腦的普及，讓社會逐步步入知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識管理理念也應(yīng)聲興起，知識已經(jīng)成為資源和價(jià)值的代名詞。檔案作為知識系統(tǒng)的重要組成部分，也在這場潮流中被裹挾著一步步前行，其生態(tài)場域發(fā)生了深刻變化，檔案原有的系統(tǒng)被一點(diǎn)點(diǎn)解構(gòu)，檔案實(shí)踐活動和檔案主體、客體發(fā)生著深刻而又翻天覆地的變化，這也意味著檔案價(jià)值的巨大變化。因此迫切需要對檔案價(jià)值進(jìn)行重構(gòu)。

1 知識管理的興起需要重構(gòu)檔案價(jià)值

1.1 檔案價(jià)值隨實(shí)踐活動的改變而改變

對檔案價(jià)值的界定本文持馬克思主義實(shí)踐決定論觀點(diǎn)。具體是指：檔案價(jià)值是檔案這一客體對從事社會實(shí)踐活動的主體所具有的憑證和情報(bào)作用而表現(xiàn)出來的有用性及有用程度。社會實(shí)踐活動是主體和客體之間的價(jià)值關(guān)系得以形成和實(shí)現(xiàn)的現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)和中介，檔案的價(jià)值需要社會實(shí)踐來體現(xiàn)，它是決定主體和客體之間價(jià)值關(guān)系的基本方式，是檔案價(jià)值的根本來源。當(dāng)實(shí)踐活動改變時(shí)，檔案價(jià)值也會隨之改變。

1.2 檔案實(shí)踐環(huán)境的變化：知識管理理論的興起

隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的建立和完善，現(xiàn)代信息技術(shù)得到飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，社會逐步步入知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，爆炸性的海量信息和廣泛的信息需求催生了知識管理意識，知識管理逐漸成為一門顯學(xué)而引起公共組織和企業(yè)的重視。進(jìn)入二十一世紀(jì)以來，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅猛發(fā)展為知識管理理論的發(fā)展創(chuàng)造了深厚的環(huán)境基礎(chǔ)，知識管理理論得到巨大發(fā)展。

知識管理與組織的知識創(chuàng)新、組織的績效有著密切關(guān)系；知識管理融入了組織的知識創(chuàng)造、確認(rèn)、收集、組織、共享、使用等過程，知識管理需要由擁有專業(yè)知識的知識員工，具體的知識管理策略、技術(shù)、文化、領(lǐng)導(dǎo)等有力的促動因素來支持等等［1］。這也就意味著知識管理已經(jīng)成為組織中管理制度和體系的重要部分，影響著組織的運(yùn)行、員工的知識結(jié)構(gòu)和組織的績效。而在知識管理興起的背景下，檔案的開發(fā)和利用有了新的平臺和背景，原有的檔案價(jià)值內(nèi)涵顯然會受到深刻影響，重構(gòu)檔案價(jià)值是大勢所趨。

1.3 檔案價(jià)值重構(gòu)的兩個(gè)必要條件

（1）技術(shù)發(fā)展拓展了檔案處理空間

知識管理興起的最重要原因是電子計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)和普及，電子計(jì)算機(jī)為檔案處理提供了嶄新的工具，可以存儲和拷貝的電子文檔瞬間拓展了檔案的利用空間。以前的檔案處理主要是對實(shí)物檔案的保存和存儲，并且當(dāng)需要利用這些檔案時(shí)，往往需要審批、報(bào)備，而且實(shí)物檔案本身重量大，搬運(yùn)、移挪都很不方便，因此，一些重要的檔案都是長年累月地保存在檔案室（館）中，很難再次被利用。而那些被利用的檔案，在電子文檔出現(xiàn)之前，也僅限于手工抄寫檔案的內(nèi)容，不可復(fù)印和拷貝。技術(shù)的發(fā)展帶來了知識存儲翻天覆地的變化，信息處理設(shè)備的普及極大地釋放了檔案管理的空間，檔案的生命周期得到大幅度延伸。因此，基于技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案理論亟需不斷更新和完善，正如在2004年第十五屆國際檔案大會上達(dá)成的共識一樣：檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)該在管理和知識中定位，在觀念更新和技術(shù)革新中起到有意義的帶頭作用［2］。

（2）檔案需求變化迫使檔案價(jià)值重構(gòu)

檔案價(jià)值是通過檔案利用實(shí)踐活動體現(xiàn)的，可以說其價(jià)值更多表現(xiàn)在利用價(jià)值上。知識管理背景下，對檔案的利用已經(jīng)不僅限于查閱和復(fù)印，而是走向了快捷、即時(shí)的拷貝，更多的則是再開發(fā)、再解析以綜合成另一個(gè)有利用價(jià)值的文件和信息。有研究者把知識管理界定為：在組織中建構(gòu)一個(gè)量化與質(zhì)化的知識系統(tǒng)，讓組織中的資訊與知識，通過獲得、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新、創(chuàng)新等過程，不斷地回饋到知識系統(tǒng)內(nèi)，形成永不間斷的累積個(gè)人與組織的知識成為組織智慧的循環(huán)，在企業(yè)組織中成為管理與應(yīng)用的智慧資本，有助于企業(yè)做出正確的決策，以適應(yīng)市場的變遷。檔案在這種場域下，顯然需要融入知識管理的洪流，分享、整合、更新、再創(chuàng)造，以適應(yīng)組織的需求和社會的變遷。

2 知識管理背景下檔案價(jià)值的重構(gòu)

知識管理背景下，檔案價(jià)值在解構(gòu)中重構(gòu)：檔案由文獻(xiàn)走向答案；檔案利用由封閉走向共享；檔案管理人員也由單一型人員發(fā)展為復(fù)合型人才。如圖所1示：

重構(gòu)一：電子文檔的出現(xiàn)使檔案由文獻(xiàn)走向答案

知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代以前，檔案學(xué)界普遍認(rèn)為檔案是“知識存貯的一種載體”，是“人類智慧的一種物態(tài)結(jié)晶”，并且也已認(rèn)識到“貯存和傳播知識的檔案財(cái)富，無愧為人類社會進(jìn)行精神再生產(chǎn)和物質(zhì)再生產(chǎn)的一種智力資源”［3］。對檔案的認(rèn)識界定在“重保存”的框架中，此時(shí)的檔案更多被認(rèn)為是文獻(xiàn)。

步入知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識已成為重要的戰(zhàn)略資源，甚至被認(rèn)為是“唯一有意義的資源”［4］。電子文檔的出現(xiàn)縮小了電子文件與電子檔案的距離，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的強(qiáng)大功能使得“文件處理”與“檔案管理”兩者之間不再存在明顯的界限，且更便于對文件、檔案處理全過程的管理與控制。文件與檔案之間的區(qū)別極大縮小，客觀上使得檔案的內(nèi)涵得到極大擴(kuò)大，由此也促發(fā)了檔案界和社會對檔案知識屬性和知識價(jià)值的新思考。如有的學(xué)者所言：“全面正確地認(rèn)識檔案知識屬性，是科學(xué)有效地管理檔案這一巨大的社會知識財(cái)富和充分發(fā)揮它應(yīng)有作用的必要前提?！保?］人們已經(jīng)普遍認(rèn)識到：檔案不再只是故紙堆里的塵封信息，而是被快速地再利用、再綜合、再提取的寶貴知識資源，它是尋找解決問題答案的源泉。英國知識管理大師安妮·布魯金在《企業(yè)記憶——知識管理戰(zhàn)略》一書中指出，檔案資源在知識管理中的核心地位以及知識管理為檔案管理實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展提供了前所未有的空間［6］。正如麗貝卡·巴克利所說：“我們不需要更多的文獻(xiàn)，我們需要的是更多的答案。毫無疑問，關(guān)注知識服務(wù)，是檔案管理理論與實(shí)踐應(yīng)該探討的問題，它將是檔案專業(yè)職能定位的新起點(diǎn)?！保?］檔案知識管理不但要為用戶提供相關(guān)的文獻(xiàn)資料，更重要的是要為用戶千方百計(jì)地提供解決問題的答案（知識）。

圖1 知識管理背景下檔案價(jià)值重構(gòu)

重構(gòu)二：檔案利用價(jià)值發(fā)生深刻變化，由封閉使用走向共享

知識管理要求建立統(tǒng)一的知識平臺，從技術(shù)和機(jī)制上保障知識積累和知識共享的實(shí)現(xiàn)。檔案電子化的普及，為知識積累和知識共享提供了強(qiáng)大的技術(shù)支撐，電子化檔案使檔案處理更加及時(shí)快捷，更重要的是為實(shí)現(xiàn)信息共享提供了平臺。目前最常見的檔案處理流程是文件以電子文檔的格式作為備查材料而保存在電子計(jì)算機(jī)中，被一次又一次整合、編輯、提取、共享。當(dāng)某一部門需要檔案文件時(shí)，可以通過檔案平臺調(diào)閱，省去了繁瑣的實(shí)體檔案需要的調(diào)閱手續(xù)，實(shí)現(xiàn)了信息方便快捷地共享。這種處理流程完全打碎了知識時(shí)代之前的封閉獨(dú)立保管為主的檔案管理模式，檔案利用迎來新的春天。擁有戰(zhàn)略眼光的企業(yè)深諳此道，對檔案開發(fā)利用極為重視。汽車巨頭福特公司在其位于全球各地的公司推行知識管理，其做法是：每個(gè)公司擁有的技術(shù)訣竅都備案今日數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)了電子化存檔；每個(gè)登入數(shù)據(jù)庫的人都可以分享知識和經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)也把自身的技術(shù)訣竅傳遞給別的公司，應(yīng)用于實(shí)際，解決技術(shù)難題。當(dāng)下?lián)碛型陚涔芾碇贫鹊慕M織和企業(yè)把檔案作為組織中管理與應(yīng)用的智慧資本，以有助企業(yè)做出正確的決策，適應(yīng)市場的變化。所以在某種程度上對檔案的利用更加凸顯出組織管理的效率和效果，能否從檔案中獲取有用的信息和資源更是組織學(xué)習(xí)能力和信息處理能力的標(biāo)志。

重構(gòu)三：檔案管理者的身份變化：由單一型人員到復(fù)合型人才

檔案管理流程的變化必然引來檔案管理者身份的變化。以往檔案管理的重點(diǎn)工作是保管檔案，現(xiàn)在則是更快地從紛繁復(fù)雜的檔案中開發(fā)出有價(jià)值的信息和知識，這成為組織發(fā)展中繞不開的進(jìn)程。檔案在組織中愈以明顯的重要性使得檔案管理員已經(jīng)成為組織中不可缺少的知識管理者、學(xué)習(xí)資源提供者。

檔案的共享趨勢使得檔案管理者由幕后站到臺前，由保管信息到開發(fā)信息，這些變化都體現(xiàn)著檔案管理員在組織中的重要性。檔案信息化、電子化要求檔案管理者不僅熟知檔案專業(yè)知識，更要掌握本組織的歷史沿革、發(fā)展趨勢、管理流程、未來動向和與其他組織的溝通互動動態(tài)。在對檔案的篩選利用中還要求理解社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢、政府的政策意向和本組織運(yùn)行發(fā)展的關(guān)聯(lián)性，這使得檔案管理人員成為一個(gè)具備發(fā)展戰(zhàn)略眼光、管理學(xué)知識、經(jīng)濟(jì)學(xué)知識、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、檔案學(xué)知識的復(fù)合型人才。知識管理優(yōu)于信息管理的一個(gè)最大優(yōu)勢在于將人力資源視為戰(zhàn)略性資源，知識本身不能成為資源，只有在人的篩選下才會變得符合時(shí)宜、具備價(jià)值，而檔案管理者在這個(gè)過程中無疑發(fā)揮極其重要的“點(diǎn)石成金”的作用，檔案管理員已經(jīng)由單一型管理人員向復(fù)合型、應(yīng)用型管理人員轉(zhuǎn)變。

3 結(jié)語

知識資源在社會發(fā)展、經(jīng)濟(jì)發(fā)展中扮演著愈來愈重要的角色。檔案作為知識的重要部分，不能僅限于在這個(gè)潮流中被動地裹挾著前進(jìn)，檔案管理者、檔案專業(yè)人員需要主動地思考、探索、回應(yīng)和創(chuàng)新，使檔案管理適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，讓檔案在新環(huán)境下發(fā)揮出更重要的價(jià)值。

［1］易凌峰，朱景琪.知識管理［M］.上海：復(fù)旦大學(xué)出版社，2008：30-31.

［2］丁華東.檔案知識管理理論范式的特點(diǎn)與建構(gòu)探略［J］.圖書情報(bào)知識，2007（4）

［3］吳寶康.檔案學(xué)概論［M］.北京：中國人民大學(xué)，1988：45.

［4］藍(lán)天.知識管理導(dǎo)論［M］.北京：高等教育出版社，2005.

［5］伍振華.檔案的知識特征初探［J］.檔案學(xué)通訊，2002（3）

［6］安妮·布魯金著，趙曉江譯.企業(yè)記憶——知識管理戰(zhàn)略［M］.沈陽：遼寧教育出版社，1999.

［7］喬虹，石慧敏.知識服務(wù)及其在檔案管理中的實(shí)現(xiàn)［J］.北京檔案，2002（8）.