破除壁壘 互聯(lián)互通——蘇寧集團(tuán)檔案信息化管理探索與實(shí)踐

朱新杰

（蘇寧云商集團(tuán)股份有限公司，江蘇南京，210042）

南京新街口蘇寧生活廣場(chǎng)

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始主動(dòng)擁抱互聯(lián)網(wǎng)，融入互聯(lián)網(wǎng)?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)在為企業(yè)經(jīng)營(yíng)拓展領(lǐng)域，為管理帶來(lái)便利的同時(shí)，也延伸了諸多領(lǐng)域的管理范圍，對(duì)管理方式及方法提出了新的要求，檔案管理即是其中之一。

在企業(yè)發(fā)展新環(huán)境下，大多數(shù)企業(yè)的檔案管理部門(mén)都面臨著這樣兩個(gè)矛盾：一方面是紙質(zhì)檔案集中管理與地區(qū)或部門(mén)間傳遞時(shí)效性之間的矛盾；另一方面是新業(yè)務(wù)導(dǎo)致的電子文件數(shù)量的迅猛增長(zhǎng)與傳統(tǒng)檔案管理方式之間的矛盾。那么，如何解決這兩個(gè)矛盾，做好新形勢(shì)下的檔案管理工作呢？筆者試以蘇寧集團(tuán)檔案信息化管理工作經(jīng)驗(yàn)，淺析非公有制企業(yè)在新的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下如何做好電子檔案管理。

蘇寧集團(tuán)作為一家互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)，同時(shí)在全國(guó)600 多個(gè)城市擁有1600多家門(mén)店，以及多元化發(fā)展的產(chǎn)業(yè)，這就要求企業(yè)的檔案管理部門(mén)要有更強(qiáng)的靈活性、適應(yīng)性和技術(shù)性。在新形勢(shì)、新環(huán)境的要求下，蘇寧檔案工作重點(diǎn)由封閉向開(kāi)放、由重保管向重服務(wù)轉(zhuǎn)變，并通過(guò)加強(qiáng)專業(yè)管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、加快實(shí)物檔案電子化、推進(jìn)電子檔案管理等不斷提高企業(yè)檔案信息化管理水平。

一、檔案信息化基礎(chǔ)

（一）軟件方面

1.獨(dú)立的檔案管理系統(tǒng)

適用于企業(yè)使用的檔案管理系統(tǒng)，是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的基礎(chǔ)。蘇寧依托自有研發(fā)團(tuán)隊(duì)，自主開(kāi)發(fā)了檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案管理全流程的系統(tǒng)化管理。

通過(guò)此管理系統(tǒng)，檔案管理部門(mén)可對(duì)位于全國(guó)300多個(gè)城市的分子公司以及海外公司的檔案管理情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤、統(tǒng)計(jì)，并結(jié)合工作開(kāi)展情況進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)；檔案需求者可通過(guò)個(gè)人辦公終端自助查詢館藏檔案目錄信息；檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了實(shí)物檔案與電子檔案之間的互聯(lián)互通，使得檔案可通過(guò)內(nèi)部郵件及時(shí)、安全的傳輸。

2.建立電子檔案管理制度

成熟、健全的管理制度是指導(dǎo)工作開(kāi)展的基礎(chǔ)。在深入調(diào)研實(shí)際業(yè)務(wù)工作情況的基礎(chǔ)上，檔案管理部門(mén)對(duì)相關(guān)部門(mén)、人員職責(zé)以及電子檔案的收集、鑒定、歸檔、移交、保管、檢索與利用、檔案風(fēng)險(xiǎn)管控等環(huán)節(jié)進(jìn)行了明確，建立了電子檔案管理制度，使工作有“規(guī)”可循，并通過(guò)設(shè)立“自下而上”的兼職檔案員隊(duì)伍，使檔案管理團(tuán)隊(duì)得到了擴(kuò)充，制度能夠有效地貫徹執(zhí)行。

（二）硬件方面

硬件設(shè)備、設(shè)施是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的必備條件。圍繞檔案信息化管理，蘇寧檔案管理部門(mén)配備了計(jì)算機(jī)、專用服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備、高速掃描儀、打復(fù)印一體機(jī)、條碼打印機(jī)、掃碼槍、照相機(jī)、防磁柜、自助檢索查詢終端等信息化管理設(shè)備設(shè)施，為電子檔案存儲(chǔ)、檢索、利用及日常管理提供了硬件支持。

二、檔案信息化建設(shè)

2012年蘇寧成為首批參與國(guó)家電子發(fā)票及電子會(huì)計(jì)檔案綜合試點(diǎn)工作（下稱綜合試點(diǎn)工作）的企業(yè)，截至目前，南京蘇寧易購(gòu)已累計(jì)開(kāi)具了1200 萬(wàn)份電子發(fā)票。2014年蘇寧與航天信息股份有限公司建立戰(zhàn)略合作關(guān)系，借助航天信息在電子發(fā)票領(lǐng)域的技術(shù)開(kāi)發(fā)和產(chǎn)品創(chuàng)新上的領(lǐng)先地位，搭建電子發(fā)票的使用平臺(tái)，并將電子發(fā)票使用范圍推向全國(guó)。

綜合試點(diǎn)工作在全國(guó)的深入開(kāi)展，從側(cè)面反映了電子檔案的發(fā)展趨勢(shì)，作為檔案管理部門(mén)必須要重視做好電子檔案管理工作。

蘇寧電子檔案建設(shè)主要從兩個(gè)方面開(kāi)展：

1.館藏檔案電子化

通過(guò)掃描、轉(zhuǎn)錄、翻拍等手段，蘇寧檔案管理部門(mén)實(shí)現(xiàn)了對(duì)全部館藏檔案的電子化（約200 萬(wàn)件）。電子化數(shù)據(jù)以電子附件的形式，通過(guò)本地上傳至檔案管理系統(tǒng)中，電子附件（如掃描件、照片、錄音、影像等）做為檔案元數(shù)據(jù)（二次檔案信息）的附件，與元數(shù)據(jù)封裝成一個(gè)檔案基本單元，最終與實(shí)物檔案信息一起呈現(xiàn)在檔案管理系統(tǒng)中，從而建立起完整的機(jī)讀檔案目錄。

2.電子文件接收與歸檔

一是內(nèi)部系統(tǒng)業(yè)務(wù)對(duì)接。以檔案管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，與前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)（數(shù)據(jù)源）建立對(duì)接關(guān)系，由業(yè)務(wù)發(fā)起人員在業(yè)務(wù)流程結(jié)束時(shí)觸發(fā)歸檔操作，對(duì)應(yīng)的電子文件（數(shù)據(jù)流）將作為臨時(shí)文件，暫存在檔案管理系統(tǒng)的“資源池”中，檔案管理人員可在“資源池”中調(diào)用相關(guān)業(yè)務(wù)文件，并進(jìn)行信息審核，在完成判斷后，檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行整理編目及入庫(kù)流程，最終將文件存儲(chǔ)在檔案管理系統(tǒng)中，建立機(jī)讀檔案目錄，以供檢索利用。

二是外部系統(tǒng)業(yè)務(wù)對(duì)接。蘇寧作為綜合試點(diǎn)工作中電子發(fā)票的開(kāi)具單位，在配合中國(guó)人保財(cái)險(xiǎn)做好試點(diǎn)工作的同時(shí)，還主動(dòng)尋求與中國(guó)建設(shè)銀行江蘇省分行合作，以電子銀行回單為突破口，開(kāi)發(fā)建設(shè)電子檔案系統(tǒng)，通過(guò)建立業(yè)務(wù)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)直聯(lián)，將元數(shù)據(jù)直接傳入檔案系統(tǒng)中，形成待歸檔明細(xì)，無(wú)需人工再次錄入，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的歸檔、管理，建立有效的電子檔案歸檔機(jī)制，完成對(duì)外部電子文件的接收與歸檔。

三、檔案信息化管理

將信息技術(shù)運(yùn)用到檔案工作中，使用信息化手段對(duì)檔案進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

1.電子檔案利用

檔案信息化建設(shè)為擴(kuò)展檔案利用的方式提供了基礎(chǔ)。借助檔案管理系統(tǒng)，檔案能夠以電子附件的形式進(jìn)行信息傳輸。檔案需求者通過(guò)個(gè)人終端在系統(tǒng)中查詢所需檔案的基本信息，提交申請(qǐng)并通過(guò)審核后，系統(tǒng)將自動(dòng)發(fā)送電子鏈接至借閱人預(yù)留的內(nèi)部郵箱中，借閱人點(diǎn)擊鏈接后即可查閱檔案信息（僅可在有效期內(nèi)查閱，不可下載），這樣既打破了地域之間的限制，提高了檔案利用的效率，也有效控制了檔案利用風(fēng)險(xiǎn)。

2.庫(kù)房管理

信息化手段對(duì)于庫(kù)房管理的作用是顯而易見(jiàn)的，通過(guò)系統(tǒng)能夠隨時(shí)“監(jiān)測(cè)”、統(tǒng)計(jì)檔案狀態(tài)，如檔案出入庫(kù)情況、庫(kù)房空間利用情況、檔案整理編目的狀況、檔案使用情況等，便于檔案人員對(duì)庫(kù)房的管理。

四、檔案信息化管理對(duì)企業(yè)的現(xiàn)實(shí)意義

1.采取文件生命周期管理的信息管理策略，從業(yè)務(wù)系統(tǒng)獲取應(yīng)歸檔檔案數(shù)量，結(jié)合檔案系統(tǒng)已歸檔的檔案，可查詢到未歸檔檔案，從而加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案的全過(guò)程管理，實(shí)現(xiàn)檔案歸檔及時(shí)率及完整性的檢查、追蹤。

2.有利于推動(dòng)無(wú)紙化辦公。一方面，系統(tǒng)可提供多種借閱方式，如借閱電子件、借閱掃描件等，借閱的檔案可實(shí)現(xiàn)直接查閱，這樣就打破了地域間的限制，減少了復(fù)制件、原件的使用數(shù)量；另一方面，電子檔案管理的成熟，也能夠反向推動(dòng)電子化辦公的開(kāi)展。

3.實(shí)現(xiàn)全電子化的檔案管理和檢索查詢，提供實(shí)時(shí)的瀏覽和檢索利用，建立企業(yè)檔案云數(shù)據(jù)中心，實(shí)現(xiàn)“實(shí)體檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理”。

開(kāi)展檔案信息化管理以來(lái)，蘇寧集團(tuán)已取得較好的工作成果，實(shí)現(xiàn)全部館藏檔案的電子化，純電子數(shù)據(jù)歸檔已達(dá)到150 萬(wàn)條，有效解決了集團(tuán)級(jí)企業(yè)大數(shù)據(jù)量的歸檔與管理的難題。實(shí)踐表明，非公企業(yè)檔案管理部門(mén)有必要重視對(duì)電子檔案的管理工作，從適用的檔案管理系統(tǒng)開(kāi)始，逐步實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案電子化并建立與辦公系統(tǒng)間的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)檔案全息管理，破解檔案利用的各種限制因素，凸顯檔案管理部門(mén)在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的重要的價(jià)值。

［1］陳兆祦，和寶榮，王英瑋.檔案管理學(xué)基礎(chǔ)［C］.北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2005：474-542.

［2］鄒杰，電子文件資源共享利用研究與實(shí)現(xiàn)［C］.青島：中國(guó)海洋大學(xué)碩士學(xué)位論文，2007：5-10.