這些時候，秘書可以不聽話又不挨批

張曉敏

秘書是為領導而存在的，沒有領導就沒有秘書。秘書所有工作的唯一目的是為領導創(chuàng)設良好的工作環(huán)境。秘書不能越權行事，必須嚴格執(zhí)行領導的指令。不過凡事都不那么絕對，我認為，遇到以下三種情況時，秘書即使不聽話也不會挨批。

1.領導在非理性的情況下作出決策

上午10點左右，姜總讓秘書小于去他辦公室。他口授了一封信，讓小于立即用電子郵件發(fā)給另外一家公司的錢經理。信的大意是：我們兩家公司打了這么多年交道，你們怎么能背信棄義做出這種事來呢？我們公司決定斷絕與你們公司的一切關系，并且要將你們的“光榮事跡”公之于眾，讓你們在這個行業(yè)沒法生存下去。按照姜總的意思，小于很快寫好了郵件。但是，真的就這么發(fā)出去嗎？

顯然，姜總是在盛怒之下作出這一失去理智的決策。小于覺得這么處理問題并不妥當，所以猶豫了。她猶豫的是，如果郵件發(fā)出去，公司就損失了一個大客戶，這對公司的發(fā)展非常不利。但是，如果不執(zhí)行姜總的指令，似乎有悖于秘書的職責。好在故事有一個圓滿的結局：小于沒有馬上發(fā)出郵件，也沒有因為姜總的決策失誤向他進諫，而是到快下班時才把打印好的郵件拿出來請示姜總：要不要發(fā)出去？姜總不但沒有責備秘書壓下了這件事，而且心存感激。

在大型企業(yè)，大事小事都有規(guī)范的決策過程;但在大多數(shù)中小企業(yè)，由于組織機構比較簡單，很多情況下企業(yè)的決策就是領導的個人決定，系于領導的一念之間。所以，秘書既要正確領會領導當時的意圖，也要分析是否會產生負面影響，為領導把好關，給領導創(chuàng)造一個重新決策的機會。一個優(yōu)秀的秘書不僅要有貫徹執(zhí)行上司指示的能力，還應該分清，哪些指示應立即無條件執(zhí)行，哪些指示不能馬上執(zhí)行。顯然，領導在非理性的情況下作出的決策不能馬上執(zhí)行。

需要指出的是，對于明顯不妥的指令，少數(shù)秘書或許會自作主張，自行其是，比如面對以上案例中的情形，不寫郵件，權當什么事都沒有發(fā)生，這就大錯特錯了。雖然最后的結果一樣——不發(fā)郵件，但是自作主張另做一套，那就變成了代領導決策，就是越權。

2.領導指示的具體要求不符合辦事規(guī)程

這是我的親身經歷。新學年伊始，剛報到的新生還在軍訓，系主任向我交代任務：把我們系要求轉專業(yè)的新生人數(shù)統(tǒng)計一下，第二天上午交給學院招生辦公室的秦主任。回到辦公室，我先給招辦打電話找負責這項工作的李老師，詢問今年關于轉專業(yè)一事有沒有新的要求，然后通知輔導員統(tǒng)計匯總要求轉專業(yè)學生的名單，并要求這些學生遞交申請書。第二天一早我就把統(tǒng)計數(shù)據(jù)和申請書報送給了招辦，然后把統(tǒng)計數(shù)據(jù)向系主任作了匯報，主任并沒有提出異議。至此，任務順利完成。

很顯然，在以上工作中，只有一件事我是按領導意思去做的：統(tǒng)計要求轉專業(yè)新生的人數(shù)?！白宰髦鲝垺弊龅氖聟s不少：1.要求轉專業(yè)的學生遞交申請書;2.收齊的材料沒有交給招辦的秦主任，而是交給了招辦具體負責此事的辦事員小李。

我沒有百分之百地執(zhí)行領導的指示，為什么領導不批評我呢？因為領導關心的是結果：統(tǒng)計并正確報送數(shù)據(jù)。至于我向誰報，怎么報，補報了什么材料，這都不是他關心的事情，而是秘書的分內工作。至于領導為什么交代了任務，還要囑咐怎么去辦，找誰去辦，這或許是領導的工作習慣，或許是領導對秘書不完全放心。我的領導屬于前者。以前我也常常接到這樣的指示——找某某處長或某某主任做什么事，我都會根據(jù)具體情況變通處理。這是不是越權呢？不是，因為領導交代的任務圓滿完成了，變通的只是具體的做法。

3.無法保質保量完成領導的指令

有時候，領導并不知道自己的一句話會給秘書帶來多大的工作量。所以，根據(jù)我的經驗，如果領導的某個指令是自己無法保質保量完成的，與其拖到實在完不成時再提出異議，還不如一開始就找個適當?shù)臅r機向領導提出來，以便更好地解決問題。比如上學期末，我把排好的我系考試日程表交給系主任審閱。主任掃了一眼，要求我把每位教師監(jiān)考的時間、地點和監(jiān)考科目列成表格，每人發(fā)一份。我知道，這次期末考試涉及南北2個校區(qū)5個專業(yè)的63門課，有235個考場，470個監(jiān)考人次，時間跨度7天。要在短時間內整理好這么多數(shù)據(jù)，難保不出差錯，一旦出錯，反而會影響期末考試的正常進行。當時沒有別人在場，我就把上面這些數(shù)字報了一遍給主任聽，主任聽后也樂了：“那就讓老師們自己核對吧。不過你要保證老師們都能準時到場監(jiān)考。”“那是！”我知道，學院領導昨天在全院系部主任會議上強調，各系部要召開考風考紀培訓會，強調監(jiān)考紀律，于是我向主任建議道：“要不召開一次全系教師會議，作考前動員和考風考紀培訓？順便讓各位老師現(xiàn)場核對自己的監(jiān)考場次和時間、地點，有問題的當場解決。”“好，一石三鳥。就本周五下午2點半，你發(fā)通知吧。”主任答應得很干脆。

主任要求做每位教師的監(jiān)考日程表，我自知無法保質保量完成，就沒有接受這個任務。但是，讓老師們認真核對自己每一場監(jiān)考的時間、地點，這個問題還是要解決，所以我建議召開全體教師會議。這樣，不但主任擔心的問題可以解決，還順便完成了學院領導要求各系召開考前動員和考風考紀培訓會的指示。這樣的建議領導自然樂意接受。

對于領導給出的無法完成的指令，秘書應該及時提出不同意見，但是一定要爭取領導同意收回指令。同時秘書還要在能力范圍內盡量把工作做到位，即，準確領會領導的真實意圖，并提出切實可行的解決辦法。

誠然，在以上幾種情況下，秘書可以不那么聽話，但是這些情況出現(xiàn)的幾率比較小，在絕大多數(shù)情況下，對于領導的指令，秘書應該而且必須保質保量完成，否則就不是一個合格的秘書。

（摘自《秘書》）