高校財務(wù)信息化服務(wù)體系建設(shè)研究

張 鵬 ，陳 帆 ，韓索民

（西北工業(yè)大學(xué)a.財務(wù)處；b.計算機(jī)學(xué)院，西安 710072）

從發(fā)展的角度出發(fā)，信息化建設(shè)水平可以反映高等學(xué)校把握時代潮流，推動大學(xué)改革創(chuàng)新的決心和能力，已經(jīng)成為衡量學(xué)校辦學(xué)水平的重要指標(biāo)。通過信息技術(shù)手段提升財務(wù)管理的精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化程度，進(jìn)而提高財務(wù)工作效率和服務(wù)水平，成為高校的普遍共識。近年來，高校財務(wù)信息化建設(shè)已經(jīng)普遍完成會計電算化階段，建立起了包括：賬務(wù)核算、工資薪金核算、學(xué)生收費核算等基礎(chǔ)財務(wù)信息系統(tǒng)，資金支付方式上基于銀校直連的無現(xiàn)金支付方式已成為主流。

高校財務(wù)信息化建設(shè)的方向已經(jīng)由會計電算化過渡到財務(wù)信息化，建設(shè)目標(biāo)也由提高財務(wù)核算工作效率向提供優(yōu)質(zhì)財務(wù)服務(wù)轉(zhuǎn)變，財務(wù)信息化服務(wù)體系建設(shè)被提到重要的地位。財務(wù)信息化服務(wù)體系是指建立在財務(wù)核算信息化的基礎(chǔ)之上，著力于解決財務(wù)管理面向各層次用戶提供報賬、查詢、跨部門業(yè)務(wù)辦理、分析決策等財務(wù)服務(wù)的財務(wù)信息系統(tǒng)。

1 財務(wù)信息化服務(wù)體系建設(shè)的意義

1.1 是高校治理結(jié)構(gòu)改革與財務(wù)管理職能轉(zhuǎn)變的需要

高校治理結(jié)構(gòu)的改革是高等教育適應(yīng)社會發(fā)展的歷史必然，財務(wù)管理是高校管理體系的重要組成部分。高校財務(wù)管理的目標(biāo)是使財務(wù)信息得到全面、及時的反饋，從而實現(xiàn)學(xué)校各項資源的優(yōu)化配置。財務(wù)管理信息化的發(fā)展為高校實現(xiàn)這一目標(biāo)創(chuàng)造了條件，同時，將財務(wù)人員從繁重的核算、匯總、核對等人工勞動中解放出來，可以將更多的精力投入到財務(wù)管理、分析預(yù)測、財務(wù)服務(wù)等業(yè)務(wù)中來，推動財務(wù)管理職能由核算型向管理服務(wù)型轉(zhuǎn)變。

1.2 是理順業(yè)務(wù)流程，提升高校管理科學(xué)化水平的需要

利用現(xiàn)代信息手段對高校財務(wù)管理模式及業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理和再造，建立起一個由人員、組織機(jī)構(gòu)、工作模式、信息技術(shù)相融合的應(yīng)用體系，有利于破除校內(nèi)各業(yè)務(wù)部門之間按職責(zé)分工劃分形成業(yè)務(wù)壁壘，從系統(tǒng)的高度優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)管理和業(yè)務(wù)流程的扁平化。讓傳統(tǒng)的預(yù)算、核算、決算、立項、執(zhí)行、結(jié)題等業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)借助信息化手段實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、實時傳輸，消除信息孤島，提升工作效率，推動高校管理和制度創(chuàng)新，提升高校管理的科學(xué)化水平。

1.3 是高校資源配置優(yōu)化和管理層決策的需要

信息化服務(wù)體系的完善，可以為管理層提供及時、準(zhǔn)確、綜合的財務(wù)信息，能更好地滿足高校資源配置優(yōu)化和管理層決策的需求。決策需要的信息既要反映學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的現(xiàn)狀，又要具有一定前瞻性和預(yù)見性，對可能產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險和問題進(jìn)行預(yù)警。傳統(tǒng)的財務(wù)分析方法和報表系統(tǒng)難以滿足時效性和可理解性的需求，財務(wù)部門借助信息系統(tǒng)，將分散在各獨立業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的信息進(jìn)行建模并加工成可供分析決策的信息，供學(xué)校管理層隨時調(diào)閱，有助于管理決定和經(jīng)濟(jì)政策的制定。

2 財務(wù)信息化服務(wù)體系建設(shè)中的關(guān)鍵問題

2.1 服務(wù)導(dǎo)向，需求牽引，總體架構(gòu)，穩(wěn)妥推進(jìn)

財務(wù)信息化服務(wù)體系建設(shè)是一個系統(tǒng)工程，涉及到財務(wù)管理的各個方面，應(yīng)堅持服務(wù)導(dǎo)向，需求牽引，總體架構(gòu)，穩(wěn)妥推進(jìn)的原則。在系統(tǒng)設(shè)計規(guī)劃中，既要滿足業(yè)務(wù)功能需要，又要充分考慮用戶的應(yīng)用體驗和使用習(xí)慣，通過不斷簡化業(yè)務(wù)流程，優(yōu)化人機(jī)界面，增強(qiáng)財務(wù)信息系統(tǒng)的可用性和易用性；既要滿足當(dāng)前業(yè)務(wù)需要，又要適當(dāng)超前規(guī)劃，在硬件資源配置和系統(tǒng)功能方面為未來業(yè)務(wù)發(fā)展留下空間；既要滿足財務(wù)自身業(yè)務(wù)需要，又要考慮校內(nèi)其他業(yè)務(wù)部門協(xié)同工作的需求，規(guī)劃跨部門業(yè)務(wù)接口格式，為跨部門應(yīng)用系統(tǒng)對接打下基礎(chǔ)。

2.2 業(yè)務(wù)流程的梳理和再造

管理及服務(wù)業(yè)務(wù)流程的梳理和再造是高校財務(wù)信息化服務(wù)體系設(shè)計過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，應(yīng)引起高度重視。信息化服務(wù)體系的建設(shè)，不是簡單將老的工作流程以信息系統(tǒng)的形式加以固化，而是運用先進(jìn)的技術(shù)手段實現(xiàn)新的科學(xué)高效的管理流程。業(yè)務(wù)流程的梳理和再造應(yīng)該以業(yè)務(wù)需求為基礎(chǔ)，集合財務(wù)處各部門和相關(guān)的校內(nèi)各業(yè)務(wù)部門人員，在對業(yè)務(wù)實質(zhì)和內(nèi)部控制節(jié)點進(jìn)行充分分析研究的基礎(chǔ)上統(tǒng)一制定，確定之后還要在測試運行中進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。

2.3 統(tǒng)一認(rèn)證，同時滿足個性化業(yè)務(wù)需求

財務(wù)信息化服務(wù)體系的建設(shè)，應(yīng)該以高校數(shù)字校園平臺為依托，建立統(tǒng)一的用戶認(rèn)證體系，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)單點登錄，避免用戶登錄每個應(yīng)用系統(tǒng)都重復(fù)錄入賬號密碼，提高信息化服務(wù)體系的易用性。同時在系統(tǒng)功能設(shè)計上，要充分考慮用戶的各種需求，允許用戶根據(jù)個人使用習(xí)慣做個性化設(shè)置，如：項目負(fù)責(zé)人對本人項目使用權(quán)限的授權(quán)、對是否查看某一項目的設(shè)置、對是否接收某項業(yè)務(wù)短信通知的設(shè)置等。

2.4 提早布局，關(guān)注專業(yè)復(fù)合型人才的引進(jìn)和培養(yǎng)

人才是信息化建設(shè)的關(guān)鍵，信息化建設(shè)的推進(jìn)需要一支既熟悉財務(wù)業(yè)務(wù)又懂計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)原理的專業(yè)復(fù)合型人才隊伍?，F(xiàn)實的問題是：長期工作在財務(wù)業(yè)務(wù)崗位的工作人員不熟悉信息化建設(shè)原理，計算機(jī)專業(yè)人員又不懂財務(wù)業(yè)務(wù)。這一問題的解決，需要在信息化體系建設(shè)規(guī)劃中提早布局，外部引進(jìn)和內(nèi)部培養(yǎng)相結(jié)合，同時必須注意引進(jìn)之后的長期培養(yǎng)，讓兼具復(fù)合知識背景的人員相互學(xué)習(xí)、相互滲透，把財務(wù)信息化服務(wù)體系建設(shè)工作推向前進(jìn)。

2.5 制定完備的信息化系統(tǒng)推廣應(yīng)用方案

應(yīng)用是檢驗信息化系統(tǒng)建設(shè)成功與否的重要標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)用也是信息化系統(tǒng)獲得驗證反饋，不斷調(diào)整、改進(jìn)、優(yōu)化的根本前提。耗費大量資源建設(shè)起來的信息化系統(tǒng)，如果不能在生產(chǎn)環(huán)境中被廣泛應(yīng)用，就注定是失敗的。因此，信息化服務(wù)體系的應(yīng)用推廣應(yīng)該上升到與系統(tǒng)建設(shè)同樣的高度并加以重視。在建設(shè)過程中，就應(yīng)開始制定應(yīng)用推廣的計劃和時間表，系統(tǒng)投入生產(chǎn)運行后，應(yīng)綜合采用制作宣傳網(wǎng)站、宣傳片、宣傳手冊、組織宣講會等多種方式對信息系統(tǒng)的功能及使用方式大力推廣，同時建立健全新流程下的人員配置、內(nèi)控等配套管理制度。

3 財務(wù)信息化服務(wù)體系建設(shè)

3.1 財務(wù)信息化服務(wù)體系架構(gòu)

財務(wù)信息化服務(wù)體系運行在財務(wù)核算系統(tǒng)之上，基于校園網(wǎng)、銀行專網(wǎng)、其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)等，改造和重建傳統(tǒng)財務(wù)業(yè)務(wù)流程，以達(dá)到為用戶提供方便、高效、廣泛、可靠的財務(wù)服務(wù)的目的。應(yīng)包括：網(wǎng)上報賬系統(tǒng)、網(wǎng)上查詢系統(tǒng)、網(wǎng)上繳費系統(tǒng)、預(yù)算申報系統(tǒng)、財務(wù)分析系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)與科研管理、資產(chǎn)管理等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的互聯(lián)等業(yè)務(wù)模塊。財務(wù)信息化服務(wù)體系示意圖如圖1。

圖1 財務(wù)信息化服務(wù)體系主要模塊示意圖

3.2 系統(tǒng)主要功能模塊設(shè)計

3.2.1 網(wǎng)上報賬與網(wǎng)上人工費申報

網(wǎng)上報賬模式是財務(wù)業(yè)務(wù)規(guī)模較大的高校主推的報銷和人工費發(fā)放業(yè)務(wù)辦理模式，網(wǎng)上報賬模式通過對傳統(tǒng)報銷業(yè)務(wù)工作流程的再造，改進(jìn)了傳統(tǒng)的報銷模式，打通了財務(wù)人員審核票據(jù)的瓶頸，建立起規(guī)范的信息填報和流轉(zhuǎn)流程。讓師生用戶可以利用碎片時間通過校園網(wǎng)進(jìn)行報賬和人工費發(fā)放申報，之后只需將打印的報銷單和原始憑證投遞到財務(wù)處指定崗位即可，報銷資金通過銀?；ヂ?lián)系統(tǒng)轉(zhuǎn)給個人或?qū)Ψ絾挝?，報賬結(jié)果通過短信通知到用戶。網(wǎng)上報賬擴(kuò)展了財務(wù)報賬服務(wù)的時間、空間邊界，讓教師用戶不需要在財務(wù)處排隊等候報賬，提高了財務(wù)報銷工作效率和服務(wù)水平，使財務(wù)報銷工作更加流暢快捷。

3.2.2 網(wǎng)上繳費系統(tǒng)

傳統(tǒng)的學(xué)費收繳方式為：學(xué)生現(xiàn)場通過現(xiàn)金或銀行卡刷卡方式繳費，或者學(xué)生事先把錢存入銀行卡，由學(xué)校發(fā)出指令統(tǒng)一批量代扣，前者需耗費大量人力物力繳費效率低下，后者學(xué)校需要在逐一取得學(xué)生正式授權(quán)的前提下才能合法扣除學(xué)生銀行卡中相應(yīng)費用，程序上存在的復(fù)雜性。

網(wǎng)上繳費模式，學(xué)生通過互聯(lián)網(wǎng)登錄學(xué)校繳費平臺，查詢實時應(yīng)繳學(xué)費項目和金額，然后通過銀校互聯(lián)系統(tǒng)或者支付寶、銀聯(lián)等第三方支付機(jī)構(gòu)等渠道自助完成繳費工作。支付渠道的信息系統(tǒng)和學(xué)校結(jié)算銀行賬戶、學(xué)費收費系統(tǒng)自動完成對賬工作。采用網(wǎng)上繳費模式，學(xué)生繳費不受時間和空間的限制，自主、自助完成繳費對賬工作，極大提高了學(xué)費收繳工作的效率。

3.2.3 科研財務(wù)管理系統(tǒng)

財務(wù)管理是高校管理體系中的一個重要環(huán)節(jié)，與諸多業(yè)務(wù)系統(tǒng)存在數(shù)據(jù)共享和信息交換的需求。通過信息系統(tǒng)實現(xiàn)跨部門的業(yè)務(wù)對接，是信息化服務(wù)體系發(fā)展的重要方向。本文僅以科研管理系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)為例，加以說明。

在傳統(tǒng)工作模式下，銀行到款，科研課題的立項、預(yù)算、執(zhí)行、決算等信息分別由財務(wù)部門和科研管理部門產(chǎn)生，用戶要辦理上述業(yè)務(wù)需要在兩個部門之間來回往返，費時費力。在信息化服務(wù)體系中，可將兩個系統(tǒng)通過中間服務(wù)器建立互聯(lián)，讓信息在系統(tǒng)間傳遞，用戶只在最前端發(fā)起到款認(rèn)領(lǐng)，在終端提取立項結(jié)果即可，簡化了業(yè)務(wù)流程，提高了科研經(jīng)費管理的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化水平?？蒲胸攧?wù)互聯(lián)系統(tǒng)工作流程如圖2。

圖2 科研與財務(wù)互聯(lián)工作流程圖

3.2.4 財務(wù)分析系統(tǒng)

傳統(tǒng)的財務(wù)分析存在兩個問題：①時效性不佳，財務(wù)部門依據(jù)事后產(chǎn)生的靜態(tài)財務(wù)會計信息和相關(guān)材料編制財務(wù)分析報告，不能及時為決策提供支持；②可理解性弱，非財務(wù)專業(yè)的決策者難于直接利用?；谛畔⒒?wù)體系，可提供實時動態(tài)的、可視化可理解的財務(wù)分析功能，通過建立多部門、多系統(tǒng)聯(lián)動的統(tǒng)一決策分析平臺，將高校各方面財務(wù)數(shù)據(jù)加工、管理，再利用聯(lián)機(jī)分析處理工具、數(shù)據(jù)挖掘工具結(jié)合決策人員的行業(yè)知識，從而把復(fù)雜的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為容易理解的信息，使決策層實時掌握學(xué)校財務(wù)狀態(tài)，監(jiān)控業(yè)務(wù)發(fā)展進(jìn)程；能從多角度分析問題的成因，把握業(yè)務(wù)發(fā)展方向，進(jìn)而作出有利的決策。

隨著高等學(xué)校綜合改革的不斷深化，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和師生用戶都對財務(wù)管理提出了更高的要求，財務(wù)信息化服務(wù)體系建設(shè)應(yīng)該作為推動財務(wù)管理工作轉(zhuǎn)型和提升的最優(yōu)手段。信息化建設(shè)永遠(yuǎn)在路上，財務(wù)信息化建設(shè)難以一蹴而就，必將是一個循環(huán)往復(fù)、螺旋上升的過程，高校應(yīng)該在建設(shè)過程和生產(chǎn)運行過程中不斷發(fā)現(xiàn)問題解決問題，不斷進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化，為財務(wù)管理水平的提升和學(xué)校事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

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