事業(yè)單位檔案管理效率提升的路徑

趙麗婷

摘要：事業(yè)單位在工作中會(huì)形成大量有開發(fā)和利用價(jià)值的檔案信息，這些檔案信息不僅是事業(yè)單位工作成果的重要載體，同時(shí)在服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中也將起到重要作用。新形勢(shì)對(duì)事業(yè)單位檔案管理效率提出了更高要求，特別是隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，需要事業(yè)單位在檔案管理過(guò)程中既要注重質(zhì)量，也要注重效率。因此，有必要結(jié)合事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際情況和需要，積極探索提升事業(yè)單位檔案管理效率的具體方法。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;效率提升;路徑

1事業(yè)單位檔案信息化管理改革的必要性

1.1節(jié)省資源，強(qiáng)化內(nèi)部交流

隨著數(shù)字化、信息化社會(huì)進(jìn)程的加快，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化水平不斷提升，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)不僅能夠降低事業(yè)單位檔案管理成本費(fèi)用，而且還能夠提升事業(yè)單位的工作效率，強(qiáng)化事業(yè)單位內(nèi)部各個(gè)部門之間的溝通交流。

1.2新時(shí)代社會(huì)對(duì)人才資源的利用需求增強(qiáng)

事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展離不開對(duì)人才資源的不斷挖掘、管理和利用。在如今社會(huì)人才需求度不斷增加的背景下，事業(yè)單位對(duì)人才資源的利用和管理能力也需要不斷提高。但是由于人力資源管理方面的信息含量高、數(shù)量基礎(chǔ)較大，傳統(tǒng)的檔案管理模式具有很大的提升空間，創(chuàng)新檔案管理模式能在一定程度上降低檔案工作者的管理量，從而優(yōu)化事業(yè)單位內(nèi)部的組織架構(gòu)。檔案在員工入職、在職以及離職等不同工作時(shí)間范圍內(nèi)都發(fā)揮著記錄過(guò)程、實(shí)時(shí)更新信息的作用，這也是人力資源部門考核、管理的主要參考內(nèi)容?；诖?，事業(yè)單位內(nèi)部檔案的處理是滿足人才需求和管理的體現(xiàn)。

2當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作存在的主要問(wèn)題

2.1事業(yè)單位檔案檢索和使用效率不高

部分事業(yè)單位檔案檢索效率不高。檔案檢索效率與檔案利用效率息息相關(guān)，如果檢索效率低，勢(shì)必會(huì)影響檔案利用效率。之所以出現(xiàn)檔案檢索效率低的問(wèn)題，就在于事業(yè)單位對(duì)檔案管理重視不足，沒有給檔案管理部門配備足夠的軟硬件設(shè)施和先進(jìn)的信息技術(shù)，致使檔案管理工作雖然進(jìn)行了信息化建設(shè)，但并沒有達(dá)到預(yù)期效果，特別是很多設(shè)備很難滿足現(xiàn)代檢索技術(shù)的需要，在很大程度上降低了檔案檢索效率。同時(shí)，事業(yè)單位檔案使用效率低下。事業(yè)單位保存的大量檔案信息資源，能夠在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮重要作用，但部分單位還存在“重管理、輕開發(fā)”思想，對(duì)檔案信息資源開發(fā)重視不足，限制了檔案信息資源的使用效率。

2.2信息軟件不適用、信息化管理不規(guī)范

雖然目前已經(jīng)大力支持先進(jìn)的管理技術(shù)應(yīng)用在事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)中，并且已經(jīng)推動(dòng)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)電子化的發(fā)展趨勢(shì)，但是針對(duì)目前的實(shí)際應(yīng)用情況來(lái)看，還是存在一些比較突出的問(wèn)題，主要表現(xiàn)為辦公和政務(wù)系統(tǒng)難以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的自動(dòng)化模式。各個(gè)部門和組織之間會(huì)存在信息化建設(shè)水平的差異，在具體應(yīng)用的過(guò)程當(dāng)中，整體性效率不夠高，使得信息軟件并不適用于所有組織和部門。從目前我國(guó)信息化管理制度體系的建設(shè)情況來(lái)看，還是不夠完善，并且缺乏統(tǒng)一性，在制定檔案管理工作的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和制度的過(guò)程當(dāng)中，還是缺乏嚴(yán)格的規(guī)范，不能確保開展檔案管理工作是符合嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和制度的，在一定程度上可能會(huì)導(dǎo)致服務(wù)質(zhì)量不合格。會(huì)給用戶造成不太理想的服務(wù)體驗(yàn)，同時(shí)也是對(duì)社會(huì)資源的浪費(fèi)。

2.3事業(yè)單位檔案管理人員水平不高

事業(yè)單位檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)而復(fù)雜的工作，這就要求檔案管理人員不僅要掌握優(yōu)秀的檔案知識(shí)，還要具備耐心、細(xì)心的素質(zhì)。但從目前事業(yè)單位檔案管理人員的發(fā)展實(shí)際情況看，事業(yè)單位檔案管理人員各司其職，不能為檔案管理付出足夠的精力，在檔案管理人員工資水平不達(dá)標(biāo)的情況下，就會(huì)出現(xiàn)倦怠。

3提升事業(yè)單位檔案管理效率的有效路徑與保障

3.1利用信息化建設(shè)提高檔案管理效率

事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理模式不僅程序復(fù)雜，而且還耗費(fèi)大量人力、物力。因此，必須利用信息化手段提升檔案管理效率。事業(yè)單位應(yīng)將檔案管理信息化建設(shè)作為重要工作加以推進(jìn)。應(yīng)結(jié)合事業(yè)單位檔案管理實(shí)際，制定科學(xué)合理的檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃，明確信息化建設(shè)的短期、中期和長(zhǎng)期目標(biāo)，分步實(shí)施。同時(shí)，應(yīng)轉(zhuǎn)變?cè)械臋n案管理理念，要求各個(gè)部門密切配合事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)工作，充分調(diào)動(dòng)事業(yè)單位各部門參與檔案管理信息化建設(shè)的積極性和主動(dòng)性。加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的落實(shí)力度，經(jīng)常檢查檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)展，及時(shí)研究解決面臨的新情況、新問(wèn)題。應(yīng)對(duì)信息化建設(shè)給予足夠的政策和資金支持，確保信息化建設(shè)的推進(jìn)力度，最大程度地提高檔案管理效率。

3.2推行檔案管理的信息化建設(shè)

首先事業(yè)單位需要正視目前檔案管理的實(shí)際情況，進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理實(shí)現(xiàn)良好的信息化建設(shè)，不能將眼光局限于目前的建設(shè)規(guī)模，而是應(yīng)該加大對(duì)檔案管理工作的資金投入。根據(jù)實(shí)際需求引入一些先進(jìn)的設(shè)備，并加強(qiáng)相關(guān)管理人員專業(yè)技能和技術(shù)的培訓(xùn)，確保事業(yè)單位檔案管理建設(shè)工作能夠穩(wěn)步進(jìn)行。同時(shí)，還應(yīng)該注重根據(jù)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)來(lái)創(chuàng)新和調(diào)整對(duì)策，在人才管理方面以及工作實(shí)施方面都需要通過(guò)創(chuàng)新來(lái)進(jìn)一步完善相關(guān)管理制度，這樣才能夠使得目前檔案管理工作更加符合時(shí)代的需求，更好地發(fā)揮公共資源本身的價(jià)值，推動(dòng)檔案管理工作得到有效的實(shí)施。

3.3拓展事業(yè)單位檔案管理服務(wù)能力

事業(yè)單位檔案管理的本質(zhì)是服務(wù)，檔案管理的服務(wù)能力是事業(yè)單位檔案信息化發(fā)展的關(guān)鍵。因此，在事業(yè)單位檔案信息管理過(guò)程中，應(yīng)注重提高檔案管理的服務(wù)能力。一是擴(kuò)大服務(wù)能力。過(guò)去，事業(yè)單位的檔案管理服務(wù)職能是檢索和咨詢。事業(yè)單位檔案管理要以信息技術(shù)為支撐，注重借助強(qiáng)大的信息技術(shù)功能拓展檔案管理功能，積極開展檔案管理功能模塊建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化，借助先進(jìn)的信息技術(shù)自動(dòng)分析，實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)篩選、自動(dòng)比對(duì)、自動(dòng)管理。二是拓展服務(wù)內(nèi)容。過(guò)去，檔案管理服務(wù)的內(nèi)容多是被動(dòng)等待。在檔案信息管理模式下，檔案管理人員需要積極運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)拓展檔案服務(wù)內(nèi)容，將檔案內(nèi)容從被動(dòng)等待擴(kuò)展到主動(dòng)提供，將檔案信息從簡(jiǎn)單的指導(dǎo)轉(zhuǎn)變?yōu)榻虒W(xué)，從普通服務(wù)向?qū)I(yè)服務(wù)、個(gè)性化服務(wù)拓展。在技術(shù)的支持下，我們可以不斷擴(kuò)展檔案的服務(wù)功能，在檔案應(yīng)用中建立與其他信息的清晰對(duì)比模型，在檔案服務(wù)過(guò)程中增加其他服務(wù)功能，如根據(jù)檢索到的數(shù)據(jù)信息提供相應(yīng)的檔案信息，在檢索中設(shè)置高級(jí)檢索，這樣檔案信息的用戶就可以根據(jù)數(shù)據(jù)的年份和方向找到相似的檔案信息。

結(jié)論

隨著社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，針對(duì)目前事業(yè)單位檔案管理工作的管理方式需要不斷創(chuàng)新和完善。這不僅需要進(jìn)一步提高管理體系的可行性來(lái)為整個(gè)信息管理工作提供良好的指導(dǎo)作用，還需要在日常工作中加強(qiáng)各個(gè)組織團(tuán)隊(duì)之間的交流和互動(dòng)，使用統(tǒng)一的軟件來(lái)更好地發(fā)揮公共資源的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)資源共享化。在平時(shí)管理工作當(dāng)中，還應(yīng)該積極發(fā)現(xiàn)其中存在的問(wèn)題并加以彌補(bǔ)和改進(jìn)，這樣才能夠更好地適應(yīng)社會(huì)的需求。

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