規(guī)范人事檔案的管理 促進(jìn)檔案效益最大化

李宏

摘 要：人事檔案是人事管理工作的一個(gè)重要組成部分，它不但為企業(yè)招聘人員、選拔人才、聘用干部提供可靠的依據(jù)，同時(shí)也是合理調(diào)配使用人力資源的信息庫。文章以本企業(yè)為例，從人事檔案的規(guī)范化管理，便于有效利用；實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，便于人力資源信息共享；開展人事檔案編研工作，便于高效利用人事檔案的三個(gè)方面，論述了通過規(guī)范人事檔案的管理，積極開發(fā)人事檔案信息資源，提高人事檔案的使用價(jià)值，有效地利用檔案，最大地發(fā)揮檔案的作用和效益。

關(guān)鍵詞：規(guī)范管理 人事檔案 效益 最大化

中圖分類號(hào)：G472.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2015）04（c）-0186-02

人事檔案記載個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷、工資待遇等方面的原始材料，故它是人生軌跡的重要憑證，且具有法律效應(yīng)。航天科技集團(tuán)公司一院十八所是一個(gè)企事業(yè)融合的單位，在職人員有一千多人，人事檔案有企業(yè)人員、事業(yè)人員還有社招人員，有干部還有工人，有在職人員、離退休人員和死亡人員的檔案，保存著近兩千多冊(cè)檔案。現(xiàn)以本企業(yè)為例，談?wù)剬?duì)科學(xué)規(guī)范管理人事檔案，發(fā)揮其人事檔案的最大效益的認(rèn)識(shí)。

1 規(guī)范化管理，便于有效利用

1.1 建立完善制度，有法可依

在國(guó)家中組部、航天科技集團(tuán)公司要求人事檔案目標(biāo)管理考評(píng)定級(jí)前，該企業(yè)的人事檔案管理制度不是很健全，只是在人事管理制度中提到了人事檔案，并沒有專門的人事檔案管理制度。人事檔案管理基本上只是應(yīng)付查閱檔案、接收轉(zhuǎn)移檔案。檔案的保管以人員姓氏排列，若出現(xiàn)沒有及時(shí)歸還的檔案不易發(fā)現(xiàn)，在統(tǒng)計(jì)各類人員檔案時(shí)，也是靠一本一本清點(diǎn)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力效率很低，不但給利用者帶來不便，而且在檔案管理上已不適應(yīng)新時(shí)代的要求。隨著國(guó)家中組部、人事部、航天集團(tuán)的要求，上級(jí)對(duì)人事檔案工作越來越重視，進(jìn)而本企業(yè)人事檔案工作也開始引起各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注，加強(qiáng)了人事檔案管理工作。目前，不僅建立了“十八所人事檔案管理規(guī)定”“十八所人事檔案工作目標(biāo)管理考核制度”，還制定了“人事檔案查閱制度”“人事檔案庫房管理規(guī)定”等相關(guān)配套制度，并將人事檔案歸檔工作納入各部門考核之中。并且，為了進(jìn)一步規(guī)范人事檔案的管理，去年還將“人事檔案管理規(guī)定”制定了本企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，在標(biāo)準(zhǔn)里明確了各部門管理職責(zé)，并對(duì)歸檔范圍、檔案材料的收集、歸檔的要求、檔案的分類、檔案的編號(hào)、檔案的組卷、檔案的保管和檔案的利用等要求詳細(xì)進(jìn)行了的界定。通過一系列管理制度的實(shí)施，一方面使本企業(yè)的人事檔案管理有了根本的轉(zhuǎn)變，改變了過去以往都是檔案部門到各個(gè)部門索要?dú)w檔材料的現(xiàn)狀，而現(xiàn)在基本做到了各部門能根據(jù)歸檔要求，按時(shí)向人事檔案管理部門移交歸檔材料，且上交的材料基本符合歸檔要求。另一方面，檔案庫房管理整齊清晰、統(tǒng)一有序，通過對(duì)兩千多冊(cè)的檔案進(jìn)行合理分類、編制檔號(hào)、按序排列，為利用者提供了便捷的服務(wù)，也使人事檔案管理規(guī)范有序?？傊?，通過制度的建設(shè)和完善，不僅使人事檔案在工作中有章可循、在管理上有標(biāo)可依、在考核時(shí)有法可依、在使用時(shí)有據(jù)可查，而且促進(jìn)了人事檔案規(guī)范化管理，更便于有效利用，更便于檔案的效能發(fā)揮。

1.2 提高檔案意識(shí)，有檔可歸

在過去，一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)存在著一定誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案工作不是單位的中心工作，只是附屬性的工作，只要能應(yīng)付查檔不丟失就行。一些員工認(rèn)為，人事檔案是組織的事，材料都是由單位組織形成的，與己無關(guān)。個(gè)人填寫的內(nèi)容對(duì)不對(duì)、準(zhǔn)與不準(zhǔn)，組織去核對(duì)就行，故上交的材料存在著：年齡、參加工作時(shí)間前后不一致、家庭主要成員不寫、學(xué)歷不符、考核材料中夸大自己的工作成績(jī)等現(xiàn)象，使得真實(shí)情況難以確定，給個(gè)人的定級(jí)、評(píng)聘、調(diào)資、退休等工作帶來很大的麻煩。這些都反映出人員的檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)人事檔案的重視不夠。

為了改變這一現(xiàn)象，該企業(yè)第一加強(qiáng)了人事檔案的宣傳力度，在全所范圍內(nèi)進(jìn)行人事檔案知識(shí)的培訓(xùn)，宣傳人事檔案的重要性及人事檔案的作用。第二，梳理人事檔案中存在的各類問題，召開有所領(lǐng)導(dǎo)的主持的各部門主管領(lǐng)導(dǎo)和推進(jìn)員參加的專題會(huì)議，每類問題每項(xiàng)逐條進(jìn)行工作布置，并進(jìn)行整改，每個(gè)人重新填寫履歷表。第三，將人事檔案工作由原來只是人力資源處負(fù)責(zé)，現(xiàn)改為分級(jí)負(fù)責(zé)各級(jí)責(zé)任，并對(duì)各級(jí)責(zé)任進(jìn)行考核，確保材料按時(shí)上交。第四，在新員工入所培訓(xùn)中，增加人事檔案知識(shí)的培訓(xùn)。對(duì)調(diào)到本企業(yè)的員工，要求入所時(shí)都要填寫一份履歷表，此時(shí)對(duì)其進(jìn)行人事檔案知識(shí)的培訓(xùn)或宣傳，以此控制了人事檔案源頭工作。第五，利用員工到檔案室開具證明時(shí)機(jī)，向員工宣傳人事檔案的重要性和作用。通過這一系列的工作，在一定程度上提高了人員的檔案意識(shí)，保證了材料能按時(shí)歸檔，使人事檔案工作有了很大的改觀。

1.3 科學(xué)規(guī)范管理，有章可循

要做到科學(xué)規(guī)范地管理人事檔案，就要做到：第一，收集資料齊全，確保有檔可查。因人事檔案保存著每個(gè)人的學(xué)習(xí)、工作、思想品德的情況，以及身份、學(xué)歷、資歷、工資待遇等信息，故它是人的一生歷史的重要憑證。收集檔案資料是人事檔案工作的基礎(chǔ)，如果人事檔案中的材料不全，將會(huì)影響到組織需要考證個(gè)人信息情況時(shí)、或是解決個(gè)人的利益等民生問題時(shí)，因缺少原始材料而無法證實(shí)的現(xiàn)狀；若沒有依據(jù)材料，就不能開出相關(guān)的證明，則失去了檔案的使用價(jià)值和它的憑證作用。第二，鑒別準(zhǔn)確，確保檔案真實(shí)可用。正因?yàn)槿耸聶n案的原始性和真實(shí)性，才可將它作為證據(jù)使用、起到法律的效應(yīng)。所以甄別檔案材料是非常重要的環(huán)節(jié)。該企業(yè)的做法是：人員到本企業(yè)后要填寫的履歷表，檔案管理人員一方面根據(jù)本人檔案中已有的材料對(duì)履歷表進(jìn)行核實(shí)；另一方面與單位的材料進(jìn)行核對(duì)，經(jīng)校對(duì)后的履歷表再返回本人進(jìn)行修改，經(jīng)修改后的履歷表檔案人員再次核對(duì)，無誤后本人簽字歸檔，與此同時(shí)每個(gè)人和單位都存有一份電子版的履歷表，一是方便了個(gè)人查詢及以后個(gè)人經(jīng)歷的續(xù)寫；二是為人事檔案信息化管理打下基礎(chǔ)。學(xué)歷學(xué)位材料必須是學(xué)校形成的原始材料，且該有紅章，若沒有則由學(xué)校開證明以證實(shí)。個(gè)人填寫的培訓(xùn)、獎(jiǎng)勵(lì)等內(nèi)容，必須都要上交相對(duì)應(yīng)的復(fù)印件，檔案管理人員核實(shí)后在復(fù)印件上蓋章確認(rèn)，再將其歸入個(gè)人檔案。其它材料基本也是遵循上述原則。第三，整理有序，確保利用方便。為了科學(xué)管理人事檔案，該企業(yè)根據(jù)自身單位的特點(diǎn)，將近兩千多冊(cè)人事檔案分成七大類管理，即事業(yè)在職人員、事業(yè)退休人員、事業(yè)死亡人員、企業(yè)在職人員、企業(yè)退休人員、企業(yè)死亡人員以及社招人員檔案。然后按照不同類別的檔案，以姓氏及工作時(shí)間順序、統(tǒng)一方式編制檔號(hào)，制作背脊簽，使每份檔案都有一個(gè)唯一的編號(hào)，這樣方便了查找、利用、檢索和統(tǒng)計(jì)。再分類排架，使檔案庫房分類清晰、排列有序、規(guī)范統(tǒng)一、一目了然。在案卷整理時(shí)，按照中組部的要求和本企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)每份材料逐一進(jìn)行整理、裝訂，編制打印卷內(nèi)目錄。

2 信息化管理，便于資源共享

隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，國(guó)外發(fā)達(dá)國(guó)家及國(guó)內(nèi)部分單位已經(jīng)將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理，并通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)了人力資源信息的共享。而我們采用的手工調(diào)閱檔案、一本檔案多次翻閱等舊的管理方式，不僅查找速度慢，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且影響到檔案的現(xiàn)實(shí)效用和檔案的歷史價(jià)值，對(duì)人事檔案采用信息化管理方式，是人事檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

如今在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，對(duì)人力資源的需求越來越大，進(jìn)而對(duì)人事檔案的管理提出了更高的目標(biāo)。要跟上快速經(jīng)濟(jì)發(fā)展的步伐，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，提高工作效率，使人事檔案更好地服務(wù)于人力資源工作發(fā)展的需要，發(fā)揮人事檔案的作用，這已是毋庸置疑的。要實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，首先要有一套全整的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，不僅要建立數(shù)據(jù)庫，還要有不同的功能模塊，便于數(shù)據(jù)信息編制、修改、檢索及按不同需求輸出相關(guān)信息。其次，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，完善數(shù)據(jù)庫。再次，對(duì)數(shù)據(jù)庫、管理系統(tǒng)進(jìn)行聯(lián)機(jī)調(diào)試，達(dá)到計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)正式運(yùn)行狀態(tài)。運(yùn)行后，為保證人事檔案信息的動(dòng)態(tài)性和時(shí)效性，檔案管理人員對(duì)檔案的信息要及時(shí)傳輸，還要將人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式同時(shí)保存。最后，建立人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，設(shè)置好一定的權(quán)限，對(duì)公開的信息可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查詢。從而實(shí)現(xiàn)人事資源信息共享，充分發(fā)揮了人事檔案的效能。

3 開展檔案編研，便于高效應(yīng)用

檔案管理的最終目的就是有效地利用，要更好地發(fā)揮人事檔案使用價(jià)值，則需要對(duì)人事檔案開展信息資源的開發(fā)研究，充分拓寬檔案工作領(lǐng)域，將死檔案變?yōu)榛畹男畔?。一方面，可以有?jì)劃地開展檔案編研工作，如對(duì)各類人員檔案信息進(jìn)行編輯，建立“各類人員信息庫”；對(duì)個(gè)人榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)進(jìn)行編研，填補(bǔ)歷史空白、完善企業(yè)歷史；對(duì)考核材料組織編研，形成對(duì)干部情況統(tǒng)計(jì)分析研究報(bào)告，可作為選用干部、考察干部的依據(jù)；利用計(jì)算機(jī)建立“人才庫”，將有關(guān)人員的簡(jiǎn)歷、獎(jiǎng)懲、考核、專業(yè)特長(zhǎng)等信息資源編印成冊(cè)，提供有關(guān)部門參考，作為選拔人才的依據(jù)。另一方面，將現(xiàn)有HER—— 人力資源信息庫與人事檔案管理系統(tǒng)互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)人力資源管理與人事檔案管理一致性、時(shí)效性，確保人事檔案作用的有效發(fā)揮。

積極有效地開展人事檔案的編研工作，既是服務(wù)于企業(yè)的中心工作和人事工作，也是人事檔案工作的落腳點(diǎn)，提高人事檔案使用價(jià)值的重要方法。

4 結(jié)語

人事檔案規(guī)范化管理，是根據(jù)各級(jí)組織的現(xiàn)實(shí)要求，科學(xué)地、系統(tǒng)地、動(dòng)態(tài)地管理人事檔案，使人事檔案發(fā)揮更大效能，更好地為企業(yè)的建設(shè)服務(wù)。人事檔案信息化管理，是通過現(xiàn)代化管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源共享，以提高人事檔案工作的效率、檔案的時(shí)效性和檔案的利用效率。開發(fā)利用人事檔案信息資源，有計(jì)劃開展檔案編研工作，可以最大限度地發(fā)揮檔案的作用，以獲得最佳的效益。通過人事檔案規(guī)范化的管理，使檔案資源更便于共享，從而提高它的價(jià)值，發(fā)揮其作用。

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