信息時代高?？蒲袡n案管理人員的定位分析

韓春紅

信息時代高?？蒲袡n案管理人員的定位分析

韓春紅

社會的信息化發(fā)展對高?？蒲袡n案提出了新要求，這決定了高?？蒲袡n案管理人員應(yīng)該有著新的定位。提升檔案管理人員的管理加工能力，實現(xiàn)服務(wù)水平的深層次提高，讓高?？蒲袡n案資源得到最大限度的開發(fā)利用，促進(jìn)科技成果及時轉(zhuǎn)化。

信息時代；檔案管理人員；定位

在信息化時代，包括高校檔案在內(nèi)的傳統(tǒng)信息資源被賦予新的使命要求——以追求信息資源的共享和高效利用為重心。高校檔案主要包含教學(xué)、科研、管理等工作中直接形成的有憑證性、成果性的文字、聲像及其他形式的記錄資料，是一項重要的社會信息資源。其中高校科研檔案由于蘊含巨大社會能量，受社會關(guān)注程度越來越高，與之對應(yīng)，社會對高校科研檔案管理方式、管理人員能力都提出了新的要求。

換言之，科研檔案的管理重點不再停留在收集、整理、借閱、保存等事務(wù)性工作上，科研檔案管理人員也不再僅僅要求具有一定的檔案專業(yè)知識即可，還應(yīng)具備一定的信息素養(yǎng)與綜合能力尤其是研發(fā)能力，即檔案管理人員必須是有一定檔案專業(yè)基礎(chǔ)的專家化、研究型管理人才。錢學(xué)森同志曾指出：“現(xiàn)代圖書館、檔案館、情報單位的工作人員應(yīng)當(dāng)是信息專家或信息工程師，是信息系統(tǒng)的建設(shè)者，也是信息使用的向?qū)д吆皖檰枴薄?/p>

一、科研檔案管理人員存在的問題

1.工作定位不高。目前，高校科研檔案管理人員只注重檔案的事務(wù)性工作，仍停留在重藏輕用的階段，基本上只發(fā)揮了檔案的憑證作用。館際之間不尋求共享、共用，資料能及時歸檔就萬事大吉，忽略檔案深層次的編研加工、分析評價、應(yīng)用推廣，某種程度上阻礙了檔案的社會效應(yīng)、經(jīng)濟(jì)效應(yīng)發(fā)揮。

2.人員能力不強(qiáng)?？蒲袡n案管理人員能力參差不齊，編研再加工能力較弱，工作開展力度不夠，缺乏創(chuàng)造性。而且從業(yè)人員結(jié)構(gòu)不穩(wěn)定，缺乏業(yè)務(wù)領(lǐng)軍人物，不能最大限度的挖掘科研檔案所蘊含的技術(shù)能量，某種程度上影響了成果轉(zhuǎn)化的進(jìn)程。

3.激勵機(jī)制不全。許多學(xué)校對檔案工作人員缺乏完整的激勵機(jī)制，形成管理人員安于現(xiàn)狀，工作態(tài)度消極被動。學(xué)校也不重視檔案管理人員的再培訓(xùn)、業(yè)內(nèi)交流等人才培養(yǎng)工作，造成管理人員自我封閉，不與時俱進(jìn)，不與社會接軌。

二、高?？蒲袡n案管理人員工作定位

1.高校科研檔案管理人員是科研檔案信息資源的建造者和維護(hù)者。科研檔案管理人員的首要任務(wù)是保證檔案的及時、全面歸檔，這是管理的基礎(chǔ)、起點。由于一個科研項目的完成歷時較長（2至3年）、涉及范圍廣、參與人員多，造成科研檔案材料形成周期長、檔案內(nèi)容復(fù)雜，再加上項目的進(jìn)展過程中檔案材料會發(fā)生一定的客觀變化，使最終的歸檔工作往往產(chǎn)生這樣那樣的問題。為避免問題發(fā)生，高?？蒲袡n案管理應(yīng)把科研檔案的建檔工作與科研工作過程緊密結(jié)合起來，走研究工作、管理工作、建檔工作三者協(xié)調(diào)發(fā)展之路。確定項目負(fù)責(zé)人的主持、立卷、歸檔責(zé)任為項目研究工作之一，確定科研管理工作包含審定檔案的建檔進(jìn)程，確定檔案管理人員對科研項目進(jìn)行過程跟蹤，事前介入、事中參與、事后督促，提高項目資料的歸檔質(zhì)量和效率，保障科研檔案的準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)。

2.高?？蒲泄芾砣藛T是檔案信息產(chǎn)品的設(shè)計者、生產(chǎn)者。信息化時代要求檔案管理人員必須具備一定的信息素養(yǎng)與信息綜合能力，“信息素養(yǎng)是指對信息的加工整理、分析、評價、管理、表達(dá)與交流的能力”。建立科研檔案目錄中心，編輯各類檔案文獻(xiàn)索引、專題目錄、技術(shù)產(chǎn)品類型圖譜等。檔案管理人員還應(yīng)具備一定的研發(fā)能力，對檔案信息有針對性的開發(fā)與加工。利用科研檔案實體，在不違背知識產(chǎn)權(quán)法律法規(guī)情況下，就某一專題進(jìn)行系統(tǒng)的深層次加工，用新的體例、新的語言匯編成相對集中、系統(tǒng)的專題檔案資料，把靜態(tài)的檔案動態(tài)化，在一定范圍內(nèi)供科研參考，科研檔案信息的編研加工為科技能量的再開發(fā)利用、成果的及時轉(zhuǎn)化提供不可或缺的保證。

3.高校科研管理人員是檔案信息資源與用戶之間的橋梁與紐帶。信息技術(shù)的迅速發(fā)展正改變著檔案管理的工作模式，檔案管理者利用現(xiàn)代化工具進(jìn)行檔案信息的組織、存儲、檢索、分析、傳遞，實現(xiàn)科研檔案信息數(shù)字化，在不違反保密法的前提下實現(xiàn)館際之間網(wǎng)絡(luò)化管理，提高檔案信息的傳輸能力，實現(xiàn)檔案資源共享。科研檔案管理人員應(yīng)積極參與社會技術(shù)市場和信息市場活動，促進(jìn)高校與社會的信息溝通與技術(shù)交流，對檔案中科研成果涉及的先進(jìn)技術(shù)、新發(fā)現(xiàn)、工藝方法等以目錄、簡介、文摘等形式，定期或不定期的向社會相關(guān)部門、相關(guān)企業(yè)進(jìn)行交流報道、介紹共享，擴(kuò)大服務(wù)范圍與服務(wù)群體。并配合高校科研管理部門為技術(shù)轉(zhuǎn)讓、咨詢、專利轉(zhuǎn)化等提供必要的檔案材料，及時為信息資源與用戶架起橋梁，更好的推動科技成果轉(zhuǎn)化。

三、實現(xiàn)高?？蒲袡n案管理隊伍新定位的對策

完善科研檔案管理人才培養(yǎng)機(jī)制是高校科研檔案管理工作的當(dāng)務(wù)之急。

1.引進(jìn)高素質(zhì)檔案人才。檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案業(yè)務(wù)工作的效率、質(zhì)量和水平。所以要引進(jìn)高素質(zhì)人才，為檔案管理工作注入新鮮活力。在美國，一般要具有檔案歷史學(xué)、圖書信息學(xué)碩士學(xué)位才有資格申請成為檔案工作者。其檔案工作不僅能進(jìn)行案卷整理和提供利用，也能從事編研工作。其對新鮮事物的接受能力較強(qiáng)，也富有創(chuàng)造性。

2.提高在職員工的能力水平。盡可能為在職管理人員創(chuàng)造“走出去”的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、交流機(jī)會，督促他們定期進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，掌握檔案現(xiàn)代化、信息化管理技能；把專家“請進(jìn)門”，通過專題講座、校際學(xué)術(shù)交流等形式拓展管理人員工作思維、提高編研能力；選拔業(yè)務(wù)骨干組建研究小組，帶動檔案的編研深加工。

3.建立行之有效的獎懲機(jī)制。檔案管理人員在職稱評聘、績效發(fā)放等方面要享有與教學(xué)、科研等人員同等的待遇。同時，在檔案館內(nèi)部建立獎懲制度，加大考核力度，對挖掘信息資源能力強(qiáng)、研究成果顯著的人員予以重獎，充分調(diào)動科研檔案管理人員的工作積極性。

高校科研檔案管理工作的科學(xué)化、信息化、社會化發(fā)展，要求高?？蒲袡n案管理人員重新找準(zhǔn)工作定位，提高檔案深加工能力，提升信息深層服務(wù)水平，為高?？蒲袡n案最大限度開發(fā)利用及科技成果及時轉(zhuǎn)化做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

[1]員寧敏.中美企業(yè)檔案工作制比較[J].檔案學(xué)研究，2008（1）.

[2]顧娟.高校科研檔案管理淺析[J].黑龍江檔案，2010（3）.

（作者單位：山東濟(jì)南職業(yè)學(xué)院）