醫(yī)院病案示蹤管理系統(tǒng)設(shè)計及應(yīng)用

禚傳君，馬曉雷，徐慶迎，邵明晶

1.天津市安寧醫(yī)院，天津 300300；2. 中日友好醫(yī)院，北京 100029

醫(yī)院病案示蹤管理系統(tǒng)設(shè)計及應(yīng)用

禚傳君1，馬曉雷1，徐慶迎1，邵明晶2

1.天津市安寧醫(yī)院，天津 300300；2. 中日友好醫(yī)院，北京 100029

本文提出了一種病案示蹤系統(tǒng)。系統(tǒng)利用智能終端、示蹤大屏等硬件設(shè)備及相應(yīng)的軟件系統(tǒng)實現(xiàn)跟蹤患者出院病案流轉(zhuǎn)的全過程，實時記錄病案狀態(tài)，直觀呈現(xiàn)病案流轉(zhuǎn)詳情，確保病案從病區(qū)到入庫的過程中的完整性和安全性，實現(xiàn)了對病案的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

病案跟蹤系統(tǒng)；醫(yī)院信息系統(tǒng)；病案管理

病案是醫(yī)療、科研、教學(xué)的原始資料，也是重要的法律性文件[1]。因此，精確定位病案在流轉(zhuǎn)中的狀態(tài)，對于提高病案室的管理效率，確保病案的安全，使病案能夠很好地服務(wù)于醫(yī)療、科研、教學(xué)等應(yīng)用具有重要的作用[2]。建立病案示蹤系統(tǒng)，以信息化手段跟蹤出院患者病歷的交接過程，實時顯示病歷流轉(zhuǎn)情況，能夠?qū)崿F(xiàn)對病案的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，保證病案在流轉(zhuǎn)過程中的安全。

近年來，越來越多的研究開始關(guān)注病案示蹤系統(tǒng)設(shè)計和應(yīng)用。魏敬等[3]提出利用條形碼技術(shù)建立計算機(jī)控制的病案示蹤管理系統(tǒng)。何藝等[4]對病案從收回到使用的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了重組，提高了病案管理的效率。徐惠等[5]借助條形碼和軟件技術(shù)實現(xiàn)了病案管理示蹤系統(tǒng)，促進(jìn)了病案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化。楊婷等[6]針對傳統(tǒng)病案示蹤系統(tǒng)虛擬流程與實際操作環(huán)節(jié)銜接不流暢、數(shù)據(jù)失真的缺陷，提出了改進(jìn)方案，并開發(fā)和完善了相關(guān)功能。上述文獻(xiàn)在一定程度上能夠?qū)崿F(xiàn)病案的規(guī)范化管理，但無法直觀動態(tài)地掌握病案的流轉(zhuǎn)狀態(tài)，并且沒有相關(guān)的安全機(jī)制保證病案流轉(zhuǎn)過程中的完整性和正確性。

本文提出了一種病案示蹤系統(tǒng)，以信息化手段跟蹤出院患者病歷的交接過程，實時顯示病歷流轉(zhuǎn)情況。系統(tǒng)通過軟件接口實時從醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）獲取醫(yī)囑出院、患者出院的時間，從醫(yī)囑出院的時間點開始，對出院病歷的流轉(zhuǎn)進(jìn)行跟蹤。同時，本文提出了病案示蹤管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程，采用本文所設(shè)計的業(yè)務(wù)流程，能夠確保病案從病區(qū)到入庫的過程中完整、正確，同時有效提高工作效率。

1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

系統(tǒng)依托于條碼、無線網(wǎng)絡(luò)、手持終端等設(shè)備及技術(shù)，實現(xiàn)對病案交付、配送、檔案交接等環(huán)節(jié)進(jìn)行信息化管理。系統(tǒng)結(jié)構(gòu)框架圖，見圖1。

圖1 系統(tǒng)框架圖

1.1 硬件系統(tǒng)

硬件系統(tǒng)包括護(hù)士站終端、配送中心終端、手持終端、示蹤大屏和封條打印機(jī)。對每個硬件設(shè)備的功能描述如下：① 護(hù)士站終端：采用觸屏一體機(jī)，運行護(hù)士站軟件；② 配送中心終端：采用觸屏一體機(jī)，運行配送中心軟件；③ 手持終端：具有顯示屏，支持WIFI通信，支持條碼及RFID掃描功能，運行手持終端軟件；④ 示蹤平臺：采集、存儲病案信息；⑤ 示蹤大屏：位于病案室，運行示蹤大屏幕軟件；⑥ 封條打印機(jī)：位于病案室，打印病案室發(fā)起的拒收病案封條，打印出的RFID標(biāo)簽粘貼在病案首頁。

1.2 軟件系統(tǒng)

軟件系統(tǒng)包括護(hù)士站軟件、配送中心軟件、手持終端軟件、示蹤大屏軟件和示蹤平臺軟件。對每個軟件的功能描述如下：① 護(hù)士站軟件：提供病案的交付確認(rèn)、提醒及查詢等功能；② 配送中心軟件：提供待配送和配送中狀態(tài)病案的展示、查詢等功能；③ 手持終端軟件：提供病案提醒、交接確認(rèn)等功能；④ 示蹤大屏軟件：示蹤大屏幕基于示蹤平臺數(shù)據(jù)，提供病案流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)信息的展示功能；⑤ 示蹤平臺軟件：提供病案數(shù)據(jù)存儲、管理功能。

2 業(yè)務(wù)流程

2.1 系統(tǒng)角色功能

病案示蹤系統(tǒng)角色分為護(hù)士站、配送中心和病案室。相應(yīng)的功能如下：

（1）護(hù)士站負(fù)責(zé)病案收集、封裝及狀態(tài)跟蹤、查詢。護(hù)士通過本站完成病歷交付、查詢等工作，改變了收取病歷的方式，即從電話溝通變?yōu)辄c擊系統(tǒng)界面的按鈕。

（2）配送中心負(fù)責(zé)病案配送過程跟蹤及管理。配送中心人員通過本系統(tǒng)，能夠清楚地了解、查詢病歷配送情況。配送員查看手持終端界面即可了解工作內(nèi)容。

（3）病案室負(fù)責(zé)病案簽收、整理、掃描及入庫管理。病案室人員通過系統(tǒng)能夠完成病歷的簽收、拒收、補送、整理及入庫工作的確認(rèn)。在示蹤大屏上能夠直觀展示患者出院病歷流轉(zhuǎn)各環(huán)節(jié)的信息。

2.2 業(yè)務(wù)流程

按照系統(tǒng)角色和業(yè)務(wù)流程分類為原始病案流程、補送病案流程和拒收病案流程，補送病案又分為護(hù)士站發(fā)起的補送病案和病案室發(fā)起的補送病案。

2.2.1 原始病案

原始病案業(yè)務(wù)流程見圖2。包括如下步驟：① 患者出院，觸發(fā)病案“待整理”狀態(tài)；② 醫(yī)護(hù)人員完成病案編寫、收集工作，觸發(fā)病案“待配送”狀態(tài)；③ 配送中心獲取待配送病案信息后，收取病案，確認(rèn)病案的交接并封裝；④ 配送員將病案運送到病案統(tǒng)計室，拆封裝、簽收病案，并根據(jù)要求整理裝訂病案、縫制入庫；⑤ 記錄病案借閱、還回信息。

圖2 原始病案流程

2.2.2 病案補送

（1）護(hù)士站發(fā)起的病案補送。護(hù)士將補送病案收齊，在系統(tǒng)中觸發(fā)需補送病案要求，補送病案狀態(tài)變?yōu)椤按渌?補送”。

（2）病案室發(fā)起的病案補送。病案室整理人員在手持終端發(fā)起補送病案要求，護(hù)士站終端顯示需要補送的病案信息，護(hù)士收齊病案，發(fā)起病案補送信息。

2.2.3 病案拒收

病案拒收流程見圖3。流量包括如下步驟：病案室簽收人員在手持終端發(fā)起拒收病案要求，打印拒收封條、封裝病案；配送人員進(jìn)行病案院內(nèi)配送；護(hù)士用手持終端掃描封條，確認(rèn)拒收病案并接收，然后發(fā)起病案補送流程。

圖3 病案拒收流程

3 系統(tǒng)應(yīng)用

病案示蹤系統(tǒng)于2014年3月在某醫(yī)院進(jìn)行了應(yīng)用示范，截止到目前累計交接病案31300份、病區(qū)發(fā)起補送病案3234份，病案室發(fā)起拒收病案107份、發(fā)起補送病案733份。

病案配送中心實時更新各院區(qū)、病區(qū)“待配送”“待配送-補送”狀態(tài)病案的數(shù)量。系統(tǒng)顯示界面分主界面（表1）和子界面（表2）兩部分。

表1 系統(tǒng)主界面顯示各個院區(qū)、樓的病案數(shù)量（份數(shù)）

表2 系統(tǒng)子界面顯示各病區(qū)（1-12樓）病案數(shù)量（份數(shù)）

系統(tǒng)采用B/S結(jié)構(gòu)，訪問示蹤平臺以網(wǎng)頁進(jìn)行查詢。查詢方式可按時間段查詢，也可輸入具體病案編號進(jìn)行查詢，查詢的結(jié)果以列表方式顯示。

4 結(jié)語

物聯(lián)網(wǎng)與醫(yī)療信息化的需求相結(jié)合，不斷涌現(xiàn)出新的應(yīng)用，促進(jìn)了醫(yī)院信息化發(fā)展[7-8]。以醫(yī)院HIS為基礎(chǔ)構(gòu)建病案示蹤系統(tǒng)，利用手持終端、示蹤大屏和條形碼對病案的流轉(zhuǎn)蹤跡進(jìn)行實時再現(xiàn)管理，為防止病案丟失、提高病案錄入效率、查詢病案去向、保持病案的迅速可獲得性提供了新的管理手段，使得病案實現(xiàn)規(guī)范管理。

[1]賈莉莉.信息時代電子病歷在醫(yī)院發(fā)展中的作用[J].醫(yī)學(xué)信息（上旬刊）,2007,20（7）：1135-1136.

[2]王軼歐,張國強.病案示蹤系統(tǒng)的開發(fā)與研究[J].中國實用醫(yī)藥, 2009,4（13）：238-239.

[3]魏敬,董新昱,潘銳銳.病案示蹤計算機(jī)數(shù)字化管理的設(shè)計思路[J].中國病案,2009,10（10）：28-29.

[4]何藝,高紅,周文慶,等.基于數(shù)字化的病案管理流程重組[J].中國衛(wèi)生質(zhì)量管理,2012,19（6）：42-44.

[5]徐惠,馬智超.病案示蹤管理系統(tǒng)的設(shè)計與應(yīng)用[J].醫(yī)學(xué)信息,2009,27（3）：4.

[6]楊婷,方孝梅,鄧瓊,等.病案示蹤系統(tǒng)的改進(jìn)研究[J].中國病案,2015,16（1）：26-28.

[7]張文峰,帥海濤,彭小斌.自動跟蹤技術(shù)在ORACLE數(shù)據(jù)庫維護(hù)中的應(yīng)用[J].中國醫(yī)療設(shè)備,2014,29（1）：48-49.

[8]連海根.目標(biāo)自動跟蹤技術(shù)的應(yīng)用研究[D].西安：西安電子科技大學(xué),2013.

Design and Application of aMedical Record Tracing andManagement System

ZHUO Chuan-jun1,MA Xiao-lei1, XU Qing-ying1, SHAOMing-jing2
1.Tianjin Anning Hospital, Tianjin 300300, China；2.China-Japan Friendship Hospital, Beijing 100029, China

A medical record tracing and managementsystem was proposed in this paper, which utilized hardwares like intelligent terminals and the bigdisplayscreen as well as correspondingsoftwares for full-process tracing of patients’ hospitalizationdischarge and medical record transfer. Through realtimely recording thestatus of medical records and intuitivelydisplaying thedetailed medical record transfer information, thesystem ensured the completeness andsecurity of medical records from the inpatient area tostorage in the archive, which realizedscientific andstandardized management of medical records.

medical record tracingsystems；hospital informationsystems；medical record management

TP277

A

10.3969/j.issn.1674-1633.2015.08.026

1674-1633（2015）08-0084-03

2015-04-28

修回日期：2015-07-19

馬曉雷，副主任醫(yī)師。

通訊作者郵箱：iamdoforyou@163.com