基于KMS平臺的電子合同檔案庫管理系統(tǒng)建設(shè)

譚文春

摘 要：合同管理涉及到企業(yè)合同的有關(guān)工作，上海寶信軟件股份有限公司為了提高合同管理效率，采用KMS平臺對電子版合同分類系統(tǒng)管理。雖然在信息化的今天，信息化取代了傳統(tǒng)方式，然而，公司原本的KMS從2005年至今平臺隨著各類系統(tǒng)的建立，公司各本部陸續(xù)建立部門的KMS平臺，原公司級的KMS功能越來越單一。本文針對基于公司KMS平臺的電子版合同庫管理系統(tǒng)建設(shè)展開深入研究，在傳統(tǒng)的檔案管理之外，提出完善KMS平臺的電子合同檔案庫系統(tǒng)的策略。

關(guān)鍵詞：KMS平臺；電子合同檔案庫；分類

前言：當(dāng)前大多數(shù)企業(yè)的合同管理還采用人工化，工作效率低，有一些企業(yè)雖然采用電子合同管理系統(tǒng)管理公司的合同，但是，隨著科技在不斷創(chuàng)新，以往的電子合同管理系統(tǒng)已經(jīng)不能跟上信息的步伐，使得系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和功能上更加單一。因此，為了提高企業(yè)合同管理能力和管理效率，必須要加強對基于KMS平臺的電子合同管理系統(tǒng)的建設(shè)，從而完善電子合同管理系統(tǒng)。

一、KMS平臺概述

KMS平臺即知識管理系統(tǒng)平臺，將組織應(yīng)用平臺與工具及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合，并采用先進的軟件技術(shù)，通過搜索引擎技術(shù)和語意解析技術(shù)等來構(gòu)建平臺的核心要素，然后對組織中的方案和經(jīng)驗進行管理，并對信息和策劃、成果等進行分類、儲存，從而將這些信息納入平臺的主要構(gòu)成部分，KMS平臺其實是支撐整個管理系統(tǒng)的關(guān)鍵，它是支撐知識管理的IT系統(tǒng)，并且通過構(gòu)建的數(shù)據(jù)庫對不同格式與類別的信息予以分級管理，如Excel、word等在合同管理系統(tǒng)中都可以實現(xiàn)有效區(qū)分。KMS平臺能夠?qū)崿F(xiàn)資產(chǎn)積累，避免資產(chǎn)流失，而且可促進經(jīng)濟增長，增強企業(yè)核心競爭力；快速分析企業(yè)知識結(jié)構(gòu)、分類存儲知識數(shù)據(jù)、共享知識應(yīng)用、提高企業(yè)管理效率，增值企業(yè)知識資產(chǎn)[1]。

二、電子合同檔案庫概述

電子合同，即電子商務(wù)合同，結(jié)合我國《合同法》的相關(guān)規(guī)定，將電子合同的定義進行如下規(guī)定：電子合同，即雙方或多方當(dāng)事人之間以電子信息網(wǎng)絡(luò)為媒介，通過借助電子的形式所達成的設(shè)定、變更以及終止財產(chǎn)性民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的有關(guān)協(xié)議。由電子合同的定義可知，其是以電子方式為主而訂立的合同，主要是指，在計算機互聯(lián)網(wǎng)的背景下，各方當(dāng)事人為了實現(xiàn)其各自的目的，通過借助數(shù)據(jù)電文或是電子郵件的形式所簽訂的對雙方的權(quán)利和義務(wù)關(guān)系進行明確的一類電子協(xié)議。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同相比，電子合同在存儲和管理方面更加方便，且具有較大的優(yōu)勢，而這與電子合同檔案庫的建立和發(fā)展是密不可分的。電子合同檔案庫作為企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的系統(tǒng)，既可以自成系統(tǒng)，為用戶提供完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動化和DPM設(shè)計過程管理，或者與MIS信息管理系統(tǒng)相結(jié)合，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)?？蓪n案數(shù)據(jù)庫進行備份，可設(shè)定檔案密級，可按部門按專業(yè)按用戶級別檢查訪問權(quán)限。日志庫自動記錄對檔案庫的所有檢索、調(diào)檔、增加、刪除、修改等操作。

三、基于KMS平臺的電子合同庫管理系統(tǒng)的建設(shè)——以上海寶信軟件股份有限公司為例

（一）加強系統(tǒng)管理功能。公司KMS全稱“寶信KMS過程文檔管理平臺”，總體功能是提供知識采集、加工、共享、管理等全面的知識管理系統(tǒng)功能。知識采集是KMS過程文檔管理平臺的基礎(chǔ)，是技術(shù)資料管理以及其它文檔進入KMS的入口。建立良好的知識地圖是知識檢索與定位功能的基礎(chǔ)，知識地圖支持動態(tài)更新，為了滿足公司的經(jīng)營管理和社會的需求，隨著公司的知識管理重點的不斷變化，功能需求的變化，知識地圖開始弱化了其它功能，強化作為電子檔案庫的建設(shè)。

（二）加強權(quán)限管理。采用嚴格的內(nèi)網(wǎng)權(quán)限限制，對文檔目錄、單獨重要文檔的權(quán)限設(shè)置到群組或個人。權(quán)限分為檢索、查看、修改和上傳權(quán)限。在內(nèi)網(wǎng)權(quán)限的限制作用下，電子合同庫管理系統(tǒng)的安全性得到了進一步提升，一方面，對于要進入公司檔案庫進行合同瀏覽和抽取時，系統(tǒng)界面會先彈出身份驗證信息，而只有當(dāng)使用者通過身份驗證后，方可實現(xiàn)對合同的查閱和瀏覽。而檢索的目的則是為了在用戶通過身份驗證后，提高對合同的利用效率；另一方面，檢索、查看以及修改和上傳等關(guān)于電子合同的各方面工作各自獨立，也大幅提高了合同的安全性。例如，在進行電子合同的檢索時，工作人員的主要任務(wù)是將所需合同從眾多文件中挑選出來，在此種情況下，其只能通過文件檢索模塊的身份驗證，而無權(quán)觀看文件內(nèi)容。在充分認識到權(quán)限管理對電子合同庫管理系統(tǒng)建設(shè)重要性的基礎(chǔ)上，上海寶信軟件股份有限公司所研發(fā)的基于KMS平臺的電子合同庫管理系統(tǒng)在權(quán)限管理上嚴格執(zhí)行內(nèi)網(wǎng)權(quán)限限制管理，對于權(quán)限的設(shè)置則在對基于KMS平臺的電子合同庫管理系統(tǒng)升級之后加強了權(quán)限管理功能，上海寶信軟件股份有限公司自從采用

KMS平臺的電子合同管理系統(tǒng)以來，與以往傳統(tǒng)的合同管理相比，更加具有高效性，極大的方便企業(yè)合同管理，而且更加能夠維護企業(yè)合法權(quán)益。為了適應(yīng)計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)新形勢的發(fā)展，公司于2005年采用KMS電子合同管理系統(tǒng)平臺管理合同[3]。電子化合同是公司的一項知識產(chǎn)品，必須完善電子合同管理系統(tǒng)，尤其是加強系統(tǒng)的建設(shè)，由于公司的KMS電子合同管理系統(tǒng)中缺乏權(quán)限管理，而權(quán)限管理恰恰能夠提供系統(tǒng)的安全性能。通過對系統(tǒng)建立權(quán)限從而達到對訪問對象的控制，可以通過定義角色來限制權(quán)限范圍，每個用戶分別對應(yīng)不同的角色，同時用戶只能在角色范圍內(nèi)進行操作，并將用戶與數(shù)據(jù)間建立良好的權(quán)限關(guān)系，提高了KMS平臺的電子合同管理系統(tǒng)的安全性。

（三）加強電子合同庫的備份管理。由原來的硬件服務(wù)器備份到如今的云備份管理。上海寶信軟件股份有限公司在對當(dāng)前計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展現(xiàn)狀和走向進行準確分析的前提下，將傳統(tǒng)電子合同的硬件服務(wù)器管理方式更換為基于云備份的電子合同的管理方式，通過借助KMS平臺，進而將合同上傳至云端，由于同硬件服務(wù)器相比，云網(wǎng)絡(luò)無論是在安全性還是效率方面均具有較高水平，故寶信軟件公司將硬件服務(wù)器備份轉(zhuǎn)換至云備份，既適應(yīng)了當(dāng)前計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對電子合同庫安全管理需要，又大幅提高了電子合同本身的管理效率和安全水平。

（四）加強日志管理。（1）本系統(tǒng)記錄文檔的所有操作日志，包括加載、更新、讀取、下載操作；根據(jù)客戶名稱、客戶經(jīng)理以及分公司等諸多方面的日常工作，對系統(tǒng)的使用情況和工作內(nèi)容進行查詢統(tǒng)計，并以EXCEL表格的形式將統(tǒng)計情況輸出，從而使公司經(jīng)營者和管理層能夠?qū)崟r掌握公司各項業(yè)務(wù)流程的進展。例如，針對客戶經(jīng)理與客戶簽署的合同的管理工作，系統(tǒng)將電子合同生成錄入后，便將其以日志的形式存儲到預(yù)先設(shè)置的計算機硬盤中，當(dāng)客戶經(jīng)理需要對某一客戶信息和合同的相關(guān)規(guī)定進行查詢時，則只需點擊查詢按鈕，系統(tǒng)便將相關(guān)電子合同以EXCEL的形式直觀顯示到使用者面前，大幅提高了合同的管理和利用效率。（2）對于日漸增多的日志，提供歸檔功能?？梢园凑諘r間、文檔類型、文檔來源、操作類型等查詢條件查詢歸檔。基于KMS平臺的電子合同庫管理系統(tǒng)的優(yōu)勢之一是可以為用戶提供日志歸檔功能。根據(jù)不同的分類標準，從而將大量日志進行有序劃分。例如，當(dāng)以時間為基礎(chǔ)進行日志劃分時，

KMS平臺的電子合同管理系統(tǒng)會利用其內(nèi)置的時鐘電路進行文檔的自動分類，需要說明的是，KMS server所提供的序列號的有效期只有180天，因此，對于公司相關(guān)工作人員而言，其必須在序列號即將到期時，再次手動連接KMS平臺服務(wù)器，以獲取新的序列號來支持其日志分類功能的實現(xiàn)。

結(jié)論：合同管理是企業(yè)的一項重要工作，關(guān)乎企業(yè)的合法權(quán)益，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在合同管理中的應(yīng)用，極大的方便企業(yè)的合同管理。然而，隨著近年來信息技術(shù)飛快發(fā)展，電子合同系統(tǒng)存在結(jié)構(gòu)單一現(xiàn)狀。因此，本文針對基于KMS平臺的電子合同管理系統(tǒng)建設(shè)進行研究，從而加強對電子合同系統(tǒng)的建設(shè)，健全系統(tǒng)功能，從而確保KMS平臺的電子合同管理系統(tǒng)更加完善。

參考文獻：

[1] 王昕.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下企業(yè)間運營模式優(yōu)化探討——基于電子合同服務(wù)平臺[J].企業(yè)科技與發(fā)展，2013，10（01）：8-10.

[2] 方木云，彭慧子.基于容器模型架構(gòu)的合同管理系統(tǒng)[J].中國管理信息化，2014，02（01）：50-53.