淺析如何做好檔案管理工作

摘要：檔案是歷史文化的承載和重要記錄，是社會(huì)發(fā)展的重要標(biāo)志，是精神文明的傳承，是珍貴的文化遺產(chǎn)。檔案工作也是一個(gè)單位的重要基礎(chǔ)工作，它是提高單位工作質(zhì)量和效率的基礎(chǔ)條件，是保證單位健康發(fā)展的必要條件。因此，做好檔案管理工作意義重大。本文簡(jiǎn)單從幾個(gè)方面闡述如何做好檔案管理工作，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理 收集 創(chuàng)新

一、提高科技含量，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化

檔案信息資源越來越豐富，種類越來越多，數(shù)量越來越龐大，如果仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，勢(shì)必會(huì)造成檔案工作質(zhì)量和效率的下降，嚴(yán)重影響檔案的利用效率，從而阻礙檔案工作的健康發(fā)展。因此，我們要從多方面用現(xiàn)代的高科技武裝檔案管理工作，從而實(shí)現(xiàn)檔案工作的發(fā)展與時(shí)俱進(jìn)。

（一）提高管理意識(shí)

管理是所有工作有效開展的前提，檔案工作也不例外，只有有效的管理，檔案工作才能順利展開。因此，檔案管理工作非常重要，需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員高度重視起來?？梢酝ㄟ^各種宣傳方式宣傳檔案管理工作的重要意義和所帶來的社會(huì)效益及經(jīng)濟(jì)效益，從而加強(qiáng)大家對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，提高工作人員的責(zé)任心，營(yíng)造一個(gè)全單位重視檔案管理工作的氛圍。

（二）掌握現(xiàn)代化管理技能

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息時(shí)代已經(jīng)到來，信息時(shí)代要求檔案管理要實(shí)現(xiàn)信息化和數(shù)字化，只有這樣才能跟上發(fā)展步伐，在新時(shí)期發(fā)揮出檔案應(yīng)有的作用。因此，也就要求檔案管理工作者不僅要掌握檔案管理工作的基本知識(shí)，也要結(jié)合自己的崗位，不斷學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從而擁有利用現(xiàn)代化技術(shù)管理檔案的能力。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案整理現(xiàn)代化

將計(jì)算機(jī)作為整理檔案的輔助工具，可以大大提高工作效率和準(zhǔn)確率。利用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，作為傳統(tǒng)的以“卷”為單位時(shí)案卷目錄這一檢索工具的代替，也可以按文件形成的先后順序打印，這樣既能夠減少人為操作過程中的誤差，又能夠體現(xiàn)出計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)，大大提高了工作效率。

二、廣開渠道，抓好收集工作

檔案的種類和形式都非常多，因此，一定要掌握好“有文必檔”和“有文不歸”的關(guān)系，明確檔案的收集范圍和收集重點(diǎn)，從而避免大量繁雜無用資料耗時(shí)耗力，保證收集全有價(jià)值的檔案材料。

（一）完善管理體制

健全的體制，可以使檔案管理工作有章可循、有計(jì)劃可依，因此，根據(jù)本單位實(shí)際情況，制定出一個(gè)完善、可行、便于操作的管理制度是非常必要的。同時(shí)也應(yīng)該構(gòu)建一個(gè)網(wǎng)絡(luò)體系，能夠協(xié)調(diào)各部門，都參與到檔案收集工作中來。每個(gè)部門都應(yīng)配備一名兼職的檔案信息員，對(duì)本部門需要?dú)w檔的文件材料及時(shí)送交檔案部門歸檔，同時(shí)，專職的檔案管理人員也要經(jīng)常與檔案信息員聯(lián)系，對(duì)各部門檔案收集工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)，從而形成一個(gè)周密的檔案?jìng)鬟f網(wǎng)絡(luò)，這樣就可以及時(shí)收集到檔案材料，避免了重要資料的流失，同時(shí)也提高了大家對(duì)檔案的重視程度。

（二）檔案工作人員要加強(qiáng)責(zé)任感

檔案管理工作比較繁瑣，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，因此，工作人員要具備極強(qiáng)的責(zé)任感和熱情，才能做好檔案管理工作。檔案工作人員都要做到“三勤”：腦勤、手勤、腿勤。檔案材料紛繁復(fù)雜，檔案工作人員要根據(jù)單位各部門文件材料形成的規(guī)律進(jìn)行主動(dòng)收集，同時(shí)也要了解單位的重大活動(dòng)，活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集材料，以避免漏掉重要檔案，收集到的檔案，要進(jìn)行加工整理，鑒別分析，歸檔集中，總結(jié)出有用的信息材料，以提供給各部門作為參考，這樣才能使這些檔案發(fā)揮出應(yīng)有的作用，其他部門才能看到檔案的重要意義，從而進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案工作的支持與配合。

三、創(chuàng)新思維，提高利用率

檔案管理的重要目的就是利用，只有提高利用率，才能使檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。

（一）樹立服務(wù)觀念

要樹立積極主動(dòng)的服務(wù)觀念，改變傳統(tǒng)的“守?cái)偸健惫ぷ鲬B(tài)度。充分發(fā)揮助手作用，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)，利用網(wǎng)上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

（二）加強(qiáng)編研工作

做好檔案編研工作的關(guān)鍵是主動(dòng)了解社會(huì)需求及素材情況，需要采取征編結(jié)合的方式，分析研究檔案，按照一定的主題對(duì)檔案存在的大量信息進(jìn)行篩選、歸納、綜合、摘編，編印成各種檔案參考資料，從而使檔案信息資源更準(zhǔn)確、更精煉、更系統(tǒng)。因此，要根據(jù)實(shí)際情況，編制科學(xué)合理的檢索工具，使檢索更加方便快捷，以提高查找的效率，從而增加檔案的利用率。

（三）提高工作人員業(yè)務(wù)能力

檔案管理工作人員要不斷學(xué)習(xí)，提高自身的業(yè)務(wù)知識(shí)水平。同時(shí)，也要了解熟悉檔案資料，做到心中有數(shù)，其他部門調(diào)用資料或者咨詢相關(guān)內(nèi)容時(shí)，要在合法情況下迅速給出滿意的答復(fù)。另外，也要能夠按照有關(guān)規(guī)定，對(duì)所藏檔案進(jìn)行保護(hù)，防止檔案破損、霉變、蟲蛀等情況發(fā)生，對(duì)重要文件要采取特殊的保護(hù)措施，以確保檔案的完整性。

（作者簡(jiǎn)介：李偉，女，吉林省公主嶺市安全生產(chǎn)執(zhí)法監(jiān)察大隊(duì)；研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 劉冬楊）