海洋檔案進(jìn)館鑒定及其管理方法

薛惠芬 徐芳 孫曉燕

摘要：本文結(jié)合國家海洋局首次檔案進(jìn)館工作中存在的問題，就檔案符合進(jìn)館條件鑒定、進(jìn)館檔案齊全性鑒定、進(jìn)館檔案密級調(diào)整鑒定和檔案質(zhì)量鑒定等方面的需求和內(nèi)容進(jìn)行分析，提出檔案進(jìn)館鑒定工作應(yīng)在鑒定人員構(gòu)成、鑒定方案編制、鑒定記錄形成和保管、鑒定處理意見審批等方面加強(qiáng)管理和控制，為海洋檔案工作的規(guī)范化建設(shè)和正在開展的歷史檔案進(jìn)館工作提供借鑒。

關(guān)鍵詞：海洋檔案進(jìn)館工作檔案鑒定

2002～2006年，國家海洋局根據(jù)《國家檔案事業(yè)“十五”計(jì)劃》關(guān)于“檔案進(jìn)館工作”的要求，實(shí)施并完成了國家海洋局局屬單位首次檔案進(jìn)館工作，局屬10個(gè)立檔單位1982年及以前形成的機(jī)關(guān)文書檔案、科學(xué)技術(shù)研究檔案、調(diào)查觀測監(jiān)測檔案和基本建設(shè)檔案等移交進(jìn)入中國海洋檔案館，從數(shù)量和門類上極大地豐富了國家海洋檔案資源。盡管如此，近年來，在這批進(jìn)館檔案的保管利用和數(shù)字化處理中仍存在一定問題。從客觀上看，我國海洋檔案工作起步較晚，1982年以前海洋工作中尚未有檔案工作規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)，加之檔案意識(shí)的缺乏，使得擬進(jìn)館檔案很容易出現(xiàn)問題。從主觀上看，已進(jìn)館檔案中問題的存在與檔案進(jìn)館鑒定工作不到位有著重要的關(guān)系，因此重視并加強(qiáng)進(jìn)館檔案鑒定處理工作尤為重要。

一、進(jìn)館檔案鑒定要求和方法

（一）符合進(jìn)館條件鑒定

按照相關(guān)規(guī)定，國家海洋局局屬單位向中國海洋檔案館移交檔案需要兩個(gè)條件：一是檔案自形成日起在立檔單位保管滿20年；二是保管期限為“永久”。依據(jù)這兩個(gè)條件，只要在確定“形成日”的條件下，將密集架上保管期限為“永久”的檔案選出來即可，但是在實(shí)際工作中，海洋檔案工作并非如此。

1.從檔案形成時(shí)間來看，不能簡單地將歸檔日期作為時(shí)間鑒定的依據(jù)。海洋檔案工作起步晚于海洋工作，早期的海洋工作記錄未能按照檔案工作要求進(jìn)行規(guī)范化管理，同時(shí)隨著海洋檔案工作的深入，對早期海洋工作記錄的搶救成為近年來海洋檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。同時(shí)，這部分需要搶救保管的文件，其歸檔時(shí)間晚于“形成日”。因此，對進(jìn)館條件鑒定時(shí)，應(yīng)該把握好“形成日”的條件，并結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際情況，適當(dāng)放寬“歸檔時(shí)間”條件，特別注意在“形成日”之后歸檔的文件。

2.從檔案保存價(jià)值來看，文件形成時(shí)確定的保存價(jià)值不能“一定終身”?？陀^上說，檔案工作愈加規(guī)范和嚴(yán)密，檔案價(jià)值的鑒定工作更加有法可依，這就要求對過去由于保管期限制定不嚴(yán)謹(jǐn)或因檔案人員認(rèn)識(shí)水平差異等，造成檔案價(jià)值鑒定不準(zhǔn)確問題進(jìn)行糾正，比如上級管理部門普發(fā)的、非本單位承辦的文件不是歸檔文件。再如，有的立檔單位因部分文件具有參考價(jià)值不僅將其歸檔，而且將其納入了“永久”保管的案卷。鑒于此，應(yīng)對現(xiàn)存的、符合進(jìn)館時(shí)間條件的“長期”和“短期”保存的檔案重新進(jìn)行價(jià)值鑒定，若需“永久”保存，則應(yīng)納入進(jìn)館范圍。

（二）進(jìn)館檔案齊全性鑒定雖然出臺(tái)的海洋檔案工作的規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)明確了文件的歸檔內(nèi)容和檔案移交進(jìn)館范圍，但是由于工作人員認(rèn)識(shí)程度的差異，對進(jìn)館檔案的內(nèi)容和表現(xiàn)形式仍存在片面認(rèn)識(shí)，如以合同形式完成的科研項(xiàng)目才能形成檔案等，這些問題使得立檔單位館（室）藏檔案不能較好地反映其歷史面貌。筆者建議對進(jìn)館檔案齊全性應(yīng)從兩方面進(jìn)行考慮：

1.進(jìn)館檔案門類應(yīng)與立檔單位業(yè)務(wù)范圍保持一致?？傮w上，應(yīng)包括機(jī)關(guān)文書檔案和科學(xué)技術(shù)檔案兩大類。其中，機(jī)關(guān)文書檔案不能片面地將紅頭文件作為機(jī)關(guān)文書檔案的全部，不能將上級管理部門普發(fā)的不需要承辦的文件納入進(jìn)館范圍。而科學(xué)技術(shù)檔案從類別來看，一般包括業(yè)務(wù)檔案、基建檔案、船舶檔案和儀器設(shè)備檔案等。從檔案形成規(guī)律或周期來看，可考慮業(yè)務(wù)檔案和項(xiàng)目檔案兩方面。其中，業(yè)務(wù)檔案是指立檔單位日常業(yè)務(wù)工作形成的檔案，如常規(guī)斷面調(diào)查、觀監(jiān)測、船舶測報(bào)、海洋預(yù)報(bào)、標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量和書刊出版等檔案，具體內(nèi)容由立檔單位的業(yè)務(wù)職責(zé)范圍確定。項(xiàng)目檔案是指以課題、專題、任務(wù)、項(xiàng)目（以下統(tǒng)稱為項(xiàng)目）等形式開展相關(guān)工作中形成的檔案。項(xiàng)目檔案階段性強(qiáng)，內(nèi)容沒有重復(fù)性，科學(xué)研究、工程建設(shè)、船舶建造等任務(wù)中形成的檔案均屬于項(xiàng)目檔案。

2.進(jìn)館檔案內(nèi)容應(yīng)較全面地反映立檔單位在一定時(shí)期內(nèi)的歷史面貌，成為對應(yīng)一定時(shí)期內(nèi)立檔單位歷史和成就的佐證。對于機(jī)關(guān)文書檔案，要梳理立檔單位舉辦重大活動(dòng)或發(fā)生的重要事件，將其形成的各種形式的記錄納入進(jìn)館范圍，尤其是傳統(tǒng)紙介質(zhì)照片（含底片）、錄音（像）以及著名人物題詞、印章、證書、獎(jiǎng)杯等實(shí)物。對于項(xiàng)目檔案，要重點(diǎn)把握好國家和地方政府經(jīng)費(fèi)支持的項(xiàng)目、基建項(xiàng)目、已報(bào)廢船舶的建造和重大維修項(xiàng)目、大型儀器設(shè)備購置項(xiàng)目以及突發(fā)和重大事件處理、重要橫向開發(fā)和服務(wù)等過程中形成的檔案；對于業(yè)務(wù)檔案，一方面要把握立檔單位日常業(yè)務(wù)工作中形成的檔案，另一方面要注意立檔單位在編制不同形式的出版物過程中形成的檔案，如年鑒、公報(bào)、年報(bào)、期刊、內(nèi)部參考等。若現(xiàn)有館（室）藏中沒有這些業(yè)務(wù)檔案，則應(yīng)進(jìn)行搶救性的收集和整理。

（三）進(jìn)館檔案密級調(diào)整鑒定

就目前來看，雖然一些涉密文件的信息已經(jīng)公開，但是相關(guān)文件上的密級依舊存在?！吨腥A人民共和國保密法》第十八條規(guī)定：“國家秘密的密級、保密期限和知悉范圍的變更，由原定密機(jī)關(guān)、單位決定，也可以由其上級機(jī)關(guān)決定?！币虼?，符合降密解密條件的涉密文件，立檔單位應(yīng)在移交進(jìn)館前對其進(jìn)行調(diào)整鑒定并實(shí)施降密解密處理。

對于進(jìn)館檔案密級調(diào)整鑒定工作，要認(rèn)真梳理擬進(jìn)館檔案中的涉密文件，提取涉密文件信息，按照國家和海洋保密相關(guān)規(guī)定，根據(jù)涉密文件的密級和保密期限，進(jìn)行鑒定和密級調(diào)整處理。其中，有兩個(gè)問題需要注意，一是文件形成時(shí)標(biāo)密的隨意性，即對非密文件定密或密級標(biāo)識(shí)錯(cuò)誤，二是案卷密級信息標(biāo)識(shí)錯(cuò)誤，非卷內(nèi)文件的最高密級。若檔案中涉及個(gè)人隱私或知識(shí)產(chǎn)權(quán)時(shí)，在符合檔案相關(guān)法律法規(guī)的前提下，可對檔案要求和利用者提出特別說明，不能隨意定密。

（四）進(jìn)館檔案質(zhì)量鑒定

進(jìn)館檔案質(zhì)量鑒定是進(jìn)館檔案整理的前提條件，只有了解和掌握了擬進(jìn)館檔案中存在的質(zhì)量問題，才能更有效地開展進(jìn)館檔案整理工作。一般情況下，檔案進(jìn)館工作會(huì)針對實(shí)際情況提出進(jìn)館檔案質(zhì)量要求。

一般來說，進(jìn)館檔案質(zhì)量鑒定包括四個(gè)方面：一是檔案的完整性和有效性，包括檔案材料是否缺頁或缺件，是否是原始件或有效復(fù)印件，檔案材料內(nèi)容是否完整等；二是檔案保管的安全性，包括各種檔案整理用具和裝具是否符合檔案保管要求，檔案材料是否有破損、蟲咬、霉變等情況，是否含已銹物或易銹物等；三是檔案整理的規(guī)范性和系統(tǒng)性，主要表現(xiàn)為檔案整理是否符合相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范；四是檔案編目的準(zhǔn)確性，重點(diǎn)是文件和案卷題名的擬寫，日期、責(zé)任者等信息的提取和考證等。

二、進(jìn)館檔案鑒定管理辦法

（一）鑒定前：做好檔案的準(zhǔn)備工作

首先，組成檔案鑒定小組。檔案鑒定者的確定與篩選可根據(jù)實(shí)際情況采取靈活的方式設(shè)置。一要兼顧管理人員、檔案人員和業(yè)務(wù)人員，并按照檔案類別分別組建，涉密檔案鑒定時(shí)須有從事保密工作的人員參加；二要保證參加鑒定工作的業(yè)務(wù)人員應(yīng)具備相應(yīng)的工作經(jīng)歷和閱歷；三要保障鑒定小組成員有足夠的時(shí)間投入鑒定工作。其次，編制切實(shí)可行的鑒定工作方案。為了能夠高效地開展檔案鑒定工作，鑒定小組應(yīng)充分考慮到本單位各類檔案的實(shí)際情況，提出切實(shí)可行的鑒定方案，確定鑒定依據(jù)、鑒定對象、鑒定步驟、鑒定方法和鑒定人員，明確鑒定流程和要求。

（二）鑒定中：注意鑒定處理意見的記錄和保存

立檔單位應(yīng)建立檔案符合進(jìn)館條件記錄，以正確反映本單位館（室）藏檔案的變化和流向。進(jìn)館檔案鑒定處理記錄是反映一個(gè)立檔單位全宗檔案情況的重要組成部分，也是進(jìn)館檔案鑒定處理工作的佐證，更是對檔案鑒定處理工作實(shí)施管理的依據(jù)。在操作過程中，應(yīng)建立形成記錄的相關(guān)制度，結(jié)合實(shí)際工作情況，及時(shí)形成相關(guān)記錄，做到不隱瞞、不丟失、不作假。同時(shí)，規(guī)范記錄要求，結(jié)合被鑒定檔案構(gòu)成的實(shí)際情況和鑒定內(nèi)容，設(shè)計(jì)有效反映鑒定工作信息的記錄表。在保管期限調(diào)整內(nèi)，調(diào)整鑒定信息記錄，按照年度和保管期限分類組卷的機(jī)關(guān)文書檔案按件記錄，按照項(xiàng)目和按卷整理的科技檔案按卷記錄。密級調(diào)整鑒定工作信息均按件記錄。

（三）鑒定后：嚴(yán)格審核和檢查

1.把握鑒定處理意見的審核和審批。鑒定小組形成初步處理意見后，應(yīng)根據(jù)鑒定內(nèi)容履行報(bào)批和審批程序，確保檔案鑒定處理結(jié)果的有效性。其中，檔案保管期限調(diào)整初步處理意見一般由本單位審批，密級調(diào)整初步處理意見則應(yīng)由文件的形成單位審批，非本單位形成的涉密文件調(diào)整密級時(shí)，須得到形成單位的同意或報(bào)上級管理部門同意。

2.納入檔案進(jìn)館工作檢查和考核。一方面要檢查檔案進(jìn)館鑒定過程中形成的文件材料，包括檔案鑒定方案及其編制內(nèi)容的完整性、鑒定小組組建的合理性、鑒定記錄表的齊全性和內(nèi)容的準(zhǔn)確性、鑒定處理程序的規(guī)范性等；另一方面要對照擬進(jìn)館檔案實(shí)體，檢查進(jìn)館檔案的齊全性、檔案保管價(jià)值確定的準(zhǔn)確性、保管期限和密級調(diào)整的一致性以及存在問題的解決情況等。

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作者單位：國家海洋信息中心（中國海洋檔案館）