企業(yè)檔案工作管理模式初探

付美玉 張學(xué)博

摘要：本文著重介紹企業(yè)開展檔案管理工作的模式、方法及主要工作內(nèi)容，以保證檔案工作規(guī)范開展，積極服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理模式管理方法

企業(yè)檔案工作管理，是企業(yè)在遵守《中華人民共和國(guó)檔案法》的條件下，管理本企業(yè)及其所屬機(jī)構(gòu)全部檔案工作的一項(xiàng)活動(dòng)，是企業(yè)管理的重要組成部分，是企業(yè)各項(xiàng)管理的基礎(chǔ)性工作，目標(biāo)是要建立適合企業(yè)特點(diǎn)、能為企業(yè)提供利用服務(wù)的具有科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、市場(chǎng)化、社會(huì)化、現(xiàn)代化特點(diǎn)的檔案管理體系。本文所指的企業(yè)檔案工作模式即企業(yè)檔案工作管理過(guò)程中，由企業(yè)內(nèi)部檔案人員全程管理本公司檔案事務(wù)的一種檔案管理模式。

一、建立企業(yè)檔案工作管理模式

建設(shè)取得的成效

目前，企業(yè)檔案管理工作受企業(yè)規(guī)模、盈利狀況、行業(yè)特點(diǎn)、人員素質(zhì)等限制，檔案管理水平差異較大，有些企業(yè)存在領(lǐng)導(dǎo)不重視、人員不專業(yè)、制度不健全等問題，無(wú)法順利開展工作，導(dǎo)致企業(yè)檔案資源流失嚴(yán)重，進(jìn)而無(wú)法提供有效的檔案利用。而有效的檔案利用，可以全面提高檔案工作在企業(yè)的地位和作用；建立規(guī)范的檔案管理制度和工作流程，可以保證檔案工作的效率及質(zhì)量等。綜上，建立行之有效且可復(fù)制的企業(yè)檔案工作管理模式，可以使各類企業(yè)借鑒該模式，并結(jié)合自身情況更好地開展企業(yè)檔案管理工作。

筆者就職于一家大型高科技電子制造業(yè)企業(yè)，主營(yíng)各種尺寸的液晶顯示模組和液晶顯示屏，產(chǎn)品型號(hào)豐富，項(xiàng)目投資額較大。企業(yè)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)十分重視檔案管理工作，經(jīng)過(guò)5年的實(shí)踐，頒布了切實(shí)可行的檔案管理制度，建立了完善的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)和流程，實(shí)現(xiàn)了檔案工作服務(wù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的目標(biāo)。如今，筆者所在企業(yè)的檔案室共有專職檔案管理人員3名，檔案庫(kù)房面積達(dá)240平方米，密集架368組，室藏文件2萬(wàn)件卷。本文通過(guò)介紹所在企業(yè)開展檔案管理工作的模式、方法及主要工作內(nèi)容，以更好地推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作。

二、企業(yè)檔案工作管理模式建設(shè)的主要內(nèi)容（一）制度上：采取垂直化管理模式

筆者所在的企業(yè)采取垂直化檔案管理模式，該模式主要分為四級(jí)管理，實(shí)行高層領(lǐng)導(dǎo)帶隊(duì)、專業(yè)人才負(fù)責(zé)落實(shí)、部門領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)、兼職專員配合的管理體系架構(gòu)，這種模式形成了層次清晰、網(wǎng)絡(luò)完善的企業(yè)檔案管理人員梯隊(duì)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理網(wǎng)絡(luò)的全覆蓋。該模式的具體分工如下：

1.主管副總經(jīng)理。負(fù)責(zé)組織貫徹國(guó)家和北京市有關(guān)檔案管理工作的方針、政策、制度和法規(guī)；把檔案工作列入企業(yè)發(fā)展計(jì)劃和年度計(jì)劃；在經(jīng)費(fèi)設(shè)施、人員配備等方面為發(fā)展檔案工作創(chuàng)造條件；協(xié)調(diào)檔案工作與各部門之間的關(guān)系等。

2.檔案管理人員。采取檔案專業(yè)人才與技術(shù)專業(yè)人才相配合的方式，其中，配備1名具有5年以上經(jīng)驗(yàn)的檔案專業(yè)人才負(fù)責(zé)規(guī)劃管理企業(yè)檔案業(yè)務(wù)；1名檔案專業(yè)人員負(fù)責(zé)檔案工作的具體實(shí)施，1名在企業(yè)具有10年生產(chǎn)經(jīng)驗(yàn)的技術(shù)人員負(fù)責(zé)企業(yè)科技檔案的管理。由于筆者所在企業(yè)屬于技術(shù)密集型高新技術(shù)企業(yè)，工藝復(fù)雜且產(chǎn)品研發(fā)更新速度快，引入技術(shù)人員，彌補(bǔ)了檔案專業(yè)人員無(wú)行業(yè)背景、缺乏專業(yè)知識(shí)的不足，使檔案工作能夠更好地與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)相結(jié)合。

3.各部門主管領(lǐng)導(dǎo)。負(fù)責(zé)各部門檔案工作，確定文件的歸檔范圍、時(shí)間、密級(jí)及歸檔內(nèi)容的審批；安排必要的人力、物力，為做好本部門的檔案工作創(chuàng)造條件；對(duì)本部門產(chǎn)生的應(yīng)歸檔文件進(jìn)行審核，并督促其及時(shí)歸檔。

4.部門檔案專員。部門檔案專員由各部門領(lǐng)導(dǎo)指定，要求其為部門的業(yè)務(wù)骨干，熟悉部門事務(wù)和工作流程，嚴(yán)格貫徹檔案相關(guān)制度，能夠?qū)Σ块T歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)。檔案室定期對(duì)兼職檔案專員進(jìn)行培訓(xùn)，宣傳檔案管理知識(shí)，培養(yǎng)全員檔案管理意識(shí)，形成全員參與的檔案管理特色，確保檔案的完整有效。目前，筆者所在的企業(yè)共有20個(gè)部門、24名兼職檔案員，基本實(shí)現(xiàn)了檔案管理網(wǎng)絡(luò)的全覆蓋。

（二）戰(zhàn)略上：采用先進(jìn)的考核方式

企業(yè)的業(yè)績(jī)管理考核制度采取關(guān)鍵績(jī)效考核法（簡(jiǎn)稱KPI），它是一種用于衡量績(jī)效的考核方法，即通過(guò)內(nèi)部關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)的設(shè)置、取樣、分析等手段將戰(zhàn)略目標(biāo)量化。為了強(qiáng)調(diào)檔案工作的重要性，促進(jìn)檔案工作的高效開展，將檔案管理工作納入企業(yè)戰(zhàn)略管理范疇，作為企業(yè)年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)考核項(xiàng)之一，通過(guò)目標(biāo)管理體系的考核，強(qiáng)化對(duì)檔案工作的落實(shí)。

在實(shí)際工作中，檔案工作在部門績(jī)效指標(biāo)中占2%，考核項(xiàng)包括歸檔時(shí)間、已歸檔數(shù)量、未歸檔數(shù)量等。該指標(biāo)由檔案室分配、評(píng)價(jià)部門確認(rèn)、檔案部門反饋評(píng)價(jià)、戰(zhàn)略與運(yùn)營(yíng)管理部門管理并納入績(jī)效考核。指標(biāo)的制訂及考核主要分為三個(gè)階段：一是考核指標(biāo)制訂階段。首先，檔案人員通過(guò)對(duì)企業(yè)年度整體經(jīng)營(yíng)目標(biāo)及工作計(jì)劃的分析和分解，制訂年度相應(yīng)的檔案工作目標(biāo)與計(jì)劃。其次，根據(jù)各部門已分解的目標(biāo)與計(jì)劃，結(jié)合該部門以往的檔案工作情況，在充分溝通的基礎(chǔ)上，制訂出部門檔案工作目標(biāo)、計(jì)劃及考核指標(biāo)?？己藘?nèi)容及指標(biāo)須經(jīng)過(guò)各部門領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)，以保證目標(biāo)的準(zhǔn)確。二是目標(biāo)實(shí)施階段。檔案人員緊跟企業(yè)經(jīng)營(yíng)情況，掌握計(jì)劃進(jìn)度及變化事宜，及時(shí)形成檔案跟蹤管理計(jì)劃，確保考核工作全過(guò)程跟蹤及考核指標(biāo)的有效性。三是目標(biāo)考核階段。檔案部門對(duì)于考核部門檔案工作的評(píng)價(jià)主要通過(guò)發(fā)布年度檔案工作報(bào)告來(lái)實(shí)現(xiàn)。年度歸檔工作完成后，檔案人員對(duì)部門歸檔工作進(jìn)行整理和統(tǒng)計(jì)，發(fā)布年度檔案工作報(bào)告，該報(bào)告不僅包括部門歸檔數(shù)量、時(shí)間、類目等，而且包括歸檔文件的完整程度以及檔案工作中存在的問題和解決辦法。報(bào)告的發(fā)布，有助于各部門深入了解檔案工作，從而全面提高企業(yè)檔案的工作質(zhì)量。

（三）程序上：進(jìn)行全過(guò)程管理

檔案管理工作不僅著眼于已完成文件的管理工作，更注重文件的前端控制，即對(duì)檔案工作實(shí)行項(xiàng)目化管理和全過(guò)程跟蹤。通過(guò)將重點(diǎn)工作劃分為不同項(xiàng)目，再根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃分階段實(shí)施管控。在項(xiàng)目企劃階段，明確歸檔文件清單，列出各階段檔案收集節(jié)點(diǎn)；在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中，對(duì)已完成的階段文件，按節(jié)點(diǎn)和清單進(jìn)行歸檔；對(duì)未完成的文件，檔案人員要定期檢查，跟蹤文件進(jìn)度，確保文件產(chǎn)生后及時(shí)按清單歸入；階段完成后，及時(shí)對(duì)階段文件進(jìn)行收集和整理，保證檔案收集工作的及時(shí)性、完整性。

以設(shè)備檔案為例，筆者所在的企業(yè)屬于技術(shù)密集型高新技術(shù)企業(yè)，具有工藝流程復(fù)雜、技術(shù)難度高等特點(diǎn)，企業(yè)需采購(gòu)大量設(shè)備，包括大量的進(jìn)口設(shè)備。針對(duì)大量設(shè)備要同時(shí)采購(gòu)和安裝的情況，檔案人員對(duì)設(shè)備檔案收集工作采取節(jié)點(diǎn)控制手段，將檔案工作納入驗(yàn)收流程，形成“先歸檔，再驗(yàn)收”的管理模式，保證大量科技檔案的齊全完整，其過(guò)程主要分為四個(gè)階段，如表1所示。

三、企業(yè)檔案工作管理模式建設(shè)的配套措施

（一）建立規(guī)范的檔案管理制度和工作流程

規(guī)范的管理制度和工作流程是檔案工作順利開展的基礎(chǔ)和保障。企業(yè)檔案管理人員需要根據(jù)企業(yè)獨(dú)特的經(jīng)營(yíng)管理和生產(chǎn)模式，進(jìn)行檔案工作的規(guī)劃和實(shí)施，建立適合企業(yè)的檔案管理制度，對(duì)檔案分類、保管期限、密級(jí)、歸檔時(shí)間與責(zé)任部門、歸檔要求、鑒定與銷毀、利用和庫(kù)房管理等方面做出明確規(guī)定。其中，重點(diǎn)工作是建立合理、穩(wěn)定、便捷的檔案分類體系，檔案部門通過(guò)與各部門進(jìn)行溝通，對(duì)檔案分類以及文件體系進(jìn)行梳理，確定檔案收集范圍、文件密級(jí)、保管期限、歸檔時(shí)間等各項(xiàng)內(nèi)容，保證檔案資料高效、完整、及時(shí)歸檔。同時(shí)，在檔案管理過(guò)程中，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，建立起標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的檔案工作模式，保證檔案工作有序進(jìn)行。

（二）檔案工作延伸到經(jīng)營(yíng)各環(huán)節(jié)

檔案工作與企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)密不可分，檔案管理部門需要及時(shí)掌握企業(yè)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和各項(xiàng)重大決策，以便及時(shí)調(diào)整檔案工作部署，制訂相應(yīng)的工作計(jì)劃，保證企業(yè)重要檔案資料全部納入歸檔范圍，詳實(shí)地記錄公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。檔案人員應(yīng)據(jù)部門年度工作計(jì)劃和高層領(lǐng)導(dǎo)的目標(biāo)責(zé)任書，對(duì)企業(yè)重大經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和決策進(jìn)行分解，制訂檔案室年度工作計(jì)劃。對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目采取節(jié)點(diǎn)化管理，根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度安排，列出檔案工作節(jié)點(diǎn)，在項(xiàng)目啟動(dòng)后，按照節(jié)點(diǎn)進(jìn)行檔案收集工作，保證各部門重要文件及時(shí)完整歸檔。

（三）進(jìn)行持續(xù)的檔案宣傳

定期開展檔案宣傳工作，培養(yǎng)全員檔案意識(shí)。企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)需要將高層領(lǐng)導(dǎo)、中層干部以及基層員工全部納入其中，逐漸培養(yǎng)全員檔案意識(shí)，保證文件在形成階段按照檔案的要求形成和管理，從源頭上保證企業(yè)檔案的質(zhì)量。培養(yǎng)員工的鑒定能力，明確歸檔范圍，保證文件完整準(zhǔn)確歸檔。同時(shí)，借助業(yè)務(wù)溝通機(jī)會(huì)，進(jìn)行檔案宣傳工作。如在知識(shí)管理平臺(tái)建設(shè)、保密體系建設(shè)、設(shè)備驗(yàn)收、工程驗(yàn)收等工作的溝通過(guò)程中，對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行檔案宣傳。

作者單位：北京京東方顯示技術(shù)有限公司