淺析信息技術(shù)在學校檔案管理中的運用

邊榮蘭

摘 要：隨著社會的快速發(fā)展，信息技術(shù)在各領(lǐng)域、各行業(yè)中的應用也日漸廣泛，智能化發(fā)展由此成為各行業(yè)的主流發(fā)展趨勢。本文就信息技術(shù)在學校檔案管理中的運用進行分析探討，提出，對于學校檔案管理工作而言，數(shù)字化發(fā)展模式更好地支持了信息智能化的發(fā)展。學校檔案數(shù)字化管理模式日趨智能化，管理工作也得到了有效的改善，客戶服務以及文獻資源管理等方面均有不同程度的提升。因此學校檔案管理應積極引入數(shù)字信息技術(shù)，開展信息化建設(shè)，以便對學校檔案的各類數(shù)據(jù)資源進行深層次的發(fā)掘。

關(guān)鍵詞：學校檔案管理 信息化建設(shè) 信息技術(shù)

學校檔案是學校教務教學活動、黨政部門管理與運行、各專業(yè)科研成果等各個方面活動的真實記錄，更是對學校發(fā)展歷史的忠實再現(xiàn)。而在當前信息化技術(shù)快速發(fā)展的背景下，學校檔案管理工作逐步趨于數(shù)字化和智能化，管理質(zhì)量以及工作效率也不斷提高，學校檔案的記載更為完整和便捷，對學校實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展具有極為重要的意義。

一、傳統(tǒng)學校檔案管理模式的缺陷

1.檔案保護與更新工作難度較大

現(xiàn)階段，大部分學校均通過卷宗形式管理和保存檔案，時間愈久，檔案卷宗量也越多，久而久之就會產(chǎn)生龐大數(shù)量的卷宗，這對學校檔案管理工作來說極為不便。同時，大部分卷宗均為紙質(zhì)材料，保管不善就會導致腐爛、發(fā)霉或者蟲蛀等，為檔案儲存管理帶來很大難度。

2.檔案保密性相對較低

當前，大部分學校檔案管理工作均為人工操作，然而，檔案管理部門具有人員流動性較大的特點，接觸學校檔案機密的人員相對較多，導致檔案日常管理工作中經(jīng)常發(fā)生各類意外事故，檔案泄密事件屢有發(fā)生，不少保密級檔案的安全難以得到有效保障。

3.檔案查找效率不高

在以往檔案管理工作中，學校領(lǐng)導往往認為這是無足輕重的一件事，因而缺乏足夠的重視。事實上，學校檔案管理工作在很大程度上推動了學校的發(fā)展，同時，也有利于學校管理層掌握師生思想變化以及生活情況，進而結(jié)合學校實際情況制定針對性、前瞻性的決策。但從現(xiàn)狀來看，國內(nèi)不少學校在檔案管理工作方面受到各種因素的影響，導致檔案管理工作受到制約，集中表現(xiàn)為檔案查找效率不高。傳統(tǒng)檔案大部分為卷宗形式，查找資料時多依賴人工操作。而在實際查詢工作中，人工查找龐大數(shù)量的卷宗，效率極低，且出錯幾率很大，對檔案管理工作的質(zhì)量和管理效率帶來了不良的影響。

二、學校檔案管理工作應用信息技術(shù)的必要性

1.有利于學校管理層做出科學決策

在挑戰(zhàn)與機遇面前，學校管理層制定的發(fā)展決策合理與否將直接影響學校事業(yè)的健康發(fā)展，因此，管理層的決策與學校的可持續(xù)發(fā)展之間存在密切關(guān)聯(lián)。而學校檔案則是學校管理層制定發(fā)展決策的重要參考依據(jù)，其有利于管理層掌握各方面的信息與發(fā)展要素，從而給出科學決策，更好地促進學校發(fā)展。而只有推動檔案管理工作信息化，及時儲存信息并實現(xiàn)高效傳遞，才能最終為管理層提供充分而必要的信息支撐，保證決策的正確、合理。

2.順應時代與社會的發(fā)展需求

當今時代是網(wǎng)絡(luò)時代，更是信息大爆炸的時代，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展使信息技術(shù)得到了極為廣泛的應用，并全面滲透到了社會生活的各領(lǐng)域、各環(huán)節(jié)，其在教育領(lǐng)域中的應用也極為廣泛。例如，在教育教學活動中，計算機技術(shù)的引入推動了多媒體教學、辦公自動化以及電化教學的發(fā)展，同時也在很大程度上促進了檔案管理信息化建設(shè)工作，并已呈現(xiàn)出全面擴張的趨勢。就學校整體工作而言，檔案管理工作是不可或缺的一部分，學校管理層只有致力于推進檔案管理的信息化水平，才能緊跟時代步伐，適應社會變化的需求。

3.實現(xiàn)資源信息共享

由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作較為繁雜和沉重，且修改與復制成本相對較高，因此資源共享變得極為困難。而應用信息技術(shù)則突破了時間與空間的限制，使得不同用戶能夠在不同地點、不同時間自由交流，相互協(xié)同并傳遞信息，為信息資源的共享搭建了一個良好的平臺。在確保檔案保密以及安全的基礎(chǔ)上，通過網(wǎng)絡(luò)共享檔案資料，授權(quán)特定用戶使用，可大幅度提高檔案利用效率。

4.提高檔案管理效率

在日常管理、教學以及科研工作中，學校各類活動都會產(chǎn)生相應的教學、文書、學籍以及教務等相關(guān)檔案，其使用價值以及保存價值較高。所以，我們應采取信息化管理模式開展學校檔案管理工作，改變以往的封閉式管理，充分挖掘檔案信息并發(fā)揮檔案管理效益，提高檔案管理工作效率。

三、學校檔案管理中信息技術(shù)的應用策略

1.信息化校內(nèi)辦公系統(tǒng)

學校檔案管理工作并非單純依靠檔案管理部門，其他部門也同樣擔負著一定的檔案信息采集與提供的職責。信息自動化校內(nèi)辦公系統(tǒng)有利于各部門更完整地搜集和記錄信息，并將其歸檔管理。詳細來說，管理人員通過校園網(wǎng)絡(luò)上傳檔案，收錄整理工作由此變得更為全面。校內(nèi)各部門之間的信息交流與共享也變得更為快捷，學校辦公效率也得到整體性的提升，傳統(tǒng)意義上的不同部門各自為政的運行與管理方式得以打破。除此之外，信息化檔案的存儲方式也更為多元化，例如，圖片、影像、聲音以及文字等。通過校園網(wǎng)絡(luò)這一平臺也可將檔案信息以不同的方式加以展示，從而在真正意義上實現(xiàn)多媒體信息化檔案管理。

2.領(lǐng)導者應充分認識信息技術(shù)對檔案管理工作的意義

學校管理層以及檔案管理部門的領(lǐng)導均應積極深化自身認識，充分認識檔案管理工作中信息技術(shù)的應用價值，明確學校檔案是學校在各個發(fā)展時期相關(guān)信息的真實記錄，并在完善教務活動、推進科教研究以及教學改革方面發(fā)揮著積極作用。同時，還應將檔案管理工作中信息技術(shù)的應用與學校管理團隊的日程和日常會議相結(jié)合，作為檔案管理工作的年度考核指標。

3.規(guī)范檔案信息收錄與整理工作

在信息化檔案管理模式下，學校檔案管理工作表現(xiàn)出了整體性以及可持續(xù)性的特點，學校檔案管理工作從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣踊畔⒓夹g(shù)管理具有重要的意義。管理人員可整理重要紙質(zhì)檔案并保存歸檔，然后通過網(wǎng)絡(luò)擬定、審查以及核對傳閱檔案資料，最終予以歸檔處理。通過一系列操作，檔案信息收錄也更趨于完整。此外，還應建立校園信息數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)并加以完善，通過校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)將標準化檔案信息上傳至管理收錄部門，從根本上提高檔案收錄與整理工作質(zhì)量以及工作效率。

4.提高檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

學校應基于檔案管理工作人員的實際情況采取相應的考核，對于符合要求、具備一定計算機知識與信息技術(shù)基礎(chǔ)、具有較強責任心者可予以留職，并組織此類人員參與知識培訓，培養(yǎng)其創(chuàng)新意識、整理與精煉信息的能力、甄別信息真實性的能力，從各方面提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)與專業(yè)水平。

四、小結(jié)

從社會的整體進步到一個學校的全面發(fā)展，信息技術(shù)的應用都具有極為重要的意義。學校管理層應從思想上重視檔案管理信息化建設(shè)工作，對檔案信息管理工作的固有內(nèi)涵有良好把握，并對現(xiàn)代化技術(shù)加以充分利用，推動傳統(tǒng)檔案管理模式逐步過渡到信息自動化管理，確保檔案的時效價值得到充分發(fā)揮，從而創(chuàng)造出更多的社會與經(jīng)濟效益。

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（作者單位：忻州市技工學校）