高校財務(wù)檔案管理

劉丹

摘 要：財務(wù)檔案管理工作作為財務(wù)整體工作的重要組成部分，是高校有效開展各項(xiàng)活動的基礎(chǔ)，對高校的發(fā)展起著舉足輕重的作用?隨著會計工作改革的不斷深入，高校整體規(guī)模日益擴(kuò)大，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來日趨頻繁，既給高校的財務(wù)檔案工作帶來了機(jī)遇，也帶來了挑戰(zhàn)，所以高校的財務(wù)檔案管理工作必須不斷發(fā)展，與時俱進(jìn)，以適應(yīng)高校各項(xiàng)工作提出的新要求?本文對高校財務(wù)檔案管理工作的特點(diǎn)和存在問題進(jìn)行深入的探析，在此基礎(chǔ)上提出完善財務(wù)檔案管理工作的方法，以更好的推動高等教育事業(yè)的健康發(fā)展?

關(guān)鍵詞：高校;財務(wù)檔案;管理

高校財務(wù)檔案是指高校所有機(jī)構(gòu)的所有員工在教育教學(xué)活動?科學(xué)研究活動?教學(xué)管理以及學(xué)校建設(shè)與發(fā)展方面，直接形成的具有參考價值?使用價值和保存價值的各種財務(wù)收支材料?財務(wù)檔案是否真實(shí)?準(zhǔn)確?完整，將直接影響到高校財務(wù)檔案管理的質(zhì)量以及高校教育事業(yè)的健康發(fā)展?

一?高校財務(wù)檔案管理工作的特點(diǎn)

1.管理的重要性?高校的根本任務(wù)就是對人才的培養(yǎng)，但是，高校的生命線是人才培養(yǎng)的質(zhì)量?高等學(xué)校的管理水平直接影響著高校的教學(xué)水平以及對人才的培養(yǎng)質(zhì)量，人才的成長質(zhì)量和速度又會關(guān)系到民族的未來發(fā)展?fàn)顩r，影響到一個國家的全面進(jìn)步?財務(wù)檔案作為高校發(fā)展的重要史料，不再只是起到追溯舉證的作用，更重要的是為高校的管理人員制定決策時提供重要的依據(jù)，所以，高校財務(wù)檔案管理工作的重要性尤為突出?

2.時間的特殊性?高校財務(wù)檔案劃分的時間具有特殊性?高校的財務(wù)檔案主要來自教學(xué)?行政?科研管理與后勤服務(wù)等活動，高校的教學(xué)活動一般是以教學(xué)年度為周期的，即以第一年的下半年和第二年的上半年作為一個教學(xué)年度[1]?而高校的財務(wù)檔案則多以自然年度來劃分?

二?高校財務(wù)檔案管理中存在的問題

1.對檔案管理工作的認(rèn)識不足?財務(wù)檔案管理工作的目標(biāo)是為了保存歷史，服務(wù)現(xiàn)在，維護(hù)高等學(xué)校各項(xiàng)工作的正常?順利運(yùn)轉(zhuǎn)?隨著高等學(xué)校不斷擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模，逐步深入教育改革，高校開始擁有越來越多的自主權(quán)，財務(wù)檔案管理作為高校管理工作中極其重要的組成部分，卻是高校管理中的薄弱環(huán)節(jié)?

目前，管理人員沒有認(rèn)識到財務(wù)檔案管理工作對高校發(fā)展的重要性，只關(guān)注了檔案管理的形式，而對檔案資料的收集?資料的整理缺乏應(yīng)有的重視，導(dǎo)致很多重要的財務(wù)檔案信息流失或失真?表現(xiàn)在：（1）財務(wù)檔案管理人員沒有真正意識到財務(wù)檔案管理工作的內(nèi)涵，對財務(wù)檔案管理工作認(rèn)識片面化?簡單化;（2）為了節(jié)約辦公經(jīng)費(fèi)，部分高校財務(wù)檔案管理部門與其他部門合署辦公，檔案管理人員也由財務(wù)人員兼任[2]?

2.財務(wù)檔案管理制度不完善?機(jī)構(gòu)不健全?雖然我國的會計準(zhǔn)則不斷更新完善，但是，仍然無法對經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)做到面面俱到，一些標(biāo)準(zhǔn)化的財務(wù)檔案管理理論出臺，也只能提供框架性的指導(dǎo)，沒有針對高校財務(wù)檔案的具體管理制度?以一個普通醫(yī)學(xué)院校獨(dú)立地，或者說是摸索地搞財務(wù)檔案管理，沒有一個規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)是比較困難的，很可能造成檔案管理混亂的現(xiàn)象?

目前，大部門高校都是由財務(wù)部門兼顧財務(wù)檔案管理的職能，沒有安排專職人員管理財務(wù)檔案，財務(wù)檔案管理工作人員沒有專職化，甚至把年齡偏大的人員放在檔案管理崗位上，以應(yīng)對審計?稅務(wù)等部門的檢查?即使檔案管理由專人負(fù)責(zé)，也片面的認(rèn)為檔案只要做到不借?不亂?不丟的“三不”就可以了，這與財務(wù)檔案的規(guī)范化管理還存在一定的差距[3]?

3.財務(wù)檔案管理人員素質(zhì)不高?素質(zhì)是一個綜合性的概念，它包含了文化知識?業(yè)務(wù)水平?法律常識?職業(yè)道德等一系列重要的要素?從事高校財務(wù)檔案管理工作，不僅要擁有檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識，而且要能夠?qū)⒓堎|(zhì)的財務(wù)檔案轉(zhuǎn)化成電子的財務(wù)檔案?

三?加強(qiáng)高校財務(wù)檔案管理的措施

1.強(qiáng)化財務(wù)檔案管理的認(rèn)識

（1）加強(qiáng)對檔案管理工作的認(rèn)識，調(diào)動全體教職工的積極性?認(rèn)識是全校性的，從校領(lǐng)導(dǎo)到教職員工，大力宣傳財務(wù)檔案管理工作對高校發(fā)展的重要性，使所有人員都能夠真正的了解到高校所面臨的嚴(yán)峻形勢和檔案管理的各項(xiàng)要求?高校的所有工作都需要高校的“人”來完成，“人”是關(guān)鍵，要形成“檔案管理人人有責(zé)”的良好氛圍?

（2）組織高校負(fù)責(zé)人?檔案管理人員以及其他相關(guān)人員進(jìn)行定期或不定期的培訓(xùn)?通過對財務(wù)檔案管理工作重要性的宣傳，引導(dǎo)他們的思想，提高高校負(fù)責(zé)人?檔案管理人員以及其他人員的檔案管理意識，使所有人都能夠認(rèn)識到檔案管理工作不只是領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)部門的事情，而是與所有人息息相關(guān)?此外，財務(wù)檔案管理人員的工作不僅僅是審核?監(jiān)督?并管理好財務(wù)檔案，而是要加強(qiáng)對整個財務(wù)工作的監(jiān)督作用，全心全意為財務(wù)檔案的管理工作做好服務(wù)，發(fā)揮好檔案部門的監(jiān)督和協(xié)調(diào)作用?

2.健全財務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)

（1）實(shí)現(xiàn)檔案管理部門的獨(dú)立性，檔案管理不能隸屬于其他職能部門或與其他部門合并，高校應(yīng)設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，確保其工作范圍足夠廣泛，增強(qiáng)獨(dú)立性?權(quán)威性?根據(jù)高等學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模，確定專門負(fù)責(zé)財務(wù)檔案的管理人員，管理人員一方面要遵守財務(wù)相關(guān)資料的保密原則，另一方面要保管好財務(wù)資料，對所有的財務(wù)制度?財務(wù)文件?會計憑證?會計資料等妥善保管，按時歸檔，避免丟失?

（2）做好檔案管理工作的制度建設(shè)?制度規(guī)范人，人遵守制度，這是高校制定制度來保障財務(wù)檔案“規(guī)范化”管理的初衷?高校應(yīng)依據(jù)《檔案法》和《財務(wù)檔案管理辦法》等文件規(guī)定，結(jié)合實(shí)際情況，制定并頒布一系列法律法規(guī)，不斷完善財務(wù)檔案管理的歸檔制度?保管制度?查閱和復(fù)制登記制度?銷毀制度?立卷制度?崗位責(zé)任制度?移交制度等，努力克服人員編制和機(jī)構(gòu)設(shè)置兩者之間存在的矛盾，使高校的檔案管理工作能夠真正的做到有章可循，有法可依，確保了財務(wù)檔案管理的權(quán)威性?

3.全面提高財務(wù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

（1）配備專業(yè)的財務(wù)檔案管理人員?從事檔案管理的人員既要擁有檔案管理的專業(yè)知識，也要具有較高的業(yè)務(wù)能力?隨著高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，財務(wù)檔案數(shù)量的逐漸增加，對檔案管理人員也提出了越來越高的要求?一方面，檔案管理人員要對會計或?qū)徲嫷膶I(yè)知識熟練掌握，另一方面，對于檔案工作中涉及到的管理?經(jīng)濟(jì)?計算機(jī)?法律等相關(guān)的內(nèi)容，也要有一定的了解，能夠很好的應(yīng)對各種情況的發(fā)生，財務(wù)檔案管理人員要成為具有各方面綜合知識和能力的“多面手”，而不是單一的檔案管理人員，這樣，才能推動檔案管理人員隊(duì)伍的多元化?

（2）規(guī)范職業(yè)道德，提高對財務(wù)檔案的管理水平?首先，結(jié)合高校的實(shí)際情況，建立一套關(guān)于職業(yè)道德的規(guī)范體系，進(jìn)而使檔案管理人員都能夠做到目標(biāo)明確，整體觀念大致趨同?其次，制定《高校財務(wù)檔案管理人員職業(yè)道德規(guī)范》，并使其與高校制定的法律法規(guī)等保持一致，成為高校對檔案管理人員的主要道德準(zhǔn)則?同時，管理者應(yīng)該明確的向教職工傳達(dá)道德規(guī)范，并且在自己的言談和行動中不折不扣的表現(xiàn)出來，不失時機(jī)的對教職工進(jìn)行宣傳和教育，大力推廣高校所制定的道德規(guī)范制度，使其明確了解哪些行為是可以接受的，哪些行為是不可以接受的，當(dāng)遇到不道德的行為時應(yīng)該采取什么樣的行動來規(guī)避這種行為的發(fā)生?

檔案業(yè)是歷史悠久的行業(yè)，是中華文化的傳承?加強(qiáng)財務(wù)檔案管理工作是高校發(fā)展中不容忽視的一個重要方面?（作者單位：西安醫(yī)學(xué)院財務(wù)處）

參考文獻(xiàn)：

[1] 韓豐.論高校財務(wù)檔案的優(yōu)化管理[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2010.（16）：24.

[2] 汪沁.高校財務(wù)檔案管理信息化芻議[J].重慶科技學(xué)院學(xué)報，2012.（19）：140.

[3] 劉迎春.新形勢下高校財務(wù)檔案的規(guī)范化管理探討[J].會計之友，2010.（10）：102.