醫(yī)院檔案管理中權(quán)變管理理論的應(yīng)用探析

李娣

摘 要：醫(yī)院檔案作為一種特殊的資源，對醫(yī)院的發(fā)展有著極為重要的作用，檔案是醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)與管理經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，加強(qiáng)對檔案的管理，保證檔案的完整性對醫(yī)療工作的展開有重要意義。因此檔案管理人員更要運(yùn)用科學(xué)的管理方法對檔案進(jìn)行保管，本文主要闡述了權(quán)變管理理論的主要內(nèi)容以及醫(yī)院檔案管理中權(quán)變管理實(shí)施的意義，探究權(quán)變管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：權(quán)變管理理論；醫(yī)院檔案管理；應(yīng)用

1 概述

權(quán)變管理理論是20世紀(jì)70年代在美國形成的一種管理理論。這一理論的核心是研究組織的各子系統(tǒng)內(nèi)部和各子系統(tǒng)之間的相互聯(lián)系，以及組織和其所處的環(huán)境之間的聯(lián)系。權(quán)變理論為人們分析處理管理問題提供了一種新思路。它要求管理者根據(jù)組織的具體條件極其面臨的外部環(huán)境，靈活地處理各項(xiàng)具體管理業(yè)務(wù)[1]。使管理者能夠更注重實(shí)際情況，在分析內(nèi)部環(huán)境與外部環(huán)境的基礎(chǔ)上，提出相應(yīng)的靈活的管理策略，使管理活動(dòng)更加實(shí)際有效。美國尼布拉加斯大學(xué)的盧桑斯教授提出，權(quán)變管理理論把環(huán)境的作用具體化，使得管理實(shí)踐與管理理論緊密結(jié)合。權(quán)變管理理論從宏觀的角度去思考管理方式，這種理論，實(shí)際上是一種因地制宜的管理理論[2]。

2 醫(yī)院檔案管理中權(quán)變管理實(shí)施的意義

2.1 權(quán)變管理理論能夠使醫(yī)療檔案管理的作用得到更好的發(fā)揮。醫(yī)院的檔案是對醫(yī)院發(fā)展歷程的一種記錄，它是現(xiàn)代醫(yī)院管理的一部分，能夠從各個(gè)角度展現(xiàn)醫(yī)院不同歷史背景下的重要工作、人物與事件。在醫(yī)院的各種活動(dòng)中積累沉淀下來的極具價(jià)值的文件、圖表以及錄音錄像等各種檔案資料是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，有豐富的文化內(nèi)涵和參考價(jià)值。對醫(yī)院檔案資源的有效管理，可以極大地推動(dòng)醫(yī)院管理科學(xué)化程度，建立先進(jìn)的現(xiàn)代醫(yī)院管理體系。醫(yī)院通常設(shè)有綜合檔案管理室，管理醫(yī)院黨政文書、人事記錄、會(huì)計(jì)記錄以及基建檔案等。病案在醫(yī)院中有著一定的特殊性，存放于病案保管室。依據(jù)檔案管理的基本理論，檔案管理是一個(gè)與外界有直接的信息交換和制約關(guān)系的開放系統(tǒng)，并且不斷和外部環(huán)境發(fā)生能量和要素的交換[3]。

2.2 能夠有效解決醫(yī)院檔案管理中出現(xiàn)的問題。醫(yī)院工作以治療工作的開展為重心，主要活動(dòng)集中在如何提高醫(yī)療水平和對醫(yī)療環(huán)境的改善中。檔案管理工作在以往的醫(yī)院組織管理中往往不被重視。近年來，由于檔案目標(biāo)管理評審活動(dòng)的開展，醫(yī)院對檔案管理工作的重視程度也在不斷增加，但在對醫(yī)院檔案管理過程中仍然有很多不足。主要表現(xiàn)在：一是檔案的分散管理，缺乏有效的系統(tǒng)監(jiān)管。在醫(yī)院的發(fā)展中，各地區(qū)的醫(yī)院都能夠做到從自身實(shí)際出發(fā)，制定出符合醫(yī)院發(fā)展現(xiàn)狀的管理制度，但在醫(yī)院檔案的管理方面，涉及檔案管理的制度并不完善，檔案管理人員的責(zé)權(quán)劃分也不明顯，使得部分檔案文件仍然分散在科室或者個(gè)人手中，檔案資料的收集整理遲滯。二是管理制度不健全、管理水平低。醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃中并沒有對涉及檔案管理的部分管理制度作出明確的指示，沒有專業(yè)的檔案管理工作人員對檔案進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的收納整理，檔案室的開放進(jìn)度緩慢，檔案管理工作與醫(yī)療業(yè)務(wù)的發(fā)展不同步，這些問題都嚴(yán)重制約了檔案管理水平的進(jìn)步，同時(shí)也對醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施修繕和后續(xù)醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展產(chǎn)生影響。

2.3 能夠促進(jìn)醫(yī)院文化的發(fā)展、培育優(yōu)秀的醫(yī)院文化。培養(yǎng)醫(yī)院文化需要從對醫(yī)院發(fā)展歷程的了解與對傳統(tǒng)醫(yī)院文化的繼承和發(fā)展開始。醫(yī)院檔案是醫(yī)院歷史文化的載體。醫(yī)院文化體現(xiàn)的是醫(yī)院的人文精神，是醫(yī)院辦院宗旨的所在。

檔案對醫(yī)院的歷史、重要人物與發(fā)展歷程都做了詳盡的記錄，對這些檔案的開發(fā)，有利于醫(yī)院工作者對醫(yī)院文化精神的深入了解與繼承發(fā)揚(yáng)。

3 權(quán)變管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

3.1 在醫(yī)院檔案管理觀念中的應(yīng)用。權(quán)變管理理論要求檔案管理工作者的管理理念隨著外部環(huán)境的變化而變化，新的《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》指出，檔案信息化建設(shè)要與國家信息化發(fā)展步調(diào)一致，適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的要求，促進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。這就要求檔案管理者在管理檔案的同時(shí)，運(yùn)用權(quán)變管理的思路，注意與外部世界的溝通，時(shí)刻關(guān)注新的政策與技術(shù)在檔案管理工作中的作用，并運(yùn)用到醫(yī)院檔案管理中去。

3.2 在醫(yī)院檔案管理的組織結(jié)構(gòu)中的應(yīng)用。權(quán)變管理理論要求檔案管理工作者既要把檔案管理工作看成封閉的，維護(hù)好檔案資料的完整性，又要把檔案資料看做是開放的，做好借閱工作。權(quán)變管理理論對醫(yī)院檔案管理工作的組織結(jié)構(gòu)產(chǎn)生了極大的影響[4]。在醫(yī)院的發(fā)展過程中，檔案工作部門對檔案的管理就不再局限于檔案保存與維護(hù)，而且要注重檔案資源的開發(fā)，避免檔案資源的浪費(fèi)。

3.3 在醫(yī)院檔案管理的人員管理中的應(yīng)用。醫(yī)院的工作量大，部門結(jié)構(gòu)復(fù)雜，在不同的時(shí)期醫(yī)院各項(xiàng)檔案存積在不同的部門，隨著醫(yī)院的發(fā)展、組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整，醫(yī)院檔案資料的完整性受到威脅。這種現(xiàn)狀，對現(xiàn)代醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展和檔案資源的開發(fā)都有著不利影響。醫(yī)院檔案管理是一個(gè)過程，要注意對管理人員組織的培養(yǎng)，對人員的選拔錄用也要遵從權(quán)變管理理論的要求。首先是要依據(jù)權(quán)變管理理論的指導(dǎo)制定出符合當(dāng)前實(shí)際的管理政策，就醫(yī)院檔案管理工作而言，可以設(shè)立一個(gè)單獨(dú)的檔案室，由專業(yè)人員進(jìn)行檔案維護(hù)和管理[5]。其次，要依據(jù)管理人員的層次進(jìn)行管理，明確責(zé)權(quán)，防治醫(yī)療資源的濫用與浪費(fèi)；再次要運(yùn)用權(quán)變管理理論對檔案管理工作者進(jìn)行培訓(xùn)、錄用與獎(jiǎng)懲。

4 總結(jié)

綜上所述，權(quán)變管理理論的實(shí)施對醫(yī)院檔案管理有著積極的作用，它能夠積極的、全面的促進(jìn)醫(yī)院檔案管理事業(yè)的發(fā)展，保證醫(yī)院檔案資料的完整性與有效開發(fā)。因此，在當(dāng)代管理工作中，依據(jù)各地區(qū)的實(shí)際情況，重視權(quán)變管理理論的指導(dǎo)，對傳統(tǒng)檔案管理模式的不足進(jìn)行反思。針對醫(yī)院發(fā)展的內(nèi)部環(huán)境與社會(huì)環(huán)境的變化，采用不同的管理模式，使檔案在醫(yī)療事業(yè)中發(fā)揮更大的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]張秀玲.現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理體會(huì)[J].經(jīng)營管理，2010（1）：87.

[2]姜月仙.新形式下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀分析與對策[J].醫(yī)學(xué)信息，2010（1）：96-97.

[3]蘇艷梅.淺談檔案管理在醫(yī)院管理中的重要地位與作用[J].臨床醫(yī)藥實(shí)踐，2010（1）：106-108.

[4]林清.加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化管理工作的探討[J].醫(yī)學(xué)信息，2010（11）：3958-3959.

[5]王凡，李金梅，魏海建.加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的探討[J].中國臨床研究，2010（3）：258-259.